Các loại sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ mơ tả ban đầu: cấp 0

Sơ đồ Dòng Dữ liệu (DFD) là một phương pháp biểu đồ hóa quá trình và luồng dữ liệu trong một hệ thống. Sơ đồ DFD bao gồm các biểu tượng và mũi tên để biểu thị các quá trình, luồng dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và tương tác giữa chúng. Sơ đồ DFD thường được chia thành các cấp độ khác nhau để mô tả chi tiết từng phần của hệ thống. Dưới đây là các loại sơ đồ DFD và sơ đồ mô tả ban đầu (cấp 0) trong phân tích hệ thống:

Các loại sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ mơ tả ban đầu: cấp 0

1. Sơ đồ Mô tả Ban Đầu (Context Diagram – Level 0): Đây là sơ đồ DFD cấp cao nhất, biểu thị toàn bộ hệ thống và tương tác giữa hệ thống với môi trường bên ngoài. Sơ đồ này chỉ có một quá trình chính đại diện cho hệ thống và không hiển thị chi tiết bên trong.
2. Sơ đồ DFD Cấp 1 (Level 1 DFD): Sơ đồ này phân tách quá trình chính từ sơ đồ mô tả ban đầu thành các phần tử phụ hơn. Nó biểu thị các quá trình con, luồng dữ liệu giữa chúng, lưu trữ dữ liệu và tương tác giữa chúng.
3. Sơ đồ DFD Cấp 2 (Level 2 DFD): Sơ đồ DFD cấp này phân tách các quá trình con từ sơ đồ DFD cấp 1 thành các yếu tố con hơn nữa. Nó giúp mô tả chi tiết hơn về quá trình và luồng dữ liệu.
4. Sơ đồ DFD Cấp n (Level n DFD): Bạn có thể tiếp tục phân tách các quá trình và yếu tố trong các sơ đồ DFD cấp thấp hơn để mô tả chi tiết càng nhiều.

Các loại sơ đồ DFD tùy thuộc vào mức độ chi tiết bạn muốn mô hình hóa. Cấp độ càng cao, sơ đồ càng tổng quát và ít chi tiết hơn. Cấp độ càng thấp, sơ đồ càng chi tiết và rõ ràng hơn về các quá trình và luồng dữ liệu trong hệ thống.

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.86 MB, 151 trang )

cùng của hệ thống. 7. Phân loại, sắp xếp tất cả các nhân viên, phòng ban có liên quan trong quá trình xử
lý lập đi lập lại trong lưu đồ. Tránh mô tả công việc cá biệt hay công việc sai. Nếu trong hệ thống có nhiều cơng việc xử lý giống nhau thì chỉ nên mơ tả một cơng
việc làm đại diện. Điều này cũng áp dụng cho trường hợp nhiều nhân viên ở các bộ phận khác nhau cùng xử lý một công việc giống nhau. VD: ở các phân xưởng khác
nhau.

2.2.4. Các loại sơ đồ dòng dữ liệu Sơ đồ mô tả ban đầu: cấp 0

Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu được dần mô tả chi tiết. Ban đầu người thiết kế phác thảo sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hay còn gọi là sơ đồ mô tả ban đầu:
Là một sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát những hoạt động của hệ thống dưới dạng một ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy các luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống và
các thực thể bên ngoài hệ thống. c Thực thể: cỏc đối tượng thực hiện hoặc điều khiển cỏc hoạt động người, nơi chốn,
vật. v Thực thể bờn ngoài hệ thống: là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ
thống khụng xử lý dữ liệu.
Sơ đồ khỏi quỏt Hệ thống này là gỡ
Làm cỏi gỡ Dữ liệu bắt đầu từ đâu
Kết thỳc tại đâu
Ví dụ với q trình xử lý tiền lương của một doanh nghiệp, ta có thể theo các bước như hướng đẫn từ bước 1 – 5:
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả: Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấp
thông tin cho các thực thể: Người lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà quản lý, cơ quan thuế
Bước 2: Lập bảng mô tả thực thể và các hoạt động của thực thể đó: 35
| P a g e
Chấm công Thời gian lao động
Nguồn nhân lực Dữ liệu thay đổi bảng lương
Người lao động Thanh toán tiền
Cơ quan thuế Thông tin thuế
Nhà quản lý Bảng lương tổng hợp
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu Bước 4: Xác định thực thể bên trong và bên ngoài hệ thống: người lao động, cơ quan
thuế, nhà quản lý, nhân sự, chấm công. Bước 5: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi vào đối với
hoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhn thụng tin.
36 |
P a g e
Sơ đồ dòng dữ liƯu vËt lý: Biểu diễn bằng hình vẽ bao gồm các thực thể bên trong, bên ngoài hệ thống tất cả
các thực thể liên quan và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó. c Thực thể bên trong: là các thực thể làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệu
c DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu.
l DFD vật lý không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua các q trình gì TiÕp theo vÝ dơ trªn: bớc 6 8
Đầu tiên ta xác định các bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống là những bộ phận nào?
37 |
P a g e Dữ liệu trả lư
ơng hàng tuần thay đổi
Nguồn nhân lực Chấm công
Bộ phận chấm
công
Tập tin trả lư ơng chính
Bộ phận
thanh toán lư
Nhà quản lý Cơ quan thuế
Chấm công
Thay đổi bảng lương
Lưu trữ
Dữ liệu bảng lương
Trả lư ơng
Dữ liệu bảng lư ơng tổng hợp
Thông tin thuế thu nhập
Người lao động
B.C quá trình
thanh toán lương
Bảng lương tổng hợp
Cơ quan thuế
Người lao động
Nhà quản lý Doanh nghiệp
Chấm công
Nguồn nhân lực
Hệ thống thanh
toán lương
Thanh toán tiền
Dữ liệu thay đổi
bảng lư ơng
Thông tin thuế
Biu din bng hnh v bao gồm cỏc hoạt động xử lý, dũng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.
c DFD luận lý cho chúng ta biết được dữ liệu được xử lý qua cỏc quỏ trỡnh như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hisnh thức gỡ và ở đâu.
n DFD luận lý chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện
Bài tập: Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của công
ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền
cho thủ quỹ, chuyển thơng báo trả tiền cho kế tốn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế tốn
phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế tốn phải thu nhận thơng báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng.
Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế tốn kiểm tra, đối chiếu với thơng báo trả tiền, 38
| P a g e
Người lao động Phiếu chấm
công, thẻ từ
Tổng hợp
bảng chấm
công
Lập bảng lư
ơng
Tập tin trả lư ơng chính
Thanh toán lư
ơng
Nhà quản lý Cơ quan thuế
Thông tin chấm công
Thông tin lao động
Bảng chấm công
Dữ liệu bảng lương
Dữ liệu bảng lương
Trả lương
Dữ liệu bảng lư ơng tổng hợp
Thông tin thuế thu nhËp
hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của từng khách hàng theo từng hóa đơn. Định kỳ, phần mềm sẽ in
bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng sau đó chuyển tiền cho ngân
hàng.
Bài tập: Công ty Kim Hưng sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
Lệnh bán hàng 3 liên được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi xét duyệt được chuyển cho phòng kế tốn để lập
hố đơn 3 liên và phiếu xuất kho 4 liên. Một liên của lệnh bán hàng được gửi cho khách hàng để hồi báo. Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho khách
hàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số tổng hợp trên các sổ nhật ký lên sổ tổng hợp.
Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu cho hệ thống trên.
39 |
P a g e
2.3. Hướng dẫn vẽ lưu đồ +Khái niệm: Lưu đồ là một hệ thống các biểu tượng hình vẽ được sắp xếp để mơ tả
dòng đi của dữ liệu hay các bước xử lý của hệ thống. Là một trong những công cụ quan trọng để phát triển hệ thống thông tin kế toán.

2.3.1. Các biểu tượng dùng để vẽ lưu đồ

Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu được dần mô tả chi tiết. Ban đầu người thiết kế phác thảo sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hay còn gọi là sơ đồ mô tả ban đầu:Là một sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát những hoạt động của hệ thống dưới dạng một ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy các luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống vàcác thực thể bên ngoài hệ thống. c Thực thể: cỏc đối tượng thực hiện hoặc điều khiển cỏc hoạt động người, nơi chốn,vật. v Thực thể bờn ngoài hệ thống: là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệthống khụng xử lý dữ liệu.Sơ đồ khỏi quỏt Hệ thống này là gỡLàm cỏi gỡ Dữ liệu bắt đầu từ đâuKết thỳc tại đâuVí dụ với q trình xử lý tiền lương của một doanh nghiệp, ta có thể theo các bước như hướng đẫn từ bước 1 – 5:Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả: Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấpthông tin cho các thực thể: Người lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà quản lý, cơ quan thuếBước 2: Lập bảng mô tả thực thể và các hoạt động của thực thể đó: 35| P a g eChấm công Thời gian lao độngNguồn nhân lực Dữ liệu thay đổi bảng lươngNgười lao động Thanh toán tiềnCơ quan thuế Thông tin thuếNhà quản lý Bảng lương tổng hợpBước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu Bước 4: Xác định thực thể bên trong và bên ngoài hệ thống: người lao động, cơ quanthuế, nhà quản lý, nhân sự, chấm công. Bước 5: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi vào đối vớihoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhn thụng tin.36 |P a g eSơ đồ dòng dữ liƯu vËt lý: Biểu diễn bằng hình vẽ bao gồm các thực thể bên trong, bên ngoài hệ thống tất cảcác thực thể liên quan và dòng dữ liệu giữa các thực thể đó. c Thực thể bên trong: là các thực thể làm nhiệm vụ chuyển hóa dữ liệuc DFD vật lý cho chúng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hình thức gì, từ ai, cho ai, lưu trữ ở đâu.l DFD vật lý không thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua các q trình gì TiÕp theo vÝ dơ trªn: bớc 6 8Đầu tiên ta xác định các bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống là những bộ phận nào?37 |P a g e Dữ liệu trả lương hàng tuần thay đổiNguồn nhân lực Chấm côngBộ phận chấmcôngTập tin trả lư ơng chínhBộ phậnthanh toán lưNhà quản lý Cơ quan thuếChấm côngThay đổi bảng lươngLưu trữDữ liệu bảng lươngTrả lư ơngDữ liệu bảng lư ơng tổng hợpThông tin thuế thu nhậpNgười lao độngB.C quá trìnhthanh toán lươngBảng lương tổng hợpCơ quan thuếNgười lao độngNhà quản lý Doanh nghiệpChấm côngNguồn nhân lựcHệ thống thanhtoán lươngThanh toán tiềnDữ liệu thay đổibảng lư ơngThông tin thuếBiu din bng hnh v bao gồm cỏc hoạt động xử lý, dũng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.c DFD luận lý cho chúng ta biết được dữ liệu được xử lý qua cỏc quỏ trỡnh như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hisnh thức gỡ và ở đâu.n DFD luận lý chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiệnBài tập: Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả tiền của côngty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiềncho thủ quỹ, chuyển thơng báo trả tiền cho kế tốn phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế tốnphải thu, phiếu còn lại dùng để ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế tốn phải thu nhận thơng báo trả tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng.Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế tốn kiểm tra, đối chiếu với thơng báo trả tiền, 38| P a g eNgười lao động Phiếu chấmcông, thẻ từTổng hợpbảng chấmcôngLập bảng lươngTập tin trả lư ơng chínhThanh toán lươngNhà quản lý Cơ quan thuếThông tin chấm côngThông tin lao độngBảng chấm côngDữ liệu bảng lươngDữ liệu bảng lươngTrả lươngDữ liệu bảng lư ơng tổng hợpThông tin thuế thu nhËphóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của từng khách hàng theo từng hóa đơn. Định kỳ, phần mềm sẽ inbảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng sau đó chuyển tiền cho ngânhàng.Bài tập: Công ty Kim Hưng sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.Lệnh bán hàng 3 liên được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi xét duyệt được chuyển cho phòng kế tốn để lậphố đơn 3 liên và phiếu xuất kho 4 liên. Một liên của lệnh bán hàng được gửi cho khách hàng để hồi báo. Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho kháchhàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số tổng hợp trên các sổ nhật ký lên sổ tổng hợp.Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu cho hệ thống trên.39 |P a g e2.3. Hướng dẫn vẽ lưu đồ +Khái niệm: Lưu đồ là một hệ thống các biểu tượng hình vẽ được sắp xếp để mơ tảdòng đi của dữ liệu hay các bước xử lý của hệ thống. Là một trong những công cụ quan trọng để phát triển hệ thống thông tin kế toán.

Source: https://dvn.com.vn
Category: Bản Tin DVN