Số hóa tài liệu cùng những quy định cần biết về số hóa

Hiện nay, ngày càng có nhiều các doanh nghiệp lớn, nhỏ mọc lên như nấm. Bởi vậy, vấn số hóa ngày càng đóng vai trò quan trọng. Thế nhưng, điều băn khoăn vẫn chưa được giải đáp “Việc số hóa tài liệu lưu trữ cho từng ngành như thế nào”, “quy định về số hóa lưu trữ tài liệu” ra sao? Hãy cùng chúng tôi đọc tiếp bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề số hóa tài liệu trong công cuộc chuyển đổi số 4.0 ngày nay!

Thực trạng số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu dưới dạng giấy). Việc số hóa nhằm giúp lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và đem lại sự an toàn cao. 

Tuy nhiên, trong thực tiễn yếu tố số hóa lúc bấy giờ ở các cơ quan đang được triển khai vô cùng lỏng lẻo và đại trà phổ thông. Chúng không được triển khai theo đúng tiến trình, pháp luật, vì thế dẫn đến nhiều tài liệu không khai thác triệt để, cũng như gặp nhiều sự cố, sai sót. Vậy yếu tố cần xử lý ở đây là những “ lao lý về số hóa tàng trữ tài liệu ” nhằm mục đích khắc phục hiện tượng kỳ lạ đốt cháy quy trình tiến độ, xử lý những yếu tố sai xót, nâng cao hiệu suất cao số hóa .

Hình ảnh minh họa : Thực trạng số hóa tài liệu và cách khắc phục

Quy định về số hóa lưu trữ tài liệu  

Theo luật tàng trữ Quốc hội vào ngày 11 / 11 / 2011 đã được lao lý về yếu tố “ tài liệu tàng trữ điện tử ”, không xét pháp luật đến tài liệu tàng trữ số hóa cho biết :
Các doanh nghiệp hay tổ chức triển khai hoàn toàn có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay tàng trữ có sử dụng phương tiện đi lại điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính :
Nguồn 1 : Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu .
Nguồn 2 : Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống cuội nguồn .
Vậy mới nói, tài liệu số hóa được hình thành từ tài liệu điện tử, nhưng mối quan hệ lại không như nhau với nhau. Trong quy trình số hóa dữ liệu, tài liệu số hóa sẽ quy đổi thành tài liệu điện tử. Đây là quy trình chuyển dữ liệu ở các dạng truyền thống lịch sử như : bản viết tay, bản in giấy hay hình ảnh …. sang dạng dữ liệu trên phương tiện đi lại điện tử, từ các phương tiện đi lại điện tử đó được nhận ra gọi là số hóa dữ liệu và chúng được chuyển thành dữ liệu số .
Dưới đây là những đặc thù đơn cử của tài liệu tàng trữ điện tử khi đã được số hóa từ tài liệu tàng trữ trên nền giấy :
a, Định dạng Protable Document Format (. pdf ), phiên bản 1.4 trở lên .
b, Ảnh màu
c, Độ phân giải tối thiểu là 200 dpi
d, Tỷ lệ số hóa : 100
• Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai quản lý tài liệu tàng trữ số hóa :
• Vị trí : góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
• Hình ảnh : Dấu của cơ quan, tổ chức triển khai, màu đỏ, kích cỡ bằng size trong thực tiễn của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (. png )
• tin tức : Tên cơ quan, tổ chức triển khai, thời hạn ĐK ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 )
e, Tên file : gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm .
Dưới đây là bảng pháp luật về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa :

Quy trình số hóa tài liệu như thế nào?

Dựa trên tiềm năng và các lao lý về số hóa khác nhau. Vì vậy, mà quá trình triển khai số hóa tài liệu cũng khác nhau để tương thích với từng tổ chức triển khai / cơ quan. Theo Quyết định số 176 / QĐ-VTLTNN ngày 21 / 10 / 2011 cho hay, “ quá trình số hóa tàng trữ tài liệu ” sẽ được triển khai theo 12 bước. Nhưng nếu triển khai theo nhu yếu đại trà phổ thông, quy trình triển khai sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước :
Bước 1 : Lựa chọn và nhận tài liệu tàng trữ đến thực thi số hóa .
Bước 2 : Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu xót trong quy trình thực thi .
Bước 3 : Bắt đầu scan và thực thi thiết lập mạng lưới hệ thống ảnh, đặt tên file .
Bước 4 : Sau khi tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt nhu yếu .
Bước 5 : Nghiệm thu và chuyển giao lại tài liệu tàng trữ .

Xem thêm chi tiết: Quy trình số hóa tài liệu và những điều cần biết?  

Trên đây là hàng loạt những san sẻ về quy trình tiến độ và lao lý số hóa tàng trữ tài liệu của FSI. Hy vọng bài viết sẽ mang đến những kinh nghiệm tay nghề có ích để bạn thuận tiện nhìn đúng về “ quy đổi số ” trong công cuộc cách mạng công nghệ tiên tiến bùng nổ 4.0. Một doanh nghiệp muốn sống sót, nâng cao hiệu suất cạnh tranh đối đầu không chỉ dựa trên nguồn nhân lực “ dồi dào ”, mà còn phụ thuộc vào vào sự theo đuổi thời cuộc “ quy đổi số ” nhanh gọn và mưu trí. FSI tự hào là đơn vị chức năng sẵn sàng chuẩn bị để người mua trao lòng tin trong yếu tố “ số hóa tài liệu ” với 12 năm kinh nghiệm tay nghề và tăng trưởng, cùng nhiều phần thưởng vinh giá, xứng danh .
Tìm hiểu ngay công ty phân phối giải pháp số hóa tài liệu tốt nhất cho tổ chức triển khai / doanh nghiệp lúc bấy giờ : TẠI ĐÂY

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang