Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền (Sai số lượng hàng, sai đơn giá, sai thuế suất, sai đơn vị tính)

Bài viết xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

1. Văn bản pháp luật hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Thông tư 68/2019/TT-BTC
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền

2.1 Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Tình huống 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai số tiền nhưng chưa gửi cho người mua

Theo điều 19, nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP về xử lý sai sót thì :
” Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 / SS-HĐĐT Phụ lục IA phát hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới sửa chữa thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế triển khai hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên mạng lưới hệ thống của cơ quan thuế. ”
Như vậy, người bán thực thi xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong trường hợp này như sau :

Bước 1: Người bán thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP

Xem thêm: Mẫu số 04/SS-HĐĐT

Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai

• Trên phần mềm hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới

• Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
• Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
• Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua

Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai số tiền nhưng đã gửi cho người mua

Có 2 cách xử lý trường hợp này như sau :

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Theo nội dung của điều 19, nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP hướng dẫn :
” Người bán lập hóa đơn điện tử kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận hợp tác về việc lập văn bản thỏa thuận hợp tác trước khi lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót .
Hóa đơn điện tử kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm ”. ”
Như vậy, những bước triển khai được mô phỏng như sau :

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh ghi rõ “ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm ”. ” như mẫu dưới đây :

Lưu ý: Vì sử dụng hóa đơn điện tử (phần mềm tự động tính số tiền), không phải là hóa đơn viết tay như trước nên các sai sót về số tiền trên hóa đơn điện tử chỉ đến từ các nguyên nhân (1) sai đơn giá; (2) sai số lượng; (3) sai thuế suất.

a. Trường hợp giảm số tiền của hóa đơn ( bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế )
b. Trường hợp tăng số tiền của hóa đơn ( bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế )
c. Trường hợp sai số lượng mẫu sản phẩm

Trường hợp tăng số lượng sản phẩm & hàng hóa làm tương tự như .
d. Trường hợp sai đơn vị chức năng tính ( ĐVT )

e. Trường hợp sai giá trị thuế suất

Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh

Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

“ b2 ) Người bán lập hóa đơn điện tử mới sửa chữa thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận hợp tác về việc lập văn bản thỏa thuận hợp tác trước khi lập hóa đơn sửa chữa thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử sửa chữa thay thế hóa đơn đã lập có sai sót .
Hóa đơn điện tử mới sửa chữa thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm ” .
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới kiểm soát và điều chỉnh hoặc thay thế sửa chữa cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua ( so với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế ) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua ( so với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ). ”
Như vậy, bạn đọc xử lý như sau :

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế

Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)

Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế

Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.

2.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế bị sai số tiền

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót

Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót

Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh ghi rõ “ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm ”. ” như mẫu dưới đây :
Vì sử dụng hóa đơn điện tử ( ứng dụng tự động hóa tính số tiền ), không phải là hóa đơn viết tay như trước nên những sai sót về số tiền trên hóa đơn điện tử chỉ đến từ những nguyên do ( 1 ) sai đơn giá ; ( 2 ) sai số lượng ; ( 3 ) sai thuế suất .
a. Trường hợp giảm số tiền của hóa đơn ( bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế )

b. Trường hợp tăng số tiền của hóa đơn ( bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế )
c. Trường hợp sai số lượng mẫu sản phẩm
Trường hợp tăng số lượng sản phẩm & hàng hóa làm tương tự như .
d. Trường hợp sai đơn vị chức năng tính ( ĐVT )
e. Trường hợp sai giá trị thuế suất

Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Bước 1 : Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác sai sót, trong đó nêu đề xuất lập hóa đơn sửa chữa thay thế
Bước 2 : Người bán hủy hóa đơn đã lập ( chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử )
Bước 3 : Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm ” .

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.

Hi vọng rằng, với bài viết rất chi tiết này của cô Lê Ánh, CEO Kế toán Lê Ánh, bạn đọc đã biết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai giá trị hóa đơn (sai số lượng mặt hàng, hoặc sai đơn giá, hoặc sai thuế suất thuế giá trị gia tăng, hoặc sai đơn vị tính).

Các website khác khi copy lại nội dung bài viết của kế toán Lê Ánh, vui mừng ghi rõ nguồn bài viết .

Bài viết xem thêm: Quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử

Source: https://dvn.com.vn
Category: Điện Tử