Văn phòng điện tử E-office là gì? Điểm khác biệt và lợi ích thực tế

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?

Hãy cùng tìm hiểu và khám phá qua bài viết dưới đây !

1. Văn phòng điện tử (E-office) là gì?

Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mọi công văn, sách vở, yêu cầu, báo cáo giải trình đều được khởi tạo, phê duyệt và tàng trữ trên một nền tảng tập trung chuyên sâu trực tuyến với tiềm năng cốt lõi là thiết kế xây dựng “ văn phòng không sách vở ”, giúp nhà chỉ huy thuận tiện xử lý những đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải thao tác tại nhà để phòng dịch, 100 % sách vở, văn bản vẫn được giải quyết và xử lý tức thời bảo vệ không có bất kể ảnh hưởng tác động nào đến quá trình việc làm đội ngũ nhân sự .

2. Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ 

3. Lợi ích của văn phòng điện tử FastWork E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp

Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là Fastwork E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử Fastwork E-office mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SME xác nhận.

Lợi ích của e-office

Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Nước Ta tác động ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu của những doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid – 19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán lệch giá. Việc cắt giảm tối đa ngân sách không thiết yếu là điều cần làm .Tuy nhiên, phương pháp quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều ngân sách cho việc mua sách vở, mực in, góp vốn đầu tư trang thiết bị tàng trữ. Chưa kể đến là ngân sách thay thế sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ máy chấm công vân tay, thời hạn tiêu tốn lãng phí hay ngân sách làm thêm giờ do việc làm chậm tiến trình .Ứng dụng Fastwork là giải pháp cho chủ doanh nghiệp khi tối ưu chi phí vận hànhVới bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kể một khoản ngân sách “ thừa nào ”, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần góp vốn đầu tư máy chấm công vân tay .

Xem thêm: Giới thiệu, đánh giá chi tiết Top 7 phần mềm tính lương

Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:

• Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gian

• Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.

• Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.

Trong khi phần mềm E-Office của FastWork lại hoàn toàn có thể xử lý tuyệt vời bài toán đó bằng chính sách tính lương tự động từ tài liệu công được update công khai minh bạch trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro đáng tiếc, tiết kiệm chi phí thời hạn, sức lực lao động cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán .

E-Office chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ – Thúc đẩy bộ máy vận hành 

Bộ công cụ E-Office thiết kế xây dựng 1 tiến trình thao tác chuyên nghiệp – nhanh gọn – đúng chuẩn giúp nhân viên cấp dưới làm đúng, làm chuẩn, tăng hiệu suất chung của đội nhóm và doanh nghiệp. Mọi báo cáo giải trình, đơn từ, đề xuất kiến nghị bắt buộc khởi tạo trên mạng lưới hệ thống dựa trên 100 + biểu mẫu E-forms có sẵn, phân quyền chi tiết cụ thể, gán người theo dõi rõ ràng .Cụ thể, ngay khi chỉ huy phê duyệt / phủ nhận hoặc chuyển tiếp cho ai đó, nhân viên cấp dưới sẽ nhận được thông tin tức thời qua phần mềm. Nhiệm vụ nào đã quá hạn hoặc cần xử lý gấp đều được mạng lưới hệ thống gửi lời nhắc tự động hóa, bảo vệ luồng việc làm diễn ra theo đúng kế hoạch mang lại hiệu suất tối đa .Các mẫu đề xuất được thiết kế sẵn giúp khởi tạo dễ dàng trên di động

Văn phòng điện tử e-office: Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua Email, Zalo

Với phần mềm văn phòng điện tử E-Office, nhà chỉ huy thuận tiện quản trị thời hạn thao tác của nhân viên cấp dưới ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh toàn diện và tổng thể và cụ thể ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, báo cáo giải trình chấm công cũng được thực thi trên phần mềm thay vì gửi E-Mail như trước .Phần mềm E-Office cung ứng thiên nhiên và môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo giải trình, tránh thực trạng bàn luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không tương quan đến việc làm .Ngoài ra, quyền lợi của văn phòng điện tử còn nằm ở năng lực phân loại chi tiết cụ thể và tàng trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh gọn bất kể khi nào cần, tiện nghi hơn hẳn phương pháp tàng trữ bằng tay thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư .

Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu FastWork Request – Phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử (E-form)

Trao đổi thuận tiện giữa những cá nhân liên quan

Hiệu quả khi làm việc từ xa – Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Nhờ thiết kế xây dựng một môi trường tự nhiên thao tác số nơi mọi thông tin, tiến trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn hoàn toàn có thể chớp lấy đúng chuẩn đầu việc cần làm, deadline thực thi để sắp xếp thời hạn tương thích. Nhà quản trị theo dõi sát sao quy trình tiến độ việc làm của nhân sự, phát hiện nhanh gọn những nút thắt để điều phối giải quyết và xử lý kịp thời. Ngay cả khi thao tác từ xa, hiệu suất cao việc làm của doanh nghiệp vẫn được bảo vệ .Tìm hiểu thêm về giải pháp để xây dựng Văn phòng điện tử 4.0

4. 5 bước cơ bản xây dựng Văn phòng điện tử

Để kiến thiết xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm 5 bước sau :

1. Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
2. Xác định mô hình phù hợp
3. Lên kế hoạch triển khai
4. Đào tạo nhân sự
5. Đo lường và đánh giá kết quả

Tham khảo thông tin chi tiết: Hướng dẫn xây dựng Văn phòng điện tử từ A-Z cho doanh nghiệp

5 bước cơ bản để xây dựng văn phòng điện tử

5. Bộ phần mềm Văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp 4.0 

Nằm trong nền tảng Quản trị điều hành doanh nghiệp chung FastWork.vn,phần mềm E-OFFICE là bộ phần mềm văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp số hóa thành công mọi quy trình công việc. 

Trọn gói Phần mềm văn phòng điện tử FastWork phân phối gồm có :

1. FastWork FaceID – Phần mềm chấm công bằng FaceID (Đầu tiên tại Việt Nam): Ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt kết hợp định vị thông qua bản đồ số GPS, phần mềm giúp cập nhật chính xác thời gian – hình ảnh – vị trí chấm công của nhân sự theo thời gian thực. Tự động hóa bảng công tối ưu thời gian tổng hợp, truy xuất dữ liệu.
2. FastWork Payroll – Phần mềm tính lương tự động: Tự động hóa bảng lương dựa trên dữ liệu bảng công hoàn thiện và công thức tính lương cho từng vị trí đã được cấu hình trên phần mềm.
3. FastWork Request – Phần mềm đề xuất nội bộ: Số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo – gửi – phê duyệt các đề xuất nội bộ như: thanh toán, tạm ứng, khen thưởng, kỷ luật,…Phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung đề xuất hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
4. FastWork News – Phần mềm thông báo & truyền thông nội bộ: Chuẩn hóa quy trình soạn thảo – phê duyệt – ban hành thông báo nội bộ. Rút ngắn thời gian truyền tải, đảm bảo đúng người, đúng thông điệp.
5. FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn: Thống nhất trong toàn công ty công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đi /đến nhằm tránh thất thoát văn thư. Tổ chức phân loại văn bản theo các nhóm, đảm bảo an toàn, bảo mật văn bản.
6. FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ: Quản lý toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp khoa học, tập trung trên một hệ thống trực tuyến bao gồm hệ thống danh mục, kê khai đăng ký, thông tin – quá trình sử dụng.
7. FastWork Expense – Phần mềm Quản lý thu chi nội bộ: Toàn bộ thông tin phiếu thu/ chi được lưu trữ và quản lý trực tuyến. Minh bạch hóa các khoản tiền, trách nhiệm của mỗi cá nhân và tìm kiếm mọi lúc khi cần, hạn chế những thất thoát không đáng có.
8. FastWork Booking – Phần mềm Đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị dùng chung: Quản lý tất cả các tài nguyên và lịch đăng ký sử dụng tài nguyên tập trung trực tuyến trên một hệ thống. Nhân viên đăng ký dễ dàng, lãnh đạo phê duyệt/ từ chối nhanh chóng mọi lúc mọi nơi.
9. FastWork Meeting – Phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến: Hỗ trợ hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý, lưu trữ nội dung các cuộc họp – Giúp mọi cuộc họp diễn ra thành công, hoàn thành được mục tiêu của cuộc họp.

9 ứng dụng trên đồng nhất trên 1 nền tảng duy nhất với phiên bản Web App và Mobile App. Thực thi kế hoạch thiết kế xây dựng E-Office qua những phần mềm đơn cử trên doanh nghiệp hoàn toàn có thể xóa bỏ văn phòng truyền thống lịch sử, dần hoàn thành xong văn phòng điện tử, tiến đến số hóa và quy đổi số doanh nghiệp .

Bộ giải pháp trên phù hợp với:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa
• Doanh nghiệp đang có mong muốn thực hiện số hóa toàn bộ doanh nghiệp, chuyển đổi số
• Doanh nghiệp muốn tối ưu quy trình hành chính, tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp

MỘT SỐ KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

• KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, Trường học…

• KHỐI DOANH NGHIỆP: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt May 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…

Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm xây dựng văn phòng điện tử E-Office, vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây!

Đăng ký tư vấn

Source: https://dvn.com.vn/
Category : Thủ Thuật