Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử 2022

Ngày nay, hầu như doanh nghiệp, cửa hàng đều sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Bài viết hôm nay, Tino Group sẽ hướng dẫn các bạn cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định.

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một tập hợp những tài liệu điện tử về quy trình mua, bán sản phẩm & hàng hóa. Chúng được tạo, gửi, nhận, tàng trữ bằng phương tiện đi lại điện tử. Đây là một giải pháp sửa chữa thay thế trọn vẹn cho hóa đơn viết tay trên giấy nhằm mục đích tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách, thời hạn và bảo vệ tính đúng chuẩn cho những thanh toán giao dịch của doanh nghiệp .

Những loại hóa đơn điện tử phổ biến?

Hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại chính gồm :

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Là loại hóa đơn áp dụng cho trường hợp người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ.
• Hóa đơn xuất khẩu: Được áp dụng khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, nội dung trên hóa đơn phải theo thông lệ quốc tế và quy định chung của luật thương mại.
• Hóa đơn bán hàng: Là loại hóa đơn thường phổ biến nhất. Với hóa đơn này, người bán hàng sẽ phải kê khai thuế GTGT theo hình thức trực tiếp.
• Các loại hóa đơn khác: Bao gồm vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hoặc các chứng từ điện tử có nội dung tương đương.

Những nội dung chính trên hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải đầy đủ những nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số của hóa đơn và số hóa đơn.
• Họ tên, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế của người bán.
• Họ tên, địa chỉ cùng với mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT hoặc tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
• Tổng số tiền đã thanh toán.
• Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
• Thời điểm lập ra hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế mà doanh nghiệp đang làm việc.
• Phí và lệ phí cho ngân sách nhà nước và một số nội dung khác liên quan (nếu có).

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử

Điều kiện để xuất hóa đơn điện tử

Khi thanh toán giao dịch mua và bán, trao đổi sản phẩm & hàng hóa phát sinh, những doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử. Để triển khai tác vụ này, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải tương thích với những điều kiện kèm theo sau :

• Các nội dung và thông tin trên hóa đơn được thiết lập đúng theo quy định (Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
• Cơ quan thuế chỉ chấp nhận xử lý các quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật và các cơ quan tài chính.
• Hóa đơn điện tử phải có chữ ký, họ tên và đóng dấu trên văn bản.

Một số pháp luật cơ bản về xuất hóa đơn điện tử :

• Bên bán bắt buộc phải xuất hóa đơn đầy đủ mặc dù bên mua không yêu cầu hoặc không có nhu cầu.
• Với các hàng hóa chưa được đăng ký tại những cơ quan có thẩm quyền sẽ không được xuất hóa đơn.
• Thuế GTGT phải được ghi chính xác theo quy định của Bộ tài chính
• Những nội dung ghi trên hóa đơn không chỉ đúng quy định mà còn phải rõ ràng, câu từ hợp lý về mặt ngữ nghĩa.

Cách xuất hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử cơ bản

Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng để tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành

Bước 2: Tiến hành lập hóa đơn và ký điện tử dựa trên giao dịch vừa phát sinh

Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn điện tử cho khách hàng

Bước 4: Xử lý lại hóa đơn này nếu xảy ra sai sót (xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn)

Bước 5: Trường hợp cần xuất hóa đơn ra giấy, bạn hãy chọn chức năng In chuyển đổi sau đó nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi. Cuối cùng là in hóa đơn bằng thiết bị chuyên dụng rồi ký và đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.

Bước 6: Cuối kỳ lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.

TinoInvoice cam kết sẽ mang lại dịch vụ hóa đơn điện tử giá rẻ chất lượng cho người mua, tương hỗ doanh nghiệp quản trị hóa đơn bảo đảm an toàn và nhanh gọn nhất .
TinoInvoice là ứng dụng dùng để phát hành hóa đơn điện tử được tăng trưởng bởi Công ty CP tập đoàn lớn Tino. TinoInvoice tuân thủ theo pháp luật thông tư 32/2011 / TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử để bán sản phẩm & hàng hóa hoặc đáp ứng dịch vụ. Ngoài ra còn tuân thủ theo Nghị định 119 / 2018 / NĐ-CP của nhà nước pháp luật về hóa đơn điện tử khi bán sản phẩm & hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ .

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử ra giấy?

Kế toán hoặc người bán hàng cần phải xuất hóa đơn điện tử ra giấy trong một vài trường hợp như :

• Hóa đơn này được dùng cho quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, khi gặp các cơ quan điều tra có thể dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
• Xuất hóa đơn ra giấy nhằm hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi gặp khách hàng, hóa đơn này giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa và tăng độ tin cậy của doanh nghiệp cho khách hàng.
• Bên mua có thể dựa vào hóa đơn để kiểm kê hàng hóa. Hoặc trường hợp bên mua yêu cầu có hóa đơn.
• Xuất hóa đơn điện tử còn hỗ trợ cho doanh nghiệp trong các khâu quản lý hàng hóa, kiểm tra doanh thu,..

Bài viết trên đã gửi đến cho bạn một vài thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử. Khi có nhu yếu sử dụng loại hóa đơn này, hãy liên hệ ngay TinoHost để được tư vấn chi tiết cụ thể nhé .

FAQs về hóa đơn điện tử

Có phải ngày ký hoá đơn sẽ trùng với ngày xuất hoá đơn không?

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử đồng nghĩa với việc là bạn đã ban hành chúng, vì vậy ngày xuất và ký hoá đơn phải trùng nhau. Tuy nhiên, các văn bản pháp luật hiện hành vẫn chưa có quy định chính thức về vấn đề này. Vì vậy còn phải tùy vào từng nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải, máy tính của bạn cần phải setup thêm những ứng dụng như :

• Phần mềm giải nén Winrar, hoặc bạn có thể dùng tính năng giải nén có sẵn của Windows dùng để giải nén file nén .zip.
• Phần mềm đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán thông qua hình thức nào?

Khi người bán sử dụng hóa đơn điện tử, người mua vẫn hoàn toàn có thể giao dịch thanh toán bằng những hình thức tựa như như khi sử dụng hóa đơn giấy :

• Thanh toán tiền mặt
• Chuyển khoản qua ngân hàng
• Sử dụng thẻ tín dụng và các hình thức khác

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử hiểu đơn thuần là một dạng thông tin có đi kèm với những tài liệu như văn bản, hình ảnh, video, … nhằm mục đích mục tiêu xác lập chủ sở hữu của tài liệu đó. Bạn cũng hoàn toàn có thể tưởng tượng chữ ký điện tử như con dấu điện tử của một doanh nghiệp .

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 0364 333 333
  Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: [email protected]
• Website: www.tino.org

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://dvn.com.vn
Category: Điện Tử