10 Mẹo để làm chủ Microsoft Outlook 2013 2022
10 mẹo này sẽ giúp bạn nén thông điệp và chương trình thao tác của bạn, và thao tác hiệu suất cao hơn .
Mục Lục
1. Xem hộp thư đến theo cách của bạn
Khi sắp xếp màn hình theo cách bạn muốn, hãy lưu cài đặt Chế độ xem để bạn có thể quay lại bất kỳ lúc nào.
Khi sắp xếp màn hình theo cách bạn muốn, hãy lưu cài đặt Chế độ xem để bạn có thể quay lại bất kỳ lúc nào.
Bạn đang đọc: 10 Mẹo để làm chủ Microsoft Outlook 2013 2022
Khi bạn mở hộp thư đến lần tiên phong, chính sách xem mặc định sẽ Open, nhưng không phải nhìn theo cách này. Để xem nhiều tùy chọn tùy chỉnh của Oulook, nhấp vào tab Xem trên thanh công cụ ribbon và chọn Thay đổi chính sách xem. Có nhiều chính sách xem được đặt trước bạn hoàn toàn có thể chọn, giống như hiển thị những email mới nhất .
Cũng trên tab Xem, bạn hoàn toàn có thể chọn Xem trước tin nhắn và chọn Tắt để bật xem trước tắt. Hoặc, chọn 1, 2 hoặc 3 để xem số dòng văn bản tin nhắn đó bên dưới tiêu đề của nó. Bạn hoàn toàn có thể định thông số kỹ thuật bất kể tùy chọn nào trong số này cho thư mục hiện tại hoặc cho tổng thể những hộp thư .
Nhấp Xem cài đặt để biết những tùy chọn để tùy chỉnh chính sách xem, ví dụ điển hình như thêm cột hoặc sắp xếp lại thứ tự của chúng. Các tùy chọn Sắp xếp cho phép bạn sắp xếp email theo Ngày, Chủ đề, v.v. Tùy chọn Bố cục được cho phép bạn tùy chỉnh ngăn thư mục và ngăn đọc .
Khi bạn đã sắp xếp hộp thư đến theo ý thích của mình, hãy nhấp vào Thay đổi chính sách xem > Lưu chế độ xem hiện tại dưới dạng chính sách xem mới. Sau đó nhập tên cho chính sách xem và chỉ định thư mục nào hoàn toàn có thể được sử dụng trên và bởi ai. Trong tương lai, quay lại chính sách xem này bằng cách chọn Thay đổi chính sách xem và chọn chính sách xem đã lưu của bạn .
2. Xác định lại những gì đánh dấu email là “đã đọc”
Tự động đánh dấu thư là chỉ đọc nếu chúng xuất hiện trong Ngăn Đọc lâu hơn khoảng thời gian đặt trước.Tự động lưu lại thư là chỉ đọc nếu chúng Open trong Ngăn Đọc lâu hơn khoảng chừng thời hạn đặt trước .Màu Outlook chưa đọc email khác với thư bạn đã đọc đọc. Tuy nhiên, quá dễ để một email được lưu lại là đã đọc khi bạn vừa mới xem lướt qua, điều này hoàn toàn có thể khiến bạn bỏ lỡ điều gì đó quan trọng .
Để ngăn ngừa điều này, hãy chọn Tệp > Tùy chọn > Thư, và sau đó nhấp vào nút Ngăn đọc. Chọn hộp kiểm ” Đánh dấu những mục là đã đọc khi được xem trong ngăn đọc “. Điều chỉnh số giây bạn muốn thông tin Open trong Ngăn đọc trước khi Outlook ghi lại nó là đã đọc. Mặc định là 5 giây. Giả sử bạn đặt nó trong 30 giây .
Sau đó, trong khi bạn xem trước những tin nhắn trong Ngăn Đọc, chỉ những email Open ở đó dài hơn 30 giây sẽ được ghi lại tự động hóa là đã đọc .
3. Viết các quy tắc của riêng bạn về cách thông báo xuất hiện
Các tin nhắn chưa đọc được đánh dấu màu xanh theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi điều này.Các tin nhắn chưa đọc được lưu lại màu xanh theo mặc định, nhưng bạn hoàn toàn có thể biến hóa điều này .Outlook 2013 có cách mới để chỉ ra những tin nhắn chưa đọc. Có một thanh màu xanh ở bên trái thư trong hộp thư đến của bạn và tiêu đề thư cũng có màu xanh lam .
Màu xanh này được vận dụng bằng định dạng có điều kiện kèm theo. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể đổi khác cả sắc tố và phông chữ. Vẫn còn tốt hơn, bạn hoàn toàn có thể viết những quy tắc của riêng mình và định dạng email của mình bằng sắc tố bạn chọn .
Bạn hoàn toàn có thể gán một màu nhất định cho email dựa trên người gửi cho họ hoặc từ nào Open trong dòng chủ đề. Để triển khai việc này, chọn Xem > Xem setup > Định dạng có điều kiện kèm theo. Bạn sẽ thấy quy tắc Tin nhắn chưa đọc và màu xanh lam. Ở đây bạn hoàn toàn có thể biến hóa phông chữ hoặc sắc tố theo ý muốn .
Bạn cũng hoàn toàn có thể nhấp Thêm để thêm quy tắc mới. Bắt đầu bằng cách nhập tên cho quy tắc trong hộp Tên. Sau đó bấm Phông và chọn phông chữ và màu phông chữ để vận dụng cho tiêu đề email. Cuối cùng, nhấp vào Điều kiện nút. Khi hộp thoại Bộ lọc mở ra, hãy chọn những tùy chọn diễn đạt loại email nào sẽ được định dạng với setup mới của bạn. Nhấp OK ba lần để lưu thiết lập của bạn .
4. Khôi phục thanh việc cần làm
Bạn có thể hiển thị thanh việc cần làm trong Outlook 2013, nhưng nó không hoạt động hiệu quả như trước đây.Bạn hoàn toàn có thể hiển thị thanh việc cần làm trong Outlook 2013, nhưng nó không hoạt động giải trí hiệu suất cao như trước kia .Outlook 2013 sẽ tắt thanh việc cần làm theo mặc định, nhưng dễ mang lại. Nhấp vào tab Xem, chọn Thanh việc cần làm, và từ list thả xuống, hãy chọn mục nào sẽ Open trên thanh Việc cần làm. Các tùy chọn là bật Thanh Việc Cần Tắt ( mặc định ) hoặc để hiển thị tích hợp Công việc, Mọi người và Lịch. Thứ tự mà bạn chọn những tùy chọn này xác lập thứ tự chúng Open trong Thanh việc cần làm. Ví dụ : Tác vụ, được chọn thứ nhất, ở trên cùng. Mặt hàng thứ hai, Người, Open bên dưới và thứ ba, Lịch, Open ở cuối thanh .
Tuy nhiên, thanh Việc cần làm không còn hoạt động giải trí như nó đã làm trong những phiên bản trước của Outlook. Bất kể thanh rộng như thế nào, bạn chỉ thấy một tháng theo lịch. Ngoài ra, nếu bạn không có những cuộc hẹn được lên lịch cho ngày thời điểm ngày hôm nay, thì không có cuộc hẹn nào hiển thị ngay cả khi bạn có 1 số ít ngày dự kiến vào ngày mai .
5. Kết nối với các tài khoản truyền thông xã hội của bạn
Sử dụng hộp thoại Tài khoản mạng xã hội để liên kết Outlook với LinkedIn và Facebook để các chi tiết liên lạc của bạn có thể truy cập được từ bên trong Outlook.Sử dụng hộp thoại Tài khoản mạng xã hội để link Outlook với LinkedIn và Facebook để những chi tiết cụ thể liên lạc của bạn hoàn toàn có thể truy vấn được từ bên trong Outlook .Khi bạn liên kết Outlook với thông tin tài khoản truyền thông online xã hội của mình, mô-đun Mọi người hoàn toàn có thể
Để link thông tin tài khoản mạng xã hội với Outlook 2013, chọn Tệp > tin tức > Cài đặt thông tin tài khoản > Tài khoản mạng xã hội. Kết nối với LinkedIn và Facebook bằng cách chọn dịch vụ mong ước, nhập chi tiết cụ thể thông tin tài khoản của bạn và được cho phép Outlook truy vấn vào thông tin tài khoản của bạn. Bây giờ cụ thể từ những người trong list liên lạc của bạn, người sử dụng website xã hội bạn đã thêm sẽ Open trong khu vực Mọi người trong Outlook .
6. Dọn dẹp thông tin liên lạc
Sử dụng tính năng Liên hệ Liên kết để liên kết nhiều mục liên lạc cho một người với nhau để thông tin dễ truy cập hơn.Sử dụng tính năng Liên hệ Liên kết để link nhiều mục liên lạc cho một người với nhau để thông tin dễ truy vấn hơn .Các tính năng mới trong mô-đun People của Outlook được cho phép bạn truy vấn thông tin về những địa chỉ liên hệ từ những khu vực gồm có Facebook và LinkedIn. Trong 1 số ít trường hợp, bạn sẽ có nhiều mục liên lạc trong list liên lạc cho một người, với những chi tiết cụ thể khác nhau ở mỗi nơi .
Bạn hoàn toàn có thể link nhiều mục nhập này cho một liên hệ duy nhất để thống nhất tài liệu ở một nơi. Nhấp vào liên hệ bạn chăm sóc và xem thông tin của họ bằng cách chọn Trang chủ > Mọi người .
Ở bên phải màn hình hiển thị, nhấp Liên kết liên hệ, và hộp thoại sẽ mở ra mục nhập liên hệ hoặc mục nhập cho người đó. Trong hộp Tìm kiếm người, hãy nhập 1 số ít thông tin nhận dạng cho người đó và Outlook sẽ trả về bất kỳ mục nhập liên hệ nào khác hoàn toàn có thể tương thích với người đó. Nếu họ là cùng một người, hãy nhấp vào mục đó để link cụ thể .
7. Kiểm soát nơi Outlook tìm kiếm theo mặc định
Bạn có thể cấu hình Outlook 2013 để nó mặc định tìm kiếm trong các thư mục bạn chọn.Bạn hoàn toàn có thể thông số kỹ thuật Outlook 2013 để nó mặc định tìm kiếm trong những thư mục bạn chọn .Khi bạn tìm kiếm email trong Outlook, vị trí mặc định là Hộp thư Hiện tại của bạn. Tuy nhiên, điều này thường quá hạn chế. Ví dụ : nếu bạn muốn tìm kiếm trả lại toàn bộ những mục tương thích trong tổng thể những hộp thư, bạn sẽ cần phải chọn tùy chọn này từ list trong hộp Tìm kiếm cho mọi tìm kiếm bạn thực thi. Outlook sử dụng để tìm kiếm. Để thực thi việc này, chọn
Tệp > Tùy chọn > Tìm kiếm. Trong vùng Kết quả bạn hoàn toàn có thể chọn để gồm có tác dụng, chọn một trong bốn tùy chọn sau : Thư mục hiện tại ; Thư mục hiện tại, Hộp thư hiện tại khi tìm kiếm từ hộp thư đến ; Mailbox hiện tại ; hoặc Tất cả hộp thư. Chọn tùy chọn bạn muốn sử dụng và bấm OK. Điều này sau đó sẽ trở thành mặc định cho những tìm kiếm Outlook mặc dầu tất yếu bạn hoàn toàn có thể biến hóa nó trên một tìm kiếm theo cơ sở tìm kiếm khi cần. 8. Quyết định xem có sử dụng những bước nhanh hay quy tắc
Các bước và quy tắc nhanh thực hiện các tác vụ tương tự hay không nhưng có một lựa chọn rõ ràng để được sử dụng cho mục đích gì.
Các bước nhanh được giới thiệu trong Outlook 2010 để cung cấp cho bạn một phương thức thực hiện nhanh các tác vụ trong Outlook. Tuy nhiên, bạn có thể tự hỏi tại sao bạn sẽ sử dụng một bước nhanh hơn là một quy tắc? Các bước nhanh chóng linh hoạt để bạn có thể chọn áp dụng chúng khi bạn muốn sử dụng chúng – Quy tắc ít linh hoạt hơn và khi chúng được thiết lập chúng sẽ tự động được áp dụng.Các bước nhanh được ra mắt trong Outlook 2010 để phân phối cho bạn một phương pháp triển khai nhanh những tác vụ trong Outlook. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tự hỏi tại sao bạn sẽ sử dụng một bước nhanh hơn là một quy tắc ? Các bước nhanh gọn linh động để bạn hoàn toàn có thể chọn vận dụng chúng khi bạn muốn sử dụng chúng – Quy tắc ít linh động hơn và khi chúng được thiết lập chúng sẽ tự động hóa được vận dụng .Câu vấn đáp bạn nên sử dụng tùy thuộc vào tác vụ của bạn. Sử dụng Quy tắc, ví dụ : khi bạn hoàn toàn có thể xác lập thư luôn phải được giải quyết và xử lý theo cách đơn cử mỗi lần. Vì vậy, bạn sẽ sử dụng một quy tắc nếu bạn muốn vận động và di chuyển tổng thể những tin nhắn đến từ sếp của bạn đến một thư mục đơn cử. Quy tắc sẽ hoạt động giải trí tốt ở đây vì email của sếp của bạn sẽ thuận tiện xác lập bằng địa chỉ email duy nhất .
Mặt khác, nếu bạn tàng trữ những thông cáo báo chí truyền thông đến trong một thư mục đặc biệt quan trọng, đây hoàn toàn có thể là trách nhiệm cho Bước Nhanh nếu bạn không biết trước thời hạn những email này sẽ đến từ đâu. Không có cách nào để nhận dạng duy nhất một email có chứa thông cáo báo chí truyền thông, bạn không hề viết quy tắc để tự động hóa giải quyết và xử lý thư. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tạo Bước Nhanh mà bạn hoàn toàn có thể bấm để chuyển dời bất kể thư đã chọn nào vào một thư mục đơn cử. Bước Nhanh không hề xác lập rằng một email có chứa thông cáo báo chí truyền thông – bạn phải làm điều đó – nhưng nó sẽ đẩy nhanh quy trình vận động và di chuyển email nếu bạn quyết định hành động cần phải vận động và di chuyển. Bạn hoàn toàn có thể tạo những bước nhanh và quy tắc trong khu vực thư của Outlook bằng cách sử dụng những công cụ trên tab Trang chủ .
9. Sử dụng Favorites
Tạo một thư mục yêu thích để nó xuất hiện ở phía trên cùng của Folder Folder và dễ tìm và sử dụng.
Nếu bạn có một vài tài khoản email, folder folder của bạn có thể trở nên đông đúc với các thư mục nó mất nhiều thời gian để điều hướng để tìm những thư mục mà bạn sử dụng hầu hết thời gian. Bạn có thể đơn giản hóa việc tìm kiếm các thư mục này nếu bạn thêm chúng dưới dạng Mục ưa thích. Các mục yêu thích xuất hiện ở đầu danh sách Thư mục khi bạn ở trong mô-đun Thư.Nếu bạn có một vài thông tin tài khoản email, thư mục thư mục của bạn hoàn toàn có thể trở nên đông đúc với những thư mục nó mất nhiều thời hạn để điều hướng để tìm những thư mục mà bạn sử dụng hầu hết thời hạn. Bạn hoàn toàn có thể đơn giản hóa việc tìm kiếm những thư mục này nếu bạn thêm chúng dưới dạng Mục ưa thích. Các mục yêu thích Open ở đầu list Thư mục khi bạn ở trong mô-đun Thư .Nếu vùng Ưa thích không Open chuyển sang Thư và chọn
Xem > Ngăn Thư mục và nhấp để bật Mục ưa thích. Bây giờ bạn hoàn toàn có thể thêm bất kể thư mục nào vào Favorites bằng cách kích chuột phải vào thư mục trong Folder thư mục và chọn Show in Favorites. Bạn thậm chí còn hoàn toàn có thể thiết lập một thư mục tìm kiếm là một yêu dấu vì thế nó rất thuận tiện để tìm và sử dụng. 10. Hiểu hậu quả của việc sử dụng IMAP
Nếu dịch vụ email của bạn sử dụng giao thức IMAP, một số tính năng của Outlook sẽ không có sẵn, bao gồm cả gắn cờ tin nhắn chi tiết.
Nếu tài khoản email của bạn sử dụng giao thức IMAP, một số chức năng phổ biến sẽ không hoạt động trong Outlook 2013. Đây sẽ là vấn đề đối với số người dùng ngày càng tăng, vì IMAP cho phép bạn truy cập email từ bất kỳ thiết bị nào. Các dịch vụ như Hotmail và Gmail chẳng hạn, sử dụng IMAP cho email.Nếu thông tin tài khoản email của bạn sử dụng giao thức IMAP, 1 số ít tính năng phổ cập sẽ không hoạt động giải trí trong Outlook 2013. Đây sẽ là yếu tố so với số người dùng ngày càng tăng, vì IMAP được cho phép bạn truy vấn email từ bất kể thiết bị nào. Các dịch vụ như Hotmail và Gmail ví dụ điển hình, sử dụng IMAP cho email .Khi bạn đang sử dụng email IMAP, trong Outlook bạn không còn hoàn toàn có thể tải xuống chỉ tiêu đề thư và quyết định hành động thư nào cần tải xuống. Thay vào đó, giờ đây toàn bộ những email tải xuống tự động hóa. Ngoài ra, với IMAP bạn không hề thêm cờ chi tiết cụ thể vào thư. Cờ hoặc là bật hoặc tắt, và không hề được thiết lập để có nghĩa là những thứ khác nhau. Bạn sẽ không hề phân chia thư đến những Danh mục, ngoại trừ những thông điệp thông tin tài khoản Hotmail .
Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật
