Cách Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu Qua Mạng | MEINVOICE

Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu và lần 2 qua mạng như thế nào? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Tìm ngay câu trả lời cho quy trình phát hành hóa đơn điện tử ngay trong bài viết dưới đây.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC khái niệm về hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

Bạn đang đọc: Cách Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu Qua Mạng | MEINVOICE

“ Hóa đơn điện tử được lao lý là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán sản phẩm & hàng hóa và đáp ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, tàng trữ và quản trị hóa đơn điện tử sẽ trải qua phương tiện đi lại điện tử và phân phối những pháp luật của Bộ Tài Chính. ”

>> Xem chi tiết: Hóa đơn điện tử là gì và 15 điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử.

Theo pháp luật của nhà nước, Tại nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP, phát hành ngày 19/10/2020. Cụ thể tại Khoản 3, Điều 59 pháp luật :
“ Doanh Nghiệp bắt buộc phải quy đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán sản phẩm & hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022. ”

Theo đó, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không phải từ ngày 1/11/2020 như trước, mà thay vào đó các doanh nghiệp có thời gian để chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

2. Cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Thông tư 32/2011 / TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ .
Trước đây : Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản trị trực tiếp chậm nhất năm ( 05 ) ngày trước khi Doanh nghiệp khởi đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành .
Từ ngày 12/6/2017 : Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017 / TT-BTC lao lý : “ Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản trị trực tiếp chậm nhất hai ( 02 ) ngày trước khi tổ chức triển khai kinh doanh thương mại mở màn sử dụng hóa đơn .

2.1 Quy định về thông báo phát hành hóa đơn mới nhất

Cách phát hành/đăng ký hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức triển khai gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không bảo vệ đủ nội dung theo đúng lao lý thì trong thời hạn hai ( 02 ) ngày thao tác kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức triển khai biết. Tổ chức có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm soát và điều chỉnh để thông báo phát hành mới. ”

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng ?

“ Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh thương mại khởi đầu được phép sử dụng hóa đơn ” .

2.2 Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Tất cả hồ sơ ĐK sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế theo Thông tư 32/2011 / TT-BTC gồm 3 mẫu dưới đây :

Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể trực tiếp kê khai trên ứng dụng ( xem hướng dẫn tại đây ). Sau đó ký số vào hồ sơ và tải về máy tính để nộp cho cơ quan thuế qua hình thức trực tiếp hoặc nộp trực tuyến. Nhiều cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến để tiết kiệm chi phí thời hạn, sức lực lao động và dễ quản trị .

>> Xem chi tiết: Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua eTax cho Cơ quan thuế

2.3 Các bước đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế

Quy trinh cach phat hanh hoa don dien tu

Quy trình cách phát hành hóa điện tử lần đầu qua mạng

Lưu ý: Đối với trường hợp đơn vị lần đầu sử dụng meInvoice nhưng đã nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế thì Kế toán cần kiểm tra và khởi tạo mẫu hóa đơn trên meIvoice trùng khớp với mẫu hóa đơn đã nộp.

Quy trình ĐK sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuê như sau :

Bước 1: Khởi tạo mẫu hóa đơn.

Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử .
Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên bản thử nghiệm .

Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 4: Nộp bộ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

3. Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần sẵn sàng chuẩn bị thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm có :

Mẫu quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

cach phat hanh hoa don dien tu - mau quyet dinh su dung hoa don dien tu - 1

Mẫu 01: Mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử

(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Mẫu số 2: Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà phân phối giải pháp cung cấp). Doanh nghiệp trải nghiệm tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với DN tại đây.

mẫu hóa đơn điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Sản phẩm của Công ty Cổ Phần MISA

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí 7 ngày- MISA meInvoice. Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice tự động thiết kế mẫu hóa đơn theo nhu cầu của Doanh nghiệp.

Lưu ý:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và hoá đơn mẫu -> phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)
Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”
Sử dụng chữ ký số điện tử để ký hóa đơn online.

Xem thêm: Từ A-Z cách sử dụng chữ ký số cho mọi trường hợp.

Hiện nay, MISA – Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử TOP đầu được Cơ quan Thuế chứng thực và đông đảo Khách hàng sử dụng hỗ trợ DN miễn phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và tư vấn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ Quan Thuế. Doanh nghiệp quan tâm, đăng ký nhận ưu đãi và dùng thử miễn phí phần mềm trong 7 ngày TẠI ĐÂY nhé!

Dùng thử hóa đơn điện tử

4. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng gồm 3 bước dưới đây:

Xem thêm: Dịch vụ Thuế điện tử eTax là gì? ⋆ Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử EIV

Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên HTTK

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)
Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”.

cach phat hanh hoa don dien tu 2

Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn (Sử dụng trình duyệt Internet Explorer ). Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.
Tiếp đó, Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

cach phat hanh hoa don dien tu 3

Sau khi đã ĐK xong những bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “ Nộp tờ khai ” / Tải lên fife thông báo “ XML ”
Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc bạn nộp Tờ khai thuế GTGT

Bước 3: Nộp hóa đơn, mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in phân phối và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp tiếp đó những bạn đính kèm trong File Word .

+ Sau khi những bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai.gdt.gov.vn những bạn vào mục : Tra cứu / TB01 / AC – Thông báo phát hành hóa đơn
– Đính kèm file Word vào Thông báo Phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, những bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp -> Sau đó Ký nộp là xong .

Chú ý:

Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.
Cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Truy cập vào Website tracuuhoadon để xem tình hình đã được sử dụng hay chưa. Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng). Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan Thuế.
Nếu thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2:

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự đổi khác về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn .

Trên đây là cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng. Để chắc chắn thông tin của bạn đã được cơ quan thuế chấp thuận. Sau 2 ngày bạn kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Để có mẫu hóa đơn điện tử cũng như được sử dụng hóa đơn điện tử thì Doanh nghiệp cần công cụ phần mềm hóa đơn điện tử. Vì vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm để được triển khai sử dụng.

5. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2

Cách phát hành hóa đơn điện tử lần thứ 2 sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều cho doanh nghiệp.

Nếu không có sự đổi khác về hình thức và nội dung hóa đơn điện tử phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu. Tay vào đó là chỉ cần gửi mẫu TB01 / AC chậm nhất 5 ngày trước khi sử dụng .

5.1 Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử các trường hợp khác

Trường hợp những số hóa đơn chưa sử dụng hét mà đã thực thi thông báo phát hành. Tổ chức kinh doanh thương mại vẫn có nhu yếu sử dụng hóa đơn ( khi đã có sự biến hóa tên, địa chỉ nhưng không đổi khác mã số thuế và cơ quan thuế quản trị trực tiếp ). Tổ chức, kinh doanh thương mại thực thi những bước dưới đây để sử dụng hóa đơn :

Liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn thủ tục.
Thông báo nhà cung cấp cập nhật thông tin thay đổi.
Đồng thời gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp kèm một bản nộp online lên thuế điện tử (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39) chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụ đến khách hàng.

5.2 Trường hợp khác, có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Doanh nghiệp thực thi như sau để liên tục sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành .
Doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn thủ tục chuyển khu vực kinh doanh thương mại làm đổi khác cơ quan thuế quản trị trực tiếp .
Thông thường sẽ nộp báo cáo giải trình tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng ( mẫu số 3.10 Phụ lục 3 phát hành kèm theo Thông tư 39 )
Thông báo kiểm soát và điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến ( trong đó nêu rõ số hóa đơn điện tử đã phát hành chưa sử dụng, sẽ liên tục sử dụng ) .

Lưu ý: Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết. Doanh nghiệp cần thực hiện huỷ hoá đơn điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

5.3 Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng.

Trong trường hợp này, tùy từng đơn vị chức năng thường trực, Trụ sở phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản trị trực tiếp .
Trường hợp tổ chức triển khai có những đơn vị chức năng thường trực, Trụ sở có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức triển khai nhưng tổ chức triển khai thực thi khai thuế giá trị ngày càng tăng cho đơn vị chức năng thường trực, Trụ sở thì đơn vị chức năng thường trực, Trụ sở không phải Thông báo phát hành hoá đơn .

6. MISA hỗ trợ 100% thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử của MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm tay nghề trong nghành kinh tế tài chính kế toán, kê khai thuế, hóa đơn điện tử, … Phần mềm phân phối vừa đủ nhiệm vụ hóa đơn theo Thông tư 68/2019 / TT-BTC, Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP, Thông tư 32/2011 / TT-BTC, … .

Thay vì phải tư chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, MISA sẽ hỗ trợ doanh nghiệp khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử và lập bộ hồ sơ đăng ký phát hành chỉ với vài thao tác đơn giản ngay trên phần mềm MISA meInvoice. Các tờ khai trên sẽ được phần mềm tạo lập tự đồng dựa trên thông tin của doanh nghiệp cung cấp và theo mẫu quy định của cơ quan thuế.

cach phat hanh hoa don dien tu 4

Ngay sau khi lập xong bộ hồ sơ, MISA sẽ tương hỗ doanh nghiệp gửi tới cơ quan thuế qua mạng. Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử / / www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html và khởi đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận đồng ý của cơ quan thuế .

Trên đây là bài hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử, quy định về thông báo phát hành hóa đơn, hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, mẫu thông báo sử dụng hóa đơn điện tử gửi khách hàng,… Hy vọng bài viết đã cung cấp đến quý khách những thông tin hữu ích.

Bên cạnh đó, MISA sát cánh cùng Cơ quan Thuế cả nước tương hỗ Doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử như sau :

Tặng miễn phí 300 hóa đơn điện tử

Không giới hạn số lượng người dùng.
Không thu phí duy trì hàng năm.
MIỄN 100 % phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản .
MIỄN 100 % phí tích hợp với những ứng dụng kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau .
MIỄN 100 % phí tư vấn thủ tục ĐK sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế .
MIỄN 100 % phí tàng trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm .

Báo giá hóa đơn điện tử MISA

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA. Xin vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

ưu đãi hóa đơn điện tử