8 Mẫu quản lý công việc bằng Excel hiệu quả mới nhất 2022 [DOWLOAD]
Bạn chưa có điều kiện sở hữu một phần mềm quản lý công việc? Đừng lo vì đã có CoffeeHR, dưới đây là những file quản lý công việc bằng Excel mà bạn có thể ứng dụng ngay vào công việc.
Mục Lục
Quản lý công việc bằng Excel là gì?
Quản lý công việc bằng Excel là hình thức làm việc sử dụng công cụ Excel để ghi lại quá trình làm việc dưới dạng bảng tính và số liệu. Cách làm này sẽ hỗ trợ bạn theo sát được tiến độ công việc và thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, hình thức làm việc với số liệu sẽ giúp người quản lý kiểm soát được mức độ hoàn thiện của công việc, giúp xây dựng bảng đánh giá và dễ dàng đưa ra giải pháp thúc đẩy khi công việc bị chậm.
Quản lý công việc bằng Excel có lợi ích gì?
Excel là công cụ rất hữu dụng trong việc hỗ trợ người dùng giải quyết vấn đề theo dõi tiến độ làm việc. Do đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel sẽ đem lại hiệu quả cao. Cụ thể:
- Kiểm soát tiến độ công việc
- Phân bổ công việc hợp lý
- Đánh giá tiến độ công việc
Kiểm soát tiến độ công việc
Nội dung của bảng quản lý Excel cần có một số thông tin về: Tình trạng công việc hiện tại; Hạn deadline;… Tất cả những thông tin có trong Excel đều cần được điền chính xác và chi tiết. Nhờ đó, việc theo dõi và giám sát tiến trình công việc sẽ không còn khó khăn khi làm việc.
Phân bổ công việc hợp lý
Quản lý công việc bằng Excel là cách thức làm việc giúp bạn dễ dàng phân việc, và đảm bảo thời gian hoàn thành công việc với từng thành viên. Bên cạnh đó, bạn còn có thể phân bổ lượng thời gian theo từng nhiệm vụ cụ thể, và đưa ra phương án dự phòng khi có vấn đề xảy ra đột xuất.
Đánh giá tiến độ công việc
Quản lý quy trình tiến độ công việc dựa vào những tài liệu, thông tin trong bảng Excel sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình triển khai xong trách nhiệm của từng nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể biết được những cá thể nào chưa triển khai xong hoặc đang bị chậm quá trình trong quy trình thao tác. Qua đó, bạn sẽ đưa ra được những giải pháp tốt nhất để tương hỗ kịp thời những thành viên .
Như vậy, ứng dụng phương pháp thao tác với Excel sẽ giúp người quản lý phân loại thời hạn, công việc và nhân sự một cách hài hòa và hợp lý. Đồng thời, khi có những yếu tố phát sinh cần thêm thời hạn hay nhân sự, bạn cũng hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh nhanh gọn thông tin chi tiết cụ thể trong bảng Excel. Hơn thế, người quản lý sẽ chớp lấy được quy trình thực thi công việc của từng thành viên, giúp công tác làm việc trấn áp được bao quát và thuận tiện hơn .>>> Xem thêm: [Đánh giá] Top 10 phần mềm quản lý KPI hiệu quả nhất năm 2022
8 Mẫu quản lý công việc bằng Excel mới nhất
Mẫu biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là một trong những phương pháp thao tác thông dụng khi công việc tương quan đến lập hạng mục theo thứ tự thực thi, người đảm nhiệm và thời hạn thực thi. Đây chính là công cụ hữu dụng nhất cho những công việc đơn thuần, ít chồng chéo và thuận tiện tạo lập .
Bên cạnh đó, biểu đồ Gantt còn cung ứng bảng tính với những khung thời hạn và công việc cụ thể. Người quản lý hoàn toàn có thể ghi lại được khoảng chừng thời hạn khởi đầu và kết thúc của công việc, sau đó theo dõi và giám sát quy trình trải qua mốc thời hạn trọng điểm. Người quản lý sẽ có trách nhiệm tóm tắt những phần việc quan trọng, khuôn khổ của dự án Bất Động Sản vào biểu đồ, để thành viên biết được công việc mình sẽ làm và thời hạn triển khai trong bao lâu .
Để có được hiệu quả tốt nhất, người quản lý cần tạo một biểu đồ thời hạn chung và gửi đến những thành viên trong đội .Mẫu to do list
Mẫu to do list là một list công việc mà những thành viên trong nhóm cần hoàn thành xong, vị trí của trách nhiệm thường được xếp theo thứ tự ưu tiên .
Cách làm này sẽ giúp mọi người trong team nhớ được phần việc mình làm và phân loại lượng thời hạn tương thích cho những trách nhiệm quan trọng .
Đặc biệt khi tích hợp list việc cần làm với biểu đồ Gantt sẽ mang lại hiệu suất cao tốt nhất. Người trưởng nhóm khi thực thi cách làm này cần dựa trên năng lượng của từng nhân viên cấp dưới, hay cũng như thực trạng của dự án Bất Động Sản để hoàn toàn có thể phân bổ nhiệm vụ hài hòa và hợp lý .Mẫu thẻ thời gian hàng tuần
Phương pháp vận dụng thẻ thời gian hàng tuần sẽ khá hữu dụng khi quản lý những thành viên trong nhóm thực thi dự án Bất Động Sản .
Ngoài lợi thế theo dõi những yếu tố phát sinh trong quy trình triển khai công việc, người quản lý còn ghi lại những mốc thời hạn thực thi công việc. Việc làm này sẽ tương hỗ người trưởng nhóm nhìn nhận mức độ triển khai xong của trách nhiệm .Mẫu quản lý thời gian
Ứng dụng mẫu Excel quản lý dòng thời hạn, hay thời hạn biểu sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tiến trình hoạt động giải trí, và khoảng chừng thời hạn nhất định để hoàn thành xong từng quy trình. Nhờ đó, bạn sẽ quan tâm vào những việc quan trọng tại một thời gian .
Cụ thể, khi thiết lập bảng Excel quản lý công việc dạng timeline này, cả người trưởng nhóm, thành viên hay cũng như đối tác đều sẽ nắm bắt được từng giai đoạn khi tiến hành công việc.
Xây dựng quá trình trên Excel theo dòng thời hạn sẽ là cách làm tốt giúp nhóm theo sát tiến trình triển khai công việc một cách xuyên suốt. Bên cạnh đó, mọi thành viên đều sẽ chớp lấy được trách nhiệm của mình, từ đó tập trung chuyên sâu vào đúng công việc mình cần làm .
Mẫu theo dõi dự án
Mẫu quản lý công việc bằng Excel thông qua việc theo dõi dự án sẽ giúp nhà quản lý đánh giá và kiểm soát tiến độ công việc. Qua đó, xem xét dự án có diễn ra đúng thời gian và phạm vi ngân sách đã được tính toán trước đó hay không.
Mẫu theo dõi KPI
KPI ( Key Performance Indicator ) là chỉ số thống kê giám sát hiệu suất cao hoạt động giải trí của cá thể hoặc tổ chức triển khai. Và so với người chỉ huy, trách nhiệm quan trọng là theo dõi và nhìn nhận được KPI của nhân viên cấp dưới, bộ phận .
Việc làm này sẽ giúp người quản lý đo lường được hiệu suất công việc, và nhận định được tiến độ làm việc của đội nhóm có đang hiệu quả hay không. Từ đó, đưa ra giải pháp khắc phục tình trạng thiếu sót, nhằm đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của công việc.
Mẫu theo dõi vấn đề
Rất khó để triển khai một dự án Bất Động Sản mà không xảy ra sai sót. Do vậy, người quản lý cần ghi lại yếu tố đó nhằm mục đích rút kinh nghiệm tay nghề cho lần sau, đồng thời tìm ra những giải pháp cho thực trạng đó .
Như vậy, để theo dõi những yếu tố không thuận tiện trong khi triển khai công việc, người quản lý cần thiết lập bảng Excel ghi lại nhật ký giám sát quy trình tiến độ công việc. Nhờ đó, tránh được những lỗi tương tự như lặp đi lặp lại .
Nội dung bảng Excel theo dõi yếu tố sẽ có những thông tin như : Thời điểm yếu tố xảy ra, nguyên do, hậu quả và cá thể giải quyết và xử lý yếu tố. Qua đó, đề ra giải pháp xử lý triệt để yếu tố .Mẫu quản lý sự kiện
Biểu mẫu này sẽ giúp lập kế hoạch đơn cử cho những sự kiện biểu lộ qua số lượng khách, thông tin khách mời, những khoản ngân sách cho sự kiện, .. giúp bạn trấn áp những yếu tố trong những sự kiện, tiệc tùng .
Cách quản lý công việc bằng Excel hiệu quả nhất
Phác thảo mẫu quản lý công việc
Trước khi thiết kế xây dựng bảng quản lý trên Excel, bạn cần phác họa trước để tránh thiếu thông tin. Một file quản lý tiến trình công việc trên Excel cần có những nội dung cơ bản như : tên doanh nghiệp, tên dự án Bất Động Sản, tên người triển khai, tên trách nhiệm thực thi, thời hạn chuyển giao, thời hạn hoàn thành xong và số ngày thực thi .
Lập bảng Excel cho cụ thể từng công việc
Để sắp xếp lịch thao tác đơn cử bằng Excel, bạn cần triển khai xong bảng dự án Bất Động Sản mà nhóm đang làm. Tiếp theo đó, hãy tạo một trang tính mới ghi lại lượng công việc mà nhóm thực thi .
Tạo bảng danh sách tương ứng với từng người phụ trách
Bạn hãy ứng dụng bảng Excel để tạo bảng ghi tên, thông tin của tổng thể những thành viên trong nhóm. Trường hợp nếu có nhiều thành viên, bạn hãy tô màu tên của mọi người để thuận tiện tìm kiếm và phân biệt .
Có tiêu đề cho từng nội dung công việc
Hãy nhập tên của công việc mà nhóm đang triển khai và sắp xếp ở dưới tên người đảm nhiệm. Và bạn cũng hoàn toàn có thể lập nhiều công việc dưới tên thành viên được chuyển giao .
Thiết lập thời hạn cho từng công việc
Việc thiết lập thời hạn đơn cử cho từng phần việc của mỗi thành viên sẽ giúp bạn thuận tiện trấn áp tiến trình thao tác của mọi người. Bạn cũng nên chia nhỏ phần việc ở mỗi cột mốc, như vậy việc quản lý sẽ nhẹ nhàng hơn. Bên cạnh đó, phần thời hạn hoàn thành xong những phần việc như ngày khởi đầu, ngày kết thúc, … cần được thống kê giám sát tương thích .
Tìm hiểu thêm mẫu quản lý công việc bằng Excel
Thường xuyên quan sát, đánh giá tiến độ các công việc
Để có thể đánh giá chính xác năng lực của một người, bạn cần thường xuyên quan sát tiến độ công việc của họ. Qua đó, bạn sẽ nhận biết được ai đang làm tốt, ai đang gặp khó khăn, để đưa ra hướng giải quyết kịp thời và giúp công tác quản lý công việc trở nên chuyên nghiệp hơn.
Một số lưu ý khi quản lý tiến độ công việc bằng Excel
Trước khi lập bảng kế hoạch công việc, bạn cần đề ra được những trách nhiệm cần triển khai, nhân sự, thời hạn triển khai .
Ngoài ra, bạn cần đưa ra những nội dung tương quan đến công việc để thuận tiện trong công tác làm việc theo dõi, quan sát tiến trình công việc. Bảng Excel càng có nhiều mục thì bạn càng thuận tiện theo dõi tiến trình công việc, đồng thời khi cần biến hóa sẽ không mất quá nhiều sức lực lao động .
Bên cạnh đó, khi có những lời nhìn nhận, nhận xét trong bảng quản lý bằng Excel, người quản lý sẽ dựa vào đó để đưa ra những đánh giá và nhận định về năng lượng thao tác của nhân viên cấp dưới .Một số điều cần lưu ý để quản lý công việc bằng Excel đạt hiệu quả:
- Lập danh sách các công việc cần làm
- Lập danh sách các công việc sẽ làm
- Đưa ra mục tiêu cho công việc
- Đề ra các thông tin chi tiết về công việc
- Xác định lượng thời gian hoàn thiện công việc
- Đề ra lượng thời gian dự phòng cho mỗi phần việc
- Sắp xếp công việc diễn ra đúng thời điểm
- Chỉ rõ thành viên đảm nhận
- Đưa ra đánh giá nếu cần thiết.
Những khó khăn khi quản lý tiến độ công việc bằng Excel
Không thể phủ nhận phần mềm Excel tương hỗ triển khai công việc nhanh gọn và hiệu suất cao. Tuy nhiên, Excel không phải là công cụ mà người dùng thuận tiện thao tác khi sử dụng .
Khó sử dụng
Phần mềm Excel chưa từng là công cụ tương hỗ quản lý công việc tương thích với nhiều người, đặc biệt quan trọng với những người không thông thuộc tin học văn phòng. Excel yên cầu nhiều về kỹ năng và kiến thức, cùng với thủ pháp cao. Như vậy, rất ít người hoàn toàn có thể tự thiết lập một trang tính quản lý công việc. Do đó, phần nhiều mọi người đều sẽ chỉ sử dụng những bảng quản lý công việc có sẵn và miễn phí trên internet .
Bị động, không có tính cộng tác
Trong quy trình thực thi công việc, số liệu luôn phải cập nhập liên tục, và phải qua một hoặc nhiều trung gian mới hoàn toàn có thể hoàn hảo hiệu quả tại file quản lý tổng, dẫn đến mất nhiều thời hạn. Đặc biệt, trong trường hợp phải báo cáo giải trình tiến trình công việc nhiều lần trong ngày, việc điền số liệu một cách thủ công bằng tay vào Excel sẽ trọn vẹn không phải là giải pháp hay .
Vấn đề lưu trữ dữ liệu
Một hạn chế của Excel là không có tính năng tự động hóa tàng trữ, vì thế tài liệu sẽ thuận tiện bị mất nếu quên chưa lưu mà nhấn thoát hay sập nguồn. Ngoài ra, dung tích tàng trữ của Excel không đủ lớn, khiến nhiều doanh nghiệp phải tàng trữ nhiều file cho mỗi dự án Bất Động Sản. Như vậy, trung bình một tháng 3 dự án Bất Động Sản, số file cần lưu trong một năm là 36 file. Việc tàng trữ như này không phải là giải pháp lâu dài hơn .
Chưa hỗ trợ lưu trữ kết quả công việc
Tuy bảng Excel hoàn toàn có thể tương hỗ quản lý công việc một cách thuận tiện, nhưng giao diện trong bảng tình còn số lượng giới hạn, khiến bạn chỉ thấy được quy trình triển khai công việc một cách tổng quan. Ngoài ra, bạn còn khó hoàn toàn có thể xem chi tiết cụ thể vào từng nội dung và xem tác dụng công việc .
Bài viết đã giới thiệu đến bạn đọc các bảng mẫu quản lý công việc bằng Excel và những cách ứng dụng Excel vào công việc hiệu quả nhất. Bạn có thể tham khảo và chọn cho mình một mẫu bảng phù hợp nhất. Tùy theo tính chất và mục đích công việc, nếu bạn áp dụng thành công thì chắc chắn quá trình làm việc sẽ trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn.
Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.
hotline : ( + 84 ) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
Source: https://dvn.com.vn/
Category : Thủ Thuật
