16+ Thủ thuật excel cho dân văn phòng hữu ích, dễ thực hiện

Excel là phần mềm cực kỳ hữu ích nhất là trong công việc. Để thao tác với excel được nhanh, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và để mọi người thấy được sự chuyên nghiệp của bạn thì những thủ thuật excel cho dân văn phòng rất quan trọng.

Dưới đây là 16+ thủ thuật Excel hữu ích và dễ thực hiện cho dân văn phòng:

1. Tạo lịch trình đơn giản: Sử dụng tính năng lịch trình của Excel để tạo lịch trình công việc, sự kiện hoặc hẹn gặp dễ dàng.
2. Tách dữ liệu từ một ô thành nhiều ô: Sử dụng các công cụ tách dữ liệu như Text to Columns để tách dữ liệu từ một ô thành nhiều ô dựa trên các ký tự phân tách.
3. Tính tổng nhanh chóng: Sử dụng tổ hợp phím Alt + = để tính tổng các ô ở hàng trên hoặc tổng các ô ở cột bên trái của ô đang chọn.
4. Sử dụng công thức SUMIFS: Sử dụng công thức SUMIFS để tính tổng dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.
5. Áp dụng định dạng điều kiện: Sử dụng định dạng điều kiện để làm nổi bật các ô thỏa mãn một điều kiện nào đó.
6. Xử lý dữ liệu trùng lặp: Sử dụng tính năng Remove Duplicates để loại bỏ các giá trị trùng lặp trong bảng dữ liệu.
7. Tính tuổi từ ngày sinh: Sử dụng hàm DATEDIF để tính tuổi từ ngày sinh đến ngày hiện tại.
8. Sắp xếp dữ liệu: Sử dụng tính năng Sort để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
9. Tạo biểu đồ: Sử dụng tính năng Insert Chart để tạo biểu đồ thể hiện dữ liệu một cách trực quan.
10. Tính toán thời gian làm việc: Sử dụng hàm NETWORKDAYS để tính toán số ngày làm việc giữa hai ngày.
11. Tính phần trăm tăng giảm: Sử dụng công thức (giá trị mới – giá trị cũ) / giá trị cũ để tính phần trăm tăng hoặc giảm.
12. Chuyển dữ liệu thành bảng: Sử dụng tính năng Format as Table để chuyển dữ liệu thành bảng và dễ dàng thực hiện các tính toán và sắp xếp.
13. Tạo bảng trở điểm: Sử dụng tính năng PivotTable để tạo bảng trở điểm và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
14. Tạo danh sách thả xuống: Sử dụng tính năng Data Validation để tạo danh sách thả xuống cho các ô dữ liệu.
15. Tính toán tỷ lệ phần trăm: Sử dụng công thức (giá trị / tổng) * 100 để tính tỷ lệ phần trăm của một giá trị so với tổng.
16. Tạo đồ thị nhanh chóng: Sử dụng tính năng Quick Analysis để tạo đồ thị nhanh chóng từ dữ liệu đã chọn.

Những thủ thuật trên sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và tối ưu hóa sử dụng Excel trong công việc văn phòng.

Làm sao để có thể sử dụng được thành thạo các thủ thuật trong excel? Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn một số thủ thuật excel cho dân văn phòng hiệu quả. Cùng tham khảo nhé.

Các thủ thuật excel cho dân văn phòng

Chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn 6 thủ thuật excel cho dân văn phòng dưới đây:

1. Hàm Vlookup nhiều điều kiện kèm theo

Thủ thuật excel cho dân văn phòng đầu tiên chúng tôi muốn chia sẻ là hàm Vlookup – hàm tìm kiếm có điều kiện trong excel

– Đối với hàm Vlookup cơ bản nhưng tất cả chúng ta được học thì sẽ chỉ được cho phép tra cứu trên một giá trị. Nhưng nếu bạn muốn tra cứu từ 2 giá trở lên thì sao ? Sẽ có cách đơn thuần để thực thi so với trường hợp này .
Cách sử dụng hàm Vlookup nhiều điều kiện kèm theo sẽ được thiết lập qua 3 bước sau :
– Thêm một cột phụ có chứa những giá trị từ những cột mà bạn muốn sử dụng để làm điều kiện kèm theo .
– Sau đó, thiết lập công thức Vlookup tham chiếu đến bảng tài liệu gồm có cả cột phụ .
– Lưu ý cột tiên phong trong bảng phải là cột phụ. Đối với những giá trị tra cứu, khi nối cùng với một điều kiện kèm theo sẽ cùng thứ tự để tương thích với những giá trị trong cột phụ .
Ví dụ đơn cử cho bạn :

-Công thức mảng cần phải nhấn Ctrl + Shift + Enter sau khi bạn nhập xong cú pháp hàm

• F3&F4 vẫn là điều kiện tìm kiếm giống như cách 1 (là gộp của Sản phẩm và Ca làm việc)
• Hàm choose kết hợp với mảng 1,2 sẽ giúp tạo ra vùng tìm kiếm được gộp bởi sản phẩm và ca
• 2: Số thứ tự cột tìm kiếm
• 0: Kiểu tìm kiếm chính xác 100%

LƯU Ý :

• Bạn phải tạo thêm một cột bổ sung để liên kết các giá trị với nhau, sau đó cung cấp cho hàm VLOOKUP giá trị tìm kiếm tương tự.
• Cột liên kết là một cột ngoài cùng ở phía bên trái thuộc phạm vi tra cứu vì đây chính là nơi mà Vlookup luôn  tìm kiếm được giá trị tra cứu và phải chứa tất cả các giá trị tra cứu để việc ghép nối chính xác như trong tiêu chí củ bạn
• Còn một điều quan trọng bạn hãy luôn nhớ đó là hàm Vlookup chỉ giới hạn trong khoảng 255 ký tự. Lưu ý điều đó và đảm bảo rằng tổng chiều dài của các tiêu chí tra cứu bạn mong muốn không vượt quá giới hạn.

Xem thêm: Thietbichothue.info cung cấp dịch vụ thuê laptop giá rẻ, số lượng lớn tại TPHCM

2. Hàm lấy giá trị của ô trong Excel

– Bài viết này chúng tôi sẽ san sẻ cho bạn hàm Value. Với hàm này hoàn toàn có thể sử dụng cho những phiên bản Excel như Excel năm nay, 2013, 2010, 2007, 2003 và cả Excel cho MAC, iPhone, Android .
– Hàm Value thường tích hợp với LEFT, RIGHT, MID … Cùng xem cách sử dụng hàm này nhé .
– Cú pháp : VALUE ( text )

• Text là chuỗi kí tự, có thể là ngày tháng, thời gian hay hằng số.
• Text phải được đặt trong cặp dấu ngoặc kép (“ ”) hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản bạn muốn chuyển đổi.

– Ví dụ :

Ta sẽ sử dụng Value kết hợp với Right để cắt 2 số cuối. Công thức sẽ là =RIGHT (C5,2)

Nếu muốn thu nguyên phần giá trị số là “ 1 ” thay vì “ 01 ” như tác dụng trên đây thì chúng ra sử dụng VALUE

Ta có công thưc:  =VALUE (RIGHT (A4,2))

3. Hàm đếm số lần Open trong Excel

-Với trường hợp này ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF  để đếm số lần xuất hiện ký tự trong excel

– Ta có công thức : COUNTIF ( range ; criteria )

• Range: phạm vi các ô để đếm.
• Criteria: các tiêu chí kiểm soát các ô nào sẽ được tính

– Ví dụ : Cho một bảng list những tên của những bạn trong một lớp và những ngày đi trực tuần của mỗi bạn, đếm xem số lần mỗi bạn đi trực :

Nhập công thức: =COUNTIF(B3:B17;B3)

Kết quả sau khi nhấn Enter sẽ là:

Những quan tâm cần biết :

•  Hàm COUNTIF trong Excel đếm số lượng ô trong phạm vi phù hợp với tiêu chí được cung cấp.
• Các tiêu chí không phải là số cần được đặt trong dấu ngoặc kép nhưng tiêu chí số thì không.
• Hàm này được áp dụng cho tất cả các bản microsoft excel tất cả các năm.

4. Hàm IF có 3 điều kiện kèm theo – hàm IF với điều kiện kèm theo là chữ

-Đối với những trường hợp dùng hàm if có 3 điều kiện thì ta có công thức: =IF(Điều gì đó là True, thì làm gì, nếu không thì làm gì khác)

– Một câu lệnh IF hoàn toàn có thể có hai tác dụng. Kết quả tiên phong là nếu so sánh của bạn là True, tác dụng thứ hai là nếu so sánh của bạn là False .
– Ví dụ : Ta sẽ có bảng quy đổi những điểm kiểm tra của học viên thành điểm theo vần âm tương tự .

-Cú pháp: =IF(D2>89,”A”,IF(D2>79,”B”,IF(D2>69,”C”,IF(D2>59,”D”,”F”))))

– Giải thích cho cú pháp này :

• Nếu Điểm Kiểm tra (trong ô D2) lớn hơn 89 thì học viên nhận điểm A
• Nếu Điểm Kiểm tra lớn hơn 79 thì học viên nhận điểm B
• Nếu Điểm Kiểm tra lớn hơn 69 thì học viên nhận điểm C
• Nếu Điểm Kiểm tra lớn hơn 59 thì học viên nhận điểm D
• Các trường hợp khác học viên nhận điểm F

– Lưu ý : Hàm trong Excel đều nhu yếu dấu ngoặc tròn mở và dấu ngoặc tròn đóng ( ). Excel sẽ cố gắng nỗ lực giúp bạn xác lập điểm khởi đầu và kết thúc bằng cách tô màu cho những phần khác nhau trong công thức khi bạn chỉnh sửa công thức .

5. Hàm Sumproduct tính tổng nhiều điều kiện kèm theo

Hàm sumproduct là gì?

– Sumproduct là một hàm rất hữu dụng khi nói đến việc so sánh tài liệu ở hai hay nhiều dải ô và việc đo lường và thống kê tài liệu có nhiều điều kiện kèm theo .
– Ta có công thức : SUMPRODUCT ( array1, [ array2 ], [ array3 ], … )

• Trong đó, mảng 1, mảng 2, … là các dải ô liên tục hay là các mảng có chứa thành phần bạn muốn nhân, rồi cộng lại.
• Số mảng tối thiểu là 1. Trong trường hợp này, hàm SUMPRODUCT chỉ đơn giản tính tổng các thành phần mảng rồi trả về tổng số.
• Số mảng tối đa là 255 trong Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, và Excel 2007, và 30 trong các phiên bản trước của Excel.

– Ví dụ : Giả sử có list những món hàng ở cột A, doanh thu bán dự kiến ở cột B, và doanh thu bán thực ở cột C. Bạn muốn tìm xem có bao nhiêu món bán ít hơn dự kiến .

-Đối với trường hợp này, ta có cú pháp: =SUMPRODUCT(–(C2:C10<b2:b10)) < strong=””></b2:b10)) <>

• Trong đó C2:C10 là doanh số thực
• B2:B10 là doanh số dự kiến.

– Nhưng nếu bạn có nhiều hơn một điều kiện kèm theo thì sao ? Ví dụ bạn muốn đếm số lần Táo bán ít hơn dự kiến thì ta phải thêm một điều kiện kèm theo nữa vào công thức SUMPRODUCT :

=SUMPRODUCT((C2:C10<b2:b10)*(a2:a10=”apples”))< strong=””></b2:b10)*(a2:a10=”apples”))<>

Xem thêm : 3 Tập Lệnh Hướng Dẫn Cài Đặt Proxy Server Cho Máy Tính

– Một số chú ý quan tâm so với hàm này :

• Tất cả mảng trong công thức SUMPRODUCT phải có cùng số hàng và số cột, nếu không thì bạn sẽ nhận lỗi #VALUE!.
• Nếu bất cứ câu lệnh mảng nào chứa giá trị phi số, chúng sẽ được xử lý như số 0.
• Nếu mảng là phép thử logic, thì nó sẽ trả về giá trị TRUE và FALSE. Thông thường, cần phải đổi các giá trị TRUE và FALSE này thành 1 và 0 bằng cách sử dụng toán tử đơn phân (–).

6. Hàm so sánh trong excel

-Đây là hàm cuối cùng trong thủ thuật Excel cho dân văn phòng ở bài viết này, chúng tôi sẽ nói đến hàm EXACT

– Chúng ta dùng hàm Exact để so sánh hai chuỗi văn bản và trả về TRUE nếu chúng trọn vẹn giống nhau, FALSE nếu khác. Hàm EXACT phân biệt chữ hoa, chữ thường nhưng bỏ lỡ độc lạ về định dạng .

-Ta có công thức: EXACT(text1, text2)

• Text1 Bắt buộc. Chuỗi văn bản thứ nhất.
• Text2 Bắt buộc. Chuỗi văn bản thứ hai.

– Ví dụ : Hàm Exact trong trường hợp này sẽ so sánh 4 cặp chuỗi văn bản khác nhau .
– Ta có cú pháp :

– Kết quả trả về là :

– Chú ý : Vì hàm Exact trong Excel phân biệt chữ hoa chữ thường, hàm trong ô C2 sẽ trả về tác dụng là FALSE .

Trên đây chúng đã chia sẻ cho bạn những thủ thuật Excel cho dân văn phòng cần thiết cho công việc của bạn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ là hữu ích. Chúc các bạn sử dụng các thủ thuật trong excel thành công.

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật