Các loại hồ sơ tài liệu nào cần lưu trữ?

Trong thời đại công nghệ tiên tiến lúc bấy giờ, phần đông mọi tài liệu đều được “ điện tử hóa ” với những file lưu trên máy tính. Tuy nhiên theo lao lý hiện hành của Nước Ta, để hoàn tất những thủ tục pháp lý buộc doanh nghiệp phải tàng trữ những loại văn bản xác nhận bằng tài liệu giấy, với rất đầy đủ chữ ký và đóng dấu của những cơ quan tương quan. Đó chính là nguyên do vì sao mà những doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần một khoảng trống nhất định để tàng trữ hồ sơ tài liệu .

Vậy cần lưu hồ sơ tài liệu nào tại cơ quan, loại nào có thể thuê kho lưu trữ bên ngoài? Mời bạn tham khảo những hướng dẫn sau của SEC Warehouse nhé!

Lưu trữ tài liệu tại phòng ban công ty

Dưới đây là những loại sách vở hồ sơ bạn nên giữ cẩn trọng tại văn phòng công ty, trên những ngăn kệ hoặc những thùng hồ sơ có khóa vì đặc thù quan trọng của chúng :

• Lưu trữ tài liệu mật của công ty

  Bạn đang đọc: Các loại hồ sơ tài liệu nào cần lưu trữ?

• Lưu hợp đồng quan trọng hoặc những hợp đồng vừa mới ký
• Lưu hồ sơ thanh tra để hoàn toàn có thể trình xuất ngay khi có nhu yếu
• Các sách vở tài liệu cần sử dụng tiếp tục. Ví dụ như hồ sơ chứng từ 1 năm trở lại. Hoặc tối thiểu là 1-2 tháng gần nhất .
• Và lưu những loại tài liệu khác tùy đặc thù, nghành hoạt động giải trí của công ty .

Sử dụng dịch vụ tàng trữ hồ sơ

Nhiều loại sách vở tàng trữ trong nhiều năm chắc như đinh sẽ khiến khoảng trống thao tác của bạn trở nên ngột ngạt eo hẹp, những tủ hồ sơ lộn xộn, bụi bẩn. Và đặc biệt quan trọng, bạn sẽ mất rất nhiều thời hạn để quét dọn, tìm kiếm hồ sơ khi có việc cần. ( Theo điều 40 luật kế toán, những loại chứng từ, hồ sơ của doanh nghiệp cần lưu tối thiểu 5 năm. Nếu quan trọng thời hạn sẽ lê dài hơn, một số ít loại bắt buộc lưu vĩnh viễn. )

Vậy nên lượng giấy tờ càng nhiều, càng khó kiểm soát và trích lục. Để quản lý hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả, thuê kho lưu hồ sơ tài liệu chính là giải pháp lưu trữ tối ưu. Một vài loại hồ sơ dưới đây bạn có thể chuyển giao cho công ty lưu hồ sơ để giải phóng không gian làm việc của mình

Phân loại hồ sơ – tài liệu

• Lưu hồ sơ kế toán, những chứng từ, hợp đồng, …
• Lưu trữ hồ sơ truy thuế kiểm toán, quyết toán

• Lưu hồ sơ nhân sự, đặc biệt quan trọng là lưu hồ sơ nhân viên cấp dưới đã công tác làm việc từ 6 tháng trở lên .

• Lưu hồ sơ tín dụng thanh toán
• Lưu trữ hồ sơ bệnh án so với những trạm y tết phường xã. Các bệnh viện tư nhân, …
• Lưu hồ sơ dự án Bất Động Sản
• Lưu trữ hồ sơ khu công trình kiến thiết xây dựng
• Lưu trữ hồ sơ công chứng, tàng trữ hồ sơ xác nhận cho doanh nghiệp hoặc những cơ quan công chứng
• Lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên chức của những cơ quan công lập
• Lưu trữ hồ sơ dự thầu, tàng trữ hồ sơ đấu thầu

• Lưu trữ hồ sơ địa chính

  Xem thêm: Bản vẽ hoạt động – Activity Diagram

• Lưu trữ hồ sơ hành chính
• Lưu trữ hồ sơ hải quan
• Lưu trữ hồ sơ hoàn thành công việc
• Lưu trữ hồ sơ nhà đất
• Lưu trữ hồ sơ quy hoạch
• Lưu hồ sơ gia tài cố định và thắt chặt
• Lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, những tài liệu doanh nghiệp khác

Lưu ý khi tàng trữ tài liệu hồ sơ tại kho tàng trữ

• Sắp xếp, tổ chức triển khai hồ sơ tàng trữ một cách hài hòa và hợp lý, khoa học. Ví dụ theo thời hạn từng năm, theo phòng ban, theo loại tài liệu … sao cho dễ trích lục nhất .
• Cần lập một file quản trị hồ sơ trên máy tính. Kiểm soát bằng sơ đồ sắp xếp trong kho lưu hồ sơ

• Chọn thuê kho lưu hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp, phân phối rất đầy đủ những tiêu chuẩn bảo đảm an toàn, tương hỗ trích xuất hồ sơ tốt nhất.

Đánh giá bài viết

Source: https://dvn.com.vn
Category: Bản Tin DVN