101 thủ thuật excel hữu dụng nhất dành cho dân văn phòng

Dưới đây là 101 thủ thuật Excel hữu ích nhất dành cho dân văn phòng:

1. Sử dụng phím tắt để làm việc nhanh chóng (ví dụ: Ctrl + C để sao chép, Ctrl + V để dán).
2. Tự động điền dữ liệu với tính năng Tự động điền và Flash Fill.
3. Tạo các công thức tính toán đơn giản (ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, MIN) để tổng hợp dữ liệu.
4. Sử dụng kiểu dữ liệu bảng để sắp xếp và lọc dữ liệu một cách dễ dàng.
5. Tích hợp các hàm IF, VLOOKUP, và INDEX-MATCH để phân loại và tìm kiếm dữ liệu.
6. Sử dụng các hàm nhóm dữ liệu như SUMIFS, COUNTIFS và AVERAGEIFS để tính toán dữ liệu theo nhiều điều kiện.
7. Áp dụng kiểu dữ liệu điều kiện và định dạng điều kiện để làm nổi bật dữ liệu quan trọng.
8. Sử dụng Data Validation để giới hạn dữ liệu đầu vào và tránh dữ liệu không hợp lệ.
9. Tận dụng tính năng Sparklines để tạo biểu đồ trong ô dữ liệu.
10. Sử dụng PivotTables để tóm tắt và phân tích dữ liệu một cách linh hoạt.
11. Tạo PivotCharts để biểu đồ hóa dữ liệu từ PivotTables.
12. Sử dụng tính năng Goal Seek để tìm giá trị mục tiêu cho một công thức cụ thể.
13. Tích hợp Solver để tối ưu hóa giải pháp trong các vấn đề tối ưu hóa.
14. Sử dụng tính năng Track Changes để theo dõi sự thay đổi trong bảng tính.
15. Tích hợp các chú thích để ghi chú và giải thích dữ liệu.
16. Sử dụng tính năng Hyperlink để tạo liên kết đến các trang web hoặc tài liệu liên quan.
17. Tạo các công thức có điều kiện để tính toán dựa trên điều kiện xác định.
18. Sử dụng tính năng Freeze Panes để giữ cố định các hàng hoặc cột khi cuộn trang.
19. Tạo bảng tính con để theo dõi thông tin quan trọng trong bảng tính lớn.
20. Sử dụng tính năng Text to Columns để phân tách dữ liệu trong một ô thành nhiều cột.
21. Tích hợp các hàm Date và Time để làm việc với dữ liệu ngày tháng.
22. Sử dụng tính năng Conditional Formatting để làm nổi bật dữ liệu dựa trên các điều kiện.
23. Tích hợp tính năng Data Tables để tạo bảng tham số cho các công thức phức tạp.
24. Tạo các công thức Array để thực hiện tính toán trên nhiều ô dữ liệu cùng một lúc.
25. Sử dụng tính năng Text Functions để thực hiện các thao tác văn bản như kết hợp, tách và định dạng lại văn bản.
26. Tạo các biểu đồ đẹp và dễ đọc để trực quan hóa dữ liệu.
27. Sử dụng các công thức tìm kiếm và chuỗi để tìm kiếm và phân tích thông tin.
28. Tạo các mẫu văn bản sẵn có để nhanh chóng nhập dữ liệu.
29. Sử dụng tính năng Scenario Manager để so sánh kịch bản khác nhau.
30. Tích hợp tính năng Data Validation để tạo danh sách thả xuống cho dữ liệu đầu vào.
31. Sử dụng tính năng Consolidate để tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính.
32. Tạo các công thức Link để liên kết dữ liệu từ các bảng tính khác nhau.
33. Sử dụng tính năng Trace Precedents và Trace Dependents để theo dõi các liên kết dữ liệu.
34. Tích hợp các hàm Financial để thực hiện tính toán tài chính.
35. Sử dụng tính năng What-If Analysis để phân tích các kịch bản khác nhau.
36. Tạo các công thức Error Handling để xử lý lỗi trong dữ liệu.
37. Sử dụng tính năng Custom Views để lưu lại các thiết lập hiển thị khác nhau.
38. Tạo các công thức Logical để thực hiện các phép so sánh và kiểm tra điều kiện.
39. Sử dụng tính năng Watch Window để theo dõi các ô dữ liệu quan trọng.
40. Tích hợp các hàm Statistical để phân tích dữ liệu.
41. Sử dụng tính năng Scenario Manager để tạo các kịch bản thay đổi cho dự án.
42. Tạo các công thức Matrix để thực hiện tính toán trên ma trận dữ liệu.
43. Sử dụng tính năng Form Control và ActiveX Control để tạo các nút điều khiển và biểu mẫu trong bảng tính.
44. Tích hợp các hàm Database để làm việc với dữ liệu trong các danh sách và cơ sở dữ liệu.
45. Sử dụng tính năng Consolidate để tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau.
46. Tạo các công thức Link để liên kết dữ liệu từ các bảng tính khác nhau.
47. Sử dụng tính năng Data Validation để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào.
48. Tạo các mẫu dữ liệu sẵn có để nhanh chóng nhập dữ liệu.
49. Sử dụng các công thức đệ quy để thực hiện tính toán lặp lại.
50. Tạo các hàm Custom để thực hiện tính toán theo yêu cầu riêng.
51. Sử dụng tính năng Group và Outline để nhóm dữ liệu và tạo mô tả tổng quát.
52. Tích hợp tính năng Text to Speech để đọc dữ liệu văn bản trong bảng tính.
53. Sử dụng tính năng 3D References để tính toán trên nhiều bảng tính cùng một lúc.
54. Tạo các hàm UDF (User Defined Functions) để thực hiện tính toán phức tạp.
55. Sử dụng tính năng Camera để tạo ảnh chụp của một phạm vi dữ liệu.
56. Tích hợp các hàm Logical để tạo các phép toán logic đơn giản.
57. Sử dụng tính năng Scenario Manager để so sánh kịch bản khác nhau.
58. Tạo các công thức động để thay đổi công thức dựa trên điều kiện.
59. Sử dụng tính năng Custom Views để lưu lại các thiết lập hiển thị khác nhau.
60. Tích hợp các hàm Date và Time để làm việc với dữ liệu thời gian.
61. Sử dụng tính năng Data Analysis Toolpak để thực hiện phân tích số liệu cơ bản.
62. Tạo các công thức Tổ hợp để tính toán tổ hợp dữ liệu.
63. Sử dụng tính năng Import Data để nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài.
64. Tích hợp các hàm Text để thực hiện các thao tác văn bản phổ biến.
65. Sử dụng tính năng Table Styles để tùy chỉnh kiểu dáng của bảng.
66. Tạo các công thức Regression để phân tích dữ liệu theo mô hình hồi quy.
67. Sử dụng tính năng Text to Columns để phân tách dữ liệu trong một ô thành nhiều cột.
68. Tích hợp tính năng Consolidate để tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính.
69. Sử dụng tính năng Text to Speech để đọc dữ liệu văn bản trong bảng tính.
70. Tạo các công thức Dynamic Array để tự động mở rộng dữ liệu.
71. Sử dụng tính năng Data Analysis Toolpak để thực hiện phân tích số liệu cơ bản.
72. Tích hợp tính năng Forecasting để dự đoán xu hướng trong dữ liệu.
73. Sử dụng tính năng Goal Seek để tìm giá trị mục tiêu cho một công thức cụ thể.
74. Tạo các công thức What-If để thay đổi giá trị đầu vào và xem kết quả.
75. Sử dụng tính năng Chart Styles để tùy chỉnh kiểu dáng của biểu đồ.
76. Tích hợp tính năng Scenario Manager để tạo các kịch bản thay đổi cho dự án.
77. Sử dụng tính năng Data Form để nhập dữ liệu một cách dễ dàng.
78. Tạo các công thức Error Handling để xử lý lỗi trong dữ liệu.
79. Sử dụng tính năng Query Editor để trích xuất và biến đổi dữ liệu.
80. Tích hợp các hàm Database để làm việc với dữ liệu trong các danh sách và cơ sở dữ liệu.
81. Sử dụng tính năng Page Layout để tùy chỉnh trang in bảng tính.
82. Tạo các công thức Financial để thực hiện tính toán tài chính.
83. Sử dụng tính năng Scenario Manager để tạo các kịch bản thay đổi cho dự án.
84. Tích hợp tính năng Text to Speech để đọc dữ liệu văn bản trong bảng tính.
85. Sử dụng tính năng Consolidate để tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng tính.
86. Tạo các công thức Link để liên kết dữ liệu từ các bảng tính khác nhau.
87. Sử dụng tính năng Data Validation để kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào.
88. Tạo các mẫu dữ liệu sẵn có để nhanh chóng nhập dữ liệu.
89. Sử dụng các công thức đệ quy để thực hiện tính toán lặp lại.
90. Tạo các hàm UDF (User Defined Functions) để thực hiện tính toán phức tạp.
91. Sử dụng tính năng Group và Outline để nhóm dữ liệu và tạo mô tả tổng quát.
92. Tích hợp tính năng Text to Speech để đọc dữ liệu văn bản trong bảng tính.
93. Sử dụng tính năng 3D References để tính toán trên nhiều bảng tính cùng một lúc.
94. Tạo các công thức động để thay đổi công thức dựa trên điều kiện.
95. Sử dụng tính năng Custom Views để lưu lại các thiết lập hiển thị khác nhau.
96. Tích hợp các hàm Date và Time để làm việc với dữ liệu thời gian.
97. Sử dụng tính năng Data Analysis Toolpak để thực hiện phân tích số liệu cơ bản.
98. Tạo các công thức Tổ hợp để tính toán tổ hợp dữ liệu.
99. Sử dụng tính năng Import Data để nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài.
100. Tích hợp các hàm Text để thực hiện các thao tác văn bản phổ biến.
101. Sử dụng tính năng Table Styles để tùy chỉnh kiểu dáng của bảng.

Đây chỉ là một số trong số nhiều thủ thuật hữu ích trong Excel. Các thủ thuật này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tối ưu hóa công việc trong Excel. Hy vọng rằng danh sách này sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia trong việc sử dụng Excel trong công việc hàng ngày của mình.

Là dân văn phòng, excel là công cụ không hề không dùng đến của những bạn. Nhưng bạn có chắc như đinh rằng mình đã biết được toàn bộ những thủ thuật excel có ích để hoàn toàn có thể thao tác với excel hiệu suất cao nhất chưa ?

Sử dụng thành thạo excel giúp ích rất nhiều trong công việc đặc biệt đối với các bạn làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Các hàm trong excel, các tiện ích trong excel luôn hữu ích rất nhiều trong công việc. Giỏi excel không chỉ giúp bạn thuận lợi trong công việc mà còn nhận được sự kính nể từ mọi người. Một trong số những yếu tố để được coi là giỏi excel là thành thạo các thủ thuật trong excel cơ bản. Sau đây, 123job xin được điểm lại cho bạn đọc 10 thủ thuật excel cơ bản giúp bạn thao tác nhanh hơn và làm việc chuyên nghiệp hơn.

1. In 1 vùng tùy chọn trong Excel

Thủ thuật excel cho dân văn phòng khi muốn in 1 phần thông tin trong bảng tính excel bất kể sẽ được thực thi như sau : ( những bước hướng dẫn triển khai trên excel 2010, bạn cũng hoàn toàn có thể làm tựa như với những phiên bản excel khác )

Bước 1 – Chọn vùng bạn muốn in: Chọn phần muốn in bằng cách nhấn giữ trái chuột và kéo để bôi đen
Bước 2 – Đặt vùng in: Vào “Page layout”  >>> “Print Area” >>> “Set Print Area”
Bước 3 – In vùng đã chọn: Căn chỉnh trước khi in như văn bản bình thường sau đó tiến hành in văn bản

Thủ thuật excel cho dân văn phòng

2. Cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel

Trong trường hợp bạn đang làm việc trên một bảng tính bao gồm rất nhiều dòng và nhiều cột, khi bạn kéo chuột xuống phía dưới hoặc kéo chuột sang một bên thì các hàng hoặc cột tiêu đề cũng chạy theo khiến cho bạn rất khó để đối chiếu số liệu.  Bạn cần cố định hàng hoặc cột tiêu đề lại để tiện theo dõi. Hãy sử dụng công cụ Freeze Panes. Đây là một trong các thủ thuật trong excel rất cơ bản và hữu dụng trong nhiều trường hợp.

Thủ thuật excel cho dân văn phòng

Giao diện công cụ freeze panesCách làm như sau :

* Cố định dòng đầu tiên:

• Vào VIEW >>> Freeze Panes >>> Freeze Top Row ngay sau đó bảng tính Excel sẽ cố định dòng trên cùng của bảng tính excel
• Kết quả sau khi thực hiện thủ thuật excel này là khi bạn kéo các dòng xuống phía dưới thì dòng tiêu đề bạn muốn vẫn cố định trên màn hình làm việc excel của bạn.

* Cố định cột đầu tiên: 

• Tương tự vào VIEW >>>Freeze Panes >>> Freeze First Column Thủ thuật Excel này sẽ cố định cột đầu tiên của bảng tính.
• Kết quả đạt được là bạn kéo bảng tính sang phải bao xa thì cột đầu tiên sẽ vẫn được giữ cố định cho bạn.

* Cố định dòng cột bất kỳ:

• Đặt con chuột ở vị trí là ô đầu tiên sau cột bạn muốn cố định hoặc dưới dòng bạn muốn cố định sau đó làm tương tự các bước như ở trên.
• Sau các thủ thuật excel mà bạn thực hiện các dòng nằm phía trên dòng đặt con trỏ chuột và các cột phía trước cột đặt con trỏ sẽ được cố định.

Ví dụ : Bạn muốn cố định và thắt chặt Cột thứ 3 ( Cột C ), dòng thứ 8 thì những bạn sẽ đặt chuột ở Ô D9 .

3. Tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái

Thủ thuật excel này rất đơn giản và hữu ích, bạn có một bảng dữ liệu dạng số, đối với dữ liệu dạng số, thông thường các thủ thuật excel cơ bản có thể kể đến khi làm việc với bảng này là các hàm như Sum – tính tổng, Min – tìm ra giá trị nhỏ nhất, Max – tìm ra giá trị lớn nhất hay Average – tính giá trị trung bình….

Thay vì cách dùng các hàm tính toán thống kê đó từng bước để tìm ra kết quả thì ta có thể xem nhanh các giá trị này bằng cách sử dụng thủ thuật excel tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái bằng cách: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn thực hiện các thủ thuật excel, và mở Customize status bar để xem các số liệu ở phía dưới.

Hình minh họa :

Thủ thuật excel cơ bảnCác bạn hoàn toàn có thể thêm hay bỏ bớt những tham số ở thanh trạng thái bằng cách nhấn phải chuột ở thanh trạng thái để chọn hoặc bỏ những phép tính trong menu Customize Status Bar .

Xem thêm : Vận dụng hàm SUBTOTAL trong Excel vào nghành kế toán

4. Đổi cột thành dòng, dòng thành cột

Khi bạn muốn đổi cột thành dòng, dòng thành cột, đổi khác cấu trúc dòng cột trong bảng tính excel hãy thực thi thủ thuật excel cơ bản sau đây :

• Bôi đen bảng số liệu bạn muốn đổi — Chọn “Copy”— Chọn “Paste Special” trên màn hình sẽ hiện ra giao diện (phía dưới).
• Tiếp tục nhấn chọn “Transpose” và bấm chọn ok.

Thủ thuật trong excel cơ bản

5. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Bạn đang thao tác với 1 list họ tên lộn xộn như bảng dưới đây và bạn muốn những họ tên này phải được viết theo kiểu chữ hoa hàng loạt hay chữ hoa vần âm đầu, …. thì đây là những thủ thuật excel cho dân văn phòng dành cho bạn .

Thủ thuật excel cơ bảnCột A là cột họ tên bắt đầu, có 1 số ít những thủ thuật trong excel về quy đổi chữ hoa chữ thường cho những bạn lựa chọn như sau :

• Viết hoa tất cả các chữ cái: Dùng hàm UPPER
• Viết thường tất cả các chữ cái: Dùng hàm LOWER
• Viết hoa các chữ cái đầu tiên: Dùng hàm PROPER

6. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Nhấn giữ phím Ctrl và kích chọn những file bạn muốn mở sau đó nhấn phím Enter .Đây là giải pháp khi bạn đang cần mở nhiều file excel một lúc để thao tác, thay vì mở từng file một những bạn hoàn toàn có thể mở cùng 1 lúc nhiều file bằng 1 thao tác như trên. Đây là thủ thuật cơ bản trong những thủ thuật trong excel được nhiều nhân viên cấp dưới văn phòng, nhân viên cấp dưới kế toán sử dụng .

Xem thêm : Bí quyết sử dụng thành thạo cách tính căn bậc 2 trong Excel

7. In văn bản từ Excel khi sang trang vẫn có tiêu đề

Khi bạn in tài liệu trong bảng excel, chắc như đinh những bạn không nắm rõ những thủ thuật excel cho dân văn phòng sẽ thường gặp phải trường hợp rất không dễ chịu đó là khi sang trang, bạn không hề theo dõi số liệu hiệu suất cao vì bạn không còn theo dõi được tiêu đề nội dung của những ô số liệu ( tựa như trường hợp ở thủ thuật excel số 1 ). Ví dụ cho những bạn tưởng tượng :

Thủ thuật excel – trang trước

Thủ thuật excel – Trang sauGiải pháp cho trường hợp này thủ thuật excel cơ bản bạn hoàn toàn có thể thực thi như sau :

Bước 1: “Page layout” => “Page setup” => Chọn tab “Sheet” 
Bước 2: Trong cửa sổ tab “sheet” chọn “Row to repeat at top” – nhắc lại dòng trên; sau đó tìm đến bôi đen dòng tiêu đề mà bạn muốn nhắc lại trong bảng tính, sau đó nhấn nút “OK”

Thủ thuật excelSau khi thực thi thủ thuật excel này, văn bản in ra sẽ đều có dòng tiêu đề ở tổng thể những trang .

8. Chuyển đổi qua lại các tab làm việc trên Excel

Trong các thủ thuật excel cho dân văn phòng, có một thủ thuật rất hay được sử dụng nhằm thuận lợi cho người dùng trong trường hợp phải liên tục đổi giữa các sheet để xem số liệu. Đó là tổ hợp phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để chuyển đổi qua lại giữa các sheet một cách chuyên nghiệp mà không cần dùng tới chuột.

Xem thêm : Chi tiết cách sử dụng hàm trừ trong Excel mới nhất

9. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để thực thi những thủ thuật excel điền nhanh những tài liệu giống nhau như số thứ tự, vần âm, … ta thực thi như sau :

• Đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (có thể là định dạng text, số hoặc công thức)
• Sau đó nhấp đúp chuột vào dấu + ở góc dưới của ô được chọn khi rê chuột vào
• Sau đó kéo giữ chuột trái qua các ô mà bạn muốn điền nhanh dữ liệu. Lập tức kết quả trả về sẽ là một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

Thủ thuật excel cơ bản

Xem thêm : Tổng hợp những cách xuống dòng trong ô Excel đơn thuần nhất

10.  Chỉ copy giá trị

Đôi lúc ta cần copy một vùng tài liệu ( có chứa công thức ) sang một nơi khác, thường tất cả chúng ta sẽ hay dùng lệnh copy / paste. Tuy nhiên cách này hoàn toàn có thể làm biến hóa số liệu vì trong những vùng tài liệu có chứa công thức. Để giữ nguyên số liệu ( không chứa công thức ), Ta triển khai thủ thuật excel cơ bản sau : tất cả chúng ta nhấn Paste Special → Value rồi nhấn OK .

Bước 1: Bạn chọn vùng dữ liệu cần copy nhấn Ctrl C để copy dữ liệu.
Bước 2: Nhấn vào ô đầu tiên trong vùng mà bạn muốn dán dữ liệu sau đó nhấn chuột phải → một menu đơn sẽ xuất hiện, bạn chọn Paste Special  → Value rồi nhấn OK.

Thủ thuật excel cho dân văn phòng

Xem thêm : Tổng hợp cách đánh số thứ tự trong Excel dành cho dân văn phòng

11. Định hướng được con trỏ khi nhấn Enter

Vấn đề: Bạn đang nhập dữ liệu và khi nhấn Enter thì con trỏ chuột sẽ di chuyển lên xuống giữa các ô khác. Nhưng bạn muốn con trỏ chuột sẽ nhảy sang trái phải để tiện cho việc nhập dữ liệu dạng ngang.

Giải pháp: Bạn hãy thực hiện theo cách sau:

Bước 1: Nhấn vào thẻ File.

Bước 2: Chọn Options.

Bước 3: Chọn mục Advanced > chọn After Pressing Enter move Selection > ở phần Direction chọn vị trí con trỏ chuột.

Xem thêm: Tổng hợp các cách gộp ô trong Excel đơn giản và hiệu quả nhất

12. Kết luận

Nắm rõ những thủ thuật excel cho dân văn phòng, những thủ thuật excel cơ bản sẽ giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn thao tác, báo cáo giải trình, …. Để hoàn toàn có thể sử dụng thành thạo những thủ thuật trong excel, bạn cần thực hành thực tế nhiều lần để ghi nhớ. Hy vọng 10 thủ thuật trong excel vừa qua 123 job trình làng có ích với bạn đọc. Cùng theo dõi 123 job để khám phá nhiều kiến thức và kỹ năng văn phòng mê hoặc hơn nhé !

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật