Tổng quan về hóa đơn điện tử xác thực
Hóa đơn điện tử xác thực là một xu thế tất yếu, một sự thay đổi cần thiết giúp các doanh nghiệp có thể hội nhập toàn diện, sâu rộng trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế. Vậy hóa đơn điện tử xác thực là gì và các doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề nào của hóa đơn điện tử xác thực?
1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Tuy vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế
Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế là mạng lưới hệ thống gồm có những thiết bị cấp mã xác thực và những ứng dụng công nghệ thông tin để tương hỗ doanh nghiệp triển khai việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên những thông tin hóa đơn bán sản phẩm & hàng hóa, đáp ứng dịch vụ của doanh nghiệp. Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực thi cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, gồm có cả ngày nghỉ, lễ, Tết .
3. Các mô hình cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế
Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.
Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bạn đang đọc: Tổng quan về hóa đơn điện tử xác thực
4. Các phần mềm lập hóa đơn xác thực
Để có thể sử dụng được hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm sau để lập và xác thực hóa đơn qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế:
Các phần mềm của Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp:
Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp ( sau đây gọi là ứng dụng ICA ) : doanh nghiệp hoàn toàn có thể tải ứng dụng này về máy trạm để sử dụng .
Phần mềm giải quyết và xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế ( sau đây gọi là ứng dụng VAN ) được thiết lập tại Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp truy vấn qua mạng Internet để sử dụng ứng dụng này .
Với phần mềm hóa đơn riêng của doanh nghiêp, phần mềm phải có chức năng lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu hóa đơn với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.
>> Có thể bạn quan tâm:
Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (sau đây gọi là phần mềm LHD):Với phần mềm hóa đơn riêng của doanh nghiêp, phần mềm phải có chức năng lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu hóa đơn với thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
5. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Căn cứ vào những văn bản pháp quy của những cơ quan nhà nước về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử :
Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006.
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.
Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 về Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế.
Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Và những Quyết định về việc tiến hành thử nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực :
Quyết định 1209/2015/QĐ-BTCngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính
Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.
6. Lợi ích của hóa đơn điện tử xác thực
Việc vận dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều quyền lợi cho doanh nghiệp như :
Giảm ngân sách in ấn hóa đơn, tàng trữ hóa đơn, luân chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu suất cao sản xuất, kinh doanh thương mại, tránh được thực trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn .
Đảm bảo độ đúng chuẩn và bảo đảm an toàn cao, tránh thực trạng làm giả hóa đơn : tiến trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật thông tin giúp cho hóa đơn khó hoàn toàn có thể bị trá hình .
Tiết kiệm thời hạn cho doanh nghiệp, giảm thiểu những thủ tục hành chính : Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế gật đầu ngay trong ngày .
Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo giải trình tình hình sử dụng hóa đơn vì tổng thể thông tin hóa đơn đã được gửi lên và tàng trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực .
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho người mua ngay sau khi nhận được hiệu quả xác thực trải qua nhiều hình thức như : Gửi hóa đơn cho người mua qua mạng lưới hệ thống email tích hợp trên ứng dụng, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho người mua qua hình thức gửi email thường thì, copy vào USB .
Được cơ quan thuế phối hợp giải quyết và xử lý lỗi trong quy trình triển khai hóa đơn điện tử xác thực .
7. Điều kiện để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử xác thực
Để hoàn toàn có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải phân phối đủ những điều kiện kèm theo sau :
Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động giải trí .
Có chứng từ số ( Chữ ký số hay USB Token ) theo lao lý của pháp lý. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực thực thi hiện hành .
Hoạt động ở địa phận có năng lực truy vấn và sử dụng mạng Internet
8. Các bước để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của cơ quan thuế
Sau khi đã cung ứng đủ những điều kiện kèm theo trên, doanh nghiệp cần thực thi những bước sau :
Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế :
Truy cập vào mạng lưới hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế ( VAN ) sử dụng chứng từ số để ĐK tham gia mạng lưới hệ thống tại website này .
Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế vào hộp thư điện tử mà doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống.
Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế đồng ý sử dụng mạng lưới hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên mạng lưới hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế ( VAN ) .
Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế đồng ý sử dụng mạng lưới hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin của cơ quan thuế nêu rõ nguyên do chưa được đồng ý .
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử đính kèm Thông tư 68.
8. Quy trình tạo lập hóa đơn xác thực
Tạo mẫu, ĐK phát hành mẫu số và ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế
Lập hóa đơntheo mẫu số, ký hiệu đã ĐK
Ký điện tử vào hóa đơn
Gửi hóa đơn lên mạng lưới hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế
Nhận tác dụng xác thực từ mạng lưới hệ thống của Tổng cục Thuế trả về
Gửi hóa đơn cho người mua và tàng trữ hóa đơn
9. Nghiệp vụ chính của hóa đơn điện tử xác thực
Lập hóa đơn mới
Doanh nghiệp chọn loại hóa đơn cần lập, chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn, nhập vừa đủ thông tin và gửi đi xác thực trên mạng lưới hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế .
Hóa đơn sau khi được lập mới và cấp mã xác thực thành công xuất sắc sẽ có trạng thái là hóa đơn gốc .
Lập hóa đơn điều chỉnh
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh : hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về người mua, sản phẩm & hàng hóa, số lượng, tiền hàng, … hoặc không đúng với nhu yếu người mua, doanh nghiệp muốn kiểm soát và điều chỉnh lại cho tương thích .
Điều kiện kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn : hóa đơn cần kiểm soát và điều chỉnh phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công xuất sắc và đã được kê khai thuế .
Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh cho những hóa đơn có trạng thái là : hóa đơn gốc, hóa đơn bị kiểm soát và điều chỉnh, hóa đơn thay thế sửa chữa .
Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh chiết khấu : doanh nghiệp vận dụng hình thức giảm giá bán, chiết khấu thương mại dành cho người mua và số tiền giảm giá, chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình ( kỳ ) giảm giá, chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn để kiểm soát và điều chỉnh số tiền chiết khấu đó .
Điều kiện lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh chiết khấu : Doanh nghiệp lập hóa đơn này trong trường hợp chiết khấu thương mại cuối kỳ .
Hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh chiết khấu không có số hóa đơn gốc .
Lập hóa đơn thay thế
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn sửa chữa thay thế : hóa đơn đã lập sai, doanh nghiệp muốn kiểm soát và điều chỉnh lại cho tương thích .
Điều kiện thay thế sửa chữa hóa đơn : hóa đơn cần sửa chữa thay thế phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công xuất sắc và chưa được kê khai thuế .
Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn sửa chữa thay thế cho những hóa đơn có trạng thái là : hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế sửa chữa .
Lập hóa đơn xóa bỏ
Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn xóa bỏ : hóa đơn đã lập sai, người mua không muốn lấy hóa đơn nữa .
Điều kiện xóa bỏ hóa đơn : hóa đơn cần xóa bỏ phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công xuất sắc và chưa bị kiểm soát và điều chỉnh, sửa chữa thay thế .
Doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn xóa bỏ cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc .
Hủy hóa đơn
Trường hợp doanh nghiệp cần hủy hóa đơn : hóa đơn đã lập sai, người mua không muốn lấy hóa đơn nữa, hóa đơn xảy ra lỗi trong quy trình gửi đi xác thực .
Điều kiện hủy bỏ hóa đơn : hóa đơn đã có số hóa đơn nhưng chưa được cấp mã xác thực hoặc bị lỗi khi gửi đi xác thực và chưa được kê khai thuế .
Doanh nghiệp chỉ được hủy bỏ hóa đơn cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc chưa được xác thực .
10. Các phương thức gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng
Gửi hóa đơn cho người mua qua mạng lưới hệ thống email tích hợp trên ứng dụng
Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để người mua tra cứu .
Export ra file zip để gửi cho người mua qua hình thức gửi email thường thì hoặc copy vào USB .
In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương pháp truyền thống lịch sử .
11. Cách thức tra cứu hóa đơn xác thực
Bước 1: Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit
Bước 2: Khách hàng nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 kí tự đầu) và Mã kiểm tra (captcha màu xanh), sau đó ấn nút Tra cứu
Bước 3: Sau khi ấn nút Tra cứu, hóa đơn sẽ được hiển thị ra, khách hàng có thể xem hóa đơn, kiểm tra hoặc in hóa đơn tùy theo nhu cầu sử dụng của mình.
12. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện
Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.
Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Những ưu điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice có thể kể đến như:
Đã được Tổng cục Thuế xác nhận đạt tiêu chuẩn để sử dụng .
Đầy đủ những tính năng để doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo lập hóa đơn và gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực .
Tích hợp nhiều tính năng tiện ích như gửi hóa đơn đi xác thực theo lô ; gửi thông tin hóa đơn cho người mua qua email, tin nhắn ; quản trị gửi hóa đơn cho người mua ; … giúp cho việc lập hóa đơn và sử dụng hóa đơn thuận tiện, thuận tiện hơn .
Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp tương hỗ 24/7 .
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Trụ sở chính : Số 15 Đặng Thùy Trâm – CG cầu giấy – Thành Phố Hà Nội
Tổng đài HTKH : 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax : 024.37545223
Xem thêm: Hướng dẫn chọn mua nồi cơm điện
- https://dvn.com.vn/Website :
Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice
Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang
