Hướng dẫn Lập và Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi – Hóa Đơn Điện Tử
Mục Lục
Hướng dẫn Lập và Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi – Hóa Đơn Điện Tử
Để lập và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi, bạn cần sử dụng các công cụ và dịch vụ hóa đơn điện tử phù hợp. Dưới đây là hướng dẫn tổng quan về cách thực hiện điều này:
Bước 1: Đăng Ký Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử:
- Đầu tiên, bạn cần đăng ký với dịch vụ hóa đơn điện tử được cung cấp bởi một trong các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử ở Việt Nam. Một số nhà cung cấp phổ biến bao gồm Vinaconex E&C, FPT, M-Invoice (của VNPT),… Hãy liên hệ với nhà cung cấp để biết thêm chi tiết và yêu cầu đăng ký.
Bước 2: Chuẩn Bị Thông Tin:
- Chuẩn bị thông tin cần thiết cho hóa đơn, bao gồm thông tin của bạn và khách hàng, số hóa đơn, mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, và các thông tin khác liên quan.
Bước 3: Lập Hóa Đơn:
- Sử dụng công cụ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ hoặc các phần mềm hóa đơn điện tử khác để lập hóa đơn. Điều này thường bao gồm việc điền các thông tin đã chuẩn bị vào mẫu hóa đơn.
Bước 4: Xác Nhận và Gửi Hóa Đơn:
- Sau khi lập hóa đơn, bạn cần xác nhận và kiểm tra lại thông tin. Sau đó, bạn có thể gửi hóa đơn đến khách hàng qua email hoặc các phương tiện truyền thông khác theo yêu cầu của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 5: Lưu Trữ Hóa Đơn:
- Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật. Bạn cần sao lưu hóa đơn và lưu trữ chúng trong thời gian quy định, thường là 10 năm.
Bước 6: Thanh Toán Hóa Đơn:
- Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn theo các phương thức truyền thống hoặc trực tuyến tùy thuộc vào sự ưa thích của họ và cách thức bạn cung cấp.
Lưu ý rằng quy trình này có thể thay đổi tùy theo nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và quy định của pháp luật cụ thể tại Việt Nam. Để biết thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và tìm hiểu về các quy định hóa đơn điện tử hiện hành.
Thay vì tốn thời gian như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cho phép lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop. Điển hình trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Phần mềm được đông đảo Doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay.
Hóa đơn điện tử này có nhiều ưu điểm vượt trội so với các phần mềm hóa đơn điện tử khác:
- Khởi tạo, phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop.
- Kết nối hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu.
- Theo dõi hạn nợ và thanh toán giao dịch hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile .
- Đáp ứng khá đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu yếu quản trị của Doanh nghiệp và thông tin theo lao lý của Cơ quan Thuế .
- …
Tại bài viết dưới đây, MISA hướng dẫn Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.
1. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử
1.1 Nhập hóa đơn từ tệp Excel
1. Vào mục Hóa đơn, chọn loại hóa đơn muốn nhập khẩu, nhấn Nhập khẩu.
2. Chọn mẫu hóa đơn muốn nhập .
3. Để nhẩu khẩu tài liệu, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tệp excel có sẵn hoặc nhấn Tải tệp tài liệu mẫu do ứng dụng phân phối. Sau đó, sao chép tài liệu từ tệp đang quản trị sang tệp mẫu của ứng dụng .
Lưu ý : Trên tệp nhập khẩu có cột Số thứ tự là để chương trình phân biệt các hóa đơn với nhau, trường hợp một hóa đơn có nhiều sản phẩm & hàng hóa thì cần nhập cùng 1 số ít thứ tự cho mỗi dòng sản phẩm & hàng hóa của hóa đơn đó .
4. Kéo và thả tệp excel cần nhập khẩu vào ứng dụng hoặc nhấn Chọn tệp nguồn và chọn đến tệp excel cần nhập khẩu .
5. Tại mục Chọn Sheet chứa tài liệu : nhấn hình tượng mũi tên và chọn sheet chứa tài liệu cần nhập khẩu vào ứng dụng .
6. Tại mục Chọn dòng làm tiêu đề cột : Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có địa thế căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên ứng dụng .
7. Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước Ghép cột tài liệu. ( Thực hiện tương tự như trường hợp nhập khẩu hạng mục sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ. Xem hướng dẫn cụ thể tại đây. )
1.2 Lập hóa đơn điện tử
1. Vào mục Hóa đơn, chọn loại hóa đơn muốn lập. Nhấn Thêm mới .
2. Nhấn hình tượng mũi tên, chọn Ký hiệu hóa đơn muốn lập .
Lưu ý : Chỉ chọn được các Mẫu số, Ký hiệu đã được lập thông tin phát hành và có trạng thái của thông tin phát hành là Đã có hiệu lực thực thi hiện hành .
>> Biết cách sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp ký tiết kiệm 80% ký hóa đơn.
3. Khai báo thông tin người mua :
- Nhập Mã số thuế (MST) người mua hoặc Tên đơn vị: Nếu MST/Tên đơn vị có chứa giá trị giống MST/Tên đơn vị đã được khai báo trong danh mục khách hàng, chương trình sẽ gợi ý danh sách khách hàng.
- Chọn khách hàng trong danh sách gợi ý: chương trình tự động điền các thông tin liên quan như: Địa chỉ, Người mua hàng, TK ngân hàng, Tên ngân hàng, Số điện thoại, Email sẽ theo khai báo tại Danh mục khách hàng.
- Nếu khách hàng chưa có trong danh mục: Nhập MST người mua, sau đó nhấn Lấy thông tin, chương trình tự động lấy lên Tên đơn vị và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế, sau đó khai báo bổ sung các thông tin khác của người mua.
Lưu ý: Khi thực hiện chức năng Lấy thông tin từ Mã số thuế của khách hàng thì chương trình tự động kiểm tra tình trạng hoạt động của khách hàng đó:
- Với khách hàng có dấu hiệu ngừng hoạt động chương trình hiển thị như sau:
Lưu ý : Khi thực thi tính năng Lấy thông tin từ Mã số thuế của người mua thì chương trình tự động hóa kiểm tra thực trạng hoạt động giải trí của người mua đó :
- Hoặc có thể thêm nhanh khách hàng bằng cách nhấn biếu tượng mũi tên, sau đó nhấn Thêm mới. Xem hướng dẫn khai báo khách hàng tại đây.
4. Chọn hình thức thanh toán giao dịch .
Lưu ý : Có thể ghi lại trạng thái Đã giao dịch thanh toán cho hóa đơn đã được người mua thanh toán giao dịch tiền trước nhằm mục đích ship hàng công tác làm việc quản trị :
- Trên danh sách, hóa đơn sẽ được đánh dấu Đã thanh toán.
- Khi người mua tra cứu hóa đơn sẽ hiển thị tình trạng thanh toán là Đã thanh toán.
5. Khai báo thông tin hàng hóa, dịch vụ bán ra:5. Khai báo thông tin sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ bán ra :
- Nhập Mã hoặc Tên Hàng hóa, dịch vụ bán ra: Nếu Mã/Tên hàng hóa, dịch vụ có chứa giá trị giống Mã/ Tên hàng hóa, dịch vụ đã được khai báo trong danh mục Hàng hóa, dịch vụ, chương trình sẽ gợi ý danh sách hàng hóa, dịch vụ.
- Chọn Hàng hóa, dịch vụ trong danh sách gợi ý: chương trình tự động điền các thông tin liên quan như: Đơn vị tính, Đơn giá bán, (%) Thuế, Tiền thuế theo khai báo tại danh mục Hàng hóa, dịch vụ. Sau đó khai báo bổ sung các thông tin khác của Hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu Hàng hóa, dịch vụ chưa có trong danh mục: Thêm nhanh bằng cách nhấn biểu tượng mũi tên, sau đó nhấn Thêm mới. Xem hướng dẫn khai báo hàng hóa tại đây.
6. Trường hợp bán hàng có chiết khấu thực hiện như sau:
6. Trường hợp bán hàng có chiết khấu thực hiện như sau:
- Tại mục Chiết khấu: Nhấn biểu tượng mũi tên, chọn hình thức chiết khấu.
- Nếu chiết khấu Theo mặt hàng: Nhập thông tin Tỷ lệ CK hoặc Tiền CK tương ứng với mặt hàng được chiết khấu.
Nếu chiết khấu Theo tổng giá trị hóa đơn : Nhập tỷ suất chiết khấu tại mục Tỷ lệ chiết khấu .
Lưu ý : Mục Chiết khấu : Theo tổng giá trị hóa đơn chỉ hiển thị với mẫu hóa đơn 1 thuế suất được khởi tạo từ meInvoice Web .
7. Để nhập thông tin diễn giải, miêu tả triển khai như sau :
- Tại cột Tên hàng hóa/Dịch vụ: Nhập thông tin diễn giải, mô tả.
- Nhấn chuột phải, chọn Là dòng diễn giải, mô tả.
8. Nhấn Lưu.8. Nhấn Lưu .
Lưu ý :
- Với các mặt hàng là hàng khuyến mại và đã đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công Thương, tích chọn ô Hàng khuyến mại, hóa đơn in ra sẽ hiển thị dòng chữ “Hàng khuyến mại không thu tiền” theo đúng quy định.
- Để xóa dòng thông tin sai: nhấn biểu tượng dấu x.
Trường hợp đơn vị có phát sinh nghiệp xuất hóa đơn ngoại tệ. Xem hướng dẫn tại đây.
1.3 Lưu ý :
- Sau khi lập hóa đơn điện tử, có thể Tra cứu, tìm kiếm và thực hiện các chức năng như Xem/Sửa/Xóa…hóa đơn trên danh sách. Xem hướng dẫn tại đây.
- Có thể thiết lập các thông tin mở rộng để khai báo khi lập hóa đơn nhưng không hiển thị lên hóa đơn phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp. Xem hướng dẫn tại đây.
2. Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử
Cho phép phát hành các hóa đơn điện tử đã được lập trên chương trình, gồm có : Hóa đơn bán hàng trong nước, Hóa đơn bán hàng đại lý bán đúng giá, Giảm giá hàng bán, Trả lại hàng mua, phiếu xuất kho kiêm luân chuyển sản phẩm & hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý .
Lập và Phát hành Hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Kế toán hoàn toàn có thể xuất hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách :
- Cách 1: Phát hành từng Hóa đơn điện tử
- Cách 2: Phát hành hàng loạt Hóa đơn điện tử
>> Phần mềm chữ ký số MISA eSign giúp doanh nghiệp ký hoá đơn điện tử hiệu quả nhất.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA được Tổng cục Thuế khuyến khích Doanh nghiệp sử dụng, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Đặc biệt, MISA meInvoice được cho phép lập hóa đơn và ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop. Theo dõi hạn nợ, giao dịch thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile trải qua cổng giao dịch thanh toán VNPay .
Đồng hành cùng Cục Thuế, Chi Cục Thuế trong lộ trình quy đổi hóa đơn điện tử MISA – Đơn vị cung ứng hóa đơn điện tử số 1 lúc bấy giờ tương hỗ Doanh nghiệp như sau :
- Đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử
- Miễn 5 loại phí lên đến 5 TRIỆU:
- Miễn 100 % phí thuê bao hàng năm
- Miễn 100 % phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
- MIỄN 100 % phí tích hợp với các ứng dụng kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
- MIỄN 100 % phí tư vấn thủ tục ĐK sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
- MIỄN 100 % phí tàng trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
5/5 – ( 1 bầu chọn )
Source: https://dvn.com.vn
Category: Điện Tử
