Tổng hợp quy tắc trình bày thể thức văn bản hành chính cơ bản

Khổ giấy

Kiểu trình bày

Theo chiều dài của khổ A4.

Bạn đang đọc: Tổng hợp quy tắc trình bày thể thức văn bản hành chính cơ bản

Trường hợp nội dung văn bản có những bảng, biểu nhưng không được làm thành những phụ lục riêng thì văn bản hoàn toàn có thể được trình bày theo chiều rộng .

Định lề trang

Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15 – 20 mm .

Phông chữ

Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Nước Ta TCVN 6909 : 2001, màu đen .

Cỡ chữ và kiểu chữ

Theo pháp luật đơn cử cho từng yếu tố thể thức .

Số trang văn bản

Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất .

Quốc hiệu

“ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang tiên phong của văn bản .

Tiêu ngữ

“ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu ; vần âm đầu của những cụm từ được viết hoa, giữa những cụm từ có gạch nối ( – ), có cách chữ ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

– Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng .
– Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp dài hoàn toàn có thể trình bày thành nhiều dòng .

Số của văn bản

Được ghi bằng chữ số Ả Rập .

Ký hiệu của văn bản

Gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản .

Số, ký hiệu của văn bản

Xem thêm: Quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ công ty qua mạng. – Dịch vụ doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh công ty

– Đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản .
– Từ “ Số ” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Số ” có dấu hai chấm ( 🙂 ; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước .
– Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng .
– Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ( / ), giữa những nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( – ), không cách chữ .

Địa danh ban hành văn bản

– Đối với những đơn vị chức năng hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử vẻ vang thì phải ghi tên gọi không thiếu của đơn vị chức năng hành chính đó .
– Bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng ; những vần âm đầu của địa điểm phải viết hoa ; sau địa điểm có dấu phẩy (, ) .

Thời gian ban hành văn bản

Viết khá đầy đủ ; những số biểu lộ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập ; so với những số biểu lộ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước .
Bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng ; những vần âm đầu của địa điểm phải viết hoa .

Tên loại văn bản

– Đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản .
– Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .
– Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .
– Đối với công văn, sau chữ “ V / v ” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng ; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6 pt với số và ký hiệu văn bản .

Nội dung văn bản

Bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng ; cỡ chữ từ 13 đến 14 ; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm ; khoảng cách giữa những đoạn văn tối thiểu là 6 pt ; khoảng cách giữa những dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines .

Hình ảnh, vị trí chữ ký số

Hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký .

Quyền hạn, chức vụ của người ký

Bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Xem thêm: Cách tải các tiện ích trên máy tính để bàn trong Windows 11 – Howpedia

Nơi nhận

– Từ “ Kính gửi ” và tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng ; sau từ “ Kính gửi ” có dấu hai chấm ( 🙂

– Từ “ Nơi nhận ” được trình bày trên một dòng riêng ( ngang hàng với dòng chữ “ quyền hạn, chức vụ của người ký ” và sát lề trái ), sau có dấu hai chấm ( :), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm ; phần liệt kê những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng ; tên mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng ( – ) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy ( ; ), dòng ở đầu cuối gồm có chữ “ Lưu ” sau có dấu hai chấm ( :), tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ”, dấu phẩy (, ), chữ viết tắt tên đơn vị chức năng ( hoặc bộ phận ) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, ở đầu cuối là dấu chấm (. ) .