10 thủ thuật cực kỳ hữu ích dân văn phòng nhất định phải biết – KẾ TOÁN HÀ NỘI GROUP

Tin tức kế toán: 10 thủ thuật cực kỳ hữu ích dân văn phòng nhất định phải biết, đặc biệt là dân kế toán. Sử dụng thành thạo các kỹ năng Excel với các phím tắt, các thủ thuật hay là sự cần thiết cho các bạn làm công việc văn phòng nói chung và kế toán nói riêng, ngoài việc giúp thao tác nhanh, thuận tiện trong quá trình làm việc giúp bạn tiết kiệm được thời gian, nâng cao năng suất thì việc GIỎI EXCEL sẽ mang lại cho các bạn tính chuyên nghiệp mà người khác phải nể phục và mặt khác cũng sẽ giúp ích nhiều cho sự thăng tiến công việc của các bạn về sau này.

Sau đây Tin tức kế toán xin san sẻ đến với những bạn 10 thủ thuật cực kỳ có ích dân văn phòng nhất định phải biết hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho việc làm của những bạn :

1. Khoá lập tức màn hình hiển thị máy tính .

 Do tính chất công việc phải chạy đi chạy lại nhiều lần, nhiều nơi như lên phòng sếp, qua các phòng ban, tiếp khách hàng ….nên chúng ta phải tạm rời máy tính, trường hợp cấp thiết phải ra ngoài mà bạn lại không muốn người khác dùng đến máy tính của mình vì có nhiều thông tin cần phải bảo mật thì tổ hợp phím “Windows + L” là trợ thủ đắc lực của các bạn trong tình huống này. 

Khi nhấn tổng hợp phím này thì lập tức máy tính sẽ chuyển về hành lang cửa số đăng nhập nơi mà bạn phải đánh lại mật khẩu ( nếu bạn đặt mật khẩu cho máy tính ) mới hoàn toàn có thể vào máy và liên tục thao tác .

2. Chuyển đổi các cửa sổ làm việc trên máy tính.

Trong quy trình thao tác, tất cả chúng ta thường mở nhiều hành lang cửa số thao tác, nếu dùng con chuột để chọn lần lượt những hành lang cửa số thì rất mất thời hạn thay vào đó tất cả chúng ta có 2 cách để chọn những hành lang cửa số đang thao tác như sau :

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím: Alt +Tab

Đối với cách này ta hoàn toàn có thể lựa chọn những hành lang cửa số dưới dạng phẳng đã thu nhỏ

Ví dụ: 

Chọn đến hành lang cửa số thao tác nào thì nó sẽ bôi đen cho những bạn ở hành lang cửa số đó, như trong ví dụ này thì mình đang chọn hành lang cửa số thứ 4

Cách 2: Dùng tổ hợp phím: Windows + Alt

Tổ hợp phím này sẽ giúp tất cả chúng ta tìm đến những hành lang cửa số đang thao tác dưới dạng 3D, tất cả chúng ta qua 1 hành lang cửa số bằng cách nhấn 1 lần tổng hợp phím thì hành lang cửa số thao tác sẽ lần lượt hiện ra, cái mình đang chọn là hành lang cửa số tiên phong trên màn hình hiển thị. Ưu điểm của cách thứ 2 là nhìn sẽ trực quan và rõ hơn những hành lang cửa số .

Ví dụ:

3. In 1 vùng tuỳ chọn trong excel .

Khi bạn chỉ muốn in 1 phần thông tin trong bảng tính Excel thì tất cả chúng ta sẽ triển khai như sau ( Đây là mình đang thực thi trên Excel 2010, những phiên bản khác thì những bạn cũng làm tựa như nhé ) :

Bước 1: Chọn vùng in.

Các bạn chọn vùng in bằng cách bôi đen vùng cần in

Bước 2: Đặt vùng in

Để in được mình đã chọn ở Bước 1 chúng ra sẽ phải đặt vùng in như sau: Vào “page layout” => “Print Aria” => “Set Print Aria”

Bước 3: In vùng đã chọn

Sau khi đặt vùng in chúng ra triển khai in như thông thường, những bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa như in những văn bản khác trước khi in nếu cần .

4. Cố định hàng hoặc cột tiêu đề trong Excel .

Vấn đề gặp phải: Khi bạn đang làm việc trên 1 bảng tính bao gồm rất nhiều dòng và nhiều cột, khi bạn kéo xuống phía dưới hoặc kéo sang 1 bên thì hàng hoặc cột tiêu đề cũng chạy theo làm bạn rất khó hình dung để đối chiếu số liệu: 

Giải pháp

:

 

Để giải quyết vấn đề này chúng ta sẽ dùng công cụ Freeze Panes .

Ví dụ: Ta có bảng tính như sau.

Và đây là giao diện công cụ Freeze Pane: 

 * Freeze Top Row: Cố định dòng trên cùng của bảng tính Excel.

Vào “VIEW” => chọn “Freeze Top Row”: Thì khi đó bảng tính Excel sẽ cố định dòng trên cùng.

Kết quả đạt được là khi bạn kéo những dòng xuống phía dưới thì dòng tiêu đề vẫn cố định và thắt chặt 1 chỗ cho bạn .

 * Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên trong bảng tính Excel.

Vào “VIEW” => chọn “Freeze First Column”: Thì khi đó bảng tính Excel sẽ cố định cột đầu tiên của bảng tính.

Kết quả đạt được là bạn kéo bảng tính sang trái hay phải thì cột tiên phong sẽ cố định và thắt chặt cho bạn .

 => Để bỏ lệnh Freeze panes thì vào “VIEW” => “Unfreeze panes” để quay lại trạng thái bình thường.

 * Trường hợp bạn muốn cố định và thắt chặt cả dòng cả cột:

 

Đối với trường hợp này việc quan trọng là VỊ TRÍ CỦA CON TRỎ.

Vị trí của con chuột là ô đầu tiên sau cột bạn muốn cố định và dưới dòng bạn muốn cố định sau đó làm tương tự các bước như ở trên.

Lưu ý: Các dòng nằm phía trên dòng đặt con trỏ chuột và các cột phía trước cột đặt con trỏ đều được cố định.

Ví dụ: Bạn muốn cố định Cột thứ 2 (Cột B), dòng thứ 7 thì các bạn sẽ đặt chuột ở Ô C8 sau đó làm tương tự các bước như ở trên.

5. Tham chiếu nhanh giá trị trên thanh trạng thái .

Thủ thuật này rất đơn thuần, khi bạn có một khối tài liệu dạng số, thường thì ta hay dùng những hàm như Sum để tính tổng, Min để tìm ra giá trị nhỏ nhất, Max để tìm ra giá trị lớn nhất hay hàm Average để tính giá trị trung bình … .
Thay vì cách dùng những hàm thống kê giám sát thống kê thì ta hoàn toàn có thể xem nhanh những giá trị này bằng cách : Bôi đen vùng tài liệu và xem số liệu được thống kê ở thanh trạng thái .
Ví dụ như sau :

Ta hoàn toàn có thể thấy những số liệu như : Giá trị trung bình ( Average ), đếm ô có ký tự ( Count ), giá trị nhỏ nhất ( Min ), giá trị lớn nhất ( Max ), tổng ( Sum ) .

Các bạn có thể thêm hoặc bỏ bớt các tham số ở thanh trạng thái bằng cách phải chuột ở thanh trạng thái và tích chọn hoặc bỏ các phép tính trong menu Customize Status Bar.

6. Đổi cột thành dòng, dòng thành cột.

Khi bạn đang có 1 bảng tính như sau :

Tuy nhiên bạn lại muốn chỉ tiêu những nhóm sẽ nằm ở hàng ngang và những tháng trở thành những cột thì tất cả chúng ta sẽ triển khai như sau :

Bôi đen bảng số liệu => Chọn “Copy” => Chọn “Paste Special” sẽ hiện ra giao diện dưới đây:

Khi bảng menu hiện ra các bạn chọn “Transpose” và bấm chọn ok.

Kết quả nhận được như sau :

7. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường .

Khi bạn đang thao tác với 1 list họ tên lộn xộn như thế này và bạn muốn những họ tên này phải theo kiểu chữ hoa hàng loạt, chữ hoa vần âm đầu, …. thì đây là giải pháp cho bạn .

Ta có Cột A là cột họ tên bắt đầu, ta có 1 số cách cho những bạn lựa chọn như sau :

 – Viết hoa tất cả các chữ cái: Dùng hàm UPPER

 – Viết thường tất cả các chữ cái: Dùng hàm LOWER

 – Viết hoa các chữ cái đầu tiên: Dùng hàm PROPER

8. Mở nhiều bảng tính Excel cùng 1 lúc .

Khi bạn đang cần phải mở nhiều file excel để thao tác, thay vì mở từng file một những bạn hoàn toàn có thể mở cùng 1 lúc nhiều file bằng 1 thao tác như sau :
Bạn nhấn giữ phím Ctrl và kích chọn những file bạn muốn mở sau đó nhấn phín Enter .

9. In văn bản từ Excel khi sang trang vẫn có tiêu đề .

Khi in 1 văn bản từ file excel, nhiều bạn trang gặp một rắc rối tương đối không dễ chịu là khi sang trang 2, trang 3 và những trang phía sau dòng tiêu đề bị mất do đó không hề tưởng tượng được số liệu đang xem là của chỉ tiêu nào .

Sau đây là 1 ví dụ cho những bạn tưởng tượng :

Trang thứ nhất của văn bản khi in ra – Có tiêu đề như thế này:

Và đây là tình trạng của các trang phía sau:

Ta hoàn toàn có thể thấy những trang phía sau sẽ không có tiêu đề nên việc xem văn bản sẽ gặp rất nhiều khó khăn vất vả, và cách xử lý yếu tố này như sau :

Bước 1: Vào “Page layout” => “Page setup” => Chọn tab “Sheet” 

Bước 2: Ở trong giao diện làm việc của tab sheet, bạn tìm đến dòng “Row to repeat at top” tức là nhắc lại dòng trên cùng, dòng tiêu đề mà bạn muốn in ở trang sau, bạn kích chuột vào sau đó tìm đến bôi đen dòng tiêu đề bạn muốn nhắc lại trong bảng tính, sau đó nhấn nút “Ok”

Sau khi kết thúc bước 2 thì những bạn in văn bản những trang phía sau sẽ có tiêu đề là những hàng như bạn đã lựa chọn .

10. Chuyển đổi qua lại những tab thao tác trên excel hoặc trình duyệt tìm kiếm .

Trong quá trình làm việc bạn phải liên tục chuyển đổi từ sheet này sang sheet kia (Trong Excel) hoặc tab này qua tab kia (trên trình duyệt tìm kiếm) để xem dữ liệu, trường hợp bạn không có chuột hoặc nếu dùng chuột để chuyển đến các sheet thì rất mất thời gian thay vào đó các bạn nên sử dụng phím tắt  Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để chuyển đổi qua lại các sheet với nhau một cách chuyên nghiệp mà không cần dùng tới chuột.

Trên đây là 10 thủ thuật cực kỳ hữu ích dân văn phòng nhất định phải biết vì chúng vô cùng hữu ích trong quá trình làm việc của chúng ta góp phần tiết kiệm thời gian trong công việc và thể hiện sự thành thạo, sự chuyên nghiệp trong kỹ năng tin học văn phòng của mình.

Tin tức kế toán chúc các bạn thật thành công trong công việc!!!

Mời các bạn xem thêm: 

 >> Hàng tiêu dùng nội bộ có phải xuất hoá đơn không, cách khai và tính thuế

 >> Cách tính thuế TNCN đối với lao động thời vụ, thử việc

 >> Quy định mới nhất về phụ cấp ăn ca năm 2018

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật