Access là gì? Access là được những công việc gì?

Access là một trong những ứng dụng được ứng dụng nhiều trong học tập và thao tác. Những tính năng cũng như cách giải quyết và xử lý thông tin của nó giúp cho tài liệu được quản lý và vận hành và tàng trữ, quản trị thông tin tốt hơn. Để làm rõ khái niệm Access là gì mời nhữn bạn theo dõi những nội dung dưới đây .

Access có thể có nhiều ý nghĩa khác nhau tùy theo ngữ cảnh, nhưng ở đây tôi giải thích hai ý nghĩa phổ biến:

1. Access như ứng dụng phần mềm:
   • Microsoft Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu do Microsoft phát triển. Nó cho phép người dùng tạo, quản lý và truy vấn cơ sở dữ liệu. Access thường được sử dụng để lưu trữ thông tin, quản lý dữ liệu, và tạo các ứng dụng quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu.
2. Access là quyền truy cập:
   • Trong ngữ cảnh tổ chức, “access” có nghĩa là quyền truy cập vào các tài nguyên, thông tin hoặc khu vực cụ thể. Quyền truy cập có thể áp dụng cho máy tính, hệ thống, mạng, tài khoản, dữ liệu, vị trí vật lý và nhiều khía cạnh khác của môi trường làm việc.

Công việc liên quan đến “access” có thể bao gồm:

• Quản lý quyền truy cập: Điều này bao gồm thiết lập và quản lý quyền truy cập cho người dùng và nhóm người dùng vào các tài nguyên và hệ thống. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền có quyền truy cập và sử dụng các tài nguyên đó.
• Phát triển ứng dụng dựa trên cơ sở dữ liệu: Sử dụng Microsoft Access hoặc các ứng dụng khác để tạo các ứng dụng quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu, giúp quản lý dữ liệu và thông tin hiệu quả.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu quan trọng bằng cách kiểm soát quyền truy cập vào các hệ thống và dữ liệu.
• Kiểm soát truy cập vật lý: Điều này bao gồm việc kiểm soát quyền truy cập vào các khu vực vật lý, chẳng hạn như văn phòng, cơ sở sản xuất, và các khu vực khác của một tổ chức.

Access và quản lý quyền truy cập là một phần quan trọng của công nghệ thông tin và bảo mật thông tin trong các tổ chức và trong việc phát triển ứng dụng và hệ thống dựa trên cơ sở dữ liệu.

Access là gì?

Access là tên gọi tắt của ứng dụng Microsoft Access, hay cũng được gọi là MS Access. Microsoft Access là Hệ thống quản trị cơ sở tài liệu ( DBMS ) của Microsoft, thuộc bộ ứng dụng của Microsoft Office .Access là một mạng lưới hệ thống quản trị cơ sở tài liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở tài liệu quan hệ với năng lực giúp tất cả chúng ta tăng trưởng nhanh những giải pháp tàng trữ và quản trị thông tin .

Chức năng chính của Access

Với Access, bạn hoàn toàn có thể phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất nhanh chóng, thậm chí Access còn có thể giúp cho việc quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin các đầu mối khách hàng, các cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm.

Ngoài ra Access còn cho tất cả chúng ta năng lực tăng trưởng giao diện người dùng ở mức đơn thuần để tất cả chúng ta hoàn toàn có thể triển khai nhập tài liệu và lưu vào những bảng .Một số công dụng chính của Access là :

• Chức năng phong cách thiết kế bảng .
• Chức năng tàng trữ .
• Chức năng update thông tin .
• Chức năng đưa tác dụng và xuất thông tin .
• Chức năng thiết lập những mối quan hệ giữa những bảng với nhau .

Những ai cần sử dụng access?

Access đã được đưa vào chương trình tin học đại trà phổ thông do tại những ứng dụng thiết yếu của nó trong việc làm .Với những ai theo học công nghệ thông tin, làm việc làm tương quan đến ngành kế toán, kinh tế tài chính, kinh tế tài chính, hay những việc làm cần nhập tài liệu, tạo kho tài liệu người mua, loại sản phẩm, quản trị thông tin của những thành viên trong một bộ phận, doanh nghiệp đều thiết yếu đến Access .Một số công ty cũng sử dụng access để thiết kế xây dựng ứng dụng quản trị nội bộ cho công ty .

Sử dụng Access có khó không?

Với một chương trình thông tin được tạo ra để thao tác thì có vẻ như là Access không khó sử dụng. Tương tự như những ứng dụng Word hay Excel, nếu bạn rèn luyện nhiều và ứng dụng nó thì mọi thứ khá thuận tiện .Access được chia làm hai phần, đó là cơ bản và nâng cao. Nếu sử dụng vừa phải thì phần cơ bản thuận tiện còn nếu muốn khai thác nhiều thông tin cũng như quản lý và vận hành nhiều tính năng trong chương trình này thì cần có kiến thức và kỹ năng cũng như kỹ năng và kiến thức nhiều hơn .

Phần cơ bản. Phần này tương đối dễ hơn cho người mới sử dụng vì chúng ta chỉ dùng thao tác kéo thả nên tương đối đơn giản và dễ làm, một số truy vấn đơn giản và thống kê và cách tạo form đơn giản, làm báo cáo.

Phần nâng cao. Phần này thì phức tạp hơn vì chúng ta cần xây dựng những chức năng xử lý phức tạp hơn và những câu truy vấn phức tạp để lấy ra dữ liệu. Hơn nữa muốn xây dựng được một chương trình theo ý muốn thì bạn phải biết về lập trình.

Trong Access, ngôn từ lập trình VBA một ngôn từ được dùng để trong bộ office của Microsoft .Xem thêm : VBA là gì ?

Cần chuẩn bị gì để học Access? 

Một chương trình công nghệ thông tin để hầu hết mọi người hoàn toàn có thể sử dụng thì cần ngôn từ chung. Vậy thì tiếng Anh là ngôn từ thông dụng nhất. Các nội dung trong chương trình sử dụng ngôn từ tiếng Anh cho nên người Việt muốn sử dụng hiệu suất cao, sử dụng những công cụ cũng như đọc thông tin thì nên có hiểu biết cơ bản về ngoại ngữ này .Ngoài ra, là một chương trình vì vậy bạn cần thực hành thực tế nhiều, làm bài tập tương quan đến những thao tác cơ bản nhất giúp bạn sử dụng tốt Access. Sử dụng Access không khó nhưng với những ai không quen thì sẽ khó tiếp cận thông tin, cũng như ngôn từ nó sử dụng. Vốn dĩ cách trình diễn, giao diện cũng như phương pháp quản lý và vận hành của nó logic nên bạn cũng cần tâm lý, kiên trì để học .

Những kiến thức cần nắm trước khi bắt tay học access

Cơ sở dữ liệu (database) là gì? 

Cơ sở tài liệu được hiểu là nơi chứa tài liệu. Tại đây những tài liệu bạn tạo ra, nhập vào sẽ được tàng trữ .

Có những loại cơ sở dữ liệu nào? 

Hiện nay có nhiều loại cơ sở tài liệu, một vài cái tên là Oracle, MySQL, MS SQL, Access, PostgreSQL, MongoDB ( no SQL ) …

Các loại dữ liệu được lưu trong database

Để tàng trữ tài liệu trong Database, trong Access sẽ phân loại theo mục tiêu sử dụng của loại tài liệu đó .Ví dụ tài liệu Họ và tên sẽ dùng kiểu tài liệu là text ; tàng trữ tiền tệ hoặc những số lượng thì tất cả chúng ta cần sử dụng kiểu tài liệu number ; còn so với những kiểu tài liệu khác cũng sẽ có 1 kiểu tài liệu tương ứng. Tuỳ thuộc vào đặc tính và mục tiêu sử dụng của tài liệu đó mà tất cả chúng ta sẽ có kiểu tài liệu nhất định .

Dữ liệu được quản lý như thế nào?

Chúng ta đang học về Access là một RDBMS, tài liệu sẽ được tàng trữ trong những bảng ( table ) và giữa những bảng có tính link với nhau tạo thành một mạng lưới hệ thống. Nếu những bạn đã thao tác với Excel thì sẽ thấy phần này rất quen thuộc, trong Excel, tất cả chúng ta tàng trữ tài liệu trong những sheet, mỗi sheet chứa 1 thông tin nhất định. Còn so với Access thì sử dụng những bảng ( table ) .Vậy thì mỗi quan hệ giữa những bảng bộc lộ sự tương quan giữa những bảng với nhau như thế nào ? Ví dụ : Chúng ta lưu thông tin về người mua trong 1 bảng, lưu thông tin sản phẩm & hàng hóa mà người mua này mua trong 1 bảng khác, làm thế nào để tất cả chúng ta hoàn toàn có thể biết được người mua nào đã mua hàng hoá nào ? Mối quan hệ giữa 2 bảng người mua và sản phẩm & hàng hóa sẽ giúp tất cả chúng ta vấn đáp thắc mắc làm thế nào phía trên .

Làm thế nào để đọc dữ liệu từ database? 

Để đọc được tài liệu từ cơ sở tài liệu, Access sử dụng câu lệnh truy vấn ( Queries ). Trong Access, tất cả chúng ta sử dụng SQL để truy vấn tài liệu từ cơ sở tài liệu. SQL là một ngôn từ để tất cả chúng ta hoàn toàn có thể tiếp xúc, trò chuyện với cơ sở tài liệu để nói cho cơ sở tài liệu biết tất cả chúng ta muốn lấy ra những tài liệu nào và những tài liệu đó sau khi lấy ra được trình diễn như thế nào và thống kê giám sát ra làm sao .

Form nhập dữ liệu (input forms)

Form nhập tài liệu là một yếu tố có trong Giao diện người dùng của Access. Giao diện người dùng giúp cho tất cả chúng ta hoàn toàn có thể tương tác với chương trình, ứng dụng hay mạng lưới hệ thống 1 cách đơn thuần hơnForm nhập tài liệu giúp tất cả chúng ta hoàn toàn có thể nhập tài liệu vào cơ sở tài liệu, chỉnh sửa tài liệu trong cơ sở tài liệu

Xuất dữ liệu (output – reports)

Output trong Access hoàn toàn có thể hiểu là những bảng báo cáo giải trình, năng lực xuất dữ liệu ra Excel, PDF, file CSV …

Ngôn ngữ lập trình VBA

VBA là ngôn từ lập trình được tương hỗ và tích hợp trong tổng thể những ứng dụng trong bộ Office. Ngôn ngữ lập trình VBA sẽ giúp cho tất cả chúng ta tạo ra những ứng dụng trong Access có tính linh động và thuận tiện sử dụng hơn cũng như trấn áp được hoạt động giải trí của ứng dụng / mạng lưới hệ thống đang được tạo ra trong Access một cách khá đầy đủ hơn .Xem thêm : Các bước mở màn sử dụng VBA

Các thành phần có trong Cơ sở dữ liệu Access

Để xem những thành phần trong một CSDL Access, hay mở màn từ việc khởi tạo ra một CSDL mẫu, có sẵn có tên là Northwind, một CSDL quản trị bán hàng của một công ty dịch vụ .

Bước 1. Chạy Access, chọn New, trong danh sách các mẫu chọn Northwind.

Bước 2. Khi chọn, hộp thoại xuất hiện, hãy gõ để đặt tên file CSDL, ví dụ vidu1, sau đó bấm vào biểu tượng Create.

Bước 3. Khi CSDL tạo và mở, bên trái cửa sổ là một khu vực gọi là Navigator Panel, tại đây có thể duyệt qua, lựa chọn để mở xem tất cả các đối tượng – các thành phần của CSDL.

Trước tiên bấm vào biểu tượng mũi tên đổ xuống, chọn mục Object type để liệt kê các thành phần có trong CSDL. Từ đây bạn có thể khám phá các bảng ở mục Tables, các truy vấn ở mục Queries … cụ thể gồm các 6 thành phần chính như sau:

Tables

Các bảng tài liệu Table là TT của CSDL. Table chứa những tài liệu được nhập vào. Tạo ra những bảng với cấu trúc như thế nào ? Các bảng có quan hệ thế nào rất quan trọng, nếu phong cách thiết kế không đúng chuẩn về mối quan hệ, cấu trúc hoàn toàn có thể dẫn tới CSDL hoạt động giải trí chậm và không đúng mực .Các bảng cũng là cơ sở để tạo ra những thành phần khác như Queries, Form …Bảng tài liệu Table có cấu trúc khá giống với bảng Excel, gồm những dòng tài liệu, mỗi dòng gồm những cột .Quan hệ giữa những bảng – là sự link về tài liệu giữa những bảng với nhau. Chúng liên kết với nhau dựa trên trường tài liệu giống nhau giữa những bảng .

Queries

Query là những truy vấn đến tài liệu. Mục đích chính của Query là lấy tài liệu từ những bảng – để hiển thị trên Form ( biểu mẫu ) và báo cáo giải trình ( Report ). Các truy vấn hoàn toàn có thể sắp xếp, thống kê giám sát, nhóm, lọc, link những bảng, update, xóa dữ liệu … Thực chất nó là những câu lệnh SQL, SQL cơ bản .

Forms

Form được gọi là Biểu mẫu. Nó giao diện phong cách thiết kế ra để người dùng nhập tài liệu. Người dùng thường thì sẽ dùng Form – biểu mẫu để nhập tài liệu. Khi tạo Form hoàn toàn có thể thiết lập để nhu yếu nhập những tài liệu thiết yếu, sau đó hoàn toàn có thể sử dụng những Macro, mã code VBA để thêm, xóa, update tài liệu .

Reports

Các báo cáo giải trình ( report ) là tác dụng tương tác với tài liệu. Report thì khác với Form, nó không hề sửa đổi, nó dùng để in ấn, trích xuất ra file …

Macros

Một Macro ( tập lệnh ) là tập hợp những thao tác, hành vi cho CSDL. Như chạy Macro để mở Form, chạy Query, đổi khác giá trị …

Modules

Gồm những đoạn code viết bằng VBA để tương tác với CSDL .

Hướng dẫn sử dụng Access

Phần mềm Access được ứng dụng thoáng đãng và những cơ sở tài liệu giúp cho người dùng tàng trữ và quản trị thông tin. Sau khi tìm hiểu và khám phá về khái niệm Access là gì cũng như những tính năng chính của Access thì giờ đây tất cả chúng ta sẽ làm que với Access .

Tạo cơ sở dữ liệu

Bước 1. Nhấp chuột vào File, chọn New. Ở đây các cơ sở dữ liệu có chứa trong các dạng thức khác nhau. Bởi vậy bạn có thể chọn mở một cơ sở dữ liệu trống, chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống.

Bước 2. Chọn cơ sở dữ liệu. Tên được đặt tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này giúp bạn quản lý và tìm hiểu dễ dàng hơn các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Sau đó gõ tên tập tin vào hộp thoại File Name, chọn Create để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới.

Nhập dữ liệu

Bước 1. Xác định các cấu trúc của dữ liệu. Nếu bạn tạo dữ mới thì cần tạo cơ sở dữ liệu trống thì sắp xếp hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: kiểu bảng, kiểu biểu mẫu, kiểu báo cáo, kiểu truy vấn.

Bước 2. Tạo bảng đầu tiên. Nếu bạn bắt đầu dùng dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo ra bảng trống. Theo đó các bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép và dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành từng cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.

Bước 3. Nhập dữ liệu khác. Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu. Nó giúp bạn có thể chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác. Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau:

• Chọn tab Dữ liệu Ngoài ( External Data ) .
• Chọn tập tin muốn nhập .
• Chuyển tới vị trí chứa tài liệu .
• Xác định vị trí lưu mới .

Bước 4. Thêm một cột khác. Nếu bạn muốn lưu các hồ sơ khác nhau trên những cơ sở dữ liệu khác nhau. Tạo cho dữ liệu được mượt hơn.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Bước 1. Cần hiểu được các hoạt động của các khóa. Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.

Bước 2. Chọn Database Tools, sau đó chọn Relationships trong mục Liên hệ.

Bước 3. Bạn kéo trường muốn đặt làm khóa ngoài. Thả trường vào trong cái vừa tạo đó. Sau đó bạn nhấn chuột vào Create trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối liên hệ giữa các trường. Khi đó sẽ xuất hiện kết nối các trường với nhau. Tiếp đó bạn chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên hệ.

Tạo một Truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn

Bước 1. Mở công cụ Thiết kế truy vấn – Query Design. Tiếp đến chọn Create rồi chọn Query Design.

Bước 2. Chọn bảng. Bạn sẽ thấy The Show Table sẽ xuất hiện. Bạn nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn đón sau đến sẽ nhấp chọn Close.

Bước 3. Thêm trường được tạo ra. Bạn nhấn chuột vào cột truy vấn. Sau đó các trường sẽ được thêm vào bảng thiết kế (Design).

Bước 4. Thêm tiêu chuẩn. Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.

Bước 5. Nhấn chọn chạy chương trình Run để xem kết quả. Nút Run nằm trong tab Design. Kết quả Truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Bạn có thể nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn.

Tạo và Dùng Biểu mẫu

Bước 1. Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường mọi người sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát hơn.

Bước 2. Chọn nút Form trong tab Create. Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.

Bước 3. Điều hướng biểu mẫu mới. Bạn nhìn thấy nút mũi tên ở phía dưới cùng sử dụng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng bằng cách ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.

Tạo một báo cáo

Bước 1. Chọn bảng hoặc truy vấn.

Bước 2. Nhấp chọn tab Create

Bước 3. Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.

Bước 4. Thêm trường vào báo cáo.

Bước 5. Thêm nhóm vào báo cáo.

Bước 6. Lưu và chia sẻ báo cáo.

Ứng dụng Access trong việc làm giúp tiết kiệm chi phí thời hạn thay bằng sử dụng excel, và những link được tạo ra giúp thông tin, tài liệu được sử dụng linh động hơn. Với khái niệm Access là gì mà chúng mình san sẻ cùng với những kỹ năng và kiến thức cơ bản về Access, mong rằng đã giúp ích nào đó cho bạn trong bước đầu tìm hiểu và khám phá ứng dụng này. Hãy thử tìm học nó, chính bới Access rất hiệu suất cao cho việc làm của bạn. Chúc bạn thành công xuất sắc .

Source: https://dvn.com.vn
Category: Hỏi Đáp