Quyết định 5242/QĐ-BYT năm 2015 Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Y tế

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ Y TẾ

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg, ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định 63/2012/NĐ-CP, ngày 31/8/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Xét đề nghị của Ông Chánh Văn phòng Bộ Y tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Y tế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ/Văn phòng Bộ và cán bộ công chức, viên chức thuộc các đơn vị trên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ Y TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 5242/QĐ-BYT ngày 08 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này lao lý về việc quản trị, update, sử dụng, khai thác thông tin trên Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Y tế .
2. Quy chế này vận dụng so với toàn bộ cán bộ công chức, viên chức ( gọi tắt là những cá thể ) thuộc những Vụ / Cục / Tổng cục / Văn phòng Bộ / Thanh tra Bộ ( gọi tắt là những đơn vị chức năng ) tham gia quản trị, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý và điều hành văn bản điện tử tại cơ quan Bộ Y tế .
3. Sở Y tế và những đơn vị chức năng thường trực phải có nghĩa vụ và trách nhiệm tham gia sử dụng mạng lưới hệ thống để gửi / nhận văn bản đến / từ cơ quan Bộ Y tế được lao lý tại quy định này .

Điều 2. Giải thích từ ngữ.

Trong quy định này những thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau :

1. Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử (sau đây gọi tắt là hệ thống): bao gồm phân hệ “Văn bản đến” và phân hệ “Văn bản đi” phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý, điều hành và lưu trữ văn bản của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và chuyên viên các đơn vị thông qua phương tiện điện tử theo quy định. “Phương tiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự (Luật giao dịch điện tử năm 2005).

2. Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). Ở đây khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005).

3. Tính toàn vẹn của văn bản điện tử: là dữ liệu hay thông tin trên văn bản điện tử không bị thay đổi, mất mát trong khi lưu trữ hay truyền tải. Nói cách khác tính toàn vẹn là tính không bị hiệu chỉnh của dữ liệu.

4. Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

5. Văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

6. Đơn vị thuộc cơ quan Bộ Y tế: bao gồm các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ.

7. Đơn vị ngoài cơ quan Bộ Y tế: các đơn vị khác không thuộc cơ quan Bộ Y tế được quy định tại khoản 6 của điều này.

8. Đơn vị nội bộ: là tất cả các đơn vị tham gia quản lý, khai thác, triển khai, sử dụng hệ thống.

9. Cá nhân xử lý văn bản: bao gồm tất cả cán bộ công chức, viên chức thuộc đơn vị được giao xử lý văn bản

10. Tài khoản: Bao gồm tên truy cập và mật khẩu dùng để đăng nhập vào Hệ thống.

Điều 3. Nguyên tắc chung khi sử dụng và khai thác hệ thống

1. Tài khoản của cá thể được phân quyền theo vai trò tùy thuộc vào công dụng, trách nhiệm và quyền hạn khi tham gia Hệ thống. Các cá thể phải tự bảo vệ thông tin thông tin tài khoản của mình, chỉ quản trị và khai thác những nội dung thông tin văn bản, tài liệu trong khoanh vùng phạm vi được phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống ;
Khi kết thúc phiên thao tác, cá thể phải thoát khỏi Hệ thống và đóng trình duyệt để bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu ;
2. Đơn vị khi cần cấp mới, biến hóa quyền hạn, khóa, tương hỗ giải quyết và xử lý, … thông tin tài khoản của những cá thể thuộc đơn vị chức năng mình, đơn vị chức năng phải có công văn gửi cho Văn phòng Bộ ( phòng CNTT ) về việc tương hỗ giải quyết và xử lý nhu yếu. ;
3. Đối với mỗi thông tin tài khoản được cấp đều hoàn toàn có thể tham gia Hệ thống trên thiên nhiên và môi trường mạng trải qua những trình duyệt phổ dụng trên máy tính, thiết bị di động ( Hệ thống sử dụng tối ưu nhất với trình duyệt Google Chrome ). Hệ thống cũng đã tăng trưởng phiên bản trên Ipad giúp cá thể giải quyết và xử lý thuận tiện hơn ;
4. Các đơn vị chức năng và cá thể có nghĩa vụ và trách nhiệm sử dụng Hệ thống để thực thi việc đảm nhiệm, giải quyết và xử lý, luân chuyển, quản lý, tàng trữ và khai thác thông tin văn bản, tài liệu trong quy trình giải quyết và xử lý, xử lý việc làm ;
5. Sử dụng, khai thác Hệ thống theo đúng mục tiêu, thẩm quyền ; bảo vệ thực thi đúng quá trình và tiến trình giải quyết và xử lý để không làm gián đoạn quy trình giải quyết và xử lý và luân chuyển thông tin của văn bản ;
6. Đảm bảo tính đúng chuẩn, toàn vẹn về nội dung khi giải quyết và xử lý, luân chuyển thông tin của văn bản, tài liệu trên Hệ thống ;
7. Tất cả văn bản, tài liệu đi / đến đều phải được scan và update lên mạng lưới hệ thống. Đối với văn bản đóng dấu “ mật ”, “ tuyệt mật ”, “ tối mật ”, văn bản khiếu nại, tố cáo, hồ sơ cán bộ công chức, viên chức không đưa lên Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử .
8. Các thông tin, tài liệu dạng ký tự dùng trong Hệ thống phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909 – 2001 ( Unicode ) ;

Điều 4. Quy định về văn bản được xử lý song song theo đường điện tử và đường văn bản giấy.

Trong một số ít trường hợp sau đây, văn bản sẽ được giải quyết và xử lý song song cả đường điện tử và đường giấy :
– Văn bản có phụ lục đính kèm trên 30 trang, chỉ scan và đưa lên mạng lưới hệ thống phần văn bản, phần phụ lục đính kèm sẽ được trình giải quyết và xử lý song song bản giấy và bản điện tử. Văn thư chịu nghĩa vụ và trách nhiệm photo gửi những đơn vị chức năng có tương quan giải quyết và xử lý công văn này .
– Văn bản mang đặc thù cá thể, những văn bản tương quan đến kinh tế tài chính kế toán, hồ sơ trình khen thưởng, hồ sơ thẩm định và đánh giá, … phải sử dụng văn bản giấy dấu đỏ, những đơn vị chức năng sẽ gửi / nhận song song cả trên đường điện tử ( mạng lưới hệ thống ) và đường văn thư theo hình thức thường thì .
– Đơn vị soạn thảo sẽ phân phối thêm văn bản giấy có dấu đỏ cho đơn vị chức năng nhận văn bản trong trường hợp có nhu yếu của đơn vị chức năng thuộc thành phần nơi nhận trên văn bản .

Điều 5. Giá trị của thông tin trên Hệ thống

1. Các văn bản, tài liệu điện tử được đưa lên và tàng trữ trên mạng lưới hệ thống khi tìm hiểu thêm trực tiếp hoặc quy đổi thành văn bản giấy sẽ có giá trị tương tự với bản gốc về mặt nội dung khi bảo vệ những nhu yếu về tính toàn vẹn của thông tin ;
2. Các văn bản, tài liệu điện tử được tàng trữ trong cơ sở tài liệu hiện hành của Hệ thống Giao hàng khai thác, tra cứu có giá trị tương tự văn bản giấy .

Điều 6. Địa chỉ truy cập vào Hệ thống

Phần mềm Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử được truy vấn tại địa chỉ : http://emoh.moh.gov.vn

Điều 7. Tài khoản và mật khẩu mặc định

1. Đối với tổng thể cá thể thuộc những Vụ / Cục / Tổng cục / Văn phòng Bộ / Thanh tra Bộ khi tham gia trên mạng lưới hệ thống được đặt theo quy chuẩn :
Tên + chữ cái đầu của họ và tên đệm + ‘. ” + chữ viết tắt của đơn vị chức năng
Ví dụ : Nguyễn Văn An thuộc Vụ Tổ chức cán bộ => thông tin tài khoản : Annv. tccb
2. Đối với Sở Y tế : Mỗi Sở Y tế có 02 thông tin tài khoản
– Văn thư : SYT tên tỉnh / thành phố_VT
– Lãnh đạo : SYT_tên tỉnh / thành phố_LD
Ví dụ : Sở Y tế TP. Hà Nội => Tài khoản : SYT_hanoi_LD và SYT_hanoi_VT
3. Đối với những đơn vị chức năng thường trực : Mỗi đơn vị chức năng có 02 thông tin tài khoản
– Văn thư : Tên viết tắt vần âm đầu của tên đơn vị chức năng. VT
– Lãnh đạo : Tên viết tắt vần âm đầu của tên đơn vị chức năng. LD
Ví dụ : Bệnh viện Bạch Mai => Tài khoản : BVBM.VT và BVBM.LD
4. Mật khẩu mặc định của thông tin tài khoản mới tạo sẽ là : 123456 a @. Sau 2 tuần kể từ khi cấp mới thông tin tài khoản hoặc đặt lại mật khẩu về mặc định, cá thể không đổi khác mật khẩu mặc định, thông tin tài khoản sẽ tự động hóa bị khóa .

Điều 8. Quy định khi không thể truy cập vào Hệ thống

Trong 1 số ít trường hợp sau đây, toàn thể CBCC / VC trong cơ quan không hề truy vấn vào mạng lưới hệ thống : cơ quan bị cắt điện, mất internet, mạng lưới hệ thống bị lỗi không hề truy vấn, … Khi đó, tiến trình giải quyết và xử lý văn bản đi / đến trên mạng lưới hệ thống sẽ được lao lý như sau :
1. Sự cố xảy ra trong một ( 01 ) ngày
– Đối với những văn bản mang đặc thù khẩn cấp, thượng khẩn, khẩn được cho phép giải quyết và xử lý theo đường giấy thường thì và phải bổ trợ trên mạng lưới hệ thống ngay ngày thao tác tiếp theo .
– Đối với những văn bản không mang đặc thù khẩn cấp, thượng khẩn, khẩn hoàn toàn có thể để lại giải quyết và xử lý trong ngày thao tác tiếp theo
2. Sự cố xảy ra lớn hơn một ( 01 ) ngày
Xử lý toàn bộ văn bản theo đường giấy thường thì và phải bổ trợ trên mạng lưới hệ thống ngay trong ngày thao tác tiên phong đã được khắc phục sự cố .

Chương II

QUY ĐỊNH VÀ TRÁCH NHIỆM, QUYỀN LỢI CỦA CÁC CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 9. Bảng quy định chung

Điều 10. Trách nhiệm Văn thư Bộ: Thực hiện và chịu trách nhiệm những công việc sau:

1. Đối với văn bản giấy : tiếp đón, scan văn bản, update rất đầy đủ, kịp thời những thông tin của toàn bộ những văn bản, tài liệu được gửi đến cơ quan Bộ ( gồm có những văn bản gửi cho Bộ Y tế, Văn phòng Bộ, những Vụ / Thanh tra Bộ ) ngay trong ngày nhận văn bản và trình giải quyết và xử lý trên Hệ thống ứng dụng Quản lý và điều hành văn bản điện tử theo lao lý. Không photocopy văn bản, tài liệu đã được update lên Hệ thống, chỉ chuyển bản gốc về đơn vị chức năng giải quyết và xử lý theo sự phân công của Lãnh đạo ;
2. Đối với những văn bản, tài liệu phải chuyển cả bì có ghi đích danh tên đơn vị chức năng / cá thể, văn thư Bộ vẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản để update những trường thông tin nguồn vào tương ứng với những thông tin ghi trên bì theo pháp luật và tích chọn vào mục □ chuyển cả bì trước khi chuyển cho đơn vị chức năng / cá thể được ghi đích danh ;
3. Đối với văn bản điện tử : ngay sau khi nhận được văn bản trên mạng lưới hệ thống, văn thư phải vào sổ và trình giải quyết và xử lý trên Hệ thống Quản lý và Điều hành văn bản điện tử .
4. Đối với văn bản đến từ cơ quan ngoài Bộ, có tài liệu kèm theo trên 30 trang, Văn thư chỉ scan văn bản, không scan tài liệu kèm theo, trình giải quyết và xử lý song song bản giấy và bản điện tử. Văn thư chịu nghĩa vụ và trách nhiệm photo gửi những đơn vị chức năng có tương quan giải quyết và xử lý công văn này theo đúng pháp luật về công tác làm việc văn thư ;
5. Định kỳ hoặc theo nhu yếu đột xuất của Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ văn thư Bộ sử dụng những tính năng báo cáo giải trình thống kê có trên Phần mềm để lập những báo cáo giải trình thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến trình giải quyết và xử lý văn bản của đơn vị chức năng

Điều 11. Trách nhiệm Trưởng phòng hành chính: Thực hiện và chịu trách nhiệm trước những công việc sau

1. Theo dõi, phân chuyển sơ bộ văn bản đến trên mạng lưới hệ thống ứng dụng cho những đơn vị chức năng hoặc trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ theo công dụng trách nhiệm được giao. Trưởng phòng Hành chính phải phân chuyển / trình văn bản ngay trong ngày văn bản được đưa lên mạng lưới hệ thống so với những văn bản thường thì, trong vòng 2 giờ đồng hồ đeo tay so với những văn bản khẩn – thượng khẩn – hỏa tốc – ưu tiên ;
2. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Lãnh đạo Văn phòng Bộ về việc giám sát, theo dõi, đôn đốc văn thư scan, update thông tin của văn bản lên mạng lưới hệ thống .
3. Trường hợp không hề trực tiếp thao tác phân phối văn bản trên ứng dụng, Trưởng phòng Hành chính hoàn toàn có thể ủy quyền cho cá thể trong phòng thao tác để việc phân phối văn bản trên ứng dụng không bị gián đoạn. Cá nhân chuyển nhượng ủy quyền và cá thể được ủy quyền phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc giải quyết và xử lý việc làm của mình theo pháp luật .

Điều 12. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

1. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phân phối, giải quyết và xử lý toàn bộ văn bản đến từ phòng hành chính trình lên hoặc từ Lãnh đạo Bộ chỉ huy trên mạng lưới hệ thống ứng dụng ;
2. Trường hợp không hề trực tiếp thao tác phân phối văn bản trên ứng dụng, Chánh Văn phòng Bộ hoàn toàn có thể ủy quyền cho Phó chánh văn phòng Bộ thao tác để việc phân phối văn bản trên ứng dụng không bị gián đoạn. Cá nhân chuyển nhượng ủy quyền và cá thể được ủy quyền phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc giải quyết và xử lý việc làm của mình theo lao lý .

Điều 13. Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ/Tổ thư ký

1. Tổ Thư ký có nghĩa vụ và trách nhiệm giúp Lãnh đạo Bộ giải quyết và xử lý văn bản trên mạng lưới hệ thống ứng dụng
2. Lãnh đạo Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm phân phối, cho quan điểm chỉ huy giải quyết và xử lý văn bản đến trên mạng lưới hệ thống ứng dụng tại thông tin tài khoản của mình .

Điều 14. Trách nhiệm của Phó Chánh Văn phòng Bộ/Lãnh đạo Vụ/Cục/Tổng cục/Thanh tra Bộ; Lãnh đạo phòng ban hoặc tương đương

1. Theo dõi, giải quyết và xử lý hoặc phân công giải quyết và xử lý văn bản đến trên Hệ thống ứng dụng theo đúng quy trình tiến độ ;
2. Giám sát, theo dõi và đôn đốc quy trình tiến độ giải quyết và xử lý văn bản, tài liệu trên Hệ thống ứng dụng của đơn vị chức năng mình ;
3. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Lãnh đạo / Bộ trưởng về việc quản trị và quản lý việc làm của đơn vị chức năng mình trên Hệ thống ứng dụng ;
4. Trường hợp văn bản không thuộc công dụng trách nhiệm, nghành của đơn vị chức năng giải quyết và xử lý, cán bộ giải quyết và xử lý hoàn toàn có thể trả lại văn bản cho cán bộ trực tiếp phân phối công văn .
5. Trường hợp không hề trực tiếp thao tác phân phối văn bản trên ứng dụng, Lãnh đạo đơn vị chức năng hoàn toàn có thể ủy quyền cho cá thể khác thao tác để việc phân phối văn bản trên ứng dụng không bị gián đoạn. Cá nhân chuyển nhượng ủy quyền và cá thể được ủy quyền phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc giải quyết và xử lý việc làm của mình theo pháp luật .

Điều 15. Trách nhiệm của cá nhân xử lý văn bản

1. Theo dõi, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý văn bản đến trên Hệ thống ứng dụng đúng tiến trình theo sự phân công của Lãnh đạo ;
2. Trường hợp văn bản không thuộc công dụng trách nhiệm, nghành nghề dịch vụ của mình giải quyết và xử lý, cán bộ giải quyết và xử lý hoàn toàn có thể trả lại văn bản cho chỉ huy trực tiếp giao trách nhiệm .

Điều 16. Trách nhiệm của văn thư đơn vị

1. Theo dõi, vào sổ văn bản ( so với những văn bản đến từ đơn vị chức năng nội bộ ) hoặc scan và update văn bản ( so với những văn bản đến từ đơn vị chức năng ngoài mạng lưới hệ thống ) trình Lãnh đạo đơn vị chức năng giải quyết và xử lý toàn bộ văn bản đến của đơn vị chức năng ;
2. Theo dõi và đôn đốc tiến trình giải quyết và xử lý văn bản, tài liệu trên Hệ thống ứng dụng của đơn vị chức năng mình ;
3. Định kỳ hoặc theo nhu yếu đột xuất của Lãnh đạo đơn vị chức năng, văn thư đơn vị chức năng sử dụng những tính năng báo cáo giải trình thống kê có trên Phần mềm để lập những báo cáo giải trình thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và quá trình giải quyết và xử lý văn bản của đơn vị chức năng ;

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Y tế và các đơn vị trực thuộc

Phải sử dụng mạng lưới hệ thống khi gửi văn bản đến những đơn vị chức năng thuộc Bộ Y tế

Điều 18. Thời hạn cập nhật, xử lý văn bản trên Hệ thống

1. Văn thư Bộ phải scan và update toàn bộ văn bản đến lên Hệ thống trong ngày nhận được văn bản giấy. Đối với những văn bản khẩn – thượng khẩn – hỏa tốc, Văn thư phải triển khai xong trong vòng 1 h từ khi nhận văn bản .
2. Tất cả Cán bộ phân phối / chuyển giải quyết và xử lý / giải quyết và xử lý văn bản phải triển khai trên mạng lưới hệ thống theo thời hạn giải quyết và xử lý của văn bản .
3. Cán bộ trực tiếp giải quyết và xử lý văn bản ( là cán bộ sau cuối phải trực tiếp thụ lý giải quyết và xử lý văn bản, quyết định hành động về trạng thái triển khai xong hay không hoàn thành xong của văn bản ) : phải giải quyết và xử lý văn bản trong thời hạn được cho phép của cán bộ cấp trên hoặc thời hạn của văn bản đến .

Chương III

QUY ĐỊNH VÀ TRÁCH NHIỆM, QUYỀN LỢI CỦA CÁC CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 19. Bảng quy định chung

Điều 20. Trách nhiệm của cá nhân soạn thảo

1. Đối với phiếu trình Lãnh đạo Bộ ( phiếu trình xin quan điểm và phiếu trình phê duyệt ) : Sau khi Lãnh đạo đơn vị chức năng đã ký phiếu trình, trước khi chuyển xuống trình Lãnh đạo Bộ, cá thể soạn thảo phải có nghĩa vụ và trách nhiệm update khá đầy đủ tổng thể thông tin phiếu trình, thông tin văn bản kèm theo ( nếu có ) lên Hệ thống .
2. Đối với văn bản do Lãnh đạo đơn vị chức năng ký : Sau khi Lãnh đạo ký duyệt, trước khi chuyển xuống văn thư xin số, đóng dấu và phát hành, cá thể soạn thảo văn bản phải có nghĩa vụ và trách nhiệm update vừa đủ toàn bộ thông tin văn bản lên Hệ thống .
3. Đối với văn bản gửi / trình nhà nước : Cán bộ soạn thảo phải chọn Văn phòng nhà nước ở nơi nhận và đính kèm thêm tệp văn bản soạn thảo ở đầu cuối bằng bản *. doc để phòng Hành chính gửi cho Văn phòng nhà nước bằng đường công văn theo lao lý .
4. Trong 1 số ít trường hợp, văn bản có gửi kèm những dự thảo góp ý, mẫu biểu báo cáo giải trình, … cá thể soạn thảo hoàn toàn có thể đính kèm tài liệu kèm theo bằng bản *. doc để đơn vị chức năng nhận dễ thực thi. ( công văn vẫn phải là bản scan có chữ ký và dấu đỏ do văn thư triển khai )
5. Cá nhân soạn thảo phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về tính đúng mực nội dung thông tin văn bản được update lên Hệ thống ;
6. Văn bản phát hành được chuyển đến những đơn vị chức năng là văn bản điện tử trên Hệ thống, không phát hành văn bản giấy. Cán bộ soạn thảo phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc lựa chọn đối tượng người dùng nhận văn bản trên Hệ thống ;
7. Tra cứu, theo dõi tổng thể những văn bản đi do cá thể soạn thảo hoặc văn bản đi do cán bộ khác soạn thảo có gửi cho mình trên Hệ thống .

Điều 21. Trách nhiệm của văn thư đơn vị/văn thư Bộ

1. Đối với phiếu trình : văn thư phải cấp số phiếu trình điện tử trước khi trình Lãnh đạo Bộ
2. Đối với văn bản : Văn thư chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cấp số và phát hành văn bản theo đúng thẩm quyền của đơn vị chức năng. Văn thư chỉ cấp số khi đã nhận được văn bản giấy có chữ ký của người có thẩm quyền ; đồng thời trên Hệ thống văn bản này đã nằm ở mục chờ cấp số. Văn thư phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra lại thông tin được update trên mạng lưới hệ thống so với bản giấy đã được phê duyệt, sau khi cấp số điện tử, văn thư sẽ cấp số và đóng dấu đỏ trên bản giấy, scan văn bản ( đã có số và dấu đỏ ), update văn bản và phát hành trên Hệ thống ứng dụng ngay trong ngày văn bản được cấp số. Trường hợp văn bản chưa được update trên Hệ thống hoặc thông tin update không đúng với bản giấy hoặc thiếu sót thông tin, Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm nhu yếu cán bộ soạn thảo update / update lại thông tin văn bản lên Hệ thống trước khi cấp số và phát hành văn bản ;
3. Kiểm tra, giám sát và bảo vệ những thông tin văn bản đi trên Hệ thống trùng với thông tin trên bản giấy được Lãnh đạo phê duyệt trước khi cấp số và phát hành trên Hệ thống ;
4. Ký xác nhận văn bản bằng chứng thư số của đơn vị chức năng trước khi
4. Định kỳ hoặc theo nhu yếu đột xuất của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lãnh đạo đơn vị chức năng, Văn thư sử dụng những tính năng báo cáo giải trình thống kê có trên Hệ thống để báo cáo giải trình thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình phát hành văn bản đi .

Điều 22. Trách nhiệm và quyền lợi của Lãnh đạo

Tra cứu, theo dõi toàn bộ văn bản đi do cá thể đã ký phê duyệt .

Chương IV

QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG

Điều 23. Quản lý và vận hành Hệ thống

1. Văn phòng Bộ ( Phòng Công nghệ thông tin ) phối hợp với Cục Công nghệ thông tin – Bộ Y tế quản trị, quản lý và vận hành, bảo vệ hạ tầng kỹ thuật, nghiên cứu và điều tra đề xuất kiến nghị giải pháp tăng cấp kịp thời phân phối nhu yếu tăng trưởng và sự hoạt động giải trí không thay đổi của Hệ thống ;
2. Văn phòng Bộ ( Phòng Công nghệ thông tin ) chịu nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy triển khai việc bảo vệ quản lý và vận hành bảo đảm an toàn, không thay đổi mạng lưới hệ thống ; kịp thời giải quyết và xử lý những lỗi phát sinh ; tương hỗ, tiếp đón nhu yếu từ người sử dụng ; kiến thiết xây dựng kế hoạch tăng cấp, kiểm soát và điều chỉnh quy trình tiến độ giải quyết và xử lý và lan rộng ra những tính năng của mạng lưới hệ thống tương thích với nhu yếu trong thực tiễn quản trị và quản lý văn bản tại cơ quan Bộ .
3. Lãnh đạo đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm đôn đốc nhân viên của đơn vị chức năng liên tục theo dõi, sử dụng Hệ thống trong việc giải quyết và xử lý văn bản đến và phát hành văn bản đi ;

Điều 24. Đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu

Văn phòng Bộ ( Phòng Công nghệ thông tin ) có nghĩa vụ và trách nhiệm phối hợp với đơn vị chức năng phân phối ứng dụng nghiên cứu và điều tra, bảo vệ những điều kiện kèm theo kỹ thuật, hướng dẫn người dùng trong quy trình sử dụng, khai thác và quản lý và vận hành Hệ thống bảo vệ những nhu yếu về bảo đảm an toàn thông tin .

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 25. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Định kỳ hàng tháng, Văn phòng Bộ ( Phòng Công nghệ thông tin ) chủ trì phối hợp với phòng Hành chính – Văn phòng Bộ báo cáo giải trình tình hình sử dụng Hệ thống của những cá thể / đơn vị chức năng trong cơ quan Bộ Y tế. Qua đó trình Lãnh đạo Bộ làm địa thế căn cứ nhìn nhận mức độ triển khai xong trách nhiệm và là tiêu chuẩn bình xét thi đua, khen thưởng hằng năm so với những cá thể và đơn vị chức năng ;
2. Đơn vị hoặc cá thể vi phạm Quy chế này, tùy theo đặc thù, mức độ vi phạm hoàn toàn có thể bị giải quyết và xử lý kỷ luật hoặc những hình thức giải quyết và xử lý khác theo lao lý của pháp lý .

Điều 26. Tổ chức thực hiện

1. Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức thuộc các Vụ/Cục/Tổng cục/Văn phòng Bộ/Thanh tra Bộ có trách nhiệm thực hiện Quy chế này;

2. Văn phòng Bộ ( Phòng Công nghệ thông tin ) chủ trì trong việc tập huấn, giảng dạy và hướng dẫn những đơn vị chức năng, cá thể trong quy trình sử dụng Hệ thống ;
3. Văn phòng Bộ chủ trì theo dõi, đôn đốc những đơn vị chức năng sử dụng Hệ thống theo Quy chế này ;
4. Trong quy trình tổ chức triển khai triển khai, nếu có những yếu tố vướng mắc hoặc phát sinh so với Hệ thống / Quy chế cần sửa đổi, bổ trợ, những đơn vị chức năng kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ ( Phòng Công nghệ thông tin ) để tổng hợp, trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định hành động việc sửa đổi, bổ trợ cho tương thích với tình hình thực tiễn và những lao lý của pháp lý. / .

Source: https://dvn.com.vn
Category: Điện Tử