Cách tạo và quản lý các nhóm liên hệ trong Outlook 2010

Nếu bạn thấy bạn đang gửi email cho cùng một người mọi lúc trong ngày, thì việc nhập địa chỉ của họ sẽ rất tẻ nhạt. Hôm nay chúng ta hãy xem việc tạo Nhóm Liên hệ để làm cho quá trình dễ dàng hơn nhiều.

Tạo nhóm liên hệ

Mở Outlook và nhấp vào Mục mới \ Thêm mục \ Nhóm liên hệ.

Điều này sẽ mở cửa sổ Nhóm hợp đồng. Đặt tên cho nhóm của bạn, nhấp vào Thêm thành viên, và chọn những người bạn muốn thêm từ Danh bạ Outlook, Sổ địa chỉ hoặc Tạo những người mới.

Nếu bạn chọn từ sổ địa chỉ, bạn có thể cuộn qua và thêm các liên hệ bạn muốn. Nếu bạn có số lượng lớn liên hệ, bạn có thể muốn tìm kiếm chúng hoặc sử dụng Tìm kiếm nâng cao.

Nếu bạn muốn thêm một liên hệ email mới vào nhóm của mình, bạn sẽ chỉ cần nhập tên hiển thị và địa chỉ email của họ sau đó nhấp vào OK. Nếu bạn muốn thành viên mới được thêm vào danh sách Liên hệ của mình thì hãy đảm bảo Thêm vào liên lạc được kiểm tra.

Sau khi bạn có các liên hệ bạn muốn trong nhóm, bấm Lưu & Đóng.

Bây giờ khi bạn soạn một tin nhắn, bạn sẽ có thể nhập tên của Nhóm Liên hệ mà bạn đã tạo

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn có tất cả mọi người trong nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng dấu cộng để mở rộng danh bạ. Bạn sẽ nhận được một hộp thoại cho bạn biết các thành viên của nhóm sẽ được hiển thị và bạn không thể thu gọn nó một lần nữa. Đánh dấu vào ô không thấy tin nhắn nữa rồi bấm OK.

Sau đó, các thành viên của nhóm sẽ xuất hiện trong trường To. Tất nhiên, bạn cũng có thể nhập Nhóm Liên hệ vào các trường CC hoặc Bcc.

Thêm hoặc xóa thành viên vào nhóm liên hệ

Sau khi mở rộng nhóm, bạn có thể nhận thấy một số liên hệ không được bao gồm hoặc có một liên hệ cũ mà bạn không muốn ở trong nhóm nữa. Bấm vào nút Đến nút

Nhấp chuột phải vào Nhóm Liên hệ và chọn Thuộc tính.

Bây giờ bạn có thể tiếp tục và thêm thành viên

Hoặc tô sáng một thành viên và xóa họ khi hoàn tất, nhấp Lưu & Đóng.

Nếu bạn cần gửi email đến một vài người, tạo Nhóm Liên hệ là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian bằng cách không nhập chúng riêng lẻ. Nếu bạn làm việc cho một công ty lớn, việc tạo Nhóm Liên hệ theo bộ phận là điều bắt buộc!