TNG Group – Câu chuyện thành công

Mục đích chính dự án

Triển khai dự án EOFFICE cho Văn phòng tập đoàn TNG và các công ty thành viên của TNG để quản lý, luân chuyển văn bản tập trung.

Các mục đích chính:

• Các quy trình xử lý cần được luân chuyển tự động theo quy trình được cấu hình trong phạm vi công ty thành viên và văn phòng tập đoàn.
• Giải quyết bài toán quản lý giấy tờ (văn bản, hợp đồng, tài liệu) trong các công ty thành viên và văn phòng tập đoàn.
• Nâng cao hiệu quả xử lý văn bản và lập hồ sơ công việc.
• Tạo kho lưu trữ với khả năng truy cập nhanh chóng tới hàng nghìn tài liệu.
• Dễ dàng thống kê số lượng văn bản, lập báo cáo về nhiệm vụ, kỷ luật thực hiện.
• Dễ dàng tra cứu tìm kiếm thông tin ở mọi lúc mọi nơi, chia sẽ thông tin dễ dàng.

Thực trạng

• Văn bản lưu trữ rời rạc.
• Thất lạc tài liệu khi nhân viên chuyển việc.
• Quy trình các đơn vị chưa được số hóa tập trung.
• Mất nhiều thời gian tra cứu thông tin.
• Tốn nhiều chi phí văn phòng phẩm, diện tích lưu trữ.
• Quá trình phê duyệt các văn bản, hợp đồng và đề xuất được thực hiện theo phương thức truyền thống.
• Lãnh đạo không phê duyệt được từ xa khi đi công tác.
• Nhân viên khó khăn trong việc theo dõi hồ sơ trình đã được lãnh đạo duyệt hay chưa.

Lựa chọn giải pháp

Giải pháp 1C:Document Management của nhà cung cấp 1C Việt Nam để triển khai dự án Eoffice cho Văn phòng tập đoàn TNG và các công ty thành viên của tập đoàn đã đáp ứng tất cả các yêu cầu đề ra. 

Quy mô dự án: ~ 2500 người sử dụng.

Thời gian triển khai dự án: 6 tháng 

Các đặc điểm chính quyết định tính độc đáo của dự án:

• Xác thực người dùng thông qua OpenID
• Tăng khả năng chịu lỗi – được thực hiện bởi các máy chủ giao diện người dùng NGINX ở chế độ chịu lỗi bằng cách sử dụng keepalived, một cụm máy chủ 1C và máy chủ web Apache ở chế độ chịu lỗi
• Cụm máy chủ 1C, hoạt động ở chế độ chịu lỗi, đồng thời hoạt động ở chế độ cân bằng tải giữa các máy chủ đang làm việc.
• Số hóa các tài liệu trước đó vào lưu trữ tập trung trên Eoffice
• Tạo mẫu các quy trình cho các phòng ban/đơn vị có quyền kiểm soát truy cập.
• Tài liệu, video hướng dẫn sử dụng theo yêu cầu của TNG.

Kết quả dự án

Qua 6 tháng triển khai giải pháp 1C:Document Management, dự án đã giúp minh bạch các khâu xử lý, cải tiến liên tục các quy trình, thủ tục luân chuyển văn bản nội bộ. Hệ thống đã đáp ứng tất cả yêu cầu và mang lại hiệu quả theo đúng kế hoạch đề ra.

• Quản lý lưu trữ văn bản tập trung.
• Hỗ trợ bộ phận văn phòng tập đoàn quản lý văn bản (bản soft copy và hard copy), cấp số, ban hành thuận tiện hơn.
• Số hóa quy trình cho các đơn vị sử dụng trình hồ sơ, đặc biệt các quy trình khá mở, người sử dụng có thể tự sửa/xóa/thêm mới khi cần mà không cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp 1C.
• Số hóa các tài liệu (cũ) trước đó vào lưu trữ tập trung trên Eoffice.
• Sử dụng Mobile App hỗ trợ lãnh đạo phê duyệt từ xa mọi lúc mọi nơi.
• Tích hợp hệ thống OpenID để bảo mật thông tin cá nhân.
• Tích hợp chữ ký số để đảm bảo pháp lý khi phê duyệt các loại hồ sơ, tờ trình…
• Giảm thời gian đi lại trình ký và xử lý công việc cho nhân viên, hỗ trợ trình ký, làm việc từ xa trong mùa dịch COVID-19.
• Giảm chi phí văn phòng phẩm và phí chuyển phát hồ sơ.
• Giảm chi phí lưu trữ, tránh hỏa hoạn khi lưu nhiều giấy.
• Tạo ra môi trường làm việc thân thiện hơn.

Xem thêm

Nhận xét trực tiếp của khách hàng khi đang sử dụng 1C:Document Management

Các câu chuyện thành công khi áp dụng 1C:Document Management

Workshop Quản lý văn bản – Hỏi & Đáp