KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

  1. Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG VIẾT BÁO CÁO

Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình diễn một vấn đề hoặc các tác dụng hoạt động giải trí của một cơ quan, tổ chức triển khai trong một thời hạn nhất định, qua đó cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể nhìn nhận tình hình trong thực tiễn của việc quản trị, chỉ huy khuynh hướng những chủ trương mới tương thích .

Báo cáo trong quản lý nhà nước là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những biện pháp, chủ trương quản lý mới. Vì thế, báo cáo mang những đặc điểm cơ bản như sau:

Bạn đang đọc: KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

– Về chủ thể phát hành : Các cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp đều có quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm phát hành báo cáo nhằm mục đích Giao hàng mục tiêu, nhu yếu việc làm đơn cử. Khác với các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử sự chung, không tiềm ẩn các lao lý mang tính bắt buộc triển khai và bất kể một giải pháp chế tài nào. Báo cáo là loại văn bản dùng để diễn đạt sự tăng trưởng, diễn biến của một việc làm, một yếu tố do nhu yếu của hoạt động giải trí quản trị và chỉ huy đặt ra. Việc viết báo cáo của các tổ chức triển khai nhà nước hay tư nhân để tổng kết, nhìn nhận hiệu quả việc làm, hoặc báo cáo về một vấn đề, yếu tố nào đó gửi cho cơ quan, tổ chức triển khai là việc làm thiết yếu cho quy trình tổ chức triển khai quản trị của nhà nước .- Về nguyên do viết báo cáo : Báo cáo hoàn toàn có thể được viết định kỳ nhưng cũng hoàn toàn có thể được viết theo nhu yếu của việc làm của cơ quan quản trị ( vì nguyên do đột xuất, không bình thường ). Các cơ quan cấp trên đảm nhiệm báo cáo và dùng nó như một phương tiện đi lại để kiểm tra, trấn áp hoạt động giải trí của các cơ quan, đơn vị chức năng thường trực để tổng kết công tác làm việc theo từng thời kỳ hay từng khoanh vùng phạm vi nhất định .- Về nội dung báo cáo : Trong các bản báo cáo thường mang những nội dung khác nhau do đặc thù của vấn đề buộc phải báo cáo theo nhu yếu hoặc việc làm mà đối tượng người tiêu dùng dự tính báo cáo quyết định hành động. Nội dung báo cáo vì thế rất đa dạng chủng loại. Nội dung báo cáo trình diễn, lý giải về các hiệu quả hoạt động giải trí, những ưu điểm, những khuyết điểm, nguyên do của nó và những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề để phát huy hoặc để ngăn ngừa cho thời hạn tới. Nội dung báo cáo cũng hoàn toàn có thể là trình diễn về một vấn đề đột xuất xảy ra hoặc báo cáo về hiệu quả hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai về một nghành hoạt động giải trí trong một khoảng chừng thời hạn xác lập ( 5 năm, 10 năm, .. ) .Hoạt động quản trị là một chuỗi ảnh hưởng tác động không ngừng của chủ thể quản trị đến đối tượng người tiêu dùng quản trị nhằm mục đích đạt được tiềm năng do chủ thể đề ra. Các hoạt động giải trí quản trị sau là sự tiếp nối, dựa trên tác dụng của những tác động ảnh hưởng quản trị trước đó. Với đặc thù là loại văn bản mang tính miêu tả, trình diễn về việc làm, hoạt động giải trí viết báo cáo có ý nghĩa cho cả người nhận báo báo và người gửi báo cáo .

 1.1. Báo cáo là phương tiện truyền dẫn thông tin, là căn cứ để cơ quan cấp trên ra quyết định quản lý

Trong quy trình thực thi các hoạt động giải trí quản trị nhằm mục đích đạt được tiềm năng, việc ra quyết định hành động đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, các quyết định hành động trong quản trị của cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp đều phải dựa trên những địa thế căn cứ nhất định. Báo cáo là một loại văn bản hành chính thường thì nhưng có năng lực mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra quyết định hành động của chủ thể quản trị. Chính vì lẽ đó, hoạt động giải trí viết báo cáo của cấp dưới gửi lên cấp trên sẽ giúp cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên nắm được tình hình hoạt động giải trí của các cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới trước khi ra quyết định hành động, nhằm mục đích hướng hoạt động giải trí quản trị đến các tiềm năng đã định. Mặt khác, trải qua báo cáo, cơ quan quản trị cấp trên hoàn toàn có thể kiểm chứng được tính khả thi, sự tương thích hay chưa ổn của chủ trương do chính họ phát hành để sửa đổi kịp thời. Các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác làm việc, báo cáo chuyên đề là những tư liệu quan trọng giúp cho các cơ quan chuyên ngành, các nhà khoa học điều tra và nghiên cứu tổng kết các yếu tố thực tiễn của xã hội, của tự nhiên để tham mưu cho các cơ quan quản trị nhà nước hoạch định chủ trương, kiến thiết xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật ship hàng nhu yếu quản trị kinh tế tài chính, xã hội một cách đúng mực .

1.2. Báo cáo là phương tiện giải  trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên

Với đặc thù là loại văn bản diễn đạt vấn đề, trong nội dung các bản báo cáo phải cung ứng không thiếu các thông tin thiết yếu, trình diễn, lý giải về các hiệu quả hoạt động giải trí, những ưu điểm, khuyết điểm, nguyên do của nó và những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề để phát huy hoặc để ngăn ngừa trong thời hạn tới. Qua báo cáo, cơ quan cấp trên đánh giá và nhận định đúng về hiệu quả việc làm của cấp dưới, những khó khăn vất vả vướng mắc mà cấp dưới gặp phải để giúp sức tháo gỡ nhằm mục đích thực thi tốt trách nhiệm, tạo nên sự gắn bó ngặt nghèo trong triển khai công tác làm việc giữa cấp trên và cấp dưới. Về nguyên tắc, nội dung báo cáo phải trung thực và khi nghiên cứu và phân tích đúng các nguyên do, rút ra bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề, đề cập về phương hướng, trách nhiệm của đơn vị chức năng mình, người viết báo cáo hoàn toàn có thể tạo ra những tư vấn hiệu suất cao cho cấp trên tìm hiểu thêm và đưa ra quyết định hành động. Ở một góc nhìn khác, cũng trải qua hoạt động giải trí viết báo cáo, chính cấp viết báo cáo ( cấp dưới ) sẽ nghiên cứu và phân tích, nhìn nhận nguyên do của những khó khăn vất vả, kiểm chứng chủ trương của các cấp phát hành, trong đó có chủ trương do chính họ phát hành để sửa đổi, bổ trợ nhằm mục đích cung ứng nhu yếu quản trị việc làm .

2. CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ YÊU CẦU CỦA BÁO CÁO

2.1. Các loại báo cáo

Báo cáo là loại văn bản hành chính thường thì và rất đa dạng chủng loại. Dựa trên những tiêu chuẩn khác nhau hoàn toàn có thể chia báo cáo ra thành các loại khác nhau .- Căn cứ vào nội dung báo cáo hoàn toàn có thể chia thành : báo cáo chung và báo cáo chuyên đề .+ Báo cáo chung : là báo cáo nhiều yếu tố, nhiều mặt công tác làm việc cùng được thực thi trong khoanh vùng phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan. Mỗi yếu tố, mỗi mặt công tác làm việc được liệt kê, miêu tả trong mối quan hệ với các yếu tố, các mặt công tác làm việc khác, tạo nên hàng loạt bức tranh về hoạt động giải trí của cơ quan. Báo cáo này được cho phép nhìn nhận tổng lực về năng lượng, hiệu suất cao hoạt động giải trí của cơ quan .+ Báo cáo chuyên đề : là báo cáo nâng cao vào một trách nhiệm công tác làm việc, một yếu tố quan trọng. Các yếu tố, các trách nhiệm khác không được đề cập hoặc nếu có thì chỉ được bộc lộ như các yếu tố tác động ảnh hưởng đến yếu tố cần được báo cáo. Báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu nhìn nhận một yếu tố đơn cử trong hoạt động giải trí của cơ quan. Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, nghiên cứu và phân tích, nhận xét và đề xuất kiến nghị giải pháp cho yếu tố được nêu trong báo cáo .- Căn cứ vào tính không thay đổi của quy trình phát hành báo cáo hoàn toàn có thể chia thành : báo cáo thường kỳ và báo báo đột xuất .+ Báo cáo thường kỳ hay còn gọi là báo cáo theo định kỳ : là báo cáo được phát hành sau mỗi kỳ được pháp luật. Kỳ hạn pháp luật viết và nộp báo cáo hoàn toàn có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ. Đây là loại báo cáo dùng để phản ánh hàng loạt quy trình hoạt động giải trí của cơ quan trong thời hạn được báo cáo. Thông thường loại báo cáo này là cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, nhìn nhận hoạt động giải trí của cấp dưới, phát hiện khó khăn vất vả, yếu kém về tổ chức triển khai, nhân sự, chính sách hoạt động giải trí, thể chế, chủ trương, từ đó đưa ra những chủ trương, giải pháp tương thích để quản trị .+ Báo cáo đột xuất : là báo cáo được phát hành khi trong thực tiễn xảy ra hay có rủi ro tiềm ẩn xảy ra các dịch chuyển không bình thường về tự nhiên, về tình hình kinh tế tài chính, chính trị, xã hội, bảo mật an ninh, quốc phòng, ngoại giao. Cơ quan nhà nước hoàn toàn có thể báo cáo theo nhu yếu của cấp có thẩm quyền hoặc khi xét thấy yếu tố phức tạp vượt quá năng lực xử lý của mình, cần có sự tương hỗ của cấp trên hay cần phải phản ánh tình hình với cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có giải pháp xử lý kịp thời. Loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh về những yếu tố đơn cử làm cơ sở cho các quyết định hành động quản trị nhạy bén, tương thích với các trường hợp không bình thường trong quản trị. Yêu cầu về tính đúng chuẩn và kịp thời của các thông tin mới nhất trong loại văn bản này được đặc biệt quan trọng coi trọng .- Căn cứ theo mức độ triển khai xong việc làm hoàn toàn có thể chia thành : báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết ;+ Báo cáo sơ kết : Là báo cáo về một việc làm đang còn được liên tục thực thi. Trong quản trị, có những việc làm đã được lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có những việc làm được thực thi ngoài kế hoạch khi phát sinh những trường hợp không dự kiến trước. Dù trong trường hợp nào thì quy trình triển khai cũng hoàn toàn có thể phát sinh những yếu tố không hề dự liệu được hoặc đã được dự liệu chưa đúng mực. Để hoạt động giải trí quản trị có chất lượng cao, việc liên tục chớp lấy tình hình trong thực tiễn, nhìn nhận thuận tiện, khó khăn vất vả, rút kinh nghiệm tay nghề, đề ra những giải pháp mới, kiểm soát và điều chỉnh hoạt động giải trí quản trị cho tương thích với thực tiễn là điều thiết yếu. Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ huy sát sao, kịp thời, thiết thực so với hoạt động giải trí của cấp dưới .Các báo cáo sơ kết công tác làm việc : Nội dung báo cáo trình diễn hiệu quả hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong một khoảng chừng thời hạn nhất định của hàng loạt kế hoạch công tác làm việc. Để Giao hàng quản trị việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai trong kế hoạch năm, hoàn toàn có thể chia báo cáo sơ kết công tác thành các loại :Báo cáo sơ kết công tác làm việc tháng của cơ quan, tổ chức triển khai : Nội dung báo cáo công tác làm việc sơ kết tháng trình diễn tác dụng hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong thời hạn một tháng. Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch hàng tháng đã được phê duyệt của cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên để thống kê, xem xét, nhìn nhận các hiệu quả đã thực thi, đưa ra kế hoạch cần triển khai trong tháng tiếp theo. Thời gian báo cáo sơ kết thực thi kế hoạch công tác làm việc tháng được triển khai vào những ngày cuối tháng .Báo cáo sơ kết công tác làm việc quý : nội dung báo cáo sơ kết công tác làm việc quý trình diễn tác dụng hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong thời hạn 3 tháng. Một năm kế hoạch công tác làm việc chia thành 4 quý theo thứ tự thời hạn. Quý I : Từ tháng 1 đến hết tháng 3 ; Quý II : Từ tháng 4 đến hết tháng 6 ; Quý III : Từ tháng 7 đến hết tháng 9 ; Quý IV : Từ tháng 10 đến hết tháng 12. Do đó, mỗi năm báo cáo sơ kết công tác làm việc quý đề có 4 bản báo cáo. Thời gian báo cáo sơ kết công tác làm việc quý được thực thi vào những ngày cuối quý .Báo cáo sơ kết công tác làm việc 6 tháng đầu năm : Nội dung báo cáo công tác làm việc sơ kết 6 tháng đầu năm trình diễn những hiệu quả hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong 6 tháng đầu năm, vạch ra những ưu điểm, những hạn chế cần khắc phục và trách nhiệm còn phải làm trong 6 tháng còn lại của năm đó .+ Báo cáo tổng kết : là loại văn bản được phát hành sau khi đã triển khai xong hoặc đã triển khai xong một cách cơ bản một việc làm nhất định. Khác với báo cáo sơ kết có mục tiêu liên tục hoàn thành xong việc làm một cách tốt nhất, trong báo cáo tổng kết, mục tiêu là để nhìn nhận lại quy trình thực thi một việc làm, so sánh hiệu quả đạt được với tiềm năng, trách nhiệm đã đề ra, rút kinh nghiệm tay nghề cho các hoạt động giải trí quản trị cùng loại hoặc tựa như về sau từ việc lập kế hoạch hoạt động giải trí đến tổ chức triển khai thực thi các hoạt động giải trí đó trên trong thực tiễn .Báo cáo tổng kết thường gắn vào một thời hạn nhất định, thường là một năm, 5 năm, 10 năm, 15 năm, ..

Nội dung của báo cáo tổng kết năm sẽ trình bày tất cả các mặt công tác của cơ quan, tổ chức trong một năm thực hiện kế hoạch; nêu rõ các số liệu cụ thể đã đạt được của các chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao. Trong báo cáo tổng kết năm thường nêu lên kết quả phấn đấu một năm của tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, các ưu điểm và yếu kém, rút ra bài học kinh nghiệm cho những năm tới, khen thưởng những đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch công tác. Trong báo cáo tổng kết năm cần dành một phần để nói về phương hướng, nhiệm vụ và những chỉ tiêu chủ yếu của kế hoạch năm tới của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, báo cáo sơ kết công tác năm của cơ quan, tổ chức được biên soạn đầy đủ, công phu, được lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân, cán bộ chủ chốt trong cơ quan, tổ chức.  

2.2. Yêu cầu của báo cáo

Trên trong thực tiễn sống sót nhiều loại báo cáo nhưng điểm chung của các loại báo cáo biểu lộ ở hình thức diễn đạt thực tiễn và mục tiêu là nhằm mục đích cung ứng thông tin Giao hàng cho hoạt động giải trí quản trị nhà nước. Tuy không có giá trị pháp lý rõ ràng như thông tin trong các biên bản được lập tại đúng thời hạn và khu vực xảy ra vấn đề so với các vấn đề đơn cử nhưng báo cáo vẫn là một kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng tác động đến giá trị của các quyết định hành động quản trị. Đáng chú ý quan tâm là báo cáo phân phối thông tin cho các quyết định hành động quản trị nhưng báo cáo chính là sự tự phản ánh của chính cơ quan phát hành báo cáo. Do đó, để đạt được tiềm năng đề ra một bản báo cáo phải phân phối các nhu yếu sau đây :

2.2.1. Về nội dung

– Bố cục của báo cáo phải khá đầy đủ, rõ ràng ;- tin tức đúng mực, rất đầy đủ không thêm hay bớt thông tin ;- Báo cáo phải trung thực, khách quan, đúng chuẩn ;Với đặc thù miêu tả nhằm mục đích mục tiêu phân phối thông tin cho cơ quan có thẩm quyền ra quyết định hành động, báo cáo cần phải đúng với thực tiễn. Điều đó có nghĩa, thực tiễn như thế nào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết cụ thể, số liệu không đúng trong thực tiễn .- Báo cáo cần phải có trọng tâm và đơn cử ;Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và người có thẩm quyền tổng kết, nhìn nhận tình hình và phát hành các quyết định hành động quản trị, vì thế, không được viết chung chung, tràn ngập hay vụn vặt mà phải đơn cử và có trọng tâm, xuất phát từ mục tiêu, nhu yếu của bản báo cáo cũng như nhu yếu của đối tượng người dùng cần nhận báo cáo .- Nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong thực tiễn ;- Xác định đúng nguyên do của những thành công xuất sắc và nguyên do của những hạn chế so với yếu tố cần báo cáo ;- Chỉ ra những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề xác đáng, không chung chung ;- Xây dựng phương hướng, trách nhiệm cho thời hạn tới một cách mạch lạc và có địa thế căn cứ, tương thích với điều kiện kèm theo thời hạn và nguồn lực thực tiễn, có tính khả thi cao .

2.2.2. Về hình thức

– Sử dụng đúng mẫu báo cáo theo lao lý của cơ quan, đơn vị chức năng ( nếu có ) hoặc tự kiến thiết xây dựng mẫu báo báo tương thích với mục tiêu, nội dung của yếu tố cần báo cáo ;- Bản báo cáo được trình diễn thật sạch, không có lỗi chính tả hay lỗi kỹ thuật máy tính ( khoảng trống hay lỗi font chữ, .. ) ;- Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, tương thích với văn phong hành chính thông dụng .

2.2.3. Về tiến độ, thời gian

Báo cáo phải bảo vệ kịp thời. Mục đích chính của báo cáo là ship hàng cho công tác làm việc quản trị của nhà nước, của các tổ chức triển khai và doanh nghiệp, cho nên vì thế, sự chậm trễ của các báo cáo sẽ tác động ảnh hưởng đến việc phát hành quyết định hành động quản trị của các cơ quan công quyền hoặc sự chậm trễ báo cáo trong doanh nghiệp sẽ tác động ảnh hưởng đến thời cơ kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Do đó, báo cáo thiết yếu phải được phát hành một cách nhanh gọn, kịp thời .

3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CỦA BÁO CÁO

Tiêu chí chung để nhìn nhận một bản báo cáo có chất lượng phải trên cả hai phương diện về nội dung và hình thức. Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu đúng đặc thù việc làm, nhìn nhận đúng những thành tích và hạn chế trong việc triển khai việc làm cũng như nguyên do của nó. Phương hướng trách nhiệm được trình diễn rõ ràng, mạch lạc, có sức thuyết phục bởi những đánh giá và nhận định vừa khoa học vừa thực tiễn, dự báo tính khả thi. Về hình thức của bản báo cáo phải tương thích với nội dung của báo cáo. Vì thế, một bản báo cáo có chất lượng đa số chịu sự quyết định hành động của chính người trực tiếp triển khai viết báo cáo. Tuy nhiên, ngoài người viết báo cáo ra, chất lượng của bản báo cáo còn bị chi phối bởi nguồn thông tin và quan điểm chỉ huy của người chỉ huy .

3.1. Quan điểm chỉ đạo của lãnh đạo

Như trên đã nêu, phần nhiều các trường hợp báo cáo là sự tự phản ánh tình hình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, qua đó các cấp có thẩm quyền nhìn nhận được năng lượng hoạt động giải trí của cơ quan báo cáo trong quy trình thực thi tính năng, trách nhiệm của mình. Các báo cáo thường là địa thế căn cứ cho các nhận định và đánh giá và quyết định hành động của cơ quan quản trị cấp trên. Do đó, trong nhiều trường hợp, chỉ huy cơ quan viết báo cáo thường chỉ huy những nội dung cần nhấn mạnh vấn đề, thậm chí còn che giấu khuyết điểm bằng lối viết chung chung, khó nhận định và đánh giá để bảo vệ quyền lợi của ngành, của địa phương mình, cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp mình chứ không ship hàng quyền lợi chung của quản trị. Trong những trường hợp đề cao quyền lợi cục bộ của mình thì thông tin trong báo cáo sẽ ít độ đáng tin cậy cho quyết định hành động quản trị. Cơ quan ra quyết định hành động khi đó cần phải so sánh, so sánh, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau cho các quyết định hành động của mình .

3.2. Người viết báo cáo

Mặc dù báo cáo là loại văn bản phi đậm chất ngầu nhưng khi nhận định và đánh giá tình hình, người viết thường khó thoát trọn vẹn khỏi quan điểm, cách đánh giá và nhận định của cá thể mình. Với cùng một vấn đề người bi quan và người sáng sủa, người thiên về lý trí hay thiên về tình cảm sẽ nhìn nhận khác nhau, theo đó mỗi người sẽ diễn đạt vấn đề, Dự kiến tình hình theo cách nhìn nhận của mình .

3.3. Mức độ và tính chất của các sự kiện cần báo cáo

Quá trình hoạt động giải trí của các cơ quan hay việc làm cần báo cáo thường gồm nhiều sự kiện tiếp nối đuôi nhau nhau. Trong trường hợp các sự kiện diễn ra theo một chiều tương đối không thay đổi dễ gây nên sự nhìn nhận của người viết theo cùng khunh hướng đó. Điều đó hoàn toàn có thể lý giải rằng, khi các sự kiện diễn ra theo khunh hướng tốt dần thì dễ tạo tâm ý sáng sủa, người báo cáo hoàn toàn có thể không thấy hết hoặc coi nhẹ những khó khăn vất vả cần khắc phục. Ngược lại, nếu các sự kiện diễn ra theo hướng xấu dần, thường tạo tâm ý bi quan cho người viết báo cáo, người báo cáo sẽ nhìn thấy yếu tố với khó khăn vất vả nhiều hơn, năng lực xử lý đẩy lên độ phức tạp lớn hơn. Trong trường hợp báo cáo có quá nhiều sự kiện phải phản ánh cũng không ít tạo ra những áp lực đè nén tâm ý và đánh giá và nhận định xô lệch nhất định khi viết báo cáo .

4. CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO

4.1. Các bước cơ bản để viết một bản báo cáo

Báo cáo không có mẫu trình diễn hay bố cục tổng quan nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu pháp luật của cơ quan, tổ chức triển khai đơn cử thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào mẫu lao lý. Nếu báo cáo không có mẫu thì người viết báo cáo cần triển khai theo các bước sau :a. Bước 1 : Chuẩn bị viết báo cáo ;+ Xác định mục tiêu của bản báo cáo theo nhu yếu của cấp trên hoặc do đặc thù của việc làm đang triển khai quyết định hành động ;+ Thực hiện tích lũy các tài liệu cần báo cáo. Các tài liệu hoàn toàn có thể được tích lũy từ những nguồn như từ việc khảo sát thực tiễn trong hoạt động giải trí của các phòng bán ; từ số liệu qua báo cáo của chính các phòng, ban ; từ quan điểm nhận định và đánh giá phản hồi của cán bộ nhân viên cấp dưới cơ quan, của những người có tương quan, của báo chí truyền thông ;+ Đối chiếu và nghiên cứu và phân tích các thông tin đã thu nhận được để có được thông tin đúng mực đưa vào trong báo cáo ;+ Sắp xếp, tổng hợp các tài liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo ;+ Dự kiến nhìn nhận tình hình, rút kinh nghiệm tay nghề, yêu cầu quan điểm lên cấp trên .b. Bước 2 : Xây dựng đề cương báo cáoYêu cầu : Dựa trên cơ sở những thông tin đã tích lũy được và mục tiêu của việc báo cáo, người viết cần lựa chọn các thông tin về những yếu tố gần nhau để đưa vào phần nội dung. Các thông tin được sử dụng không trích nguyên văn mà cần tóm tắt những ý chính để yếu tố được nêu ra một cách cô đọng nhưng vẫn mang rất đầy đủ ý nghĩa của nội dung cần nêu .Đề cương báo cáo ( tổng kết, sơ kết ) có cấu trúc như sau :Mở đầu : Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác làm việc, trách nhiệm được giao, nêu thực trạng thực thi với những khó khăn vất vả, thuận tiện có ảnh hưởng tác động chi phối đến hiệu quả thực thi .Phần nội dung : ( i ) Tổng kết, nhìn nhận tác dụng đạt được so với kế hoạch đề ra, kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên do đem đến hiệu quả trên ; ( ii ) Đề ra phương hướng, trách nhiệm trong thời hạn tới .Phần kết thúc : Nêu những tiềm năng, trách nhiệm, những giải pháp triển khai, những yêu cầu, đề nghị sự trợ giúp, tương hỗ của cấp trên hay các cơ quan chức năng .c. Bước 3 : Viết báo cáoTrên cơ sở đề cương báo cáo đã được chỉ huy phê duyệt và dựa vào các thông tin, tư liệu đã sưu tầm được để triển khai viết báo .d. Bước 4 : Hoàn thiện báo cáo và trình chỉ huy duyệtKết thúc quy trình tiến độ viết báo cáo trên đây văn bản hoàn toàn có thể được hoàn thành xong để trình chỉ huy duyệt. Đối với những báo cáo quan trọng ( báo cáo tổng kết năm hoặc 5 năm, 10 năm trở lên ), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu sửa chữa thay thế, bổ trợ, chỉnh sửa và biên tập hoàn hảo rồi trình chỉ huy phê duyệt .

 4.2. Các bước trong viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết và báo cáo theo sự việc

 4.2.1. Viết báo cáo sơ kết, tổng kết

a. Bước 1 : Ban hành hướng dẫn về chủ trương sơ kết, tổng kếtĐối với các báo cáo sơ kết công tác làm việc : không có văn bản hướng dẫn vì các báo cáo này thường đơn thuần hoặc đã được theo mẫu pháp luật .Đối với các báo cáo tổng kết, cơ quan báo cáo cần phát hành văn bản hướng dẫn về chủ trương tổng kết công tác làm việc hoặc chủ trương tổng kết chuyên đề với các nhu yếu như : nội dung văn bản trình diễn đơn cử những yếu tố, những số liệu phải báo cáo ; những ưu điểm, khuyết điểm, những nguyên do của ưu điểm, khuyết điểm ; những bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề ; các tiêu chuẩn bình bầu thương hiệu thi đua ; pháp luật thời hạn hoàn thành xong báo cáo nộp lên cấp trên .b. Bước 2 : Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáoCác tư liệu và thông tin hoàn toàn có thể được tích lũy để viết báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết gồm có 🙁 i ) Các văn bản quy phạm pháp luật về tính năng, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan, tổ chức triển khai ; hoặc các văn bản quy phạm pháp luật tương quan đến chuyên đề báo cáo ;( ii ) Kế hoạch công tác làm việc năm của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt ;( iii ) Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề của cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới gửi đến ;( iv ) Tài liệu, số liệu do người viết báo cáo trực tiếp khảo sát trong thực tiễn tích lũy được .

c. Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết

Xem thêm: Những lời chúc Tết Nguyên đán Tân Sửu 2021 hay và ý nghĩa nhất

Trên cơ sở văn bản hướng dẫn tổng kết của cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên, địa thế căn cứ vào công dụng, trách nhiệm, quyền hạn và tình hình triển khai hoạt động giải trí trong thực tiễn của cơ quan, tổ chức triển khai để kiến thiết xây dựng đề cương báo cáo. Đề cương báo cáo giúp người soạn thảo báo cáo trình diễn nội dung đúng chuẩn, không thiếu .Xây dựng đề cương báo cáo tổng kết theo 3 phần : Phần mở màn, phần nội dung và phần Tóm lại .d. Bước 4 : Viết tên và nội dung báo cáo- Viết tên báo cáo : Đối với báo cáo sơ kết thì tên báo cáo gồm các mục : tên loại văn bản ( báo cáo ) ; nội dung báo cáo ( sơ kết công tác làm việc ) ; thời hạn báo cáo ( tháng hoặc quý ). Đối với báo cáo tổng kết thì tên báo cáo phải ghi bổ trợ thêm phương hướng công tác làm việc. Ví dụ : ” Báo cáo tổng kết năm học 2012 – 2013 và phương hướng, trách nhiệm năm học 2013 – năm trước “. Nếu là báo cáo tổng kết chuyên đề thì tên của báo cáo gồm ba thành phần : tên loại văn bản ( báo cáo ) ; nội dung báo cáo : ( tổng kết + tên chuyên đề ) ; thời hạn : ( từ năm .. đến năm .. ) .- Viết nội dung báo cáo : Báo cáo tổng kết năm và báo cáo tổng kết chuyên đề đều phải gồm ba phần : Mở đầu, nội dung và Kết luận .+ Phần khởi đầu : Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác làm việc, trách nhiệm được giao, nêu thực trạng thực thi với những khó khăn vất vả, thuận tiện. Phần mở màn phải trình diễn được mục tiêu của báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo sẽ xử lý những yếu tố gì .+ Phần nội dung : Tổng kết công tác làm việc đã triển khai và phương hướng trách nhiệm trong thời hạn tới .Tổng kết công tác làm việc : Trình bày các tác dụng đã đạt được trong việc triển khai những tính năng, trách nhiệm, chỉ tiêu kế hoạch được giao. Các hiệu quả đạt được phải bộc lộ bằng số liệu đơn cử. Phân tích những tác dụng đạt được trong việc thực thi những công dụng, trách nhiệm, chỉ tiêu, kế hoạch. Mục đích của việc nghiên cứu và phân tích này là để người đọc, người nghe thấy được việc triển khai xong chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao ở mức độ như thế nào ( hoàn thành xong số lượng lớn kế hoạch, triển khai xong kế hoạch, triển khai xong vượt mức kế hoạch cấp trên giao ). Để giải đáp được mục tiêu này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh để yếu tố được minh bạch, rõ ràng và mang lại sức thuyết phục. Mục đích thứ hai là, việc nghiên cứu và phân tích hiệu quả đạt được để mọi người thấy được sự văn minh, đi lên hay đi xuống của tổ chức triển khai đó. Để gải đáp được mục tiêu này người viết báo cáo phải lập bảng so sánh về các số liệu thực thi chỉ tiêu, kế hoạch năm nay so với một số ít năm cận kề trước đó .Bài học kinh nghiệm tay nghề : Trong nội dung báo cáo không hề thiếu mục bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề, là những điều được rút ra từ thực tiễn hoạt động giải trí, từ nguyên do của những thành công xuất sắc và sai lầm đáng tiếc, thiếu sót đã nêu ở phần trên. Bài học kinh nghiệm tay nghề là cái có ích để lại Giao hàng cho công tác làm việc của những năm sau, truyền lại cho những người đi sau, phát huy, nhân rộng những bài học kinh nghiệm có ích, hạn chế những sai lầm đáng tiếc, thiếu sót, khuyết điểm mà những người đi trước đã mắc phải .Báo cáo tác dụng về thi đua khen thưởng là một trong những mục quan trọng tiếp theo trong phần nội dung của báo cáo. Nội dung mục này trình diễn các tiêu chuẩn và cách xét chọn các đơn vị chức năng và cá thể đạt thương hiệu thi đua như : Lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua cơ sở, Chiến sỹ thi đua cấp ngành, Huân chương lao động, v.v.. ; Trình bày các mức thưởng, các thương hiệu thiddua và quyết định hành động thi đua của thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai. Mục này công khai minh bạch nhìn nhận hiệu quả công tác làm việc của các đơn vị chức năng, tổ chức triển khai và cá thể, nhằm mục đích động viên đơn vị chức năng, tổ chức triển khai và cá nhân hoàn thành trách nhiệm được giaoPhương hướng, trách nhiệm công tác làm việc trong năm tới ( hoặc những năm tới ) : Trong báo cáo tổng kết công tác làm việc hoặc báo cáo tổng kết chuyên đề thì phần này trình diễn khái quát những nội dung chính công tác làm việc của năm tới hoặc thời hạn tới về các yếu tố : ( i ) Các chỉ tiêu kế hoạch ( được trình diễn thành các đề mục địa thế căn cứ vào tính năng, trách nhiệm của tổ chức triển khai mình và các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao ) ; ( ii ) Trình bày trọng tâm, trọng điểm công tác làm việc cần thực thi trong năm tới ; ( iii ) Các giải pháp chính để thực thi chỉ tiêu, kế hoạch nêu trên .Phần Kết luận : Đánh giá, tổng kết chung về tác dụng triển khai trách nhiệm công tác làm việc của cơ quan, tổ chức triển khai. phần Kết luận phải nêu được hai yếu tố cơ bản : ( i ) Những tác dụng đa phần triển khai trách nhiệm công tác làm việc năm qua và những yêu cầu với cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên. Nội dung đề xuất kiến nghị cần nêu những yếu tố tương quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ và trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên như :- Cơ chế, chủ trương, chính sách so với cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới .- Hỗ trợ về kinh tế tài chính, về dự án Bất Động Sản .- Hỗ trợ về khoa học – công nghệ, thiết bị máy móc vật tư, ..đ. Bước 5 : Đóng góp quan điểm và hoàn thành xong báo cáo sơ kết, tổng kếtTrường hợp của các báo cáo sơ kết, hoàn toàn có thể không cần lấy hết quan điểm góp phần của các đơn vị chức năng tương quan. Các số liệu chỉ ước tính mà không cần đúng chuẩn tuyệt đối. Đối với báo cáo tổng kết thì nhu yếu cao hơn. Báo cáo tổng kết công tác làm việc là văn bản quan trọng, yên cầu tính đúng mực, công khai minh bạch, minh bạch và dân chủ thì yên cầu cần có sự góp phần quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể có tương quan. Đối tượng góp phần quan điểm cho báo cáo tổng kết là cán bộ chủ chốt của các đơn vị chức năng, cơ quan, tổ chức triển khai, những người có trình độ trình độ cao tham gia vào những việc làm quan trọng của cơ quan, tổ chức triển khai .Về quá trình, đơn vị chức năng chủ trì sẽ viết bản thảo báo cáo tổng kết, sau khi triển khai xong bản thảo, đơn vị chức năng chủ trì trình lên chỉ huy cơ quan, tổ chức triển khai. Lãnh đạo có công văn nhu yếu góp ý kiến gửi đến các đối tượng người dùng góp phần quan điểm. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết có nghĩa vụ và trách nhiệm tiếp thu, tập hợp các quan điểm góp phần của các đơn vị chức năng và cá thể tương quan, bổ trợ, chỉnh sửa và hoàn thành xong báo cáo tổng kết. Việc góp phần quan điểm thường rất nhiều yếu tố. Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết cần phải địa thế căn cứ vào mục tiêu, nội dung báo cáo để bổ trợ những nội dung báo cáo còn thiếu, sửa chữa thay thế lại những nội dung số liệu trình diễn chưa đúng chuẩn, thay thế sửa chữa lại những nhận định và đánh giá, nhìn nhận chủ quan về các thành tích và những hạn chế để hoàn thành xong báo cáo tổng kết trình chỉ huy để công bố tại hội nghị tổng kết .

 4.2.2. Viết bản báo cáo về một sự việc

Trong quy trình hoạt động giải trí tại các cơ quan, tổ chức triển khai thường xảy ra những vấn đề đột xuất, hoàn toàn có thể là những sự cố ngoài ý muốn nhưng cũng hoàn toàn có thể là những sự đột xuất mang nghĩa tích cực. Trong bất kể trường hợp nào làm Open những vấn đề không bình thường đều cần có những ảnh hưởng tác động tương ứng từ phía chủ thể quản trị. Mục đích của việc viết báo cáo về các vấn đề, sự kiện là giúp cho cơ quan quản trị các cấp tương quan nắm được thực chất vấn đề, sự kiện xảy ra để đề ra các chủ trương, giải pháp xử lý một cách đúng mực, hiệu suất cao. Đối tượng viết báo cáo vấn đề là cơ quan, tổ chức triển khai được cấp có thẩm quyền giao trách nhiệm triển khai việc làm đó. Nếu vấn đề xảy ra có tương quan đến công dụng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai nào thì cơ quan, tổ chức triển khai đó phải viết báo cáo. Những cơ quan, tổ chức triển khai được cơ quan có thẩm quyền giao quản lý sự việc là nơi đảm nhiệm báo cáo. Các bước báo cáo theo vấn đề :a. Bước 1. Thu thập thông tin, tư liệu

– Thông tin, tư liệu liên quan đến sự việc là cơ sở, bằng chứng, là căn cứ để trình bày báo cáo về sự việc đó. Mỗi sự việc đều có các mối liên hệ và các loại thông tin, tư liệu khác nhau. Vì vậy người viết báo cáo sự việc phải phân tích các mối quan hệ của sự việc để sưu tầm, thu thập đầy đủ và chính xác thông tin, tư liệu liên quan.

– Yêu cầu về thông tin, tư liệu:       

+ tin tức, tư liệu đó phải tương quan đến vấn đề ( thông tin, tư liệu trước lúc xảy ra, trong lúc xảy ra và sau khi xảy ra vấn đề ) ;+ tin tức, tư liệu phải đúng mực, trung thực : các nguồn thông tin hoàn toàn có thể đến từ người dân, người tham gia vấn đề, người tận mắt chứng kiến, máy quay tự động hóa, báo chí truyền thông, … Do đó, có những thông tin, tư liệu hoàn toàn có thể khách quan, phản ánh đúng vấn đề nhưng cũng hoàn toàn có thể thông tin, tư liệu mang tính thiên vị, bênh vực người nào đó, không khách quan. Điều đó yên cầu người viết báo cáo phải có trình độ nghiên cứu và phân tích, giải quyết và xử lý, tinh lọc thông tin đúng chuẩn .

– Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập:

+ Tài liệu thành văn ( các văn bản tương quan ) ;+ Lời khai của nhân chứng hoặc người tham gia vấn đề, người bị hại ;+ Tài liệu ghi âm, ghi hình ( máy móc tự động hóa thực thi ) ;+ Các bài báo cáo về vấn đề của các tổ chức triển khai tương quan ;+ Văn bản quy phạm pháp luật tương quan đến vấn đề .b. Bước 2 : Viết báo cáo vấn đề

 – Viết tên gọi của báo cáo sự việc:

+ Tên gọi loại văn bản : ( Báo cáo về việc .. )+ Tên loại vấn đề xảy ra : ( đình công, khiếu kiện, cháy nổ, .. )+ Tên khu vực xảy ra vấn đề .+ Thời gian xảy ra vấn đề : phút, giờ, ngày, tháng, năm. ( nếu vấn đề xảy ra nhanh thì khởi đầu bằng việc dùng phút, giờ ; nếu xảy ra dài thì nghi bắt đầu tư ngày, tháng, năm ) .

  – Viết nội dung báo cáo:

+ Mô tả diễn biến, diễn biến vấn đề đã xảy ra, chỉ ro những hậu quả về người, về gia tài, về trật tự, trị an ;+ Đánh giá trong bước đầu về nguyên do dẫn đến vấn đề đó ( nếu hoàn toàn có thể làm được ) ;+ Nêu rõ những giải pháp đã thực thi nhằm mục đích giiair quyết vấn đề đó và tình hình trong thực tiễn sau khi vận dụng các giải pháp để xử lý vấn đề đó ;+ Dự kiến những trường hợp, những phản ứng, vấn đề có năng lực xảy ra tiếp theo và dự kiến những giải pháp hoàn toàn có thể ngăn ngừa ;+ Xin quan điểm chỉ huy của cấp trên và đề xuất cấp trên tương hỗ các điều kiện kèm theo để khắc phục hậu quả hoặc ứng phó với những trường hợp hoàn toàn có thể liên tục xảy ra .Sau khi triển khai xong bản thảo báo cáo vấn đề, người viết báo cáo hoặc đơn vị chức năng chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo vấn đề lên chỉ huy cơ quan, tổ chức triển khai xem xét, phê duyệt và phát hành chính thức .

 5. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIẾT BÁO CÁO

 5.1. Lỗi trình bày bản báo cáo

 5.1.1. Cách đánh số

Đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ đồng nhất. Các lỗi thường gặp hoàn toàn có thể là đánh số theo hình thức phân cấp ( ví dụ : 2.1 ; 2.1.1. ; 2.1.1. 1, .. nhưng cũng chính trong báo cáo lại có mục 3.1, a., .. ) ; Hoặc đánh số không theo thứ tự ( số La Mã, số nguyên, vần âm hoa, .. ). Trong 1 số ít trường hợp tại chương đầu viết theo số La Mã, chương sau lại đánh số theo chữ in hoa .Một số báo cáo tạo ra một mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con ( ví dụ : Chương II có phần 2.1 nhưng lại không có phần 2.2 ). Giải pháp cho yếu tố này là nên dùng LaTeX hoặc công dụng Style của MicroSoft Word .

 5.1.2. Hình ảnh, bảng biểu và công thức trong báo cáo

Hình ảnh, bảng biểu là những dẫn chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh họa cho những đánh giá và nhận định của báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch và thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp các lỗi như không tương quan đến nội dung, không rõ ràng, không được lý giải, … Trong nhiều báo cáo, các bảng biểu, hình ảnh không đánh số dễ gây ra sự nhầm lẫn. Trong nhiều bản báo cáo kỹ thuật và khoa học đã không đặt tên cho các hình ảnh, bảng biểu và công thức, tạo ra những khó khăn vất vả cho việc tìm hiểu thêm đến các tài liệu khác .Các báo cáo thường có tham chiếu ” xem hình bên dưới ” và thừa khoảng chừng nửa trang giấy do hình quá lớn phải sang mặt bên. Giải pháp ở đây là nên đánh số hoặc đặt tên các hình để viện dẫn ” xem hình x “. Sau đó hoàn toàn có thể đưa hình vẽ, bảng biểu đến bất kể vị trí nào thích hợp cho việc dàn trang .Hình ảnh, bảng biểu và công thức khi đưa vào báo cáo nhiều khi không có tính năng với nội dung vì nó không được lý giải. Nhiều báo cáo để bảng biểu, hình ảnh lấp đầy báo cáo, người đọc không hiểu hình ảnh, bảng biểu đó miêu tả cái gì, muốn nói cái gì .Trong nhiều trường hợp bảng biểu, hình ảnh được chụp từ các báo cáo khác hoặc lấy từ nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, mờ, không hề đọc được hình. trong trường hợp này người viết báo cáo nên vẽ lại .

 5.1.3. Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng

Có nhiều báo cáo đã viết đoạn quá dài mà không có dấu chấm câu. Trong nhiều báo cáo đã sử dụng tùy tiện hoặc thiếu khoảng chừng trắng trong khi viết. Lưu ý khi sử dụng khoảng chừng trắng là : ( i ) Đối với các dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm, … không được đặt khoảng chừng trắng ở trước và sau dấu câu mà nên có dấu cách thông thường như đang viết một từ bất kể ; ( ii ) Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng chừng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng chừng trắng .

 5.1.4. Lỗi định dạng

Nhiều báo cáo bị lỗi về sử dụng font chữ : Font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi cần diễn đạt các đoạn mã nguồn phải sử dụng các loại font Monospace như Couirier New, Lucida Console hoặc Monaco ( Trên Mac OS ) .

 5.2. Lỗi ngôn ngữ, văn phong

Các lỗi thường gặp : sai lỗi chính tả, dùng từ không thích hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất : tôi, ta, chúng tôi …, các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói, … vào báo cáo. Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước xích míc với ý sau. Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu ra câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ tiến hành ý của câu chủ đề .

 5.3. Lỗi nội dung

Có nhiều bản báo cáo đã không nêu bật được những việc làm đã làm mà viết những yếu tố rất xa, không trọng tâm, rất ít tương quan đến tiêu đề của báo cáo. Do đó, trước khi viết báo cáo cần lập dàn ý cụ thể, sau đó dựa vào dàn ý đó để viết .

6. CÁC KỸ NĂNG CẦN RÈN LUYỆN

Viết báo cáo là một trong những hoạt động giải trí không hề thiếu trong quy trình quản trị tại các tổ chức triển khai, doanh nghiệp và cơ quan công quyền. Ý nghĩa của các báo cáo đem lại là ở tính thông tin của nó so với quy trình ra quyết định hành động của các cơ quan, tổ chức triển khai. Chính thế cho nên, để có được một bản báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện 1 số ít kỹ năng và kiến thức sau đây :

6.1. Kỹ năng nghe: Hiểu và đánh giá đúng mục đích, yêu cầu của vấn đề cần báo cáo theo sự chỉ đạo của lãnh đạo

6.2. Kỹ năng thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có được nhiều thông tin liên quan đến vụ việc, nhất là các thông tin trái chiều nhau để làm cơ sở cho quá trình phân tích thông tin.

6.3. Kỹ năng phân tích và đánh giá thông tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá các thông tin thông qua việc phân tích mối quan hệ giữa các thông tin, tư liệu được cung cấp,đánh giá những mâu thuẫn giữa các thông tin, tư liệu thu thập được. Trong quá trình thu thập chứng cứ, thông tin, tư liệu có thể đến từ những chủ thể khác nhau nhưng có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích. Từ những phân tích đó, người viết báo cáo có thể đưa ra những nhận định khách quan, chính xác.

6.4. Kỹ năng diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm của các bản báo cáo đã đã phát hành có nội dung tương tự hoặc gần với nội dung báo cáo định viết. Hành văn trong báo cáo phải mạch lạc. Sử dụng văn phong hành chính thông dụng, không dùng các từ cầu kỳ, khoa trương. Trong khi viết báo cáo, cần rèn luyện tư duy khách quan và tránh dùng các từ mang tính chủ quan, một chiều.

6.5. Kỹ năng trình bày một bản báo cáo tốt: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm về các lỗi trình bày thường gặp. Sau khi viết xong báo cáo có thể nhờ người có kinh nghiệm đọc lại và chỉ ra các lỗi. Người viết báo cáo cũng cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung và kiểm tra các lỗi về hình thức trước khi trình lãnh đạo.

 7. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

Báo cáo không phải là văn bản có tính pháp lý như văn bản quy phạm pháp luật, không mang tính cưỡng chế hay bắt buộc triển khai nhưng báo cáo mang ý nghĩa thông tin quan trọng cho quy trình ra quyết định hành động và tổ chức triển khai quản trị của các tổ chức triển khai, cơ quan, đơn vị chức năng và doanh nghiệp. Do đó, thiết kế xây dựng kế hoạch tăng trưởng kiến thức và kỹ năng viết báo cáo là điều thiết yếu. Việc thiết kế xây dựng kế hoạch tăng trưởng kiến thức và kỹ năng viết báo cáo cần được đặt ra so với cơ quan quản trị nhà nước, các cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp thuộc nhà nước và tư nhân, các cán bộ, công chức, nhân viên cấp dưới công ty và tổ chức triển khai phi chính phủ. Để kiến thiết xây dựng kế hoạch tăng trưởng kỹ năng và kiến thức viết báo cáo, các chủ thể cần nhận thức rất đầy đủ các yếu tố sau :- Nhìn nhận đúng vị trí, vai trò của báo cáo để tránh coi nhẹ hoạt động giải trí viết báo cáo, thực thi viết báo cáo sơ sài, qua loa, mang tính đối phó hoặc lạm dụng báo cáo để Giao hàng quyền lợi riêng cơ quan, đơn vị chức năng, ngành mình ;- Thu hút nhiều người, nhiều đơn vị chức năng tham gia vào quy trình soạn thảo báo cáo để có cách nhìn nhận khách quan, đúng chuẩn về các yếu tố cần báo cáo ;- Tăng cường các khóa học để huấn luyện và đào tạo, tu dưỡng các kỹ năng và kiến thức tích lũy, nghiên cứu và phân tích thông tin, trình diễn văn bản cho cán bộ, công chức nhà nước và các tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, doanh nghiệp có nhu yếu ;- Xây dựng bộ giáo trình chuẩn mực để giảng dạy và giúp người điều tra và nghiên cứu hoàn toàn có thể triển khai tốt kỹ năng và kiến thức viết báo cáo cá thể hay báo cáo của các tổ chức triển khai ;- Để tránh tùy tiện, lạm dụng và đối phó khi viết các báo cáo, Nhà nước cần phát hành các lao lý để bảo vệ chất lượng của một bản báo cáo. Các yếu tố cơ bản cần pháp luật như ( i ) lao lý về tiến trình soạn thảo báo cáo và ( ii ) nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo. Trong quá trình soạn thảo báo cáo cần phân biệt giữa tiến trình soạn thảo báo cáo định kỳ với quá trình soạn thảo báo cáo đột xuất. Các lao lý về chính sách nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan soạn thảo báo cáo phải ghi nhận các hình thức chế tài tùy theo mức độ vi phạm so với tính trung thực của thông tin, tính rất đầy đủ của thông tin cũng như khi vi phạm về thời hạn báo cáo gây hậu quả bất lợi cho hoạt động giải trí quản trị .

PHẦN CÂU HỎI

1. Phân tích các tiêu chuẩn xác lập một bản báo cáo có chất lượng tốt2. Hãy xác lập các tác nhân chi phối chất lượng của một bản báo cáo. Cho ví dụ minh họa .3. Trình bày các bước viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết .4. Quy trình phát hành một bản báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết5. Theo anh / chị người viết báo cáo cần có các kỹ năng và kiến thức gì ? tại sao ?

 

Xem thêm: Giáo án mầm non lớp lá – Thế giới thực vật – Đề tài: Đếm đến 9, nhận biết nhóm có mối quan hệ trong phạm vi 9, chữ số 9 – Tài liệu, ebook, giáo trình

Source: https://dvn.com.vn/
Category : Bản Tin DVN