50 thủ thuật tin học để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp

Dưới đây là 50 thủ thuật tin học hữu ích để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp:

1. Sử dụng phím tắt để làm việc nhanh chóng và hiệu quả trong các ứng dụng văn phòng như Word, Excel và PowerPoint.
2. Học cách tạo và quản lý các tài liệu văn bản, bảng tính và bài thuyết trình chuyên nghiệp.
3. Tích hợp các hàm cơ bản trong Excel như SUM, AVERAGE, COUNT để tính toán dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng.
4. Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word để đảm bảo các tài liệu không có lỗi.
5. Tự động hóa các tác vụ thông qua Macro trong Excel và Word để tiết kiệm thời gian và công sức.
6. Tạo và quản lý các sổ địa chỉ, lịch làm việc và nhiệm vụ hàng ngày bằng Outlook hoặc ứng dụng tương tự.
7. Sử dụng tính năng Mail Merge trong Word để tạo thư gửi hàng loạt và tùy chỉnh nội dung theo người nhận.
8. Học cách sử dụng tính năng Track Changes trong Word để theo dõi và quản lý sự thay đổi trong tài liệu.
9. Tích hợp các hàm tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu trong Excel để dễ dàng tìm kiếm thông tin.
10. Sử dụng tính năng AutoCorrect để tự động sửa lỗi chính tả trong Word và Outlook.
11. Học cách tạo và quản lý các sơ đồ, biểu đồ và đồ thị trong Excel và PowerPoint.
12. Tích hợp các hàm văn bản trong Excel để xử lý và định dạng dữ liệu văn bản.
13. Sử dụng tính năng Conditional Formatting trong Excel để làm nổi bật dữ liệu quan trọng.
14. Học cách tạo các danh sách kiểm tra và mẫu văn bản sẵn có trong Word để tiết kiệm thời gian viết tài liệu.
15. Tích hợp các hàm Date và Time trong Excel để làm việc với dữ liệu ngày tháng.
16. Học cách tạo và quản lý các bản ghi trong Access hoặc các cơ sở dữ liệu tương tự.
17. Tích hợp các hàm Logic trong Excel để thực hiện các phép toán logic và kiểm tra điều kiện.
18. Sử dụng tính năng AutoSum trong Excel để tự động tính toán tổng và tổng cộng.
19. Học cách tạo và quản lý các mô tả tổng quát và danh sách trong Excel.
20. Tích hợp tính năng Page Layout trong Word và PowerPoint để tùy chỉnh trang in và bài thuyết trình.
21. Sử dụng tính năng Filter và Sort trong Excel để phân loại và sắp xếp dữ liệu một cách dễ dàng.
22. Học cách tạo và quản lý các biểu mẫu trong Word hoặc Excel.
23. Tích hợp các hàm Financial trong Excel để thực hiện tính toán tài chính.
24. Sử dụng tính năng Quick Parts trong Word để lưu và tái sử dụng các phần tử văn bản thường xuyên.
25. Học cách tạo và quản lý các danh sách và các công việc trong Excel hoặc Outlook.
26. Tích hợp tính năng Find and Replace trong Word và Excel để tìm kiếm và thay thế dữ liệu.
27. Sử dụng tính năng SmartArt trong PowerPoint để tạo các biểu đồ và sơ đồ thú vị.
28. Học cách tạo và quản lý các sổ ghi chép điện tử trong OneNote hoặc các ứng dụng tương tự.
29. Tích hợp các hàm Statistical trong Excel để phân tích dữ liệu số liệu.
30. Sử dụng tính năng Mail Merge trong Word để tạo thư gửi hàng loạt và tùy chỉnh nội dung theo người nhận.
31. Học cách tạo và quản lý các danh bạ và sổ địa chỉ trong Outlook hoặc các ứng dụng tương tự.
32. Tích hợp tính năng Track Changes trong Word để theo dõi và quản lý sự thay đổi trong tài liệu.
33. Sử dụng tính năng AutoCorrect để tự động sửa lỗi chính tả trong Word và Outlook.
34. Học cách tạo và quản lý các sơ đồ, biểu đồ và đồ thị trong Excel và PowerPoint.
35. Tích hợp các hàm văn bản trong Excel để xử lý và định dạng dữ liệu văn bản.
36. Sử dụng tính năng Conditional Formatting trong Excel để làm nổi bật dữ liệu quan trọng.
37. Học cách tạo các danh sách kiểm tra và mẫu văn bản sẵn có trong Word để tiết kiệm thời gian viết tài liệu.
38. Tích hợp các hàm Date và Time trong Excel để làm việc với dữ liệu ngày tháng.
39. Sử dụng tính năng AutoSum trong Excel để tự động tính toán tổng và tổng cộng.
40. Học cách tạo và quản lý các mô tả tổng quát và danh sách trong Excel.
41. Tích hợp tính năng Page Layout trong Word và PowerPoint để tùy chỉnh trang in và bài thuyết trình.
42. Sử dụng tính năng Filter và Sort trong Excel để phân loại và sắp xếp dữ liệu một cách dễ dàng.
43. Học cách tạo và quản lý các biểu mẫu trong Word hoặc Excel.
44. Tích hợp các hàm Financial trong Excel để thực hiện tính toán tài chính.
45. Sử dụng tính năng Quick Parts trong Word để lưu và tái sử dụng các phần tử văn bản thường xuyên.
46. Học cách tạo và quản lý các danh sách và các công việc trong Excel hoặc Outlook.
47. Tích hợp tính năng Find and Replace trong Word và Excel để tìm kiếm và thay thế dữ liệu.
48. Sử dụng tính năng SmartArt trong PowerPoint để tạo các biểu đồ và sơ đồ thú vị.
49. Học cách tạo và quản lý các sổ ghi chép điện tử trong OneNote hoặc các ứng dụng tương tự.
50. Tích hợp các hàm Statistical trong Excel để phân tích dữ liệu số liệu.

Đây là một số thủ thuật tin học cơ bản và hữu ích để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp. Hi vọng danh sách này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng làm việc với máy tính và ứng dụng văn phòng trong công việc hàng ngày.

Để viết một email, soạn thảo một bản báo cáo,…đều những chức năng trong các công cụ kỹ thuật văn phòng như Word, Excel, Outlook hay là PowerPoint. Chắc chắc là bạn có biết một số các chức năng đó. Nhưng tại sao bạn lại không thể sử dụng chúng thành thạo như những người khác? Hãy khám phá 10 thủ thuật tin học dưới đây để trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp.

1. Lặp lại lệnh trước đó với phím F4

Đây là nút bấm giúp bạn đơn giản hóa hoàn toàn cuộc sống. Trong các phần mềm kỹ thuật văn phòng thông thường, phím F4 chính là thủ thuật tin học dùng để lặp lại một lệnh điều khiển mà không phải ai cũng biết.

Ví dụ, bạn muốn định dạng một tài liệu Word. Bạn muốn in đậm và gạch chân tất cả tiêu đề của các đoạn. Hãy đưa những lệnh điều khiển trên tiêu đề đầu tiên bằng cách sử dụng menu “Format” kế đến là “Font”. Sau đó đơn giản là bạn chỉ cần bôi đen tiêu đề thứ 2 và ấn F4. Nó sẽ được in đậm và gạch chân một cách tự động.

2. Đọc và chỉnh sửa file PDF trên word 2013

Trước khi các phiên bản Office 2007 ra đời, người sử dụng rất khó khăn trong việc chuyển đổi file DOC hoặc XLS sang dạng file PDF.  Nhưng từ khi phiên bản Office 2007 hoặc cao hơn ra đời, người sử dụng có thể dễ dàng thực hiện việc xuất file sang định dạng PDF một cách dễ dàng và hơn nữa file PDF giống đến 99% so với file gốc.

Tuy nhiên bắt đầu từ phiên bản Office 2013, việc đọc, soạn thảo, chỉnh sửa và mã hóa bảo mật tài liệu PDF dễ dàng như có cảm giác bạn đang làm việc thao tác với các file Word vậy. Dưới đây là các bước thực hiện thủ thuật tin học để người dùng thực hiện điều này.

– B1: Khởi động Word 2013

– B2: Kích Menu File\Open

– B3: Lựa chọn File PDF cần mở

– B4: Chỉnh sửa, định dạng file

– B5: Sau khi chỉnh sửa tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file.

Bây giờ khi đã sử dụng Office 2013, bạn sẽ không phải cài Adobe Reader hoặc Foxit Reader hay bất kỳ một phần mềm chuyên dụng cho việc chuyển đổi giữa các loại file từ DOC sang PDF hoặc ngược lại rồi.

3. Sửa đổi định dạng tài liệu

Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template(mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trong mục Templates chẳng hạn:C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.

Xem thêm: Phẫu thuật, thủ thuật được phân thành những mức độ nào?

4. Loại bỏ những kí tự lạ, dấu xuống dòng trong văn bản

Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ ‘L’ thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.

5. Sử dụng Snipping Tool (trong Windows 7) để chụp ảnh màn hình

Thay vì ấn phím Print Screen để chụp toàn bộ màn hình rồi dùng trình xử lý ảnh tỉa tót để lấy một vùng cần minh họa, bạn hãy sử dụng thủ thuật tin học đơn giản bằng cách click start và gõ vào ô Search ngay kề trên nút Start cụm từ Snipping Tool để gọi nó ra làm việc, sử dụng rất dễ: kéo một vùng hình chữ nhật và lưu lại. Bạn cũng có thể sử dụng các loại “bút dạ quang” để tô điểm cho ảnh chụp màn hình cần minh họa vừa chụp.

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật