Groepen maken

Groepen

Groepen of distributielijsten zijn algemene e-mailadressen, gedeeld door een groep gebruikers voor een gemeenschappelijk doel. Wanneer een e-mail wordt verzonden naar het groepsaccount, gaat er een kopie van de e-mail naar alle afzonderlijke leden van de groep. Deze e-maillevering kan worden gecontroleerd door beheerinstellingen en bevoegdheden. 

Openbare groepen | Bedrijfsgroepen | Privégroepen | Geavanceerde groepsinstellingen

Er zijn meerdere typen groepen beschikbaar op basis van de verschillende vereisten van het bedrijf. De leden/moderators van de groep kunnen worden gekozen en toegevoegd door de beheerder. De moderators kunnen ook leden toevoegen aan de groep. 

• Openbare groepen (B2B/B2C):iedereen kan e-mails versturen naar een e-mailaccount van openbare groepen. Dit is ideaal voor rolspecifieke e-mailaccounts van groepen, zoals ondersteuning, HR, contact, info, marketing enzovoort, die bereikt moeten worden door externe contactpersonen voor communicatie met het bedrijf zonder dat gebruikers individuele e-mailadressen nodig hebben. De openbare groepen kunnen binnen of buiten het bedrijf e-mails ontvangen van het internet en voornamelijk communiceren met andere externe organisaties, bedrijven of gebruikers.  Bijvoorbeeld: [email protected], [email protected].
• Bedrijfsgroepen (C2E/E2C): alleen de gebruikers binnen het bedrijf kunnen e-mail verzenden naar de bedrijfsgroepen. Dit is ideaal voor functies zoals systeembeheer, salarisadministratie en onderhoud die alleen communiceren met de medewerkers binnen hetzelfde bedrijf. 

  Er zijn opties om e-mails gegenereerd buiten het bedrijf te beheren/weigeren. Bijvoorbeeld: [email protected], [email protected].

• Gesloten groepen/privégroepen (G2G): alleen de leden van dezelfde groep kunnen e-mails versturen naar e-mailaccounts van gesloten groepen/privégroepen. Dit is bedoeld voor interne teamcommunicatie, voor het instellen van waarschuwingen, om te brainstormen binnen teams, enzovoort. Er zijn opties om e-mails die van buiten de groep worden gegenereerd te beheren en weigeren. Bijvoorbeeld: [email protected], [email protected] of [email protected].
• Beheerde/beperkte groepen (C2E): als u wilt dat de naar een groep verzonden e-mails door iemand worden gecontroleerd vóór aflevering aan groep, kunt u beperkte/beheerde groepen maken. Deze groepen kunnen worden aangepast om e-mails van moderators en bepaalde leden direct te accepteren, terwijl alle andere e-mails worden beheerd. De beheerder/moderator kan de beheerwachtrij bekijken en de e-mails accepteren of weigeren. 
  Dergelijke beheerde groepen zijn ideaal voor alle e-mailgroepen van medewerkers, bedoeld voor aankondigingen of eenrichtingscommunicatie van HR of de CEO met alle medewerkers, of op locatie gebaseerde groepen medewerkers. Bijvoorbeeld: [email protected], [email protected] en [email protected]. 

U kunt meerdere aangepaste groepen hebben met bevoegdheden om e-mails te versturen namens het e-mailadres van de groep, zodat bepaalde leden zonder beheer e-mails kunnen verzenden, externe leden kunnen toevoegen, enzovoort. Sommige instellingen zijn beschikbaar onder het gedeelte ‘Advanced Group Settings’ van elke groep. 

Groepsagenda’s

Stappen om zich te abonneren op de groepsagenda:

1. Aanmelden bij mail.zoho.com
2. Klik op Settings >> Calendar Settings >> Groups.
3. Selecteer de groep met de agenda waarop u zich wilt abonneren. 
4. Klik op de optie voor abonneren naast de groepsagenda. 
5. U kunt de agenda bekijken, onder Group Calendars in uw hoofdweergave. 
6. Elk groepslid kan gebeurtenissen toevoegen aan de groep. 
7. De andere leden die zich hebben geabonneerd op de groepsagenda, kunnen de groepsgebeurtenissen bekijken.