Tao co so du lieu va bang

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (538.15 KB, 7 trang )

(1)Nội dung 1. 2. 3. 4. 5. 6.. Chương 2:. TẠO CSDL VÀ BẢNG TRÊN ACCESS. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 1. Giới thiệu Access, so sánh Access với Excel Các đối tượng trong Access Khởi động Access và cửa sổ làm việc Tạo cơ sở dữ liệu Tạo bảng Cách nhận thông tin trợ giúp. Khoa Tin Học Quản Lý. 1. Giới thiệu Access. Khoa Tin Học Quản Lý. → → → → →. • Giống nhau: – Quản lý dữ liệu ở dạng bảng – Cho phép thực hiện các tính toán, thống kê.. Access 97 Access 2000 Access 2003 Access 2007 Access 2010 Tin Học Quản Lý. 3. 1. So sánh Access với Excel. Khoa Tin Học Quản Lý. • Khác nhau:. Đối tượng. Access Có. VD: Hóa đơn bị xóa thì chi tiết hóa đơn cũng bị xóa theo.. Excel Không. Cho phép lọc và thống kê dữ liệu lấy từ nhiều bảng. Có. VD: Lập danh sách hàng bán ra trong tháng (trích dữ liệu từ bảng hóa đơn, chi tiết hóa đơn, và hàng hóa). Không. Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 4. 2. Các đối tượng trong Access. Chức năng Quản lý mối quan hệ giữa các bảng chặt chẽ. Khoa Tin Học Quản Lý. 2. 1. So sánh Access với Excel. • Access là một phần mềm ứng dụng thuộc bộ phần mềm Microsoft Office, được sử dụng để quản lý dữ liệu (quản lý nhân sự, khách hàng, vật tư, kế toán…) • Các phiên bảng của Access – Office 97 – Office 2000 – Office 2003 – Office 2007 – Office 2010. Tin Học Quản Lý. Chức năng. Table (Bảng dữ liệu). Chứa dữ liệu thô ở dạng hàng và cột. Các bảng có mối quan hệ với nhau.. Query (Vấn tin). Dùng để chọn thông tin từ một hoặc nhiều bảng và dùng để cập nhật dữ liệu của các bảng.. Form Dùng làm màn hình nhập liệu vào bảng (thân (Biểu mẫu nhập) thiện với người sử dụng) còn gọi là mẫu nhập.. 5. Report (Báo cáo). Tạo ra báo cáo theo mẫu xác định với số liệu (thô hoặc tổng hợp) lấy từ các bảng.. Macro (Tập lệnh). Gom các lệnh theo một trình tự nhất định để thực hiện một công việc thường xuyên xảy ra.. Module (Chương trình). Chứa đoạn mã chương trình Visual Basic giúp nâng cao chức năng xử lý tự động hóa.. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 6. 1.

(2) 3. Khởi động Access. 3. Cửa sổ làm việc của Access Quick Access Toolbar Thanh trình đơn. • Có nhiều cách khác nhau. Sau đây là một số cách:. Office Button. – C1: Start/ All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Access 2007. – C2: Kích đúp biểu tượng trên Desktop. – C3: Kích đúp trên 1 tập tin Access (*.mdb hoặc *.accdb). Khoa Tin Học Quản Lý. Ribbon Màn hình chính. Thanh trạng thái. Tin Học Quản Lý. 7. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 8. 4. Cơ sở dữ liệu Access. • Kích vào Office Button ở góc trên trái màn hình và chọn Exit Access • Kích biểu tượng X ở góc trên phải • Bấm tổ hợp phím Alt+F4. • Mỗi tập tin ACCESS (*.mdb, *.accdb) chứa một cơ sở dữ liệu. • Một cơ sở dữ liệu chứa đựng nhiều dữ liệu nằm trong một thành phần chính của một tập tin ACCESS là bảng. • Các bảng này có mối quan hệ với nhau theo một quy luật nào đó do người thiết kế tạo nên.. Tin Học Quản Lý. 9. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 10. 4. Thiết kế CSDL Access. 4. Tạo cơ sở dữ liệu 1. Khởi động Access 2. Bấm Office Button, chọn New 3. Chọn Blank Database 4. Chọn thư mục lưu trữ 5. Nhập tên tập tin lưu CSDL 6. Bấm nút Create. Danh sách các Table, Query, Form, Report, Macro, Module trong một CSDL. Navigation Pane. Thoát Access. Khoa Tin Học Quản Lý. Thanh tiêu đề. 1. • • • • • • •. 3. Xác định yêu cầu Xác định các Table Xác định các cột hay còn gọi là trường (field) Xác định khoá chính Xác định quan hệ giữa các Table Tạo CSDL và tinh chỉnh Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng khác. 4. 5 6 Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 11. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 12. 2.

(3) 5. Bảng. 5. Xác định bảng từ bài toán. • Bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột dùng để biểu diễn thực thể (entity). • Dòng được gọi là mẫu tin (record). • Cột được gọi là trường (field) biểu diễn cho thuộc tính của thực thể. • Mỗi cơ sở dữ liệu phải có ít nhất là một bảng.. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. • Xét bài toán quản lý lý lịch sinh viên của một trường – Thực thể sinh viên sẽ có những đặc điểm cần quản lý sau: • • • •. 13. Họ và tên Phái Ngày sinh Lớp. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 5. Ví dụ bảng SinhVien Phái. Ngày sinh. Lớp. Nguyễn Văn. Họ. Hai. Tên. Nam. 21/12/77. 05Q1N. Trần Thanh. Nam. Nam. 03/04/80. 05Q1T. Võ Thị. Bích. Nữ. 11/08/78. 05Q1T. Lê Quốc. Duy. Nam. 31/07/79. 05Q1N. Nữ. 16/01/80. 05Q1N. Nguyễn Thị Ngọc Minh. 5. Tổ chức bảng • Lưu ý thứ 1 Tránh ghép nhiều thông tin vào chung một cột.. Tin Học Quản Lý. Họ tên. Phái. Ngày sinh. Lớp. Nguyễn Văn Hai. Nam. 21/12/77. 05Q1N. Trần Thanh Nam. Nam. 03/04/80. 05Q1T. Nữ. 11/08/78. 05Q1T. Nam. 31/07/79. 05Q1N. Nữ. 16/01/80. 05Q1N. Vũ Thị Bích. • Với cách tổ chức bảng trên, mỗi dòng là một sinh viên, mỗi cột chứa thông tin về một đặc điểm nào đó của sinh viên (như cột ngày tháng năm sinh, cột lớp, cột phái) Khoa Tin Học Quản Lý. Lê Quốc Duy Nguyễn Thị Ngọc Minh. 15. Khoa Tin Học Quản Lý. 5. Tổ chức bảng (tt). Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 16. 5. Tổ chức bảng (tt). • Tổ chức bảng trên cần tách riêng phần họ và tên thành hai cột riêng vì trong bài toán quản lý người ta thường xuyên làm các thao tác dựa trên phần tên (như tìm theo tên, sắp thứ tự theo ABC của tên). • Riêng ngày tháng năm sinh lưu ý không tách riêng thành 3 cột ngày, tháng, năm vì lý do những yêu cầu xử lý riêng trên ngày sinh, tháng sinh ít xảy ra. Khoa Tin Học Quản Lý. 14. • Lưu ý thứ 2 Xác định khóa chính (Primary key) của bảng Khóa chính là một vùng mà nội dung vùng đó của từng mẫu tin là duy nhất, không trùng lắp, không bỏ trống. Họ. 17. Phái. Ngày sinh. Lớp. Nguyễn Văn. Hai. Nam. 21/12/77. 05Q1N. Trần Thanh. Nam. Nam. 03/04/80. 05Q1T. Vũ thị. Bích. Nữ. 11/08/78. 05Q1T. Lê. Duy. Nam. 31/07/79. 05Q1N. Nguyễn Thị Ngọc. Minh. Nữ. 16/01/80. 05Q1N. Khoa Tin Học Quản Lý. Tên. Tin Học Quản Lý. 18. 3.

(4) 5. Tổ chức bảng (tt). 5. Tổ chức bảng (tt) • Lưu ý thứ 3 Tránh trùng lắp, dư thừa thông tin bằng cách:. Khóa chính của bảng này Mã SV. Phái. Ngày sinh. Lớp. Nguyễn Văn. Hai. Nam. 21/12/77. 05Q1N. 005. Trần Thanh. Nam. Nam. 03/04/80. 05Q1T. 011. Vũ thị. Bích. Nữ. 11/08/78. 05Q1T. 024. Lê. Duy. Nam. 31/07/79. 05Q1N. 112. Nguyễn Thị Ngọc. Minh. Nữ. 16/01/80. 05Q1N. 001. Họ. Khoa Tin Học Quản Lý. Tên. Tin Học Quản Lý. – Thay vì tổ chức 1 bảng, người ta tạo thành nhiều bảng, hoặc – Sử dụng mã hóa thông tin.. 19. Khoa Tin Học Quản Lý. 5. Tổ chức bảng (tt). Tin Học Quản Lý. 5. Tổ chức bảng (tt). • Xét bài toán quản lý vật tư nhập kho.. • Tách ra thành nhiều bảng. VatTu. Mã vật tư. Mã vật tư. X01 X01 V02. Tên vật tư. Đơn vị tính. Xăng A92 Xăng A92 Vỏ xe CASUMINA. V03. Vỏ xe Hóc Môn. N02. Nhớt loai II. Ghi chú:. Số lượng. Lít Lít Cái. 10000 5500 120. Cái. 100. Thùng. 10. Tin Học Quản Lý. SL. 10000. X01. 5500. V02. 120. V03. 100. N02. 21. MVT. X01. 10. MDVT. Dư thừa dữ liệu. Khoa Tin Học Quản Lý. DVT. 1. Cái. 2. Lít. 3. Thùng. Khoa Tin Học Quản Lý. SL. MVT. X01. 10000. X01. Xăng A92. 2. X01. 5500. X02. Xăng A83. 2. V02. 120. V01. Vỏ xe nhập ngoại. 1. V03. 100. V02. Vỏ xe CASUMINA. 1. N02. 10. V03. Vỏ xe Hóc Môn. 1. N01. Nhớt loai I. 3. N04. Nhớt loai II. 3. DVT. Cái. 2. Lít. 3. Thùng. Khoa Tin Học Quản Lý. Xăng A83. 2. V01. Vỏ xe nhập ngoại. 1. V02. Vỏ xe CASUMINA. 1. V03. Vỏ xe Hóc Môn. 1. N01. Nhớt loai I. 3. N04. Nhớt loai II. 3. 22. – Phần cấu trúc – Phần dữ liệu. MDVT. MVT. DVT – MDVT Tin Học Quản Lý. 2. X02. • Chỉ tạo bảng khi đã có CSDL • Bảng có 2 phần chính. Mã vật tư – MVT Mã vật tư. 1. MDVT. Xăng A92. 5. Tạo bảng. • Lưu ý thứ 4: Khi có nhiều bảng, cần xác định mối liên hệ giữa các bảng. MDVT. Tên VT. X01. Tin Học Quản Lý. 5. Tổ chức bảng (tt). Tên VT. 20. 23. Tên VT. MDVT. X01. Xăng A92. 2. X02. Xăng A83. 2. V01. Vỏ xe nhập ngoại. 1. V02. Vỏ xe CASUMINA. 1. V03. Vỏ xe Hóc Môn. 1. N01. Nhớt loai I. 3. N04. Nhớt loai II. 3. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. Cấu trúc. Dữ liêu (gồm nhiểu record dữ liệu). 24. 4.

(5) 5. Tạo bảng (tt). 5. Tạo bảng (tt). • Sau khi CSDL mới được tạo ra thì Access đã tạo sẵn một bảng mới có tên là Table1 và có sẵn một trường là ID. • Thêm bảng mới vào CSDL – Vào thẻ Create, bấm nút Table 2. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 25. 5. Tạo cấu trúc bảng • Bấm phải chuột lên thẻ tên bảng mới và chọn Design View • Nhập tên bảng và bấm OK. Tin Học Quản Lý. 26. 5. Cửa sổ mô tả cấu trúc bảng Field Name : Tên vùng Data Type : Kiểu dữ liệu Description : Ghi chú. 1 2 3. Khoa Tin Học Quản Lý. Khoa Tin Học Quản Lý. 1. 4. Tin Học Quản Lý. 27. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 28. 5. Kiểu dữ liệu (Data Type). 5. Cấu trúc bảng nhân viên. • Kiểu Text : lưu chuổi, số. Độ rộng (field width) trong khoảng từ 1 đến 255 ký tự. • Kiểu Memo : như kiểu Text nhưng cho phép độ rộng tối đa là 64.000 ký tự tương đương 18 trang giấy. Hạn chế sử dụng kiểu Memo vì thời gian xử lý trên kiểu này chậm hơn kiểu Text. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 29. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 30. 5.

(6) 5. Kiểu dữ liệu (tt). 5. Kiểu dữ liệu (tt). • Kiểu Number : là kiểu số. Chọn mục Field Size để xác định là số nguyên hay số thực • Số nguyên gồm có. • Số thực gồm có 38. – Byte : từ 0 đến 255. Kích thước 1 byte – Integer : từ -32768 đến 32767. Kích thước 2 byte. – Long Integer : – 2.147.483.648 đến – 2.147.483.648. Kích thước 4 byte.. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 31. Khoa Tin Học Quản Lý. 5. Kiểu dữ liệu (tt). Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. • Kiểu Currency : giống kiểu Number, có thêm dấu tiền và quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân ở mục Decimal Places. Giá trị từ 22.377.203.685.477,5808 đến 922.377.203.685.477,5807 • Kiểu Date/Time: Từ ngày 01/01/100 đến 31/12/9999. Chọn thêm ở mục Format hình thức trình bày giá trị kiểu này (hoặc gõ vào dd/mm/yy). 33. Khoa Tin Học Quản Lý. 5. Kiểu dữ liệu (tt). Tin Học Quản Lý. 1. Tin Học Quản Lý. 34. 5. Lưu cấu trúc bảng • Thực hiện bằng một trong các cách sau:. • Kiểu Yes/No : chấp nhận giá trị Yes, hoặc No Lưu ý: Bản chất thực của kiểu dữ liệu này là giá trị số (-1,0), vì vậy trong một số thao tác có liên quan đến kiểu dữ liệu này, không thể nhập từ “YES” hoặc “NO” mà phải nhập giá trị “-1” hoặc “0”.. Khoa Tin Học Quản Lý. 32. 5. Kiểu dữ liệu (tt). • Ví dụ: Xác định kiểu số thực cho hệ số lương. Khoa Tin Học Quản Lý. 38. – Single : từ -3,4 x 10 đến 3,4 x 10. Kích thước 4 byte. Cho phép chính xác đến 7 chữ số sau dấu chấm thập phân. 308 308 đến 1,8 x 10. Kích thước 8 – Double : từ -1,8 x 10 byte. Cho phép chính xác đến 7 chữ số sau dấu chấm thập phân. – Nếu chọn kiểu số thực phải quy định số chữ số sau dấu chấm thập phân ở mục Decimal Places. 2. – C1: Bấm phải chuột lên thẻ tên bảng mới và chọn Save 1 – C2: Bấm Office 2 Button và chọn Save. 35. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 36. 6.

(7) 5. Thiết lập khóa chính 1. Chọn trường làm khóa chính (Nếu chọn nhiều trường thì nhấn nút Ctrl + Kích chuột trái lên trường cần chọn) 2. Vào thẻ Design và bấm nút Primary Key. Khoa Tin Học Quản Lý. 6. Cách nhận thông tin trợ giúp • Có thể thực hiện một trong hai cách sau. 1. – C1: Nhấn phím F1 – C2: Bấm vào biểu tượng 3. Tin Học Quản Lý. 2. • Cửa sổ giúp đỡ của Access sẽ hiện ra. 37. Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 38. Bài tập • Quản lý sinh viên • Quản lý hàng hoá • Quản lý tour du lịch (tour, khách hàng….). Khoa Tin Học Quản Lý. Tin Học Quản Lý. 39. 7.

(8)

Source: https://dvn.com.vn
Category: Đào Tạo