Hướng dẫn quy trình xử lý văn bản điện tử mới nhất

Hiện nay với sự tăng trưởng của khoa học công nghệ tiên tiến, văn bản điện tử đang dần được thay thế sửa chữa những văn bản khác. Với sự tiện lợi của văn bản điện tử thì mỗi người nên tìm hiểu và khám phá quá trình giải quyết và xử lý văn bản điện tử để thuận tiện cho việc làm của mình. Hôm nay tất cả chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu và khám phá về yếu tố này bạn nhé .

1. Văn bản điện tử và những nguyên tắc quản lý văn bản điện tử

Văn bản điện tử đã được pháp luật rõ trong nghị định số 30/2020 / NĐ-CP tại Điều 3. Tại đây văn bản điện tử được hiểu là loại văn bản thuộc dạng thông điệp tài liệu. Văn bản này được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy. Văn bản điện tử phải được trình diễn theo đúng như lao lý về thể thức, kỹ thuật cũng như định dạng văn bản.

1.1. Nguyên tắc để quản lý văn bản điện tử đến

Mỗi cơ quan, tổ chức triển khai đều phải thực thi ĐK văn bản của mình vào mạng lưới hệ thống. Với mỗi văn bản đến sẽ có một số ít đến đơn cử. Đây là số đến duy nhất của văn đó trong mạng lưới hệ thống quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai. Nguyên tắc để quản lý văn bản điện tử đến

Số đến có chức năng xác nhận việc văn bản đến đúng địa chỉ, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ. Từ đó các cấp có thẩm quyền giải quyết văn bản có thể kịp thời tiếp nhận thông tin và xử lý theo đúng thời hạn quy định.

Khi đảm nhiệm một văn bản điện tử việc tiên phong cần thực thi đó là kiểm tra chữ ký số. Mỗi doanh nghiệp đều có chữ ký số riêng đã được ĐK theo đúng lao lý của cơ quan nhà nước. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai đảm nhiệm văn bản điện tử đến có nghĩa vụ và trách nhiệm phản hồi về việc tiếp đón văn bản điện tử giữa những cơ quan nằm trong cỗ máy hành chính Nhà nước. Bộ phận văn thư cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm trình và chuyển giao văn bản đã đảm nhiệm đến với người có nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý văn bản. Đây hoàn toàn có thể là người đứng đầu cơ quan tổ chức triển khai hoặc người đã được cơ quan tổ chức triển khai giao nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý văn bản. Người có thẩm quyền xử lý khi đã tiếp đón văn bản sẽ cho quan điểm chỉ huy xử lý văn bản đến và update những thông tin vào mạng lưới hệ thống. Đơn vị, cá thể trong mạng lưới hệ thống được giao nghĩa vụ và trách nhiệm chủ trì xử lý văn bản cần triển khai tốt trách nhiệm của mình. Nhiệm vụ đó là địa thế căn cứ vào hạng mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai, xác lập số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến rồi triển khai update vào mạng lưới hệ thống những trường thông tin theo đúng lao lý.

1.2. Nguyên tắc quản lý so với văn bản điện tử đi

Cũng giống như nguyên tắc quản lý của văn bản điện tử đến, toàn bộ văn bản đi của cơ quan, tổ chức triển khai đều phải được ĐK vào mạng lưới hệ thống quản lý văn bản. Một văn bản đi chỉ có duy nhất một số ít văn bản trong mạng lưới hệ thống.

Nguyên tắc quản lý đối với văn bản điện tử đi Văn bản đi cần được xác nhận gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể mà có tính năng và thẩm quyền xử lý. Riêng so với những văn bản thuộc nghành quân sự chiến lược, quốc phòng mà thực thi theo pháp luật của pháp lý về việc bảo vệ bí hiểm nhà nước thì phải bảo vệ văn bản được chuyển giao bảo đảm an toàn trong môi trường tự nhiên mạng. Để hoàn toàn có thể phát hành văn bản điện tử đi thì người có thẩm quyền phát hành văn bản phải ký phát hành văn bản ký số trên văn bản điện tử. Việc ký này phải được triển khai theo đúng lao lý và chuyển văn thư đến cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản giấy thì cơ quan văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi số hóa văn bản giấy theo pháp luật và update những trường thông tin vào mạng lưới hệ thống.

Tham khảo thêm phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí tại: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Quy trình để giải quyết và xử lý một văn bản điện tử

2.1. Quy trình giải quyết và xử lý so với văn bản điện tử đến

Đối với văn bản điện tử đến, cơ quan, tổ chức triển khai sẽ triển khai quá trình giải quyết và xử lý văn bản theo 4 bước đơn cử như sau : Bước 1 : Tổ chức tiếp đón văn bản điện tử đến. Tổ chức tiếp nhận văn bản điện tử đến Ngay khi đảm nhiệm văn bản điện tử, tổ chức triển khai phải kiểm tra về chữ ký số của văn bản xem chữ ký đó đã cung ứng được đúng pháp luật về chữ ký số hay chưa. Sau khi xác nhận được chữ ký số sẽ thực thi thông tin về việc đã đảm nhiệm văn bản. Bước 2 : Đăng ký việc số hóa văn bản điện tử đến. Đầu tiên để hoàn toàn có thể thực thi việc ĐK văn bản điện tử đến tổ chức triển khai cần tiếp đón văn bản đến theo hình thức liên thông giữa bên gửi và bên nhận. Đối với những trường thông tin của văn bản cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật vương quốc về việc định dạng, cấu trúc mã định danh và văn bản tài liệu gói tin Giao hàng cho hoạt động giải trí liên kết những mạng lưới hệ thống quản lý văn bản, điều hành quản lý. Lưu lại trong mạng lưới hệ thống số văn bản và thời hạn đến. Với công tác làm việc số hóa văn bản sẽ có những tiêu chuẩn số hóa văn bản đơn cử như : Ảnh phải là ảnh màu ; Tỷ lệ số hóa : 100 % ; Độ phân giải tối thiểu phải bảo vệ là 200 dpi và Định dạng PDF để ở phiên bản 1,4 trở lên. Bước 3 : Trình văn bản điện tử và chuyển giao trong mạng lưới hệ thống nội bộ. Sau khi những khâu trên được triển khai xong, văn bản sẽ được bộ phận văn thư trình hoặc chuyển giao đến bộ phận có nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý, xử lý.

Trình văn bản điện tử và chuyển giao trong hệ thống nội bộ Riêng những văn bản tương quan đến nhiều đơn vị chức năng thì cần xác lập rõ đơn vị chức năng hoặc cá thể phối hợp giải quyết và xử lý văn bản bởi người có thẩm quyền.

Bước 4: Giải quyết đối với các văn bản điện tử đến.

Trách nhiệm của những tổ chức triển khai, cá thể chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý văn bản điện tử khi nhận được văn bản điện tử đến cần : Tổ chức xử lý, giải quyết và xử lý văn bản ; Căn cứ theo hạng mục của đơn vị chức năng xác lập số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử đến để update thông tin vào mạng lưới hệ thống ; Tiến hành tàng trữ văn bản đến theo pháp luật.

Tham khảo ngay: Tìm hiểu thêm về nội dung công tác văn thư lưu trữ

2.2. Quy trình để giải quyết và xử lý văn bản điện tử đi

Đối với văn bản điện tử đi khi thực thi giải quyết và xử lý văn bản sẽ thực thi theo hai bước sau : Bước 1 : Soạn thảo văn bản và tạo lập văn bản điện tử đi. Với những cá thể chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc soạn thảo văn bản cần xác lập mức độ khẩn của văn bản, dự thảo văn bản, trình chỉ huy đơn vị chức năng để duyệt và xem xét và sau cuối là update những trường thông tin của văn bản vào mạng lưới hệ thống. Soạn thảo văn bản và tạo lập văn bản điện tử đi Bộ phận chỉ huy của đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo văn bản cần xem xét về nội dung của văn bản và cho quan điểm, phê duyệt. Sau khi đã phê duyệt về nội dung, văn bản sẽ được chuyển đến người có nghĩa vụ và trách nhiệm để kiểm tra về thể thức, cách trình diễn của văn bản. Người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra thể thức của văn bản cần kiểm tra tổng thể những tiêu chuẩn về thể thức văn bản và cho quan điểm. Với những nội dung đã được kiểm tra, người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung kiểm tra và chuyển văn bản đến cho văn thư cơ quan trình người có thẩm quyền ký văn bản. Bộ phận đảm nhiệm văn thư sẽ thực thi việc kiểm tra lại về kỹ thuật trình diễn văn bản ; Văn bản chuyển về định dạng PDF và update số văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành, thời hạn, số trang và mã định danh của đơn vị chức năng. Bước 2 : Ban hành văn bản điện tử và phát hành văn bản. Có hai loại phát hành văn bản điện tử đó là phát hành văn bản điện tử trực tiếp và phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy. Ban hành văn bản điện tử và phát hành văn bản Phát hành văn bản điện tử trực tiếp người có thẩm quyền của đơn vị chức năng cần ký duyệt phát hành văn bản. Khi đó văn bản mới hoàn toàn có thể chuyển đến bộ phận văn thư cơ quan để làm thủ tục. Bộ phận văn thư sẽ triển khai cấp số văn bản, thời hạn vào dự thảo văn bản ; In và đóng dấu của đơn vị chức năng ; Ký số của cơ quan, tổ chức triển khai để phát hành văn bản điện tử ; Tổ chức tàng trữ tại văn thư đơn vị chức năng 1 bản ; Cập nhật thông tin của văn bản vào mạng lưới hệ thống thông tin của tổ chức triển khai. Trong trường hợp tổ chức triển khai, đơn vị chức năng thực thi phát hành văn bản giấy và số hóa văn bản giấy và ký số phát hành văn bản số hóa. Sau khi văn bản giấy được gửi đi, tổ chức triển khai cần lưu văn bản điện tử trong mạng lưới hệ thống.

Như vậy, nội dung bài viết đã làm rõ các nguyên tắc và quy trình xử lý văn bản điện tử. Hy vọng rằng những thông tin của timviec365.vn đã giúp bạn nắm rõ được những nội dung này để có thể hoàn thành công việc của mình một cách nhanh nhất. 

Văn bản điện tử là gì ?
Hiểu về tiến trình giải quyết và xử lý văn bản điện tử rồi thì bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm bài viết sau của timviec365.vn để có được cái nhìn sâu hơn về văn bản điện tử là gì nhé .
Văn bản điện tử là gì ?

Chia sẻ:

Từ khóa tương quan
Chuyên mục

Source: https://dvn.com.vn
Category: Điện Tử