Quy trình xử lý thông tin – https://dvn.com.vn
Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin.
a/ Thu thập thông tin
- Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức.
- Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…
- Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lý…). Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập (thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)…
b/ Xử lý thông tin
- Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu… Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của tổ chức.
- Bao gồm 2 bộ phận:
+ Bộ phận kết xuất thông tin : link với nơi sử dụng thông tin như người quản trị ( nhận báo cáo giải trình thống kê lệch giá, báo cáo giải trình tiến trình triển khai ), những mạng lưới hệ thống khác ( mạng lưới hệ thống quản trị đơn đặt hàng cung ứng những đơn đặt hàng hợp lệ cho mạng lưới hệ thống quản trị kho để lập phiếu xuất kho ). Các thông tin kết xuất từ mạng lưới hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản trị ra quyết định hành động đúng .
+ Bộ phận xử lý : hoàn toàn có thể là con người ( triển khai việc làm ), máy tính ( thực thi ứng dụng ). Các hoạt động giải trí xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình tiến độ và quy tắc quản trị của tổ chức triển khai .
c/ Lưu trữ thông tin
- Kết quả của quá trình xử lý thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài.
- Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu.
- Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn.
d/ Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo).
Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác làm việc quản trị và quản trị kinh doanh thương mại. Nó phân phối những thông tin thiết yếu, kịp thời và đúng mực cho những cấp chỉ huy và cán bộ quản trị để họ hoàn toàn có thể đưa ra được những quyết sách kinh tế tài chính hiệu suất cao .
Lịch sử phát triển của quy trình xử lý thông tin đã qua 6 giai đoạn tương ứng với việc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao.
Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu
Trong tiến trình này máy tính được đưa vào tổ chức triển khai. Công việc xử lý tài liệu được thực thi bởi cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên cấp dưới nhập tài liệu. Xử lý tài liệu thường gắn liền với những nhiệm vụ được xác lập rõ ràng, thao tác với một tập hợp những quy tắc nhất định, những lao động giản đơn, đơn điệu và lặp lại. Đây là tiền đề cho tự động hoá và những bài toán trong kế toán kinh tế tài chính thường được vận dụng máy tính tiên phong. Giai đoạn này đã kết thúc .
Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng
Các thao tác để xử lý dữ liệu đã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng đã thấy hứng thú hơn với công nghệ mới. Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh. Giai đoạn này cán bộ xử lý dữ liệu tự động đánh giá các khả năng của máy tính. Các nhà quản lý chấp nhận sự phát triển chung của ứng dụng CNTT trong quản lý. Tuy nhiên cũng có nhiều người sử dụng ngộ nhận tính năng ưu việt tuyệt đối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởng không có kiểm soát những ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự động.
Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng
Việc có quá nhiều nhu yếu tin học hoá, sự thiếu hiểu biết thấu đáo về CNTT và thiếu kinh nghiệm tay nghề đã làm cho nhiều ứng dụng vượt ngân sách được cho phép và mạng lưới hệ thống xử lý thao tác không tốt. Chúng không phân phối được sự mong đợi của những nhà quản trị cấp cao khi họ xem xét về lượng tiền đã chi ra và doanh thu thu được. Do đó những nhà quản trị tài liệu tự động hóa khởi đầu xem xét kỹ lưỡng những nhu yếu về tự động hoá xử lý tài liệu và khởi đầu tâm lý theo nghĩa kinh doanh thương mại. Trách nhiệm của người sử dụng những nguồn lực thông tin đã được đặt ra trong tổ chức triển khai .
Một loại nhân viên cấp dưới mới sinh ra – cán bộ có năng lực về CNTT. Vì nhân viên cấp dưới xử lý tài liệu và người nhu yếu phải triển khai nghiên cứu và phân tích ngân sách / doanh thu cho những ứng dụng, do đó cán bộ xử lý tài liệu tự động hóa phải học về kinh doanh thương mại còn người sử dụng phải học thêm về CNTT. Điều này có tác động ảnh hưởng rất mạnh tới những hoạt động giải trí kinh doanh thương mại và những dự án Bất Động Sản mà họ đề xuất kiến nghị .
Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp
Trong những năm 90, công nghệ tiên tiến máy tính tăng trưởng nhanh. Một số người cho rằng công nghệ tiên tiến mới đưa vào hoàn toàn có thể đủ thay thế sửa chữa cho 10 năm sử dụng có hiệu suất cao những gì đã có. Công nghệ phần mềm mới và những ngôn từ thế hệ 4 đã được cho phép tạo ra sự tích hợp công dụng quản trị kinh doanh thương mại và xử lý tài liệu tự động hóa, hiệu quả trực tiếp là sự tập trung chuyên sâu quản trị thông tin trong một cấu trúc đơn thuần .
Trong tiến trình này người sử dụng không còn phải chờ đón để ý kiến đề nghị ưu tiên cho yếu tố của họ. Họ tự làm những việc làm của chính họ trên máy tính. Giá cả của máy tính và ứng dụng giảm xuống thấp tương thích với nguồn lực kinh tế tài chính của người sử dụng. Bộ phận chuyên trách về xử lý tài liệu tự động hóa tập trung chuyên sâu những hoạt động giải trí của mình vào những việc làm dịch vụ, phân phối những tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho những người sử dụng .
Giai đoạn V: Giai đoạn quản trị dữ liệu
Đây là tiến trình lúc bấy giờ của những HTTT. Bộ phận quản trị HTTT đã nhận ra rằng thông tin là nguồn lực và mọi người phải được sử dụng nguồn lực ấy thuận tiện. Chính do đó thông tin phải được quản trị một cách thích hợp. Dữ liệu phải được tàng trữ và duy trì sao cho mọi người sử dụng hoàn toàn có thể tiếp cận chúng như một tài nguyên dùng chung và thế cho nên quy mô tài liệu phải được kiến thiết xây dựng độc lập với những ứng dụng. Tư tưởng này được cho phép người sử dụng tăng trưởng ứng dụng của mình để sử dụng tài liệu chung đó .
Giai đoạn này đặc trưng bằng uy lực của người sử dụng, người mà giờ đây có nghĩa vụ và trách nhiệm chính so với sự tích hợp và sử dụng riêng tài nguyên thông tin của tổ chức triển khai .
Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi
Ở giai đoạn này có sự đan kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức từ cấp chiến lược trở xuống. Các bộ thông tin cấp cao là thành viên của đội ngũ quản lý cao cấp, đóng góp phần chính cho các quyết định kinh doanh và khai thác CNTT cho việc dành lợi thế cạnh tranh.
Xem thêm: Các nguyên tắc truyền máu cơ bản
Source: https://dvn.com.vn
Category: Bản Tin DVN
