10 mẹo hay giúp bạn trở thành cao thủ Microsoft Word – Phím tắt

Trở thành một cao thủ Microsoft Word có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và nâng cao khả năng xử lý văn bản. Dưới đây là 10 mẹo hay để giúp bạn trở thành cao thủ Microsoft Word:

1. Sử dụng phím tắt: Học và sử dụng các phím tắt để thao tác nhanh chóng và tiết kiệm thời gian, ví dụ như Ctrl + C (Copy), Ctrl + V (Paste), Ctrl + X (Cut) và nhiều phím tắt khác.
2. Tùy chỉnh thanh công cụ: Tùy chỉnh thanh công cụ bằng cách thêm các lệnh thường xuyên sử dụng vào thanh công cụ để truy cập nhanh hơn.
3. Sử dụng kiểu và chủ đề: Áp dụng kiểu và chủ đề cho văn bản để làm nổi bật và trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp.
4. Sử dụng bảng và biểu đồ: Sử dụng bảng và biểu đồ để trình bày dữ liệu một cách rõ ràng và dễ hiểu.
5. Công cụ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của Word để tìm và sửa các lỗi phổ biến.
6. Sử dụng Quick Parts: Tạo các mẫu văn bản sử dụng công cụ Quick Parts để nhanh chóng chèn thông tin thường xuyên sử dụng vào tài liệu.
7. Sử dụng trang đầu và chú thích: Thêm chú thích và số trang đầu tiên riêng biệt cho bìa, trang tựa và trang số tự động.
8. Sử dụng công cụ Merge & Split Cells: Khi làm việc với bảng, sử dụng công cụ Merge Cells để kết hợp ô và Split Cells để chia ô thành nhiều ô nhỏ hơn.
9. Tự động đánh số trang: Thêm số trang tự động vào tài liệu bằng cách sử dụng chức năng tự động đánh số trang của Word.
10. Sử dụng các công cụ hỗ trợ: Word cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ như công cụ đổi chữ hoa/thường, định dạng văn bản tự động, tạo biểu mẫu, v.v. Hãy tận dụng các công cụ này để làm việc hiệu quả.

Bằng cách thực hành và tận dụng các mẹo trên, bạn có thể trở thành một cao thủ Microsoft Word và nâng cao khả năng làm việc với văn bản một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Microsoft Word là 1 trong số những công cụ được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam ở mảng ứng dụng văn phòng. Nhưng nhiều người dùng không có nghĩa là ai cũng biết sử dụng nó sao cho đúng và tận dụng được hết tính năng của nó.
Nếu các bạn vẫn thường xuyên sử dụng Word trong công việc, liệu các bạn đã biết đến các mẹo dưới đây để công việc soạn thảo trở nên nhàn hạ hơn không? Hãy cùng tìm hiểu xem.

50 phím tắt phổ biến trên Microsoft Word

Dưới đây là danh sách 50 phím tắt phổ biến trên Microsoft Word (đối với hệ điều hành Windows). Chúng giúp bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn trong việc xử lý văn bản:

1. Ctrl + C: Sao chép (Copy).
2. Ctrl + X: Cắt (Cut).
3. Ctrl + V: Dán (Paste).
4. Ctrl + Z: Hoàn tác (Undo).
5. Ctrl + Y: Làm lại (Redo).
6. Ctrl + A: Chọn tất cả (Select All).
7. Ctrl + B: Đánh dấu đậm (Bold).
8. Ctrl + I: In nghiêng (Italic).
9. Ctrl + U: Gạch chân (Underline).
10. Ctrl + N: Tạo tài liệu mới (New).
11. Ctrl + O: Mở tài liệu (Open).
12. Ctrl + S: Lưu tài liệu (Save).
13. Ctrl + P: In tài liệu (Print).
14. Ctrl + F: Tìm kiếm (Find).
15. Ctrl + H: Thay thế (Replace).
16. Ctrl + E: Canh giữa (Center align).
17. Ctrl + L: Canh trái (Left align).
18. Ctrl + R: Canh phải (Right align).
19. Ctrl + J: Canh đều (Justify).
20. Ctrl + 1: Dòng 1 (Single line spacing).
21. Ctrl + 2: Dòng 1.5 (1.5 line spacing).
22. Ctrl + 5: Dòng 2 (Double line spacing).
23. Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ chữ.
24. Ctrl + Shift + <: Giảm kích cỡ chữ.
25. Ctrl + ]: Tăng thụt dòng.
26. Ctrl + [: Giảm thụt dòng.
27. Ctrl + Shift + F: Định dạng văn bản tự động (Format Painter).
28. Ctrl + K: Thêm liên kết (Hyperlink).
29. Ctrl + Home: Di chuyển đến đầu tài liệu.
30. Ctrl + End: Di chuyển đến cuối tài liệu.
31. Ctrl + Page Up: Di chuyển lên trang trước.
32. Ctrl + Page Down: Di chuyển xuống trang tiếp theo.
33. Ctrl + Delete: Xóa từ phía sau con trỏ.
34. Ctrl + Backspace: Xóa từ phía trước con trỏ.
35. Ctrl + Shift + D: Đặt mục lục (Insert Table of Contents).
36. Ctrl + Shift + F7: Chọn từ đồng nghĩa (Thesaurus).
37. Ctrl + F12: Mở tài liệu (Open).
38. Ctrl + Alt + 1: Định dạng đơn (Heading 1).
39. Ctrl + Alt + 2: Định dạng tiêu đề 2 (Heading 2).
40. Ctrl + Alt + 3: Định dạng tiêu đề 3 (Heading 3).
41. Ctrl + Alt + F: Mở trình chọn phông chữ (Font dialog box).
42. Ctrl + Shift + F12: Lưu tài liệu (Save As).
43. Ctrl + Shift + S: Ghi đè lưu (Save All).
44. Ctrl + Shift + N: Tạo mục lục (Create new document).
45. Ctrl + F2: Xem trước trang (Print Preview).
46. Ctrl + F4: Đóng tài liệu (Close document).
47. Ctrl + F12: Mở tài liệu (Open document).
48. Alt + Ctrl + I: Thêm chú thích (Insert Comment).
49. Alt + Ctrl + S: Chọn phong cách (Apply style).
50. Alt + Shift + D: Chèn ngày hiện tại (Insert current date).

1. Chuyển đổi nhanh cả 1 đoạn văn từ chữ viết thường sang chữ VIẾT HOA

Chắc chắn đã có lúc, bạn gõ xong cả 1 đoạn văn bản dài ngoằng, nhưng khi đọc lại yêu cầu thì họ lại muốn phải viết hoa toàn bộ những dòng này, với hầu hết người sử dụng Word không chuyên thì cách làm là xóa đi bật capslock và gõ lại.
Nhưng Word có 1 cách nhanh hơn rất nhiều lần đó là bôi đen đoạn văn bản và bấm Shift + F3. Phần mềm sẽ tự chuyển đổi giữa chữ thường/ CHỮ HOA/ Chỉ Viết Hoa Chữ Đầu.

2. Dịch toàn bộ văn bản bằng Bing Translator

MS Word được tích hợp sẵn bộ engine dịch tự động của Bing, dù Google Translate vẫn tốt hơn, nhưng nếu các bạn cần dịch nhanh 1 văn bản Word để đọc qua thì Bing cũng tương đối tốt. Điều quan trọng là các bạn không cần phải cóp nội dung sang trình duyệt để dịch mà có thể dùng trực tiếp trên Word 2013 bằng cách chọn thẻ Review > Translate > Translate Document.

3. Thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại

Giống như Excel, các bạn cũng không cần phải xem đồng hồ hay xem lịch rồi gõ tay vào văn bản như vẫn thường làm. Word có hỗ trợ phím tắt giúp bạn chèn ngay giờ hoặc ngày hiện tại vào văn bản bằng tổ hợp phím: Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại và Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại.

4. Chụp ảnh màn hình chương trình trên máy tính và chèn luôn vào văn bản

Theo cách thủ công, các bạn sẽ phải bấm nút Print Screen trên bàn phím để chụp ảnh toàn bộ màn hình, sau đó mở một ứng dụng sửa ảnh và bấm Ctrl + V để dán ảnh chụp màn hình vào rồi cắt cúp cho đẹp sau đó xuất ra hình để chèn vào Word.
Quá dài dòng, Word 2013 có hỗ trợ các bạn chèn nhanh hình ảnh hiện tại của 1 cửa sổ ứng dụng đang chạy trên máy vào văn bản, cách làm như sau:

Chọn thẻ Insert > ScreenShot > Chọn 1 cửa sổ mà bạn muốn chụp. Lập tức hình ảnh mà bạn chọn sẽ được chèn ngay vào văn bản.

5. Ẩn nội dung trong văn bản bí mật

Với những phiên bản Word trước đây, người ta thường biến đoạn văn bản muốn ẩn thành font chữ màu trắng để che giấu nó. Nhưng cách đó quá cổ xưa và dễ bị phát hiện chỉ bằng cách bôi đen văn bản, đồng thời vị trí đó cũng sẽ Open 1 khoảng chừng trắng không bình thường khiến trẻ con cũng phải hoài nghi .

Để ẩn nội dung văn bản cao siêu hơn, các bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó và nhấn Ctrl + D, sau đó tích vào nút Hidden như trong hình. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không để lại dấu vết.

Để xem lại đoạn văn bản này các bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ nội dung ẩn có trong văn bản lên.

6. Chỉnh sửa file PDF

Thông thường, các phần mềm xem file PDF thông dụng như Adobe Acrobat Reader chỉ cho phép các bạn xem nội dung file PDF, vậy muốn chỉnh sửa nội dung của chúng thì sao?
Đơn giản, chỉ cần mở file đó bằng Word 2013 và chỉnh sửa nó như một văn bản Word bình thường.

7. Bắt đầu gõ văn bản từ bất kỳ vị trí nào trong trang

Rất nhiều người trong số các bạn sẽ cười nhếch mép vì chỉ cần đặt con trò đến dòng mình muốn rồi nháy nút cách cho đến khi con trỏ ở vị trí mình muốn là được, quá đơn giản.

Nhưng chắc ít bạn biết rằng, chỉ cần nháy đúp chuột vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt ở đúng vị trí và Word sẽ tự thêm khoảng trắng cho các bạn.

8. Kiểm tra tương thích ngược với các bản Word cũ

Để chắc chắn rằng “tác phẩm” của các bạn không bị lỗi font hay không thể xem được trên các máy cài Word phiên bản cũ hơn, hãy mở thẻ File > Info và chọn Check Compatibility trong mục Inspect Document.

Word sẽ kiểm tra những thành phần có trong văn bản không tương thích với các phiên bản cũ và báo lại cho bạn để sửa.

9. Bỏ dấu “lăng quăng” trong Microsoft Word

Hiện tượng “lăng quăng” như con giun có màu đỏ hoặc xanh chạy dưới chữ trong văn bản Word không xa lạ gì với người dùng máy tính. Mặc dù khi in ấn thì những “con giun” này không xuất hiện nhưng trong quá trình soạn thảo và đọc nó sẽ làm bạn thấy nhức mắt.

Để khắc phục, trong Word 2010 – 2013, bạn vào File > Options để mở Word Options lên. Tại đây, bạn chọn Proofing rồi tại phần When correcting spelling and grammar in Word bạn bỏ dấu chọn tại 3 mục Check spelling as you type, Mark grammar erros as you type và Check grammar with spelling đi rồi bấm OK là xong.

10. Tạo nhiều Header hoặc Footer khác nhau trong một văn bản

Section Break, tạm dịch là sự chuyển phân đoạn, rất quen thuộc với các bạn chuyên công tác văn bản trong việc tạo nhiều Header hoặc Footer khác nhau cho một tài liệu Word. Nghĩa là bạn sẽ chia văn bản của mình ra làm nhiều phân đoạn, trong đó mỗi một phân đoạn có thể gồm một hoặc nhiều trang tương ứng với một Header hoặc Footer cố định. Trong Office 2010, 2013, bạn thực hiện như sau:

– Trước hết, hãy chèn các Header hoặc Footer chung cho văn bản một cách bình thường (thao tác này nằm trong thẻ Insert), sau đó tạo thêm một phân đoạn (Section 2) bằng cách đặt con trỏ cuối trang của phân đoạn đầu tiên (Section 1), chuyển qua thẻ Page Layout, bấm lên biểu tượng Break. Từ danh sách xổ xuống bạn chọn Next Page nếu muốn chuyển con trỏ sang trang tiếp theo hoặc chọn Continuous nếu muốn giữ nguyên con trỏ ở trang hiện tại.

– Ở đầu trang của Section 2, bấm đôi lên Header đã tạo, hoặc chọn Edit Header từ biểu tượng Header. Trong khung Navigation, bấm lên biểu tượng Link to Previous để bỏ thuộc tính này. Và như vậy bạn đã có thể tạo một Header khác tùy ý. Đối với các Section tiếp theo, cũng làm tương tự.

Vậy các bạn đã biết được bao nhiêu trong số những mẹo nói trên? Hy vọng sau khi biết các bạn sẽ làm việc với Word nhanh và chuyên nghiệp hơn, trong mắt đồng nghiệp bạn sẽ như 1 vị thần.

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật