Quy cách ghi Số hóa đơn chuẩn theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Tổng hợp từ các quy định liên quan và thực tế của hệ thống hoá đơn điện tử hiện tại, LuatVietnam xin chia sẻ cùng các doanh nghiệp và bạn đọc về nội dung này.

2 hình thức thể hiện Số hoá đơn khi phát hành hoá đơn điện tử

Theo ghi nhận trong thực tiễn từ doanh nghiệp, có 02 hình thức biểu lộ Số hóa đơn khi phát hành hóa đơn điện tử gồm có :
– Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, khởi đầu từ số : 1, 2, 3 …
– Số hoá đơn có định dạng gồm tám chữ số, gồm những số 0 đằng trước : 00000001, 00000002, 00000003, …
Tuỳ vào việc doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng ứng dụng hoá đơn điện tử của Tổ chức phân phối nào thì việc biểu lộ Số hoá đơn sẽ theo quy ước của Tổ chức cung ứng đó khi thực thi khởi tạo, phát hành hoá đơn .
Theo lao lý tại Khoản 3, Điều 10 Nghị định 123 có nêu :

3. Số hóa đơn
a ) Số hóa đơn là số thứ tự được bộc lộ trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, khởi đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày khởi đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng so với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua .
Trường hợp tổ chức triển khai kinh doanh thương mại có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương pháp truy xuất ngẫu nhiên từ một mạng lưới hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời gian người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn .

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Xem thêm: Máy lọc nước Karofi và những ưu điểm không thể chê

Theo lao lý tại điểm a ) ở trên, Số hoá đơn có 1 số ít nguyên tắc sau :
1 – Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày mở màn sử dụng hoá đơn điện tử tại Nghị định 123 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Sau mỗi năm sẽ cấp lại Số hoá đơn từ đầu .
2 – Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn ( Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn khác nhau thì đánh số hoá đơn lặp lại theo nguyên tắc trên ) .
Theo nguyên tắc này, Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, khởi đầu từ số 1 .
Tuy nhiên, tại điểm b ) được trích dẫn ở trên lại nói : Số hoá đơn không nhất thiết phải theo nguyên tắc nêu trên, mà chỉ cần bảo vệ nguyên tắc tăng theo thời hạn và có tối đa 8 chữ số .
Theo nguyên tắc này, Số hoá đơn có định dạng gồm tám chữ số, mở màn từ số 00000001 cũng không sai .
Một cách ghi số hóa đơn điện tử (Ảnh chụp màn hình)Một cách ghi số hóa đơn điện tử ( Ảnh chụp màn hình hiển thị )

Thực tế việc viết số hóa đơn của các doanh nghiệp

LuatVietnam triển khai khảo sát trong thực tiễn việc xuất hoá đơn điện tử theo Nghị định 123 của một số ít doanh nghiệp sử dụng ứng dụng hoá đơn điện tử của những Tổ chức phân phối khác nhau lúc bấy giờ cho thấy :
– Doanh nghiệp xuất hoá đơn với định sạng Số hoá đơn khởi đầu từ số 1 hay từ 00000001 thì khi gửi hoá đơn lên cơ quan thuế để cấp mã thông thường .

– Khi sử dụng thông tin của hoá đơn điện tử đã xuất để tra cứu trên cổng thông tin hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế cũng vẫn cho ra kết quả dù nhập tìm kiếm theo Số hoá đơn là 1 hay 00000001.

Như vậy việc các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử khác nhau của các Tổ chức cung cấp có định dạng Số hoá đơn bắt đầu từ số 1 hay từ 00000001 vẫn thực hiện bình thường. Khi nhận được hoá đơn từ bên bán có định dạng như trên các doanh nghiệp cũng không phải lo lắng không đúng quy định.

Trường hợp Bộ kinh tế tài chính hoặc Tổng cục Thuế có hướng dẫn để thống nhất định dạng và phương pháp hiện thị Số hoá đơn thì những doanh nghiệp và Tổ chức phân phối giải pháp hoá đơn điện tử địa thế căn cứ triển khai .

Trên đây, LuatVietnam đã có những tổng hợp và chia sẻ các nội dung liên quan tới quy cách ghi Số hóa đơn khi dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 . Chúc quý doanh nghiệp gặp nhiều thuận lợi trong quá trình thực hiện. Nếu có thêm thắc mắc, các doanh nghiệp và bạn đọc vui lòng liên hệ   1900.6192 . 

>>  Điều gì đang khiến dân kế toán điên đầu?

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang