5 Whys – công cụ đào sâu để tìm ra cốt lõi vấn đề

Giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng tối cần thiết của bất kì nhà quản trị nào. Và để giải quyết vấn đề một cách triệt để, bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất: xác định đúng vấn đề. Tuy nhiên, các vấn đề quản trị thường phức tạp và khó xác định. Vậy nhà quản trị cần làm gì để xác định vấn đề một cách chính xác?

Trong cuốn “ Tools for Project Management, Workshops and Consulting ” của Nicolai Andler – Tổng Giám Đốc tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Ignite Group Pty – Đồng thời là giảng viên được học viên cực kỳ thương mến của MBA-MCI, ông chỉ ra hơn 30 công cụ nhằm mục đích xác lập yếu tố quản trị. Những công cụ này tương thích cho nhiều trường hợp, yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, ngày hôm nay MBA-MCI sẽ trình làng đến bạn công cụ 5 Whys .

Đây là công cụ cực kì dễ sử dụng cho bất kì nhà quản trị nào. Nó giúp nhà quản trị liên tục đào sâu vấn đề nhằm tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề là gì.

1. Mục tiêu của phương pháp 5 Whys

5 Whys là một kỹ thuật xử lý yếu tố bằng cách đặt câu hỏi lặp đi lặp lại để mỗi câu vấn đáp là cơ sở cho câu hỏi tiếp theo, đến khi tìm ra nguyên do gốc của một yếu tố đơn cử. Từ nguyên do trên mà người sử dụng tìm ra một giải pháp khắc phục, giúp ngăn ngừa yếu tố đó xảy ra .
Phương pháp này khá đơn thuần nhưng yên cầu người vận dụng phải tư duy thâm thúy, một vài ứng dụng trong thực tiễn của nó mà bạn hoàn toàn có thể thấy được :

Ví dụ: 

• Câu hỏi 1: Tại sao các chiến dịch thất bại? – Vì truyền thông chưa tốt
• Câu hỏi 2: Tại sao truyền thông chưa tốt? – Vì nội dung và hình ảnh không thu hút
• Câu hỏi 3: Tại sao nội dung và hình ảnh không thu hút? – Vì team chưa đủ thời gian chuẩn bị
• Câu hỏi 4: Tại sao không đủ thời gian chuẩn bị? – Vì có nhiều công việc phát sinh trong quá trình lên ý tưởng
• Câu hỏi 5: Tại sao có nhiều công việc phát sinh? – Vì trưởng phòng chưa phân bổ công việc hợp lý

Ta nhận ra nguyên nhân các chiến dịch thất bại là vì trưởng phòng chưa phân bổ công việc hợp lý. Giải pháp cho việc này là trưởng phòng nên điều chỉnh thời gian và phân công công việc hợp lý hơn.

2. Làm thế nào để sử dụng kỹ thuật 5 Whys?

Đơn giản chỉ cần đặt câu hỏi tại sao và vấn đáp thật đúng chuẩn nó, hoặc thực thi như những bước sau :

• Bước 1: Thành lập một team.. 
• Bước 2: Đặt câu hỏi “Tại sao” đầu tiên 
• Bước 3: Tiếp tục đặt 4 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi mọi người tìm ra được cốt lõi của vấn đề
• Bước 4: Đưa ra giải pháp khắc phục
• Bước 5: Đánh giá giải pháp

3. Một số lưu ý khi sử dụng 5 Whys

Khi vấn đáp thắc mắc, nên vấn đáp theo những nguyên do trực tiếp / bộc lộ trực tiếp. Không nên Dự kiến yếu tố ở đầu cuối. Điều này rất dễ gây ra việc đi lệch trọng tâm của yếu tố .
Khi vận dụng công cụ này theo một nhóm nhỏ, người dẫn dắt phải có đủ kỹ năng và kiến thức để những thành viên cùng tư duy xác lập nguyên do trực tiếp. Tránh “ bàn ra ”, gây tốn thời hạn và rơi lệch yếu tố .

Công cụ 5 Whys không nhất thiết phải lặp lại đúng 5 lần. Điều thú vị trong quản trị chính là phải biết vận dụng công cụ một cách linh hoạt và hiệu quả. Bạn có thể dừng lại ở 4 Whys hoặc tiếp tục đến 6 Whys nếu bạn cảm thấy chưa thực sự xác định được nguyên nhân cốt lõi.

Nếu bạn hỏi “ vậy làm thế nào để biết khi nào tôi đã xác lập được nguyên do cốt lõi rồi ? ”. Quản trị luôn gồm có hai mặt : khoa học và thẩm mỹ và nghệ thuật. Và MBA-MCI xin vấn đáp bạn rằng đây là yếu tố “ nghệ thuật và thẩm mỹ ” trong hai mặt của quản trị .

Tóm lại, 5 Whys là công cụ hiểu quả để đào sâu vấn đề nhằm tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Đây là công cụ rất dễ hiểu và dễ sử dụng. Tuy nhiên, để áp dụng một cách hiệu quả, bạn chắc chắn phải liên tục thực hành và áp dụng nó. Ngoài ra, còn rất nhiều công cụ khác để bạn khám phá. Cùng MBA-MCI theo dõi những bài viết sau nhé.

MBA-MCI Program

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang