Kỹ thuật nhóm

NOMINAL GROUP TECHNIQUE (NGT)  – KỸ THUẬT NHÓM DANH NGHĨA

Ở bài viết trước, “Kỹ thuật sáng tạo nhóm – Quản lý những tình huống thu tập yêu cầu” cũng đã nói sơ lược về Kỹ thuật nhóm danh nghĩa (Nominal Group Techniques – NGT). Ở bài viết này, chúng ta sẽ được tìm hiểu rõ hơn,  Hiệu quả của NGT như thế nào? Cách  tiến hành ra sao? Quy trình chuẩn là gì? Ưu khuyết điểm của kỹ thuật này? và nếu gặp những vấn đề không như mong muốn thì NGT sẽ thích nghi với chúng như thế nào? Tất cả sẽ được trả lời trong bài viết này.

Trong một thời gian dài, một bộ phận các nhà đào tạo đã sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau với mong muốn đảm bảo được sự thu hút và tận tâm cho khách hàng/người tiêu dùng của họ. Có nhiều kỹ thuật hướng đến làm việc nhóm, ví dụ như Kỹ thuật Động não (Brainstorming) với mục tiêu đem đến cho các thành viên trong nhóm có cơ hội phát huy sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề. Một cách tiếp cận khác, Kỹ thuật Nhóm danh nghĩa (NGT) sử dụng một định dạng có cấu trúc nhiều hơn để có được nhiều đầu vào từ một số người liên quan trong tình huống hoặc vấn đề cụ thể. Mỗi kỹ thuật có thể thích hợp cho 1 tình huống riêng ; Tuy nhiên, NGT hầu như không được sử dụng thường xuyên như bản chất nó nên được như thế.

Kỹ thuật Nhóm danh nghĩa (NGT) là một nhóm quy trình liên quan đến xác định vấn đề,  tìm ra giải pháp và ra quyết định.  NGT có thể được sử dụng trong các nhóm có nhiều kích cỡ, những người muốn ra quyết định một cách nhanh chóng, ví dụ như bằng một cuộc bầu chọn, nhưng lại muốn ghi nhận ý kiến của tất cả mọi người (điều này trái ngược với bầu chọn truyền thống, nơi mà chỉ những nhóm lớn nhất mới được xem xét).  Các phương pháp kiểm đếm sẽ tạo ra điều khác biệt. Đầu tiên, mỗi thành viên nhóm sẽ đưa ra quan điểm của họ về giải pháp, với một lời giải thích ngắn. Sau đó,  viết lại những giải pháp đã bị loại từ danh sách giải pháp, và những thành viên nhóm tiến hành xếp hạng giải pháp theo thứ tự từ 1, 2, 3, 4, v.v….

Một vài người chủ trì sẽ khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm san sẻ và thảo luận lý do cho sự lựa chọn, qua đó xác lập được mặt phẳng chung và phần đông những sáng tạo độc đáo cùng giải pháp tiếp cận. Sự đa dạng và phong phú này thường được cho phép tạo ra một sáng tạo độc đáo hỗn hợp ( tích hợp nhiều phần từ hai hoặc nhiều ý tưởng sáng tạo ), thường được tìm thấy, thậm chí còn, tốt hơn so với những sáng tạo độc đáo bắt đầu được xem xét .
Trong các chiêu thức cơ bản, những số lượng mà mỗi giải pháp nhận về sẽ được tổng số lại, và giải pháp với thứ hạng tổng số cao nhất sẽ được lựa chọn xem như quyết định ở đầu cuối. Kỹ thuật này được sử dụng một cách phong phú. Ví dụ, nó hoàn toàn có thể xác lập điểm mạnh so với những khu vực có nhu yếu tăng trưởng, chứ không phải được sử dụng như một giải pháp bầu chọn để ra quyết định. Ngoài ra, những lựa chọn không phải khi nào cũng được xếp hạng, nhưng hoàn toàn có thể được nhìn nhận theo cách chủ quan nhiều hơn .

Kỹ thuật này được phát triển bởi Andre Delbecq và Andrew H. Van de Ven – nhóm mô hình quy trình cho việc xác định vấn đề và lên kế hoạch chương trình, và được áp dụng để lên kế hoạch chương trình bởi Vedros, và cũng được sử dụng như một kỹ thuật hữu ích trong việc thiết kế chương trình và đánh giá cơ sở giáo dục.

HIỆU QUẢ CỦA KỸ THUẬT NÀY LÀ GÌ?

NGT – Kỹ thuật nhóm danh nghĩa đã cho thấy được việc làm nổi bật một hoặc nhiều khía cạnh hiệu quả của việc ra quyết định nhóm. Việc yêu cầu mỗi cá nhân viết ra ý tưởng của họ một cách im lặng và độc lập trước khi thảo luận nhóm làm tăng số lượng giải pháp cho nhóm. Bỏ phiếu xoay vòng (Round-robbin polling) cũng thu được kết quả là một lượng lớn thông tin đầu vào và thúc đẩy sự tham gia bình đẳng nhiều hơn. Việc tăng lượng thông tin đầu vào không đồng nhất dẫn đến những quyết định có chất lượng cao hơn.

Như đã so sánh về mức độ tương tác nhóm, những nhóm NGT cung ứng nhiều ý tưởng sáng tạo độc lạ hơn, có nhiều cân đối giữa các thành viên tham gia hơn, tăng cảm xúc thành công xuất sắc, độ hài lòng nhiều hơn với chất lượng sáng tạo độc đáo và hiệu suất cao của nhóm .
Những phát hiện này tương tự như với một nghiên cứu và điều tra năm 1958 – Brainstorming ( Kỹ thuật Động não ) sẽ thôi thúc hay kiềm chế tâm lý phát minh sáng tạo của thành viên nhóm ? cho thấy rằng, để cung ứng 3 yếu tố khác nhau yên cầu phải tư duy phát minh sáng tạo, thì số lượng sáng tạo độc đáo được đưa ra bởi ” Những nhóm danh nghĩa ” ( các thành viên nhóm thực sự thao tác độc lập ) nhiều hơn so với số lượng ý tưởng sáng tạo được đưa ra từ nhóm thực và nhóm mặt đối mặt. Những ý tưởng sáng tạo được tạo ra bởi nhóm danh nghĩa và nhóm thực đều được nhìn nhận cao về chất lượng và tính độc lạ, nhưng nhóm danh nghĩa thường được nhìn nhận cao hơn về cả 2 tiểu chuẩn này .

VẬY KỸ THUẬT NHÓM DANH NGHĨA ĐƯỢC SỬ DỤNG KHI NÀO?

Kỹ thuật NGT đặc biệt quan trọng hữu dụng :

• Khi một vài thành viên trong nhóm có tiếng nói hơn so với những thành viên khác.
• Khi một vài thành viên nhóm suy nghĩ tốt hơn khi trong trạng thái yên tĩnh.
• Khi lo lắng về việc một số thành viên không tham gia.
• Khi nhóm không đưa ra được nhiều ý tưởng một cách dễ dàng.
• Khi tất cả hoặc một vài thành viên trong nhóm là người mới.
• Khi vấn đề đang gây tranh cãi hoặc có mâu thuẫn gay gắt.
• Khi có sự mất cân bằng quyền hạn giữa người chủ trì với những thành viên nhóm hoặc giữa các thành viên nhóm với nhau: cấu trúc của buổi NGT có thể cân bằng điều này.
• Khi các bên liên quan quan tâm về một (hoặc một vài) định lượng đầu ra của quá trình.

QUY TRÌNH CHUẨN CỦA NGT

Thông thường thì NGT gồm có 5 tiến trình :

1.   Giới thiệu và giải thích: người chủ trì sẽ chào đón các thành viên và giải thích với họ về mục đích và quy trình của cuộc họp.

2.   Im lặng tạo ra ý tưởng: Người chủ trì sẽ cung cấp cho mỗi thành viên một tờ giấy với những câu hỏi cần được giải quyết và yêu cầu họ viết ra tất cả ý tưởng mà họ suy nghĩ được cho mỗi câu hỏi. Trong  lúc này, người chủ trì yêu cầu các thành viên không được tham khảo hay bàn luận những ý tưởng của họ với các thành viên khác. Giai đoạn này kéo dài khoảng 10 phút.

3.   Chia sẻ ý tưởng: Người chủ trì sẽ mời các thành viên chia sẻ những ý tưởng mà họ đã tạo ra và ghi nhận mỗi ý tưởng trên một bảng lật (flip chart)  dựa trên phát biểu của người chia sẻ. Quá trình chia sẻ luân phiên tiếp tục cho đến khi tất cả các ý tưởng được trình bày. Sẽ không có cuộc tranh luận nào về các ý tưởng trong giai đoạn này và các thành viên được khuyến khích viết ra bất kỳ ý tưởng mới nào phát sinh từ những gì mà các thành viên khác chia sẻ. Quá trình này đảm bảo tất cả các thành viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến đồng nhau và cung cấp một bản ghi tất cả những ý tưởng mà nhóm đã đưa ra. Giai đoạn này có thể mất 15 – 30 phút.

4.   Thảo luận nhóm: Các thành viên sẽ thảo luận với nhau để tìm ra lời giải thích hoặc hiểu chi tiết hơn về bất kỳ những ý tưởng nào mà họ thấy không được rõ ràng trong giai đoạn Chia sẻ ý tưởng. Nhiệm vụ của người chủ trì lúc này là đảm bảo mỗi người đều được đóng góp và thảo luận tất cả những ý tưởng một cách kỹ lưỡng mà không dành quá nhiều thời gian cho một ý tưởng nào đó. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quá trình này càng trung lập càng tốt, tránh sự phán xét và chỉ trích. Nhóm có thể đề ra những ý tưởng mới cho cuộc thảo luận và kết hợp chúng vào danh sách các ý tưởng đã ghi nhận ở giai đoạn chia sẻ, không có ý tưởng nào bị loại bỏ. Giai đoạn này kéo dài 30 – 45 phút.

5.   Bầu chọn và xếp hạng: Giai đoạn này bao gồm đánh giá độ ưu tiên của những ý tưởng liên quan đến câu hỏi ban đầu đã được ghi nhận lại. Sau quá trình bầu chọn và xếp hạng, ngay lập tức có những kết quả cho các câu hỏi từ các thành viên, vì thế mà cuộc họp đã đạt được một kết quả cụ thể.

Số lượng các cuộc họp nhóm danh nghĩa được tổ chức triển khai tuỳ thuộc vào thực chất của các câu hỏi và năng lực tiếp cận với các bên tương quan chủ chốt tương thích nhất để xử lý yếu tố .

ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA NGT LÀ GÌ?

Ưu điểm

Ưu điểm chính của kỹ thuật nhóm danh nghĩa đó là tránh được hai yếu tố gây ra bởi sự tương tác nhóm .

• Thứ nhất, vài thành viên trong nhóm đưa ra ý tưởng một cách miễn cưỡng bởi vì họ lo sợ bị chỉ trích, hoặc họ là một người ít nói và nhút nhát.
• Thứ hai, vài thành viên không thích tạo ra xung đột trong nhóm (có nhiều người muốn duy trì bầu không khí dễ chịu). NGT khắc phục được hai vấn đề này. NGT có lợi thế rõ ràng trong việc đảm bảo sự tham gia tương đối công bằng. Hơn nữa, trong nhiều tình huống, nó cũng có thể là công cụ để tiết kiệm thời gian. Những ưu điểm khác bao gồm việc tạo ra một lượng lớn các ý tưởng và ý nghĩa của một cuộc thảo luận bằng cách biểu quyết mà những điều này thường không tìm thấy ở các phương pháp nhóm ít cấu trúc.

Nhược điểm

• Kỹ thuật nào thì cũng có nhược điểm của nó. NGT cũng không ngoại lệ. Nhược điểm lớn nhât của kỹ thuật này chính là thiếu tính linh hoạt bằng việc là chỉ giải quyết được một vấn đề tại một thời điểm. Ngoài ra, một phần các thành viên tham gia cần phải có một sự tương quan nhất định nào đó. Mọi người đều cảm thấy thoải mái với số lượng cấu trúc liên quan. Một nhược điểm khác nữa là lượng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho hoạt động. Không có sự tự phát nào liên quan đến phương pháp này. Các công cụ, thiết bị phải được chuẩn bị và lên kế hoạch một cách cẩn thận. Những ý kiến có thể không thống nhất trong quá trình bầu chọn,  sự phong phú của những ý tưởng có thể bị hạn chế, và quá trình này có thể xuất hiện nhiều điều ngoài dự tính.
• Một vấn đề quan trọng của kỹ thuật nhóm danh nghĩa đó là không phụ thuộc vào quy trình chuẩn của nhóm. Đây là phương pháp làm việc nhóm và các thành viên cùng tham gia vào việc ra quyết định nhưng vẫn không phụ thuộc vào những quy trình đó. Điều này được xem như là khởi đầu cho lợi thế trong việc ra quyết định khi sử dụng công cụ này.

SỰ THÍCH ỨNG CỦA NGT VỚI NHỮNG VẤN ĐỀ CÓ CÓ CẤU TRÚC BẤT THƯỜNG

Sự biến thể của NGT, được triển khai bởi Bartunek và Murnighan, giúp đối phó với những yếu tố có cấu trúc không bình thường. Những sáng tạo độc đáo thường thì được đưa ra và liệt kê, sau đó được người chủ trì đặt câu hỏi cho những ý tưởng sáng tạo đó tương quan đến cùng yếu tố. Nếu sáng tạo độc đáo không tương quan thì yếu tố đó được cho là có cấu trúc không bình thường, và những ý tưởng sáng tạo đưa ra được gộp lại thành từng nhóm tương ứng. Nhóm các sáng tạo độc đáo có cấu trúc không bình thường này sau đó được xem như yếu tố mà họ cho là đúng, và quy trình tiến độ NGT đã được họ vận dụng. Sự gián đoạn tiếp tục được triển khai bởi các thành viên để bảo vệ rằng nhóm cảm thấy họ vẫn đang thao tác ở yếu tố bắt đầu .

Nguồn: https://en.wikipedia.org/

CÁC KHOÁ HỌC BUSINESS ANALYST BACs.VN DÀNH CHO BẠN

Khoá học Online:

Khoá học Offline:

Tại Tp.HCM:

Tại Thành Phố Hà Nội :
Tham khảo lịch khai giảng TẤT CẢ các khóa học mới nhất .
Ban chỉnh sửa và biên tập nội dung BAC .

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang