5 Bước Cơ Bản Của Quy Trình Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ

Để tiết kiệm thời gian, chi phí  và quản lý tài liệu hiệu quả hơn, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng số hóa vào mô hình hoạt động. Tuy nhiên chắc hẳn ai cũng hiểu rõ về quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. 

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu được biết đến như một phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp xử lý những yếu tố “ nan giải ” trong quản trị, truy xuất, san sẻ và bảo mật thông tin tài liệu .
Khác với hình thức tàng trữ truyền thống lịch sử khiến doanh nghiệp tốn ngân sách dữ gìn và bảo vệ, phục chế, thuê mặt phẳng, nhân viên cấp dưới quản trị, hay gặp khó khăn vất vả trong việc tìm kiếm thông tin khi thiết yếu giữa hàng trăm tập hồ sơ chồng chất. Số hóa tài liệu xử lý được tổng thể những yếu tố trên. Nhờ ứng dụng quá trình số hóa tài liệu tàng trữ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quy đổi thông tin từ tài liệu giấy sang dạng tài liệu hoàn toàn có thể thuận tiện quản trị trên máy tính .

Mục tiêu khi ứng dụng quá trình số hóa tài liệu tàng trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ giúp quản lý, khai thác dữ liệu tập trung

Số hóa tài liệu tàng trữ giúp quản trị, khai thác tài liệu tập trung chuyên sâu
Sau khi doanh nghiệp số hóa thành công xuất sắc, hàng loạt thông tin tài liệu của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một mạng lưới hệ thống quản trị chung. Nhờ đó, giảm thiểu được đáng kể số lượng tài liệu giấy cần tàng trữ. Việc sử dụng thông tin số cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những khó khăn vất vả khi quản trị so với tàng trữ phân tán tại những giá kệ khác nhau như trước đây nữa .
Với những văn bản đã trải qua tiến trình số hóa tài liệu, người dùng hoàn toàn có thể tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi không số lượng giới hạn. Thậm chí, nhiều người hoàn toàn có thể khai thác và sử dụng một tài liệu cùng lúc thuận tiện .

Kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Với những tài liệu vật lý, thời hạn tàng trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có năng lực bị hỏng do những yếu tố ngoại cảnh như : ẩm, mốc, mối mọt, … Đặc biệt trong quy trình sử dụng cũng hoàn toàn có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý .
Quy trình số hóa tài liệu tàng trữ được vận dụng tại những doanh nghiệp Open như một giải pháp tối ưu giúp lê dài tuổi thọ của tài liệu. Thông tin được tàng trữ dạng số giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể tàng trữ bao lâu tùy ý mà không cần lo ngại về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu tàng trữ cũng giúp người udngf thuận tiện Phục hồi và chỉnh lý tài liệu thuận tiện hơn .

Đồng nhất về loại hình lưu trữ nhờ số hóa

Với chiêu thức tàng trữ truyền thống lịch sử, người dùng phải dữ gìn và bảo vệ tài liệu với những vật mang tin của từng mô hình tài liệu tàng trữ riêng, như : tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm …, vì những chính sách dữ gìn và bảo vệ tài liệu như chính sách nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng khác nhau ; hoặc thiết bị ship hàng khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với số hóa, doanh nghiệp hoàn toàn có thể loại trừ được hầu hết sự độc lạ đó, tạo thuận tiện cho người sử dụng .

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Sẽ thật là một thiếu sót nếu không nhắc đến yếu tố tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và ngân sách khi vận dụng quá trình số hóa tài liệu tàng trữ. Tài liệu số hóa hoàn toàn có thể tìm kiếm thuận tiện chỉ với một vài thao tác trên máy tính. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng tài liệu giấy cần dữ gìn và bảo vệ nên tiết kiệm ngân sách và chi phí được tối đa ngân sách thuê nhân công và mặt phẳng quản trị .

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm những bước nào?

Ba thành phần chính của quy trình tiến độ số hóa tài liệu giấy gồm có : ứng dụng, thiết bi và dịch vụ số hóa. Tuy thuộc vào tiềm năng số hóa tài liệu của doanh nghiệp mà những bước thực thi quy trình tiến độ số hóa cũng khác nhau. Nhưng tựu chung, so với những nhu yếu số hóa phổ thông lúc bấy giờ thì quá trình số hóa thường gồm có 5 bước chính :

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tiếp nhận tài liệu bàn giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu. Tùy thuộc vào mục tiêu lưu trữ của chủ doanh nghiệp mà các dịch vụ san tài liệu cũng sẽ biến đổi theo. Ví dụ cụ thể cho vấn đề này là khi số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu. 

Các việc làm ở bước này gồm có :
– Lấy ra những bìa cứng, ghim kẹp ; làm phẳng những trang tài liệu
– Phân loại tài liệu, phân loại riêng những tài liệu rách nát, hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được vận dụng cũng khác nhau ; Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu so với hồ sơ tàng trữ thường thì. Kỹ thuật số hóa tài liệu vận dụng công nghệ tiên tiến mới văn minh hơn như Bookscan so với những tư liệu tàng trữ dạng đóng quyển .

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập mạng lưới hệ thống ảnh ; đặt tên file ; đặt định dạng ; đóng, ghim lại theo tổ chức triển khai tài liệu bắt đầu ; tạo siêu siêu dữ liệu ( metadata ) .
Trong quá trình số hóa tài liệu tàng trữ thì đây là bước quyết định hành động nhất để quy đổi tài liệu truyền thống cuội nguồn sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng ( gắn ) và tài liệu trải qua một ứng dụng ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước .

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì sẽ sửa lại để phân phối đúng nhu yếu

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Sau khi hoàn tất số hóa, đơn vị chức năng số hóa sẽ chuyển giao lại tài liệu gốc cho doanh nghiệp theo nhu yếu bảo mật thông tin. Đơn vị số hóa cũng có nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai kết xuất và tàng trữ thông tin vào mạng lưới hệ thống tàng trữ của doanh nghiệp như : sever, thiết bị tàng trữ, …
Hoặc đơn vị chức năng số hóa sẽ tích hợp những CSDL khác hoặc mạng lưới hệ thống tàng trữ hoặc ứng dụng nhiệm vụ khác của doanh nghiệp nếu có nhu yếu .
Để hoàn thành xong quy trình tiến độ số hóa và đạt được hiệu suất cao như mong ước, doanh nghiệp cần khám phá và lựa chọn những đơn vị chức năng số hóa uy tín và có kinh nghiệm tay nghề trên thị trường. Để khám phá về quy trình tiến độ số hóa tài liệu tàng trữ và ngân sách số hóa tài liệu, liên hệ :

FSI – đơn vị số hóa uy tín hàng đầu Việt Nam

Hotline: 0904 805 255

Website: http://fsivietnam.com.vn/ – https://dvn.com.vn/

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang