Thủ thuật Word 2003

Học tin học văn phòng không thật sự quá khó, tuy nhiên việc xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình soạn thảo càng khó hơn nhiều, bởi vì các vấn đề đó không những nhiều mà còn rất đa dạng, ở một phạm vi rộng hơn nội dung các giáo trình đã giới thiệu. Bài viết nhằm mục đích cung cấp cho bạn đọc những thủ thuật word 2003 ngắn gọn, chính xác, giúp các bạn giải quyết những nhu cầu nảy sinh trong thực tế sử dụng phần mềm.

1- Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số…, hạn chế các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong Microsoft Word

Khi thiết lập Microsoft Word, tính năng tự động hóa dò lỗi chính tả được tự động hóa kích hoạt. Tuy nhiên tính năng nay chỉ thật sự có ích khi đoạn văn bản là tiếng Anh, còn với văn bản tiếng Việt, nó sẽ tạo ra những đường vân màu xanh, đỏ ở ngay dưới nhưng từ có dấu, điều đó rất là không dễ chịu, bạn nên tắt tính năng này bằng cách vo menu Tools > Option, chọn Tab Spelling và Gramma, sau đó bạn hãy chắc như đinh rằng bạn đã không chọn tại những ô check spelling as you type, check gramma as you type và check gramma with spelling .Trong quy trình soạn thảo, chắc đẫ có nhiều lần bạn thấy không dễ chịu vì những tính năng tự động hóa đánh số hay tự động hóa thêm những bullet sau mỗi lần xuống dòng. Tốt nhất bạn hãy tắt tính tự động hóa của nó bằng cách vào menu Tools > AutoCorrect Option, bạn hãy cho tab Autoformat as you type, bạn hãy chắc như đinh rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và automatic numbered list đã không được chọn .Trong văn bản nhiều lúc có những đoạn văn bản Open nhiều lần, khi đó bạn sẽ gán cho nó một giá trị đại diện thay mặt ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng AutoCorrect. Bạn vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect, trong ô Replace bạn gõ từ đại diện thay mặt, ví dụ bạn gõ : Cộng hoà. Trong ô with bạn gõ cụm từ vừa đủ mà hay Open, ví dụ : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn thảo văn bản, mỗi khi bạn gõ : Cộng hoà và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành : Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây không ít phiền phức cho bạn nên cũng không nên quá lạm dụng. Để xoá thiết lập AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong list ngay phía dưới và ấn nút delete .

2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng

Thao tác thao tác với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở đây tất cả chúng ta coi như những thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng, căn lề dữ liệu trong bảng là những thao tác cơ bản đã biết, và tất cả chúng ta chỉ xét những thao tác sau đây :

a) Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng

Nếu bạn là một lớp trưởng của một lớp có 100 thành viên. Bạn phải lên list lớp sử dụng Microsoft Word. ở cột thứ tự bạn đã gõ những số bằng tay. Một năm sau, 1 số ít thành viên có list nằm ở tốp giữa của lớp bạn chuyển lớp, do đó bạn phải làm lại list và phải đánh lại số thứ tự trong list ấy, điều đó thật quá khó khăn vất vả. Thực ra cũng giống như Excel, Microsoft Word được cho phép bạn đánh số từ động trong bảng, khi bảng thêm một dòng thì số thứ tự tăng lên đồng nhất, và khi ta xoá đi một dòng thì số thứ tự tự động hóa giảm đồng điệu, mặc dầu vị trí của hàng bị xoá nằm ở bất kể nơi đâu trong bảng. Sau đây là những thao tác đánh số tự động hóa trong Microsoft Word :Bước 1 : Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột ví dụ điển hình. Cột tiên phong sẽ là cột được chọn để đánh số thứ tự .Bước 2 : Bôi đen vùng cần đánh số tự động hóa trên cột tiên phong, vào menu Format > bullets and numbering …, chọn tab Numbered, chọn vào ô thứ 2 bên cạnh ô None, sau đó ấn vào nút customize … Trong ô Number format bạn gõ 1, trong số Number style bạn chọn kiểu đánh số ( kiểu latinh, La mã … ), ô Start at bạn gõ giá trị mở màn, và ấn OK. Như vậy bạn đã đánh số tự động hóa trong bảng, bạn hãy thử xoá hay chèn một dòng vào bảng để kiểm tra xem cột được đánh số có biến hóa theo hay không. Có một cách để chèn một dòng nhan vào trong bảng là đặt con trỏ vào dòng phía trên của vị trí cần chèn và ấn nút Tab liên tục cho tới khi dòng mới được chèn vào bảng .

b)Kỹ thuật giữ nguyên tiêu đề các cột khi bảng có độ dài trải rộng trên nhiều trang giấy

Khi độ dài của bảng vượt ta ngoài khoanh vùng phạm vi một trang giấy, phần tiêu đề của những cột chỉ hiện thị ở trên trang tiên phong, còn những trang sau thì rất kho để biết được tiêu đề cột là gì. Để xử lý khó khăn vất vả này, bạn thực hiên những thao sau :Bước 1 : Tạo một bảng gồm 5 hàng, 5 cột, hàng đầu tiên chứa tiêu đề của mỗi cột như sau : Thứ tự, Họ và tên, Ngày sinh, Quê quán, Điện thoại. Bạn hãy bôi đen hàng chứa tiêu đề những cột của bảng, sau đó vào menu Table > Table Properties, chọn tab Row. Bạn hãy chọn tuỳ chọn repeat as header row at the top of each page, sau đó ấn OK .Bước 2 : Để kiểm tra xem tiêu đề của những cột có được giữ nguyên khi sang trang hay không, bạn đưa con trỏ vào một dòng trong bảng, ấn Tab liên tục để chèn thêm dòng vào trong bảng, chèn đền khi độ dài vượt quá một trang, bạn sẽ thấy dòng tiên phong của trang tiếp theo là tiêu đề của những cột trong bảng. Khi đó thì dùng bảng có dài bao nhiêu đi chăng nữa, bạn vẫn luôn hiểu được ý nghĩa của những cột trong bảng là gì .

c) Kỹ thuật chuyển nội dung trong bảng thành ngoài bảng và ngược lại

Khi bạn lên mạng để lấy tài liệu, bạn copy tài liệu về, vô tình bạn copy cả phần bảng của nó, bạn thấy thật mất công khi đưa số tài liệu này ra khỏi bảng. Thực ra Microsoft Word có sắn công cụ để giúp bạn thực thi việc đó chỉ bằng một cái nháy chuột. . Bạn hãy bôi đen một phần tài liệu của nằm trong bảng, vào menu Table > Convert > Table to Text, ấn OK, thì hàng loạt khung bảng bao quanh tài liệu bị mất. Ngược lại, nếu ta muốn biến dạng Text thành Table, bạn bộ đen đoạn văn bản cần làm sau đó cũng vào menu Table > Convert > Text to Table .

3- Bảo mật và cấm sửa nội dung văn bản

Bảo mật tài liệu văn bản cũng là một nhu yếu thường gặp. Đối với mỗi tài liệu, Microsoft Word có hai Lever bảo mật thông tin, một là : cấm không cho sửa đổi nội dung, tuy nhiên vẫn truy nhập được file và xem được nội dung văn bản. Cấp độ thứ hai cao hơn, đó là cấm truy nhập vào văn bản, không cho đọc nội dung .Trong Microsoft Word có một điểm yếu kém là những đối tượng người dùng, đặc biệt quan trọng là đối tượng hình ảnh có hiện tượng kỳ lạ “ trôi ”. Đây là hiện tượng kỳ lạ mà những hình ảnh trên tài liệu bị di dời vị trí so với lúc phong cách thiết kế. Việc ngăn cấm không cho chỉnh sửa sẽ xử lý trọn vẹn yếu tố “ trôi ”. Cách cấm không cho sửa đổi nội dung văn bản như sau :Mở file cần cấm sửa chữa thay thế nội dung ra, sau đó vào menu Tools > Protect Document. Nhìn sang cái Panel mới hiện ra bên phải, bạn hãy chọn vào ô Allow o ­ nly this type of editting this document. Tại một hộp sổ xuống ở ngay phía dưới, bạn hãy chọn tuỳ chọn Filling in Forms. Sau đó bạn ấn vào nút Yes, Start Enforcing Protection. Một hộp thoại mới hiện ra, bạn gõ password vào ô phía trên và gõ lại y nguyên vào ô phía dưới. Bạn phải nhớ rõ password này nếu con muốn chỉnh sửa được tài liệu này. Hiện tượng của văn bản sau sau khi bị khoá là bạn không hề bôi đen, không hề gõ thêm hay xoá nội dung của tài liệu được. Để mở khoá cho văn bản, đưa văn bản về trạng thái hoàn toàn có thể chỉnh sửa được, bạn mở văn bản ra, vào menu Tools > Unprotect Document, hộp thoại mới hiện ra, bạn gõ password đã thiết lập cho tài liệu vào và ấn OK, tài liệu sẽ được mở khoá .ở Lever thứ hai, bạn mở văn bản cần bảo mật thông tin ra, vào menu Tools > Options, chọn tab Security, trong ô password to open bạn gõ mật khẩu để mở tài liệu. Phía dưới, trong phần Password to Modify là mật khẩu để cấm việc chỉnh sửa. Để nâng cao độ bảo mật thông tin thì bạn nên đặt hai mật khẩu này là khác nhau. Sau khi bạn ấn OK, máy nhu yếu bạn xác nhận lại mật khẩu, nếu Password to Modify được thiết lập bạn phải gõ lại mật khẩu này, ngược lại, nếu Password to Modify không được thiết lập, bạn gõ vào ô xác nhận là mật khẩu đã gõ trong phầnPassword to open. Nếu biết được Password to open, bạn hoàn toàn có thể xem được nội dung tài liệu nhưng không chỉnh sửa được. Bạn chỉ hoàn toàn có thể chỉnh sửa được khi biết thêm mật khẩu Password to open. Còn nếu không biết mật khẩu Passwod to open thì coi như bạn không hề làm gì với tập tin đó .Nếu không muốn dùng mật khẩu nữa thì bạn mở tài liệu đó ra và xoá trắng hai ô Password to open và Password to Modify và ấn OK .

4- Kỹ thuật tạo mục lục tự động cho tài liệu

Nếu những bạn sử dụng Microsoft Word để viết cách quyển sách, luận văn, ý tưởng sáng tạo kinh nghiệm tay nghề, bạn sẽ phải làm một thao tác rất tốt thời hạn và nhàm chán đó là phải lần lại từng phần, từng đề mục để làm mục lục. Đó là chưa kể việc sau khi đã làm mục lục xong rồi mà bạn muốn thay thế sửa chữa nội dung tài liệu, viết thêm hay bỏ đi một đoạn nào đó, phóng to thủ nhỏ cỡ chữ, căn lề … hoàn toàn có thể sẽ tác động ảnh hưởng đến số trang và hoàn toàn có thể bạn phải làm lại mục lục. Hiện nay ở những bài luận có biểu đồ hình vẽ, người ta cũng phải nhu yếu có phần mục lục cho cả phần hình ảnh minh hoạ, chứ không riêng gì phần mục lục cho nội dung. Để hạn chế những khó khăn vất vả trong việc làm mục lục, Microsoft Word cung ứng cho tất cả chúng ta kỹ thuật tạo mục lục tự động hóa .

a) Tạo mục lục cho phần nội dung

Ví dụ một đoạn nội dung tài liệu của bạn như sau :… .I – Tình hình quốc tế và Nước Ta cuối thế kỷ XIX dầu thế kỷ XX1 – Tình hình quốc tế2 – Sự chuyển biến về kinh tế tài chính, xã hội Nước TaII – Các trào lưu yêu nước ở Nước Ta cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX… .Vấn đề của tất cả chúng ta là sẽ đánh mục lục tự động hóa cho những tiêu đề lớn như I và những tiêu đề nhỏ hơn như 1. Các bước như sau :Bước 1 : Thiết lập những Heading cho những tiêu đề : bôi đen tiêu đề I, chọn phần Style ( là menu sổ xuống gần chỗ chọn Font chữ, xem ảnh ), và chọn tuỳ chọn là Heađing 1. Tiếp theo lại bôi đen tiêu đề 1, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heading 2. Tiếp tục bôi đen tiêu đề 2 và chọn phần Style là Heading 2. Bôi đen tiêu đề II, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heađing 1. Tổng quát hoá ta thấy rằng, những tiêu đề lớn thì để ở Heađing 1, những tiêu đề ở cấp nhỏ hơn ở Heađing 2 … và bạn hoàn toàn có thể phần lớn cấp hơn và sử dụng những Heađing 3 … Chú ý là hai tiêu đề cùng cấp thì phải được thiết lập cùng một Heading .Bước 2 : Tạo mục lục tự động hóa : Đưa con trỏ đến trang văn bản cần tạo mục lục, vào menu Insert, chọn Reference, chọn Index and Table, hộp thoại Index and Table hiện ra, bạn hãy chọn tab Table of Content. Trong hộp thoại này, hãy chắc như đinh rằng hai tuỳ chọn Show page numbers và right align page numbers đã được chọn, phần Tab leader là kiểu đường tương ứng trang, phần Formats bạn đề giá trị làFrom Template. Sau đó bạn ấn OK bạn sẽ thấy một mục lục của văn bản trên đã được tạo. Và từ đây, mục lục sẽ được đánh dựa vào năng lực tự động hóa xác nhận tiêu đề của Microsoft Word, nên dù bạn có biến hóa nội dung tài liệu của bạn thế nào, thì phần mục lục này sẽ tự động hóa đổi khác theo, đúng mực với từng tiêu đề của bạn .

b) Tạo mục lục cho ảnh minh hoạ

Cũng tượng tự phần tạo mục lục cho nội dung, bước tiên phong của phần tạo mục lục cho phần minh hoạ chính là tạo những Heađing cho những tiêu đề của ảnh. Khác với những tiêu đề của nội dung, những tiêu đề của ảnh không có sự phần cấp nên hàng loạt những tiêu đề ảnh ta sẽ dùng thống nhất một dạng Style là Heading 1. Vậy ta hãy thiết lập Style Heading 1 cho tiêu đề của những anh minh hoạ .Bước 2 : tạo mục lục tự động hóa : Đưa con trỏ đến trang văn bản cần tạo mục lục, vào menu Insert, chọn Reference, chọn Index and Table, hộp thoại Index and Table hiện ra, bạn hãy chọn tab Table of Figures. Các tuỳ chọn cũng để như phần trên đã nói, bạn ấn OK để máy tự động hóa tạo mục lục .Chú ý : Việt thiết lập những Heading cho những tiêu đề hoàn toàn có thể làm đổi khác Font và cỡ chữ của những tiêu đề, do vậy sau khi thiết lập xong Heađing cho tiêu đề bạn hoàn toàn có thể thiết lập lại Font và cỡ chữ tương thích cho tiêu đề mà không sợ làm tác động ảnh hưởng đến việc làm menu tự động hóa của tất cả chúng ta .

5- Kỹ thuật phân đoạn tài liệu để tạo những đoạn tài liệu có những định dạng khác nhau

Trên một văn bản gồm nhiều trang, không phải khi nào ta cũng phải có những định dạng giống nhau. Ví dụ : Trang này thì lề trái 3 cm, trang kia thì chỉ là 2 cm, hoặc trang ngang và trang dọc xen kẽ nhau, hoặc là phần tiêu đề trên, tiêu đề dưới ( Header and Footer ) của những trang chẵn và trang lẻ là khác nhau ( điều này bạn thấy rất nhiều trong những quyển sách lúc bấy giờ ), khi đó tất cả chúng ta phải sử dụng kỹ thuật phân đoạn tài liệu để phân văn bản thành những phần khác nhau, mỗi phần tất cả chúng ta hoàn toàn có thể vận dụng những định dạng riêng về lề, Header và Footer, trang ngang hay trang dọc … chính bới nếu không phân đoạn, khi bạn định dạng, định dạng đó sẽ vận dụng cho toàn bộ mọi trang của văn bản .Để phân đoạn, bạn đưa con trỏ vào một dòng trên văn bản. Sau đó bào Insert > Break … Một hộp thoại hiện ra, trong phần break type chọn page break, trong phần section break type có 4 lựa chọn như sau :– Next page : Đặt ngắt trang ở trang sau đó : từ trang sau đó, bạn hoàn toàn có thể định dạng khác so với trang hiện tại .– Continuous : Đặt ngắt trang ở ngay trang hiện tại .

– Even page: đặt dấu ngắt ở trang chẵn tiếp theo.

– Odd page : đặt dấu ngắt ở trang lẻ tiếp theo .Như vậy tuỳ trường hợp định dạng từng trang văn bản mà ta đặt con trỏ và chọn loại ngắt tương thích. Một số trường hợp đơn cử trong kỹ thuật ngắt trang :

a) Tạo trang ngang xen kỹ trang dọc

Nếu không sử dụng ngắt trang thì văn bản của tất cả chúng ta hoặc tổng thể đều là trang ngang, hoặc toàn bộ đều là trang dọc. Giả sử ta có trường hợp : văn bản có 50 trang, từ trang 1 đến trang 25 là trang dọc, từ trang 26 đến 30 là trang ngang và từ trang 30 đến 50 lại là trang dọc, thì ta làm như sau :Bước 1 : Vào menu File > Page Setup, trong tab Margins, chọn kiểu giấy là Portrail ( giấy dọc ), sau đó đưa con trỏ đến đầu trang 25, vào menu Insert > Break > Next Page. Con trỏ tự động hóa chuyển đến đầu trang 26 .Bước 2 : Lại vào File > Page Setup để chọn sang kiểu giấy ngang ( Landcape ). Bạn thấy từ trang 26 đến 50 hàng loạt chuyển sang giấy ngang, còn từ trang 1 đến 25 là giấy dọc .Bước 3 : Lại đưa con trỏ đến trang 30, lại vào Insert > Break Next page, con trỏ từ động chuyển đến đầu trang 31. Lại vào menuFile > Page Setup để thiết lập lại chính sách trang dọc .Như vậy bạn đã thấy văn bản của mình có trang ngang xen lẫn trang dọc. Từ nay, bạn không cần phải khó khăn vất vả đưa những trang ngang sang file văn bản khác để giải quyết và xử lý mà hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý ngay trong file đó. Điều này còn giúp bạn xử lý khó khăn vất vả trong việc đánh số trang những tài liệu có trang ngang xen kẽ trang dọc .

b) Tạo Heađer và Footer trang chẵn và trang lẻ khác nhau

Bạn hãy xem sách, thấy rất nhiều sách có dụng Header và Footer, và ở trang chẵn ghi tên tác giả, ở trang lẻ ghi tên tác phẩm, làm thế nào để toạn được điều đó trong văn bản .Bước 1 : Vào File > Page Setup, chọn tab Layout. Trong phần Header and Footer có 2 tuỳ chọn :– Different odd and even : Header, Footer trang chẵn và lẻ là khác nhau .– Different first page : Header, Footer trang tiên phong khác với những trang khác .Như vậy ở đây, bạn hãy chọn tuỳ chọn Different odd and even .Bước 2 : Đặt con trỏ vào trang tiên phong của văn bản, chọn Insert > Break > Event page, con trỏ tự động hóa nhảy tới trang chẵn tiếp theo ( trang 2 ). Sau đó vào menu View > Header and Footer. Nhập Header và Footer cho trang 2 .Bước 3 : Lại chuyển sang trang 3 để nhập Header và Footer cho trang 3 ( nên đặt khác với Header, Footer trang 2 ), sau đó click vào vùng trong trên văn bản, bạn sẽ thấy những trang chẵn của văn bản có Header, Footer giống trang 2 và những trang lẻ thì lại giống trang 3 .

6- Một số thủ thuật khác

– Thay đổi đơn vị chức năng đo trên thướcMặc định sau khi setup Microsoft Word, đơn vị chức năng của thước là Inches, Nếu cần đổi khác đơn vị chức năng đo trên thanh thức thì vào Tool > Options, chọn tab General, trong ô Measurement Units chọn đơn vị chức năng đo của Nước Ta hay dùng là cm .– Cứu nguy tài liệuMicrosoft Word có năng lực tự lưu tài liệu hiện thời sau khi mở, bạn rất nên chọn tiện ích này và thiết lập thời hạn giữa hai lần tự động hóa lưu liên tục càng nhỏ càng tốt. Cách làm : chọn menu Tool > Option, chọn tab Save, chọn Save Auto Recover infoevery, trong ôminutes chọn số phút. Sau số phút đó tài liệu sẽ được tự động hóa lưu vào đĩa cứng .– Đánh số dòng cho trang :Vì một nguyên do nào đó, văn bản của bạn buộc phải đánh số dòng. Đừng lo, bạn hãy thực hành thực tế theo hướng dẫn sau :Mở văn bản cần đánh số dòng, vào menu File > Page Setup, chọn tab Layout. ấn nút Line numbers, chọn vào ô Add lines numbering. ở đây bạn có 3 tuỳ chọn :– Restart each page : đánh số lại sau mỗi trang .– Restart each section : đánh số lại sau mỗi đoạn ( phần 5 : kỹ thuật phân đoạn )– Continuous : đánh tiếp từ trang liền trước đó .Ô Start at : thiết lập số khởi đầu. Ô Count by : xác lập bước nhảy. Ô from text : xác lập khoảng cách từ chỗ đánh số đến phần nội dung của văn bản .– Các tuỳ chọn dành cho in 2 mặt :Khi bạn in tài liệu trên hai mặt giấy ( để tiết kiệm chi phí giấy in ), giả sử nếu bạn căn lề trái phải là khác nhau, bạn sẽ nhìn thấy một vướng mắc xảy ra. đó là nhếu trang lẻ có lề trái / phải là 3 cm / 2 cm thì trang chẵn lại có lề trái phải là 2 cm / 3 cm. Xảy ra điều đó là chính bới bạn không tuỳ chọn công dụng in 2 mặt cho tài liệu. Để kích hoạt tính năng này, bạn vào menu File > Page Setup, chọn tab Margins, trong phầnMultiple pages, bạn hãy chọn Mirror Margins là xử lý được yếu tố .Để gõ những số mũ trên ấn đồng thời Ctrl + Shift + phím +, đánh số mũ dư ­ ới thì ấn đồng thời Ctrl + phím + .Như vậy với một loạt những trường hợp nổi bật được đề cập trong bài viết, chúng tôi kỳ vọng đã phân phối cho bạn đọc những kiến thức và kỹ năng và kỹ năng và kiến thức thiết yếu nhất cho công tác làm việc văn phòng. Với hững kỹ thuật tự động hoá được ra mắt chắc như đinh sẽ làm giảm bớt sự khó khăn vất vả, sự tiêu tốn lãng phí thời hạn cho những bạn đọc liên tục phải thao tác với ứng dụng Miccrosoft Word .

Giúp chúng tôi nhìn nhận bài viết này

Source: https://dvn.com.vn
Category: Thủ Thuật