10 tính năng trong Word 2013 giúp bạn làm việc nhanh và dễ dàng hơn

Dichvuthietkewebwordpress. com – Hàng ngày tất cả chúng ta thường dành rất nhiều thời hạn sử dụng Word để gõ đủ thứ loại văn bản. Và mặc dầu tất cả chúng ta đã rành rọt các cách định dạng chữ, cách chèn các đối tượng người dùng đồ họa khác nhau … nhưng trong Word vẫn còn những tính năng hoàn toàn có thể giúp tất cả chúng ta thao tác nhanh gọn hơn, thuận tiện hơn. Sau đây là 10 tính năng trong Word 2013 giúp bạn thao tác nhanh và thuận tiện hơn .

>>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Reveal Formatting trong Word 2010

1. Viết dàn ý tiện hơn với chế độ Outline View

Thay vì viết liền tù tì mọi thứ với nhau, bạn nên viết trước những ý chính hoặc các đề mục cho văn bản của mình, sau đó đi vào viết từng phần nhỏ sau. Nếu dùng khéo thì bạn hoàn toàn có thể đẩy nhanh vận tốc thao tác lên rất nhiều, kể cả khi chỉnh sửa và biên tập lẫn khi đọc văn bản, nhất là với văn bản hay bài báo cáo giải trình dài .
Chế độ Outline trong Word 2013 ( cách truy vấn : vào ribbon View > Outline View ) sẽ giúp bạn triển khai thao tác này một cách thuận tiện bởi bạn hoàn toàn có thể soạn các đề mục rồi dùng nút mũi tên màu xanh lá để chỉnh lại Lever tùy ý muốn ( tương hỗ 9 cấp khác nhau, từ đề mục chính đến nhỏ nhất ). Thao tác này rõ ràng nhanh hơn nhiều so với việc phải chọn từng dòng văn bản rồi nhấn nút “ Style ” > “ Heading ” như cách truyền thống cuội nguồn. Ngoài ra bạn còn hoàn toàn có thể lọc văn bản của mình theo các cấp đề mục để xem ngăn nắp và bao quát hơn bằng ô “ Show Level ”. Ví dụ nếu bạn chọn Level 3 thì các đề mục cấp 1, 2, 3 sẽ được hiển thị .

2. Dọn không gian soạn thảo rộng rãi hơn

Khi thao tác với Word, thứ mà tất cả chúng ta cần nhất chính là sự tập trung chuyên sâu để hoàn toàn có thể hoàn thành xong việc làm của mình một cách nhanh nhất hoàn toàn có thể. Và thay vì để đủ thứ loại nút làm tất cả chúng ta phân tâm, Word 2013 được cho phép bạn giấu hết chúng đi để chừa lại một khung gõ văn bản cực kỳ ngăn nắp và thật sạch. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + F1 để giấu thanh Ribbon trên cùng màn hình hiển thị đi là xong .
Bên cạnh đó, khi đọc các văn bản dài, bạn cũng hoàn toàn có thể kích hoạt chính sách “ Read mode ” mới. Khi đó hàng loạt các nút sẽ bị ẩn đi, giao diện chuyển giữa các trang sẽ được tối ưu hóa cho chiều ngang nên nội dung lấp đầy màn hình hiển thị đọc rất sướng. Nếu bạn có dùng tablet Windows thì Read mode càng tỏ ra hiệu suất cao hơn. Cách kích hoạt nó là nhấn tổng hợp phím Alt + W + F, hoặc vào ribbon “ View ” > “ Read mode ” .

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chuyển đổi file PDF sang Word

3. Dùng Word 2013 để ghi nhanh ý tưởng của bạn

Tính năng này gọi là Click and Type, nó được cho phép bạn nhấn chuột vào bất kể chỗ nào trên trang văn bản và khởi đầu gõ ngay mà không cần chú ý đến việc xuống dòng, đầu dòng hay canh chỉnh gì cả. Thực chất thì Click and Type đã có từ Word 2002 rồi nhưng giờ sẵn đây mình trình làng cho các bạn luôn. Cách kích hoạt như sau : vào thẻ ribbon View, chuyển sang Print Layout hoặc Web Layout để khởi đầu soạn thảo. Bằng cách này bạn hoàn toàn có thể ghi lại sáng tạo độc đáo của mình ngay khi chúng vừa bật ra, cũng khá là mê hoặc phải không nào ?

4. Chuyển nhanh bảng số liệu thành biểu đồ

Bạn có một bảng số liệu nằm trong file Word, và bạn muốn có cái nhìn trực quan hơn bằng cách thể hiển nó lên biểu đồ ? Bình thường bạn sẽ phải copy tài liệu đó qua Excel rồi mới chèn được biểu đồ, còn nếu không thì bạn phải nhập lại số liệu sau khi chèn một biểu đồ mới vào văn bản Word đang mở. Cả hai cách này đều khá mất thời hạn, thay vào đó bạn chỉ cần làm 3 bước sau :
Chọn bảng số liệu > Chuyển qua thẻ Insert > Object > Microsoft Graph Chart .
Biểu đồ sẽ Open ngay lập tức, và bạn hoàn toàn có thể chỉnh lại loại biểu đồ ( cột, tròn, điểm, đường … ) và nhiều thông số kỹ thuật khác tùy ý muốn .
Lưu ý rằng biểu đồ do Microsoft Graph Chart tạo ra không đẹp lắm, vì thế mình đa phần xài nó để biểu lộ tài liệu một cách trực quan và khi xem xong thì sẽ xóa chứ không để luôn. Nếu muốn tạo biểu đồ ngon lành và thích mắt hơn thì bạn nên dùng tính năng Chart thông thường trong Word .

>>> Xem tiếp: 10 Website giúp bạn tạo ảnh GIF miễn phí

5. Đừng quên dùng template có sẵn

Word đi kèm theo rất nhiều template, tức là các bản mẫu được viết và trang trí sẵn một phần. Hầu hết những template này rất thích mắt, từ những thứ chuyên nghiệp cho đến các bức thư cảm ơn cũng đều có mẫu. Bạn chỉ việc điền nội dung theo ý mình vào là xong, còn phần trang trí, bố cục tổng quan thì đã được làm sẵn rồi. Để tạo một tài liệu mới dựa trên template, bạn vào File > New > chọn một mẫu nào đó ( trừ ô “ Blank document ”, bởi nó chỉ là tài liệu trắng đơn thuần ). Bạn cũng hoàn toàn có thể tìm kiếm thêm các template đẹp ngay trong Word 2013 hoặc lên Google tìm .

6. Bạn có thể sao chép tối đa 24 nội dung khác nhau trong Word

Khi bạn copy hay cut một nội dung nào đó thì máy tính sẽ vận động và di chuyển nó vào một khu vực tạm gọi là clipboard. Clipboard của Windows chỉ có 1 vùng chứa tài liệu, tức là nếu bạn sao chép đoạn văn bản A rồi sao chép thêm B thì A sẽ bị xóa đi và nhường chỗ cho B. Trong khi đó, Word hoàn toàn có thể chứa đến 24 nội dung khác nhau. Bằng cách này bạn hoàn toàn có thể sao chép từ nhiều chỗ rồi paste xuống từ từ rất tiện nghi, khỏi phải nhảy qua lại giữa nhiều tài liệu với nhau .
Cách sao chép vào Clipboard của Word cũng giống như thông thường, đó là bạn hoàn toàn có thể dùng menu chuột phải hoặc nhấn Ctrl + C. Kế tiếp nhấn vào mũi tên nhỏ trong mục “ Clipboard ” của thẻ trang chủ, một bảng mới sẽ Open ở cạnh trái màn hình hiển thị. Trong đây là toàn bộ những nội dung mà bạn đã sao chép, và cứ mỗi khi bạn nhấn Ctrl + C thì một nội dung mới sẽ hiện ra ( cho đến khi đủ 24 cái thì những nội dung cũ nhất sẽ bị ghi đè từ từ bởi cái mới hơn ). Để dán một nội dung nhất định vào văn bản thì bạn chỉ cần nhấp chuột vào là nó sẽ được paste vào tài liệu .

7. Ẩn một đoạn văn bản bất kì

Đúng như tên gọi, tính năng này sẽ ẩn đi một đoạn văn bản mà bạn không muốn người khác xem. Vài trường hợp sử dụng hoàn toàn có thể xài đến việc ẩn văn bản như :
– Tạo một câu đố nho nhỏ
– Ẩn thông tin nhạy cảm
– Tạo một bản có thông tin rất đầy đủ của tài liệu, bản còn lại là bản tóm lược chỉ in vài chỗ quan trọng. Thay vì phải copy ra hai file khác nhau, bạn hoàn toàn có thể xài tính năng ẩn cho gọn và nhẹ nhàng hơn .
– Chèn một vài chữ nào đó rồi ẩn đi để Giao hàng cho mục tiêu bố cục tổng quan văn bản theo ý muốn riêng của bạn .

Cách ẩn văn bản:

– Chọn đoạn văn bạn muốn giấu

– Vào Home > Font > nhấn hình tượng mũi tên nhỏ > hộp thoại Font Open ( hoặc Ctrl + D )
– Chọn vào ô “ Hidden text ” để ẩn văn bản
– Nhấn OK
Trong trường hợp bạn muốn xem các đoạn văn bản đã bị ẩn, nhấn vào biểu tượng hình chữ P. như lưu lại trong ảnh bên dưới. Đoạn văn bị giấu sẽ hiện ra nhưng nó bị gạch chấm chấm. Nếu bạn muốn cho nó Open thông thường trở lại thì bỏ chọn ô “ Hidden text ” theo hướng dẫn ở trên là xong .

8. Dịch thuật ngay trong Word

Bạn đang đọc một văn bản tiếng Anh và cần dịch một đoạn ngắn qua tiếng Việt ? Thay vì phải sao chép rồi lên trang web Google Translater hoặc Bing để chuyển ngữ, bạn hoàn toàn có thể làm điều đó ngay trong Word 2013. Bộ máy dịch thuật được sử dụng sẽ là Microsoft Bing, và nội dung dịch xong sẽ được hiển thị ở một bảng mới bên tay phải hành lang cửa số nên tiết kiệm chi phí khá nhiều thời hạn cho tất cả chúng ta .
Cách sử dụng như sau :
– Chọn đoạn văn bản muốn dịch
– Chuyển sang thẻ Review > Translate
– Chọn Translate Selected Text nếu bạn muốn dịch chỉ một đoạn văn bản nhỏ
– Chọn Translate Document nếu bạn muốn dịch cả tài liệu
– Nhấn nút “ Insert ” ở đoạn văn bản đã dịch nếu muốn chèn nó vào tài liệu
Ở bảng mới Open bên tay phải bạn hoàn toàn có thể chọn ngôn từ đầu và cuối để dịch, ví dụ từ tiếng Anh sang tiếng Việt hay Việt sang Anh ví dụ điển hình. Lưu ý là phải có liên kết Internet thì tính năng dịch mới chạy được .

9. Sử dụng add-in để làm việc hiệu quả hơn

Bộ Microsoft Office 2013 được tích hợp một kho ứng dụng add-in, nó là những ứng dụng nhỏ chạy cùng với Word, Excel, Outlook hoặc PowerPoint để giúp tất cả chúng ta xử lý một số ít yếu tố nào đó mà thông thường phải lên web mới làm được. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể tích hợp Bing Dictionary để tra từ nhanh hơn, sử dụng Bing Image để tìm kiếm hình ảnh, xài công cụ quy đổi từ file PDF dạng hình ảnh sang văn bản thuần túy, công cụ giám sát đa năng ngay trong Word … Mời các bạn xem bài viết 12 add-in có ích và không tính tiền trên Office 2013 để biết cách setup cũng như các tính năng chi tiết cụ thể hơn về những ứng dụng nhỏ mê hoặc này .
Ngoài ra, trong quy trình sử dụng máy tính bạn thường copy các tập tin hay thư mục ra những ổ khác nhau, sau một thời hạn sử dụng sẽ khiến ổ cứng của bạn trở lên lộn xộn bởi những tập tin trùng lặp, chiếm hết dung tích ổ cứng. Mà việc tìm ra những tập tin trùng lặp trong mớ tài liệu đó thì quả thực là không hề đơn thuần, hơn thế nữa một số ít tập tin bạn lại update thêm tài liệu .

10. Duyệt nhanh qua cấu trúc tài liệu

Với những tài liệu được định dạng kĩ càng ( tức là định dạng heading không thiếu ), bạn hoàn toàn có thể nhanh gọn chớp lấy cấu trúc các phần của văn bản ra làm sao, văn bản nói đến những nội dung gì. Bạn thậm chí còn còn hoàn toàn có thể nhảy nhanh đến đoạn mình mong ước xem mà không phải cuộn chuột điên cuồng. Tất cả đều sẽ được thực thi trải qua một bảng nhỏ bên tay trái hành lang cửa số Word, và bảng này hoàn toàn có thể kích hoạt thuận tiện bằng cách vào thẻ View > tick vào ô “ Navigation Pane ” .
Nguồn : Tổng hợp

4.9 / 5 – ( 100 bầu chọn )

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật