Thủ thuật excel PDF

Chỉ xem 5 trang đầu, hãy download Miễn Phí về để xem toàn bộ

NHỮNG KỸ NĂNG TÙY BIẾN BẢNG TÍNH EXCEL
Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính
Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày
dữ liệu “theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi”. Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay
mắc phải khi thiết lập một bảng tính:
•
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhau
•
Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhau
•
Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau
•
Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)
•
Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v…)
Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan
giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không được
trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các
tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal… Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn
gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản.
Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có
16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình
với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề
của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các
ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó.
Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm
kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự
hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm.
Những mẹo nhỏ khi định dạng
Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến.
Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử
dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian
vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng
đến hiệu quả công việc. Việc thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nó
tăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại có
thể là một nỗi sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho một
ảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám.
Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này sẽ được
dùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc dùng làm vùng điều kiện
cho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v…)
Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số,
và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nó. Nếu bạn thay đổi kiểu
canh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nó
còn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trong
ô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này.
Chỉ có tiêu đề của bảng tính là được hưởng ngoại lệ mà thôi.
Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào trong các ô đã
được định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhập
vào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếu
đến một ô đã được định dạng theo kiểu text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu có
muốn những ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không.
Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hoặc macro không thể chạy được với những
ô đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng “Center across selection”, nằm trong Home
➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ mở ra hộp thoại Format với ta
Alignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung Horizontal để chọn Center Across
Selection. Hoặc bạn cũng có thể right-click rồi chọn Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở về
trước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1).
Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge Cells
Những mẹo nhỏ khi dùng công thức
Một sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu.
Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót một
dữ liệu nào.
Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm của
Excel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắc
ăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột trong mảng này. Khi đó, tham chiếu
của bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắng
gì khi thêm dữ liệu vào trong mảng.
Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên ì
ạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức,
mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của công thức,
ằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động.
Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán rất chậm
khi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tính
toán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn Excel
Options ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọn
Manual :
Chọn Manual Caculation với Excel 2007
Chọn Manual Caculation với Excel 2003
Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao giờ cũng
có những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán Manual, có thể bạn sẽ chỉ

NHỮNG KỸ NĂNG TÙY BIẾN BẢNG TÍNH EXCELNhững mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tínhMột trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bàydữ liệu “theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi”. Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta haymắc phải khi thiết lập một bảng tính:Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (WorkBook) khác nhauBố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (WorkSheet) khác nhauBố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhauCó những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database)Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v…)Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quangiữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không đượctrình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa cáctính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal… Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạngom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản.Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mìnhvới các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đềcủa nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (cácngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó.Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìmkiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tựhợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm.Những mẹo nhỏ khi định dạngNgoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến.Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sửdụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gianvào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởngđến hiệu quả công việc. Việc thường xuyên áp dụng những định dạng phức tạp cho bảng tính còn làm cho nótăng kích thước, và cho dù bảng tính của bạn có thể trông giống như một tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó lại cóthể là một nỗi sợ hãi cho người khác. Một trong những kiểu phối màu tốt nhất mà bạn nên áp dụng cho mộtảng tính, là màu đen, màu trắng và màu xám.Một gợi ý nữa, là nên bỏ trống vài hàng đầu tiên ở trên cùng (ít nhất là 3 hàng). Những hàng này sẽ đượcdùng cho những tính năng nâng cao hơn về sau, chẳng hạn như Advanced Filter, hoặc dùng làm vùng điều kiệncho các công thức xử lý dữ liệu (DSUM, DMAX, v.v…)Cũng đừng quan tâm đến việc canh lề cho dữ liệu. Theo mặc định, Excel canh phải cho những dữ liệu kiểu số,và canh trái cho những dữ liệu kiểu text. Và đó là điều tốt nhất rồi, đừng thay đổi nó. Nếu bạn thay đổi kiểucanh lề, bạn sẽ có thể không xác định được ngay tức khắc rằng đó là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu text; và nócòn có thể gây nhầm lẫn cho người khác khi tham chiếu đến một ô, vì nhiều khi họ sẽ tưởng rằng dữ liệu trongô đó là số, nhưng thật ra nó là text. Nếu bạn thay đổi kiểu canh lề mặc định, bạn sẽ bị nhức đầu với nó sau này.Chỉ có tiêu đề của bảng tính là được hưởng ngoại lệ mà thôi.Chỉ định dạng các ô theo kiểu text khi thật sự cần thiết. Bởi vì tất cả những dữ liệu nhập vào trong các ô đãđược định dạng trước theo kiểu text sẽ bị chuyển thành dữ liệu kiểu text, ngay cả khi bạn nghĩ rằng cái bạn nhậpvào là dữ liệu kiểu số hay dữ liệu kiểu ngày tháng. Và tồi tệ hơn nữa, bất kỳ ô nào chứa công thức tham chiếuđến một ô đã được định dạng theo kiểu text, cũng sẽ bị định dạng thành kiểu text. Nói chung, bạn đâu cómuốn những ô chứa công thức lại bị định dạng theo kiểu text, phải không.Trộn các ô (merge cells) cũng là một vấn đề. Có một số công thức hoặc macro không thể chạy được với nhữngô đã được trộn. Cho nên, thay vì trộn ô, bạn hãy dùng chức năng “Center across selection”, nằm trong Home➝ nhóm Alignment. Nhấn vào cái mũi tên ở dưới cùng bên phải, sẽ mở ra hộp thoại Format với taAlignment được chọn sẵn. Bạn sử dụng thanh trượt dọc của khung Horizontal để chọn Center AcrossSelection. Hoặc bạn cũng có thể right-click rồi chọn Format Cells từ shortcut menu. Với Excel 2003 trở vềtrước, bạn mở hộp thoại này từ menu Format ➝ Cells (Ctrl+1).Nên sử dụng Center Across Selection thay cho Merge CellsNhững mẹo nhỏ khi dùng công thứcMột sai lầm rất lớn khi sử dụng công thức là cho nó tham chiếu đến toàn bộ các cột trong mảng dữ liệu.Điều này làm cho Excel phải kiểm tra hàng ngàn ô, nếu không nói là hàng triệu, để chắc chắn không bỏ sót mộtdữ liệu nào.Ví dụ, giả sử bạn có một mảng dữ liệu từ A1 đến H1000, và bạn quyết định sẽ dùng những hàm tìm kiếm củaExcel để trích ra những dữ liệu cần thiết. Bởi vì bạn còn phải bổ sung thêm dữ liệu vào mảng này, nên để chắcăn, bạn tạo tham chiếu trong công thức đến toàn bộ các hàng của các cột trong mảng này. Khi đó, tham chiếucủa bạn có thể sẽ là A:H, hoặc cụ thể hơn, là A1:H65536. Bạn nghĩ rằng làm như vậy thì bạn sẽ không lo lắnggì khi thêm dữ liệu vào trong mảng.Đó là một thói quen vô cùng tai hại mà bạn phải luôn tránh xa nó. Bởi nó sẽ làm cho bảng tính trở nên ìạch, thậm chí là không chạy nổi. Bạn vẫn có thể loại bỏ những phần không cần tham chiếu ra khỏi công thức,mà lại bảo đảm được những dữ liệu mới thêm vào sẽ tự động được cập nhật trong tham chiếu của công thức,ằng cách dùng Table (List trong Excel 2003 trở về trước) hoặc sử dụng các Name động.Một vấn đề nữa thường xảy ra với những bảng tính lớn, mà cấu hình máy lại nhỏ, là Excel tính toán rất chậmkhi dữ liệu được cập nhật. Để giải quyết vấn đề này, bạn thường được khuyên là hãy chuyển đổi chế độ tínhtoán của Excel thành dạng Manual: Nhấn vào nút Office ở góc trái phía trên của bảng tính, rồi chọn ExcelOptions ➝ Formulas (với Excel 2003 trở về trước, chọn menu Tools ➝ Options ➝ Calculations), rồi chọnManual :Chọn Manual Caculation với Excel 2007Chọn Manual Caculation với Excel 2003Tuy nhiên, lời khuyên đó thì không hay cho lắm, mà chỉ là mang tính đối phó. Một bảng tính thì bao giờ cũngcó những công thức tính toán, nếu bạn đang chạy một bảng tính trong chế độ tính toán Manual, có thể bạn sẽ chỉ

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật