Bài giảng: Kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản thông dụng

[Hocluat.vn] Tài liệu: Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên môn – kỹ thuật). 

Những nội dung tương quan :

Kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản thông dụng

ĐỀ MỤC: (Nhấn vào từng mục để di chuyển nhanh tới phần nội dung)

1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản trị nhà nước

1.1. Văn bản

Hoạt động tiếp xúc của trái đất được triển khai đa phần bằng ngôn từ. Phương tiện tiếp xúc này được triển khai ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự sinh ra của chữ viết, con người đã thưc hiện được những khoảng trống cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động tiếp xúc bằng ngôn từ luôn luôn được triển khai qua quy trình phát và nhận những ngôn bản .
Hiện nay có rất nhiều ý niệm khác nhau về văn bản :
– Quan niệm 1 : “ Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong những hoạt động giải trí khác nhau của đời sống xã hội ” ;
– Quan niệm 2 : Quan niệm của những nhà ngôn từ : “ Văn bản là một chỉnh thể ngôn từ, thường gồm có một tập hợp những câu và hoàn toàn có thể có một đầu đề, có tính đồng điệu về chủ đề, toàn vẹn về nội dung, được tổ chức triển khai theo một cấu trúc ngặt nghèo ” ;
– Quan niệm 3 : Quan niệm theo nghĩa rộng của những nhà nghiên cứu hành chính : “ Văn bản là phương tiện đi lại ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn từ hay một ký hiệu ngôn từ nhất định ” .

1.2. Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản trị nhà nước ( VBQLNN ) là những quyết định hành động và thông tin quản trị thành văn ( được văn bản hoá ) do những cơ quan quản trị nhà nước phát hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước bảo vệ thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm mục đích kiểm soát và điều chỉnh những mối quan hệ quản trị nội bộ nhà nước hoặc giữa những cơ quan nhà nước với những tổ chức triển khai và công dân .

1.3. Văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong
hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng,…) không phải là văn bản QLHCNN.\

>>> Xem thêm: Download Ebook giáo trình Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng – Đại học Luật Hà Nội

2. Phân loại văn bản quản trị nhà nước

2.1. Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật ( QPPL ) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có những quy tắc xử sự chung nhằm mục đích kiểm soát và điều chỉnh những quan hệ xã hội và được Nhà nước bảo vệ thực thi .
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật gồm có :
+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội
+ Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội
+ Lệnh, quyết định hành động của quản trị nước
+ Nghị định của nhà nước
+ Quyết định của Thủ tướng nhà nước
+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao

+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước
+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa nhà nước với cơ quan TW của tổ chức triển khai chính trị – xã hội
+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ; giữa những Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ .
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân những cấp
+ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân những cấp

2.2. Văn bản hành chính

2.2.1. Văn bản hành chính thường thì
Văn bản hành chính thường thì dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động giải trí quản trị nhà nước như công bố hoặc thông tin về một chủ trương, quyết định hành động hay nội dung và tác dụng hoạt động giải trí của một cơ quan, tổ chức triển khai ; ghi chép lại những quan điểm và Kết luận trong những hội nghị ; thông tin thanh toán giao dịch chính thức giữa những cơ quan, tổ chức triển khai với nhau hoặc giữa tổ chức triển khai và công dân. Văn bản hành chính đưa ra những quyết định hành động quản trị, do đó, không dùng để sửa chữa thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản riêng biệt .
Văn bản hành chính thường thì là loại văn bản hình thành trong hoạt động giải trí quản trị nhà nước, được sử dụng xử lý những việc làm có đặc thù như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông tin …
Các loại văn bản hành chính
+ Công văn
+ Thông cáo
+ Thông báo
+ Báo cáo
+ Tờ trình
+ Biên bản
+ Dự án, đề án
+ Kế hoạch, chương trình
+ Diễn văn
+ Công điện
+ Các loại giấy ( giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, … )
+ Các loại phiếu ( phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình, … )
2.2.2. Văn bản hành chính riêng biệt
Văn bản hành chính riêng biệt là những quyết định hành động quản trị hành chính thành văn mang tính vận dụng pháp lý do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền phát hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm mục đích đưa ra quy tắc xử sự riêng vận dụng một lần so với một hoặc một nhóm đối tượng người dùng đơn cử, được chỉ rõ .
Các loại văn bản hành chính riêng biệt :
+ Lệnh : là một trong những hình thức văn bản do những chủ thể phát hành nhằm mục đích đưa ra quyết định hành động quản trị riêng biệt so với cấp dưới .
+ Nghị quyết : là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể phát hành nhằm mục đích đưa ra quyết định hành động quản trị riêng biệt so với cấp dưới .
+ Nghị định lao lý đơn cử về tổ chức triển khai, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của nhà nước .
+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do những chủ thể phát hành nhằm mục đích đưa ra quyết định hành động quản trị riêng biệt so với cấp dưới .
+ Chỉ thị : một trong những hình thức văn bản do những chủ thể phát hành có tính đặc trưng, nhằm mục đích đưa ra quyết định hành động quản trị riêng biệt so với cấp dưới có quan hệ thường trực về tổ chức triển khai với chủ thể phát hành. Chỉ thị thường dùng để đôn đóc nhắc nhở cấp dưới triển khai những quyết định hành động, chủ trương đã phát hành .
+ Điều lệ, quy định, pháp luật, nội quy, … có đặc thù nội bộ. Đây là loại văn bản được phát hành bằng một văn bản khác, trình diễn những yếu tố có tương quan đến những lao lý về hoạt động giải trí của một cơ quan, tổ chức triển khai nhất định .

2.3. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật

Đây là những văn bản mang tính đặc trưng thuộc thẩm quyền phát hành của một số ít cơ quan nhà nước nhất định theo lao lý của pháp lý. Những cơ quan, tổ chức triển khai khác khi có nhu yếu sử dụng những loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu lao lý của những cơ quan nói trên, không tùy tiện biến hóa nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa .
Văn bản trình độ được hình thành trong 1 số ít nghành đơn cử của quản trị nhà nước như kinh tế tài chính, ngân hàng nhà nước, giáo dục … hoặc là những văn bản được hình thành trong những cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp lý. Các loại văn bản này nhằm mục đích giúp cho những cơ quan chuyên môn triển khai 1 số ít công dụng được uỷ quyền, giúp thống nhất quản trị hoạt động giải trí trình độ. Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyền không được phép phát hành văn bản này .
Văn bản kỹ thuật là những văn bản được hình thành trong 1 số ít nghành như kiến trúc, thiết kế xây dựng, khoa học công nghệ tiên tiến, địa chất, thuỷ văn … Đó là những bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu sát hoạch và đưa vào vận dụng trong trong thực tiễn đời sống xã hội. Các văn bản này có giá trị pháp lý để quản trị những hoạt động giải trí trình độ, khoa học kỹ thuật .

3. Yêu cầu chung về kĩ thuật soạn thảo văn bản

3.1. Yêu cầu chung về nội dung văn bản

Văn bản quản trị hành chính nhà nước dưới những hình thức và hiệu lực hiện hành pháp lý khác nhau có giá trị truyền đạt những thông tin quản trị, phản ánh và biểu lộ quyền lực tối cao nhà nước, kiểm soát và điều chỉnh những quan hệ xã hội, tác động ảnh hưởng đến quyền, quyền lợi của cá thể, tập thể, nhà nước. Vì vậy, để phân phối nhu yếu quản trị, văn bản quản trị hành chính nhà nước cần bảo vệ những nhu yếu về nội dung sau :
3.1.1. Tính mục tiêu
Để đạt được nhu yếu về tính mục tiêu, khi soạn thảo văn bản cần xác lập rõ :
– Sự thiết yếu và mục tiêu phát hành văn bản ;
– Mức độ, khoanh vùng phạm vi kiểm soát và điều chỉnh ;
– Tính ship hàng chính trị :
+ Đúng đường lối, chủ trương, chủ trương của Đảng và nhà nước ;
+ Phục vụ cho việc triển khai trách nhiệm chính trị của cơ quan, tổ chức triển khai ;
– Tính Giao hàng nhân dân .
3.1.2. Tính công quyền
– Văn bản phản ánh và biểu lộ quyền lực tối cao nhà nước ở những mức độ khác nhau, bảo vệ cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực tối cao của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và những chủ thể pháp lý khác ;
– Tính cưỡng chế, bắt buộc thực thi ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản biểu lộ quyền lực tối cao nhà nước ;
– Nội dung của văn bản QPPL phải được trình diễn dưới dạng những những QPPL : giả định – pháp luật ; giả định – chế tài ;
– Để bảo vệ có tính công quyền, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được phát hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp lý pháp luật .
3.1.3. Tính khoa học
Một văn bản có tính khoa học phải bảo vệ :
– Các pháp luật đưa ra phải có cơ sở khoa học, tương thích với quy luật tăng trưởng khách quan tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu tăng trưởng của khoa học – kỹ thuật ;
– Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tiễn thiết yếu ;
– Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được giải quyết và xử lý và bảo vệ đúng chuẩn, đơn cử ;
– Bảo đảm sự logic về nội dung, sự đồng nhất về chủ đề, bố cục tổng quan ngặt nghèo ;
– Sử dụng tốt ngôn từ hành chính – công cụ chuẩn mực ;
– Đảm bảo tính mạng lưới hệ thống ( tính thống nhất ) của văn bản. Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của mạng lưới hệ thống văn bản quản trị nhà nước nói chung, không có sự trùng lặp, xích míc, chồng chéo trong một văn bản và mạng lưới hệ thống văn bản ;
– Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao ;
– Nội dung cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp .
3.1.4. Tính đại chúng
– Văn bản phải phản ánh ý chí, nguyện vọng chính đáng và bảo vệ quyền, quyền lợi của những những tầng lớp nhân dân ;
– Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, tương thích với đối tượng người dùng thi hành .
3.1.5. Tính khả thi
Tính khả thi của văn bản là tích hợp đúng đắn và hài hòa và hợp lý những nhu yếu về tính mục tiêu, tính khoa học, tính đại chúng và tính công quyền. Ngoài ra, để những nội dung của văn bản được thi hành rất đầy đủ và nhanh gọn, văn bản còn phải hội đủ những điều kiện kèm theo sau :
– Nội dung văn bản phải đưa ra những nhu yếu về nghĩa vụ và trách nhiệm thi hành hài hòa và hợp lý, nghĩa là tương thích với trình độ, năng lượng, năng lực vật chất của chủ thể thi hành ;
– Khi pháp luật những quyền cho chủ thể phải kèm theo những điều kiện kèm theo bảo vệ thực thi những quyền đó ;
– Phải nắm vững điều kiện kèm theo, năng lực mọi mặt của đối tượng người tiêu dùng triển khai văn bản nhằm mục đích xác lập nghĩa vụ và trách nhiệm của họ trong những văn bản đơn cử .
3.1.5. Tính pháp lý
Văn bản quản trị hành chính nhà nước phải bảo vệ cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực tối cao của mình, truyền đạt ý chí của những cơ quan nhà nước tới nhân dân và những chủ thể pháp lý khác. Văn bản bảo vệ tính pháp lý khi :
a. Nội dung kiểm soát và điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định
– Mỗi cơ quan chỉ được phép phát hành văn bản đề cập đến những yếu tố thuộc tính năng, trách nhiệm, quyền hạn và khoanh vùng phạm vi hoạt động giải trí của mình .
– Thẩm quyền của những cơ quan hành chính nhà nước được pháp luật trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, Luật Tổ chức nhà nước, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, những nghị định của nhà nước lao lý trách nhiệm, quyền hạn cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Bộ, cơ quan ngang bộ, những nghị định của nhà nước …
b. Nội dung của văn bản tương thích với lao lý của pháp lý hiện hành
Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấu tổ chức quyền lực tối cao nhà nước, cỗ máy nhà nước là một mạng lưới hệ thống thứ bậc thống nhất, thế cho nên, mọi văn bản do cơ quan nhà nước phát hành cũng phải tạo thành một mạng lưới hệ thống, thống nhất có thứ bậc về hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý. Điều đó biểu lộ ở những điểm sau :
– Văn bản của cơ quan quản trị hành chính được phát hành trên cơ sở của Hiến pháp, luật ;
– Văn bản của cơ quan quản trị hành chính phát hành phải tương thích với văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp ;
– Văn bản do cơ quan cấp dưới phát hành phải tương thích với văn bản của cơ quan cấp trên ;

– Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chuyên môn
phải phù hợp với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chung cùng cấp ban hành;

– Văn bản của người đứng đầu cơ quan thao tác theo chính sách tập thể phải tương thích với văn bản do tập thể cơ quan phát hành ;
– Văn bản phải tương thích với điều ước quốc tế mà Nước Ta ký kết hoặc tham gia .
c. Nội dung văn bản phải tương thích với đặc thù pháp lý của mỗi nhóm trong mạng lưới hệ thống văn bản
– Mỗi văn bản trong mạng lưới hệ thống hoàn toàn có thể chia thành nhiều loại, theo hiệu lực hiện hành pháp lý, mỗi loại có đặc thù pháp lý khác nhau, không được sử dụng thay thế sửa chữa cho nhau ;
– Khi phát hành văn bản riêng biệt, văn bản chuyên ngành phải dựa trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật ; văn bản hành chính thường thì không được trái với văn bản riêng biệt và văn bản quy phạm pháp luật. Để sửa đổi, bổ trợ thay thế sửa chữa một văn bản phải bộc lộ bằng văn bản có đặc thù và hiệu lực hiện hành pháp lý cao hơn hoặc tương ứng .
d. Văn bản phải được phát hành đúng địa thế căn cứ pháp lý, biểu lộ
– Có địa thế căn cứ cho việc phát hành ;
– Những địa thế căn cứ pháp lý đang có hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý vào thời gian phát hành
– Cơ quan, thủ trưởng đơn vị chức năng trình dự thảo văn bản có thẩm quyền kiến thiết xây dựng dự thảo và trình theo lao lý của pháp lý .

3.2. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản

3.2.1. Phong cách ngôn từ trong văn bản QLNN
a. Khái niệm phong thái ngôn từ

Việc sử dụng ngôn ngữ là một phần quan trọng trong các yếu tố cấu thành chất lượng của một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Soạn thảo văn bản quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ. Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần được xem là một giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt. Trong vấn đề này, nắm vững phong cách của văn bản hành chính và vận dụng chúng một cách thích hợp là một điều kiện thiết yếu.
Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con người và là một hệ thống tín hiệu đặc biệt – phong phú, đa dạng và tinh tế.

Sự lựa chọn và sử dụng những phương tiện đi lại ngôn từ tương thích, phụ thuộc vào vào những yếu tố ngoài ngôn từ như thực trạng tiếp xúc, đề tài và mục tiêu tiếp xúc, nhân vật tham gia tiếp xúc … Sự lựa chọn này không chỉ có đặc thù cá thể mà còn có đặc thù hội đồng, hình thành nên những phương pháp lựa chọn và sử dụng ngôn từ có đặc thù truyền thống cuội nguồn, chuẩn mực của toàn xã hội, tạo nên những khuôn mẫu trong hoạt động giải trí lời nói hay còn gọi là phong thái ngôn từ. Phong cách ngôn từ là những dạng sống sót của ngôn từ dân tộc biểu thị quy luật lựa chọn, sử dụng những phương tiện đi lại ngôn từ tùy thuộc vào những tác nhân ngoài ngôn từ như thực trạng tiếp xúc, đề tài và mục tiêu tiếp xúc, đối tượng người dùng tham gia tiếp xúc .

Do đó, có thể hiểu phong cách ngôn ngữ là những khuôn mẫu của hoạt động ngôn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, tính chất chuẩn mực xã hội, trong việc xây dựng các lớp văn
bản tiêu biểu.

b. Các phong thái ngôn từ tiếng Việt

Các phong cách ngôn ngữ cơ bản trong tiếng Việt:
– Phong cách ngôn ngữ khoa học;
– Phong cách ngôn ngữ báo chí;
– Phong cách ngôn ngữ chính luận;
– Phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ;
– Phong cách ngôn ngữ văn chương;
– Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt.

Trong những phong thái kể trên, phong thái ngôn từ hành chính – công vụ ( hay còn gọi là phong thái ngôn từ hành chính ) là khuôn mẫu để kiến thiết xây dựng văn bản quản trị nói chung trong đó có văn bản quản trị nhà nước. Nói cách khác, ngôn từ văn bản quản trị nhà nước thuộc phong thái ngôn từ hành chính .
c. Đặc trưng của ngôn từ văn bản quản trị nhà nước
Ngôn ngữ trong văn bản quản trị nhà nước phải bảo vệ phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ những yếu tố, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn từ trong văn bản quản trị nhà nước có những đặc thù sau :
– Tính đúng chuẩn, rõ ràng

+ Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu…);
+ Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;
+ Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất;
+ Đảm bảo tính logic, chặt chẽ;
+ Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp.

– Tính đại trà phổ thông đại chúng
Văn bản phải được viết bằng ngôn từ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn từ đại trà phổ thông, những yếu tố ngôn từ quốc tế đã được Việt hóa tối ưu .
“ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải đúng chuẩn, đại trà phổ thông, cách diễn đạt phải đơn thuần, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ trình độ cần xác lập rõ nội dung thì phải được định nghĩa trong văn bản ” ( Điều 5, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ) .
Việc lựa chọn ngôn từ trong quy trình soạn thảo văn bản hành chính là một việc quan trọng. Cần lựa chọn ngôn từ thận trọng, tránh dùng những ngôn từ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn từ và diễn đạt suồng sã .
– Tính khuôn mẫu
Khác với những phong thái ngôn từ khác, ngôn từ trong văn bản thuộc phong thái hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình diễn, sắp xếp bố cục tổng quan nội dung theo những khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung thiết yếu vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu bảo vệ cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa truyền thống của công văn sách vở .
Tính khuôn mẫu còn bộc lộ trong việc sử dụng từ ngữ hành chính – công vụ, những quán ngữ kiểu : “ Căn cứ vào … ”, “ Theo ý kiến đề nghị của … ”, “ Các … chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thi hành … này ” …, hoặc trải qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn, … Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức của con người, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, được cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác làm việc quản trị và tàng trữ theo kỹ thuật tân tiến .
– Tính khách quan
Nội dung của văn bản phải được trình diễn trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là lời nói quyền lực tối cao của nhà nước chứ không phải tiếng nói riêng của một cá thể, mặc dầu văn bản hoàn toàn có thể được giao cho một cá thể soạn thảo. Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức triển khai công quyền, những cá thể không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình diễn ý chí của nhà nước. Chính vì thế, cách hành văn biểu cảm biểu lộ tình cảm, quan điểm cá thể không tương thích với văn phong hành chính – công vụ. Tính khách quan, phi cá thể của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính mạng lưới hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là đặc thù này được pháp luật bởi những chuẩn mực pháp lý .
Tính khách quan làm cho văn bản có tính sang chảnh, tính nguyên tắc cao, phối hợp với những luận cứ đúng mực sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu suất cao trong công tác làm việc quản trị nhà nước .
– Tính sang trọng và quý phái, lịch sự và trang nhã
Văn bản quản trị nhà nước là lời nói của cơ quan công quyền, nên phải bộc lộ tính sang chảnh, uy nghiêm. Lời văn sang chảnh biểu lộ sự tôn trọng với những chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá thể, tập thể phát hành văn bản .
Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc bản địa, của quốc gia. Muốn những quy phạm pháp luật, những quyết định hành động hành chính đi vào ý thức của mọi người dân, không hề dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không tráng lệ, mặc dầu văn bản có tính năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực tối cao nhà nước. Đặc tính này cần ( và phải được ) duy trì ngay cả trong những văn bản kỷ luật .
Tính sang chảnh, nhã nhặn của văn bản phản ánh trình độ tiếp xúc “ văn minh hành chính ” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền văn minh .

3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức văn bản là hàng loạt những yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm mục đích bảo vệ cho văn bản có hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý và sử dụng được thuận tiện trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan. Có những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không hợp thức .
Thể thức là đối tượng người dùng đa phần của những nghiên cứu và điều tra về tiêu chuẩn hóa văn bản. Nói cách khác, khi xem xét những nhu yếu để làm cho văn bản được soạn thảo một cách khoa học, thống nhất thì đối tượng người tiêu dùng trước hết được chăm sóc chính là những bộ phận tạo thành văn bản. Ngoài việc điều tra và nghiên cứu hình thức văn bản thì việc điều tra và nghiên cứu cấu trúc của văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn bản và mối quan hệ giữa chúng với nhau, với tiềm năng sử dụng văn bản là vô cùng quan trọng. Tất cả những yếu tố này đều có năng lực làm tăng lên hay hạ thấp giá trị của những văn bản trong thực tiễn .
Văn bản quản trị hành chính nhà nước là một loại văn bản có tính đặc trưng cao so với những loại văn bản khác. Với mạng lưới hệ thống văn bản này, tổng thể những yếu tố cấu thành và tương quan như chủ thể phát hành, quá trình soạn thảo, nội dung, và đặc biệt quan trọng là hình thức ít hay nhiều đều phải tuân theo những khuôn mẫu nhất định. Một trong những phương diện của phạm trù hình thức văn bản quản trị hành chính nhà nước là thể thức văn bản .
3.3.1. Khái niệm thể thức văn bản
Theo Thông tư Liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản và phần pháp luật chung của Thông tư số 01/2011 / TT-BNV của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính, thể thức văn bản được ý niệm là tập hợp những thành phần cấu trúc văn bản, gồm có những thành phần chung vận dụng so với những loại văn bản và những thành phần bổ trợ trong những trường hợp đơn cử so với 1 số ít loại văn bản nhất định .
Trong thực tiễn công tác làm việc văn bản tại những cơ quan, tổ chức triển khai, thể thức văn bản thường được hiểu là tập hợp những thành phần ( yếu tố ) cấu thành văn bản và s thiết lập, trình diễn những thành phần đó theo đúng những lao lý của pháp lý hiện hành .
Cách ý niệm này rất phổ cập bởi tính rất đầy đủ, đơn cử và hàm chứa nhu yếu update tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho người soạn thảo văn bản trong việc cung ứng những nhu yếu về thể thức của mạng lưới hệ thống văn bản được kiến thiết xây dựng và phát hành .
3.3.2. Các thành phần thể thức
Theo lao lý lúc bấy giờ, thể thức văn bản quản trị hành chính gồm có hai loại thành phần thể thức :
– Các thành phần chung ;
– Các thành phần bổ trợ .
Các thành phần chung là những yếu tố bắt buộc phải trình diễn trong hầu hết những văn bản của cơ quan tổ chức triển khai .
Các thành phần bổ trợ gồm có những yếu tố được sử dụng trong 1 số ít trường hợp đơn cử so với từng văn bản do nhu yếu công tác làm việc riêng không liên quan gì đến nhau của những cơ quan, tổ chức triển khai .
a. Các thành phần thể thức chung gồm có :
– Quốc hiệu và tiêu ngữ ;
– Tên cơ quan phát hành
– Số và ký hiệu ;
– Địa danh và ngày tháng năm phát hành ;
– Tên loại ;
– Trích yếu ;
– Nội dung ;
– Thẩm quyền người ký ; chữ ký ; họ tên người ký ;
– Con dấu ;
– Nơi nhận .
b. Các yếu tố thể thức bổ trợ
– Dấu chỉ độ mật, khẩn ;
– Tên người chế bản, số lượng bản, số phát hành ;
– Các tín hiệu sao y, sao lục, trích sao ;
– Các yếu tố hướng dẫn khoanh vùng phạm vi phổ cập ;
– Địa chỉ, số điện thoại cảm ứng, số fax của cơ quan phát hành … Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều tiềm ẩn những thông tin thiết yếu cho việc hình thành, sử dụng, quản trị văn bản. Mặt khác, chúng có tầm tác động ảnh hưởng không nhỏ tới quy trình triển khai văn bản trong trong thực tiễn hoạt động giải trí của những tổ chức triển khai cơ quan .
c. Thiết lập và trình diễn thể thức văn bản
Định hướng chung của việc trình diễn những yếu tố thể thức là nhằm mục đích hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa truyền thống và bảo vệ yếu tố mỹ quan cho văn bản. Vì vậy, cần triển khai tốt những nhu yếu đặt ra đó là :
– Thiết lập nội bộ những yếu tố theo đúng pháp luật và tương thích với những quy tắc hành chính hiện hành ;
– Sắp đặt vị trí những yếu tố trên sơ đồ văn bản một cách khoa học ;
– Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hài hòa và hợp lý trong khuôn khổ pháp luật của những văn bản pháp lý .
Việc pháp luật về kỹ thuật trình diễn văn bản không những nhằm mục đích xử lý một cách tốt nhất trách nhiệm đặc biệt quan trọng quan trọng của công tác làm việc văn thư trong những cơ quan mà còn hướng tới tiềm năng lâu bền hơn đó là công cuộc chuẩn hóa, mẫu hóa hàng loạt mạng lưới hệ thống văn bản, đó là tiềm năng của chủ trương cải cách hành chính mà Đảng và nhà nước đã đề ra .
1 ) Quốc hiệu và tiêu ngữ
Văn bản quản trị nhà nước lấy Quốc hiệu làm tiêu đề. Dưới Quốc hiệu là tiêu ngữ. Quốc hiệu bộc lộ tên nước và thể chế chính trị của quốc gia, ngoài những tiêu ngữ còn bộc lộ rõ tiềm năng của cách mạng Nước Ta và nguyện vọng của dân tộc bản địa Nước Ta .
Ngoài yếu tố chính trị, yếu tố này còn có ý nghĩa văn hóa truyền thống độc lạ là nhấn mạnh vấn đề sự độc lạ giữa mạng lưới hệ thống văn bản quản trị nhà nước với những mạng lưới hệ thống văn bản quản trị của tổ chức triển khai chính trị và những tổ chức triển khai chính trị xã hội khác .
Vị trí trình diễn của yếu tố này là trên cùng, góc phải, trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với tên cơ quan phát hành văn bản .
Quốc hiệu được trình diễn ở dòng trên, được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 ;
Tiêu ngữ được trình diễn ở dòng dưới và được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13 – 14. Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn. Dưới cùng trình diễn một gạch ngang nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ .
Ví dụ :

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
2 ) Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản là yếu tố đề cập đích xác tên chủ thể phát hành văn bản, tạo sự thuận tiện cho việc trao đổi xung quanh những yếu tố mà văn bản đặt ra .
Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành có ý nghĩa quan trọng so với những người có trách nhiệm kiểm tra, giám sát công tác làm việc kiến thiết xây dựng và phát hành văn bản trải qua việc cung ứng những thông tin về cơ quan, tổ chức triển khai phát hành như chính sách thao tác, thẩm quyền ký, vị trí cơ quan, tổ chức triển khai trong mạng lưới hệ thống hành chính … Đây chính là những thông tin giúp cho việc kiểm tra, so sánh và giải quyết và xử lý những trường hợp sai phạm .
Lưu ý : yếu tố này được đặt trong những văn bản khác nhau tùy thuộc vào chính sách thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Trừ trường hợp cơ quan phát hành là cơ quan thẩm quyền chung và những cơ quan trình độ đầu ngành trong cả nước ( những Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc nhà nước ), hay những cơ quan thuộc Quốc hội ( Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và những ủy ban của Quốc hội ) .
Trong văn bản của những cơ quan khác yếu tố này thường gồm có hai thành phần là : tên cơ quan trực tiếp phát hành văn bản và tên cơ quan quản trị cấp trên .
Yêu cầu đặt ra khi soạn thảo văn bản là phải ghi tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản một cách khá đầy đủ và đúng mực theo tên gọi được ghi trong văn bản xây dựng hoặc văn bản phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động giải trí của cơ quan đó .
Vị trí trình diễn yếu tố này như sau : trên cùng góc trái trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu .
– Tên cơ quan phát hành văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 .
Nếu trình diễn tên cơ quan chủ quản thì kiểu chữ cũng là in hoa, đứng nhưng không đậm. Dưới cùng trình diễn một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng chừng bằng 1/3 hoặc 50% độ dài của dòng trên, đặt cân đối ở giữa so với dòng trên .
Ví dụ :

BỘ TÀI CHÍNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
SỞ CÔNG THƯƠNG

3 ) Số và ký hiệu văn bản
– Số văn bản : yếu tố này chỉ rõ thứ tự phát hành văn bản, giúp cho nhân viên cấp dưới văn thư vào sổ ĐK và tàng trữ văn bản theo tiêu chuẩn về thời hạn, ngoài những nó còn giúp cho việc tra tìm và sử dụng văn bản tàng trữ được thuận tiện, thuận tiện .
– Số trong văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, mở màn bằng số 01 và kết thúc bằng số ở đầu cuối trong một năm .
– Ký hiệu văn bản : là tổng hợp của chữ viết tắt tên loại văn bản, tên cơ quan và tên đơn vị chức năng soạn thảo văn bản. Khi thiết lập yếu tố này tất cả chúng ta cần phân biệt ký hiệu riêng cho một số ít loại văn bản có chữ viết tắt giống nhau :
Ví dụ :

BỘ TÀI CHÍNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN
SỞ CÔNG THƯƠNG

3 ) Số và ký hiệu văn bản
– Số văn bản : yếu tố này chỉ rõ thứ tự phát hành văn bản, giúp cho nhân viên cấp dưới văn thư vào sổ ĐK và tàng trữ văn bản theo tiêu chuẩn về thời hạn, ngoài những nó còn giúp cho việc tra tìm và sử dụng văn bản tàng trữ được thuận tiện, thuận tiện .
– Số trong văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, mở màn bằng số 01 và kết thúc bằng số ở đầu cuối trong một năm .
– Ký hiệu văn bản : là tổng hợp của chữ viết tắt tên loại văn bản, tên cơ quan và tên đơn vị chức năng soạn thảo văn bản. Khi thiết lập yếu tố này tất cả chúng ta cần phân biệt ký hiệu riêng cho 1 số ít loại văn bản có chữ viết tắt giống nhau :
Ví dụ :

– Số và ký hiệu văn bản có tên loại ( quyết định hành động, thông tin, báo cáo giải trình, … )
Số : … … … … .. / Tên loại văn bản – Tên cơ quan
Ví dụ : Số : 09 / QĐ – Ủy Ban Nhân Dân

– Đối với văn bản QPPL số và ký hiệu được trình bày theo thứ tự:
Số:…/ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản

– Số và ký hiệu văn bản không tên loại (các loại công văn)
Đây là loại văn bản thường được quan niệm là không có tên loại, có cách viết số và ký hiệu riêng như sau:

Số … / viết tắt tên cơ quan phát hành – viết tắt tên bộ phận soạn thảo
Ví dụ : Số : 08 / Ủy Ban Nhân Dân – VP
4 ) Địa danh và ngày tháng năm ( thời gian ) phát hành văn bản
– Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hành chính nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở. Cách thiết lập yếu tố này được lao lý như sau :
Địa danh ghi trên văn bản của những cơ quan, tổ chức triển khai được triển khai theo lao lý tại Điều 9 của Thông tư số 01/2011 / TT-BNV, theo đó, địa điểm ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hành chính ( tên riêng của tỉnh, thành phố thường trực TW ; huyện, Q., thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị xã ) nơi cơ quan, tổ chức triển khai đóng trụ sở ; so với những đơn vị chức năng hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử vẻ vang thì phải ghi tên gọi rất đầy đủ của đơn vị chức năng hành chính đó .
– Thời điểm phát hành ghi trên văn bản là ngày tháng năm văn bản được ký phát hành hoặc được trải qua .
– Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng nhỏ hơn 3 thì phải viết thêm số 0 ở đằng trước đề phòng trường hợp trá hình .
– Không được dùng những dấu gạch ngang ( – ), dấu chấm (. ) hoặc dấu gach chéo ( / ) để thay thế sửa chữa cho những từ “ ngày, tháng, năm ’ ’ .
Vị trí của của yếu tố địa điểm và thời gian phát hành là ở bên phải văn bản phía dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ .
Lưu ý : một số ít loại văn bản như luật, pháp lệnh hay biên bản, hợp đồng …, yếu tố này hoàn toàn có thể được trình diễn ở những vị trí khác .
– Địa danh và thời gian phát hành văn bản được viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14. Khi trình diễn sau tên địa điểm có dấu phẩy (, ). Ví dụ : Thành Phố Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2012 .
5 ) Tên loại văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng hình thức văn bản được ban hành. Đây là yếu tố biểu hiện rõ giá trị pháp lý và mục đích sử dụng của văn bản trong từng tình huống quản lý hành chính. Vì thế, tên loại văn bản là một trong những tiêu chí quan trọng để tiến hành, kiểm tra, theo dõi nhằm đánh giá và điều chỉnh công tác xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan trên phương diện thẩm quyền ban hành, lựa chọn tên loại, kết cấu nội dụng và hình thức văn bản.
– Trong sơ đồ văn bản, vị trí của tên loại là dưới yếu tố địa danh, đặt cân đối giữa dòng. Tên loại được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 14 đến 15 đối với văn bản QPPL và cỡ chữ 14 đối với văn bản quản lý thông thường.

6 ) Trích yếu
Trích yếu thường là một câu hoặc một mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung chính của văn bản .
Đối với những văn bản có trình diễn tên loại, trích yếu được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 và được đặt ngay dưới vị trí tên loại. Phía bên dưới trích yếu có một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng chừng bằng 1/3 đến 50% độ dài dòng trên, đặt cân đối ở giữa .
Ví dụ :

QUYẾT ĐỊNH
Về quản lý các công trình quốc gia

– Đối với những công văn, trích yếu được viết theo kiểu chữ thường, đứng, không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 và đặt ở vị trí dưới số và ký hiệu văn bản .
Ví dụ :
Số : 123 / UBND-VP
V / v ý kiến đề nghị phối hợp công tác làm việc tìm hiểu dân số
7 ) Nội dung
Nội dung là thành phần chính yếu của mỗi văn bản .
– Đối với văn bản QPPL, tùy theo từng thể loại mà sắp xếp những đơn vị chức năng nội dung cho tương thích. Trừ trường hợp luật, pháp lệnh được triển khai theo Luật Ban hành văn bản QPPL, về cơ bản, thành phần những văn bản QPPL khác được pháp luật bố cục tổng quan như sau :

+ Nghị quyết: điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
+ Nghị định: chương, mục, điều, khoản, điểm.
+ Quyết định: điều, khoản, điểm.
+ Thông tư; mục, khoản, điểm.
+ Các văn bản đi kèm với nghị định, quyết định; chương, mục, điều, khoản, điểm.

– Văn bản riêng biệt được bố cục tổng quan :

+ Quyết định cá biệt: điều, khoản, điểm.
+ Chỉ thị cá biệt: khoản, điểm.

+ Các văn bản đi kèm Quyết định : chương, mục, điều, khoản, điểm .
Lưu ý : Đối với những văn bản hành chính thường thì, nếu nội dung văn bản phức tạp, nhiều Lever ý thì hoàn toàn có thể bố cục tổng quan theo phần, mục, khoản, điểm. Trường hợp văn bản ngắn, đơn thuần thì tuân theo cấu trúc thường thì của một văn bản viết theo kiểu văn xuôi hành chính .
– Khi trình diễn, cần chú ý quan tâm một số ít điểm sau đây :

+ Trừ các đề mục, còn toàn bộ nội dung văn bản được viết thống nhất theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14.
+ Khi chế bản trên máy tính, những chỗ ngắt đoạn, xuống dòng phải trình bày chữ đầu tiên của đoạn mới lùi vào 1tab (từ 1cm đến 1,27cm); khoảng cách giữa các đoạn văn bản là 6pt;
Khoảng cách giữa các dòng trong mỗi đoạn có thể là cách dòng đơn
(single line spacing) hoặc 15pt (exactly line spacing) trở lên.
+ Đối với các văn bản chia ra nhiều cấp độ nội dung, việc trình bày các đề mục và số thứ tự các đơn vị nội dung phải tuân theo chỉ dẫn tại phần hướng dẫn kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản tại các thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của nhà nước.

8 ) Thẩm quyền, chữ ký, họ tên của người kí văn bản
a ) Quyền hạn, chức vụ của người ký
– Trường hợp ký đại diện thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt TM. ( thay mặt đại diện ) vào trước tên tập thể chỉ huy hoặc tên cơ quan, tổ chức triển khai ;
– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thì phải ghi chữ viết tắt KT. ( ký thay ) vào trước chức vụ của người đứng đầu ;
– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt TL. ( thừa lệnh ) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai ;
– Trường hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt TUQ. ( thừa ủy quyền ) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai .
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ chỉ huy chính thức của người có thẩm quyền kí văn bản trong cơ quan tổ chức triển khai phát hành. Trừ 1 số ít trường hợp nhất định ( văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức triển khai phát hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa chuyển nhượng ủy quyền ), còn lại chỉ được ghi chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai mà không trình diễn lại tên cơ quan, tổ chức triển khai đó trong thành phần hầu hết của thể thức này .
Quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14 .
b ) Chữ ký của người ký văn bản
Người có thẩm quyền ký văn bản cần kiểm tra kỹ nội dung văn bản trước khi ký ; nhu yếu ký đúng thẩm quyền ; không được ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc loại mực dễ phai mờ .
c ) Họ tên của người ký văn bản gồm có họ, tên đệm ( nếu có ) và tên của người ký văn bản
Đối với VBQPPL và VBHC, trước họ tên của người ký không ghi học hàm, học vị và những thương hiệu cao quý khác, trừ văn bản của những tổ chức triển khai sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu và điều tra khoa học .
Họ tên của người ký văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14 .
Ví dụ :

TL. CHỦ TỊCH
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
Lưu Tiến Minh

9 ) Dấu của cơ quan phát hành văn bản
Việc đóng dấu trên văn bản được thực thi theo pháp luật tại Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của nhà nước về công tác làm việc văn thư, Nghị định số 31/2009 / NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của nhà nước sửa đổi bổ trợ 1 số ít điều của Nghị định 58/2001 / NĐ-CP về quản trị và sử dụng con dấu và những pháp luật có tương quan khác. Cụ thể như sau :

+ Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định;
+ Không đóng dấu khống chỉ;
+ Dấu đóng đúng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
+ Việc đóng dấu treo do người ký ban hành văn bản quyết định. Trong những trường hợp này, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức ban hành hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

10 ) Nơi nhận
Nơi nhận xác lập những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng hoặc cá thể nhận văn bản với những nghĩa vụ và trách nhiệm đơn cử như để triển khai, để phối hợp triển khai, để kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu .
Danh sách nơi nhận đơn cử do cơ quan, đơn vị chức năng, hoặc cá thể chủ trì soạn thảo và người ký văn bản quyết định hành động .
Việc xác lập nơi nhận văn bán phải địa thế căn cứ vào pháp luật của pháp lý về công dụng, trách nhiệm quyền hạn và quan hệ công tác làm việc của cơ quan .
a ) Nơi nhận của văn bản có tên loại gồm có từ “ nơi nhận ” và phần liệt kê tên những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, cá thể nhận văn bản. Yếu tố này được trình diễn tại góc trái, dưới cùng trang cuối của mỗi văn bản .
Từ “ nơi nhận ” được viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12. Tên những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, những cá thể nhận văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11 .
Sau từ “ nơi nhận ” có dấu hai chấm ( 🙂
Trước tên những thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang ( – )
Sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy ( ; )
Sau phần nhận sau cuối là dấu chấm (. ) .
Lưu ý : Có thể viết tắt thành phần lưu văn bản .
b ) Nơi nhận của công văn hành chính gồm có hai phần
– Phần thứ nhất gồm có từ “ kính gửi ” và phần liệt kê tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể nhận văn bản. Phần này được trình diễn ở vị trí bên trên phần nội dung văn bản ( Thay vào vị trí tênloại công văn ) được viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 14 ;

– Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các nơi nhận cụ thể
(thành phần được liệt kê đầu tiên trong phần này là những nơi như đã trình bày ở trên). Phần này cũng có vị trí và cách trình bày giống thể thức của nơi nhận trong văn bản có tên loại.

– Định lề trang văn bản
Văn bản QLNN được trình diễn trên khổ giấy A4 với cách định lề trang như sau :
– Lề trên : cách mép trên trang giấy từ 20 đến 25 mm ;
– Lề dưới ; cách mép dưới trang giấy từ 20 đến 25 m ;
– Lề trái : cách mép bên trái trang giấy từ 30 đến 35 mm ;
– Lề phải : cách mép bên phải trang giấy từ 15 đến 20 mm .
Ngoài những yếu tố thể thức bắt buộc của văn bản được trình diễn trên đây, trong 1 số ít trường hợp còn Open những yếu tố bổ trợ tùy thuộc vào mục tiêu sử dụng văn bản trong những trường hợp quản trị đơn cử. Cách thiết lập và trình diễn những yếu tố đó đều được lao lý đơn cử tại những văn bản pháp lý của Nhà nước .

3.4. Yêu cầu về hình thức kí văn bản

– Văn bản do người có thẩm quyền ký. Trên chữ ký phải ghi thẩm quyền, chức vụ của người ký .
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ chỉ huy chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức triển khai. Chỉ ghi chức vụ như quản trị, Phó quản trị, Giám đốc, Phó Giám đốc …, không ghi lại tên cơ quan, tổ chức triển khai, trừ những văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức triển khai phát hành ; văn bản ký thừa lệnh, thừa chuyển nhượng ủy quyền và những trường hợp thiết yếu khác do những cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật đơn cử .
Việc ghi quyền hạn và chức vụ người ký cần sử dụng đúng hình thức đề ký theo pháp luật, đơn cử như sau :
+ Trường hợp người ký là thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng thao tác theo chính sách thủ trưởng thì ghi chức vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng .
Ví dụ :

+ Ký đại diện thay mặt ( TM ) ; Trường hợp văn bản được tranh luận tập thể và quyết định hành động theo hầu hết ở cơ quan tổ chức triển khai thao tác theo chính sách tập thể thì trên chức vụ người ký đề TM. ( đại diện thay mặt ) cơ quan, tổ chức triển khai .
Ví dụ :

+ Ký xác nhận : Áp dụng so với văn bản QPPL của Quốc hội và Hội đồng nhân dân. quản trị Quốc hội hay quản trị Hội đồng nhân dân ký xác nhận nội dung của văn bản .

+ Ký thay ( KT ) : Trường hợp người ký là cấp phó ký những văn bản thuộc những nghành được phân công đảm nhiệm thì trước chức vụ đề KT. ( ký thay ) thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng .
Ví dụ :

+ Ký quyền ( Q. ) : Trường hợp người ký là quyền thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng theo quyết định hành động chỉ định thì trước chức vụ đề Q. ( quyền ) .
Ví dụ :

+ Ký thừa chuyển nhượng ủy quyền ( TUQ. ) : Trường hợp đặc biệt quan trọng, khi người đứng đầu cơ quan ủy quyền cho một cán bộ đảm nhiệm dưới một cấp ký một số ít văn bản mà theo pháp luật người đứng đầu cơ quan phải ký thì trước chức vụ đề TUQ. ( thừa ủy quyền ) thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai :
Ví dụ :

+ Ký thừa lệnh ( TL ) : Trường hợp người ký là thủ trưởng những đơn vị chức năng, bộ phận dưới một cấp ký 1 số ít loại văn bản HCTT thì trước chức vụ đề TL. ( thừa lệnh ) thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai .
Ví dụ :

Lưu ý :
Chức vụ ghi trên văn bản do những tổ chức triển khai tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành là chức vụ chỉ huy của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức triển khai thì chỉ ghi chức vụ của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức triển khai thì hoàn toàn có thể ghi thêm chức vụ chỉ huy trong cơ quan, tổ chức triển khai của người ký ở dưới .
Ví dụ :

– Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản …, thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên, thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức triển khai chủ trì soạn thảo, hoặc thẩm quyền cao nhất được trình diễn trên cùng bên phải. Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức triển khai phát hành .

4. Quy trình thiết kế xây dựng và phát hành văn bản

4.1. Bước 1: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thông tin. Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán, lập phương án và chọn phương án tốt nhất.

4.2. Bước 2: Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản cần phải đưa ra đàm đạo để lấy quan điểm một số ít cơ quan ( chính quyền sở tại, trình độ ) có tương quan đến thẩm quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm. Có loại lấy quan điểm có đặc thù bắt buộc ( phải có quan điểm của người có nghĩa vụ và trách nhiệm ) ; có loại lấy quan điểm có đặc thù tìm hiểu thêm .
Trong công tác làm việc quản trị của những cơ quan nhà nước, dù là quản trị hành chính hay quản trị sản xuất kinh doanh thương mại, quản trị trật tự trị an đều cần có sự tham gia của quần chúng. Việc phát huy vai trò của nhân dân lao động tham gia quản trị kinh tế tài chính, quản trị xã hội cần được những cơ quan chỉ huy và quản trị đặt ra và thực thi đúng ngay từ khi chuẩn bị sẵn sàng những chủ trương, chủ trương .
Các văn bản quản trị có nội dung chính trị – xã hội – kinh tế tài chính – kỹ thuật thâm thúy cần phải được những chuyên viên có kỹ năng và kiến thức và kinh nghiệm tay nghề về những nghành nghề dịch vụ đó góp quan điểm, phải thực sự dân chủ, chống chủ quan, bảo thủ, độc đoán .
Các văn bản lấy quan điểm thoáng rộng qua phương tiện thông tin đại chúng, cần quan tâm không được làm lộ bí hiểm vương quốc .

4.3. Bước 3: Thông qua văn bản

Quyết định phải được trải qua đúng thủ tục pháp luật :
– Thông qua theo chính sách tập thể và biểu quyết ;
– Thông qua theo chính sách một thủ trưởng .

4.4. Bước 4: Ban hành văn bản

Khi phát hành văn bản cần quan tâm nguyên tắc, thể thức và quy định kiến thiết xây dựng và phát hành văn bản. Người ký văn bản phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản .

4.5. Bước 5: Gửi và lưu trữ văn bản

5. Soạn thảo một số ít loại văn bản thông dụng

5.1. Thông báo

5.1.1. Khái niệm
Thông báo là một văn bản hành chính thường thì dùng để truyền đạt nội dung một quyết định hành động, tin tức, một vấn đề, thông tin về hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai cho những cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể tương quan để biết để thực thi. Thông báo còn được dùng để trình làng một chủ trương một chủ trương được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp. Trong trường hợp này thông tin mang đặc thù thông dụng chủ trương, chủ trương, được những cơ quan quản trị nhà nước sử dụng để xu thế việc làm của những đơn vị chức năng thường trực hoặc để phân phối công tác làm việc với những cơ quan có tương quan .
5.1.2. Yêu cầu thông tin
Tùy theo mục tiêu sử dụng thông tin mà người soạn thảo bố cục tổng quan nội dung cho tương thích. Nôi dung thông tin hoàn toàn có thể không cần phần trình diễn nguyên do hoặc đánh giá và nhận định 1 số ít loại văn bản khác, mà ra mắt thẳng nội dung cần thông tin. Do nhu yếu của thông tin là thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng người tiêu dùng nên phải viết ngắn, đơn cử, dễ hiểu, dùng thể loại văn diễn đạt, tường thuật, không nhu yếu phải lập luận hay đánh giá và nhận định dài dòng. Người soạn thảo thông tin cần xác lập rõ mục tiêu của thông tin, nôi dung thông tin và thẩm quyền ra thông tin .
5.1.3. Cấu trúc của thông tin
Cấu trúc của một thông tin thường gồm ba phần :
– Phần mở màn : Nêu mục tiêu, chủ thể và thẩm quyền thông tin, đối tượng người dùng tiếp đón thông tin. Nếu chủ thể thông tin sử dụng thẩm quyền cao hơn ( thừa lệnh cấp trên ) để thông tin phải ghi rõ trong phần khởi đầu .
– Phần nội dung : Nêu rõ nội dung cần thông tin đến đối tượng người tiêu dùng tiếp đón .
Tùy theo nội dung cần thông tin, người soạn thảo hoàn toàn có thể viết phần này thành một đoạn văn, nhiều đoạn văn hoặc trình diễn theo mạng lưới hệ thống đề mục ( bằng số Ả rập ) .
– Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông tin, xác lập thời hạn có hiệu lực hiện hành và những quy tắc xử sự được vận dụng nếu có khoanh vùng phạm vi .
5.1.4. Các loại thông tin thường sử dụng
a. Thông báo truyền đạt một văn bản mới phát hành, một chủ trương, một chủ trương mới …
Nội dung cần bộc lộ :

– Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt;
– Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt;
– Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện.

b. Thông báo một vấn đề, một tin tức
Nội dung bộc lộ :

– Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự người chủ trì cuộc họp;
– Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp;
– Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).

c. Thông báo về trách nhiệm được giao
Nội dung cần biểu lộ :

– Ghi gắn gọn đầy đủ nhiệm vụ được giao;
– Nêu nhưng yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;
– Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.

d. Thông báo về những quan hệ mới trong hoạt động giải trí của cỗ máy quản trị và chỉ huy
Nội dung cần bộc lộ :

– Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại, fax;
– Ngày, tháng, năm thay đổi.

c. Thông báo về thông tin trong hoạt động giải trí quản trị
Nội dung cần biểu lộ :

– Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý;
– Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý;
– Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc).

5.1.5. Mẫu trình diễn thông tin
a. Mẫu chung

THÔNG BÁO
Về việc ………….(6)………………..
Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo

…………………………………………………………………………
      Phần nội dung: Nêu cụ thể nội dung cần thông báo (Nếu chỉ thông báo một nội dung thì trình bày bằng một đoạn văn. Nếu thông báo nhiều nội dung thì trình bày thành nhiều đoạn văn hay bằng hệ thống đề mục).

…………………………………………………………………………
      Phần kết thúc: Nêu rõ yêu cầu thực hiện, thời gian tổ chức và hiệu lực thi hành, những quy tắc xử sự sẽ được áp dụng (nếu có)./.

b. Mẫu minh hoạ

5.2. Công văn

5.2.1. Khái niệm
Công văn là hình thức văn bản không có tên loại đơn cử, là loại văn bản hành chính được dùng thông dụng trong những cơ quan, tổ chức triển khai. Công văn là phương tiện đi lại tiếp xúc chính thức của những cơ quan, tổ chức triển khai ; giữa những cơ quan, tổ chức triển khai với công dân. Công văn có nội dung bao quát khá thoáng rộng, gồm có toàn bộ những yếu tố hoạt động giải trí tiếp tục của những cơ quan, tổ chức triển khai .
Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành :
– Công văn mời họp ;
– Công văn phỏng vấn, nhu yếu, đề xuất kiến nghị, đề xuất ;
– Công văn vấn đáp ( phúc đáp ) ;
– Công văn hướng dẫn ;
– Công văn lý giải ;
– Công văn đôn đốc, nhắc nhở ;
– Công văn chỉ đạo ;
– Công văn chỉ đạo ;
5.2.2. Đặc điểm của công văn hành chính
– Chủ thể phát hành công văn là cơ quan nhà nước, những tổ chức triển khai, doanh nghiệp có pháp thân, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền, được sự chuyển nhượng ủy quyền của nhà nước để thực thi trách nhiệm nhằm mục đích xử lý những yếu tố theo nghĩa vụ và trách nhiệm và công dụng được giao ;
– Công văn hành chính cũng phải tuân thủ những lao lý về thể thức, về nội dung do nhà nước pháp luật ;
– Công văn hành chính phải biểu lộ đặc trưng của phong thái hành chính công vụ, nghĩa là phải bộc lộ tính khách quan, sang trọng và quý phái, uy nghiêm nhưng cũng nhã nhặn, lễ độ. Trong mỗi trường hợp phải vận dụng linh động cho thích hợp với nội dung của từng công văn ;
– Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng. Mỗi công văn thường chỉ nêu một yếu tố để tạo điều kiện kèm theo cho việc điều tra và nghiên cứu xử lý .
5.2.3. Phương pháp soạn thảo công văn hành chính
Bố cục thường thì của công văn hành chính gồm 3 phần :
– Phần mở đầu nêu rõ nguyên do, mục tiêu của việc phát hành công văn. Thông thường, phần khởi đầu được trình diễn bằng một câu đơn có thành phần phụ là trạng ngữ chỉ mục tiêu hoặc trạng ngữ chỉ tình thế, ví dụ :
“ Xét đề xuất của quản trị Ủy ban nhân dân Quận 2 ( tại Công văn số 1048 / UB ngày 10/11/1998 ; đề xuất của Giám đốc Sở Tài chính – Vật giá ( Công văn số 388 / TCVG-BVG ngày 10/11/1998 ) về vận dụng khung giá đền bù, trợ cấp thiệt hại của dự án Bất Động Sản thiết kế xây dựng nút giao thông vận tải chân cầu Hồ Chí Minh, Quận 2, Ủy ban nhân dân thành phố chỉ huy như sau : ”
– Phần nội dung trình diễn những yếu tố cần thông tin, truyền tin. Tùy theo yếu tố công văn đề cập đến mà người soạn thảo hoàn toàn có thể viết thành một đoạn văn hay một câu dài. Nếu có nhiều yếu tố cần phải trao đổi hoặc vấn đáp, người soạn thảo hoàn toàn có thể trình diễn phần nội dung bằng mạng lưới hệ thống đề mục ( đánh số Ả rập ). Tất cả những chi tiết cụ thể được trình diễn cần rõ ràng mạch lạc, tương quan logic với nhau nhằm mục đích bộc lộ được tiềm năng của công văn .
– Phần kết thúc : trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mang tính hình thức, nhưng cũng rất thiết yếu. Nếu là công văn mời họp, phần kết thúc thường thì là : “ Đề nghị …, đến dự buổi họp không thiếu và đúng giờ để buổi họp thu nhiều hiệu quả …. ”. Trong một số ít công văn khác, phần kết thúc là lời chào trân trọng hoặc nêu nhu yếu so với cá thể, cơ quan, tổ chức triển khai nhận được văn bản. Trong phần kết thúc công văn, người soạn thảo cần đặc biêt quan tâm đến quan hệ vai của những bên tiếp xúc bằng văn bản : gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho cơ quan ngang hàng hoặc gửi cho cấp dưới để lựa chọn văn phong tương thích .
5.2.4. Nội dung đơn cử của một loại công văn hành chính
a. Công văn mời họp
– Phần mở màn : nêu rõ nguyên do, mục tiêu của buổi họp hoặc hội nghị ;
– Phần nội dung nêu nội dung chính của cuộc họp, hội nghị, nêu thành phần tham gia, thời hạn, khu vực ;
– Phần kết thúc : Lời nhu yếu, đề xuất những đại biểu đến dự đúng giờ, đúng thành phần hoặc lời mong đợi sự xuất hiện của những đại biểu .
b. Công văn phỏng vấn, nhu yếu, đề xuất kiến nghị, đề xuất
– Phần khởi đầu : nêu rõ nguyên do, mục tiêu của việc phỏng vấn, nhu yếu, yêu cầu, ý kiến đề nghị ;
– Phần nội dung : nêu tình hình tình hình dẫn đến việc phải yêu cầu, phỏng vấn, nhu yếu, đề xuất kiến nghị. Nêu rõ nội dung đơn cử và thời hạn cần được xem xét xử lý yếu tố ;
– Phần kết thúc : nêu sự mong mỏi được chăm sóc xử lý và lời cảm ơn .
c. Công văn vấn đáp ( phúc đáp )
– Phần mở màn : ghi rõ vấn đáp theo công văn, số, ký hiệu, ngày tháng năm, của ai, về yếu tố gì ;
– Phần nội dung : nêu những câu vấn đáp trực tiếp từng yếu tố được nhu yếu, nêu phần nào hoặc yếu tố nào chưa vấn đáp được phải lý giải rõ nguyên do vì sao ;
– Phần kết thúc : biểu lộ sự chăm sóc của người vấn đáp so với người hỏi ( mang tính xã giao ) .
d. Công văn đôn đốc, nhắc nhở
– Phần khởi đầu : nhắc lại một chủ trương, một chủ trương, một kế hoạch, một quyết định hành động, một văn bản đã được chỉ huy để thực thi ;
– Phần nội dung : tóm tắt tình hình triển khai, đề ra giải pháp liên tục triển khai những mặt còn tồn lại, giao nghĩa vụ và trách nhiệm cho cơ quan đơn vị chức năng cấp dưới liên tục tổ chức triển khai triển khai và nêu thời hạn thực thi ;
– Phần kết thúc : nhu yếu cơ quan đơn vị chức năng cấp dưới khẩn trương tiến hành và báo cáo giải trình tác dụng cho ban chỉ huy kiểm tra .
đ. Công văn hướng dẫn, lý giải
– Phần khởi đầu : nghiên cứu và phân tích sơ bộ nguồn gốc nguồn gốc của chủ trương chủ trương, quyết định hành động sẽ được hướng dẫn lý giải trong công văn .
– Phần nội dung : nghiên cứu và phân tích ý nghĩa, công dụng của chủ trương chủ trương đó về mặt kinh tế tài chính – xã hội, chính trị. Nêu rõ mục tiêu của chủ trương chủ trương và tổ chức triển khai triển khai .
– Phần kết thúc : biểu lộ sự chăm sóc của đơn vị chức năng mình so với việc hướng dẫn và lý giải công văn .
5.2.5. Mẫu Công văn
a. Mẫu chung

b. Công văn hướng dẫn

c. Mẫu công văn phúc đáp

d. Mẫu Công văn chỉ đạo

đ. Mẫu công văn giải thích

e. Mẫu công văn hướng dẫn

…

Xem tiếp tài liệu tại đây

Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước
Các tìm kiếm tương quan đến Kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng và kiến thức soạn thảo văn bản là gì, giáo trình kỹ năng và kiến thức soạn thảo văn bản, kiến thức và kỹ năng soạn thảo văn bản của đảng, nhu yếu chung về soạn thảo văn bản, kiến thức và kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý, quy trình tiến độ soạn thảo văn bản hành chính, mẫu soạn thảo văn bản hành chính, kỹ năng và kiến thức soạn thảo công văn

5/5 – ( 16869 bầu chọn )

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang