Số hóa tài liệu cho đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Số hóa tài liệu cho đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp là điều mà doanh nghiệp cần nắm rõ nếu muốn có chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến thành công.

Số hóa tài liệu là yếu tố có ảnh hưởng tác động đến sự thành công xuất sắc của chương trình giảng dạy nhân sự của doanh nghiệp. Nội dung huấn luyện và đào tạo tốt sẽ mang lại hiệu suất cao tối ưu cũng như khơi dậy nguồn cảm hứng học tập cho nhân viên cấp dưới của bạn. Doanh nghiệp của bạn đã có quy trình số hóa tài liệu chuẩn, hiệu suất cao ? Cùng Acabiz khám phá về hoạt động giải trí số hóa tài liệu cho huấn luyện và đào tạo nội bộ qua bài viết dưới đây nhé .

Số hóa tài liệu là gì ?

Khái niệm số hóa tài liệu đã không còn lạ lẫm gì với những doanh nghiệp đã và đang tiến hành những chương trình huấn luyện và đào tạo nội bộ trực tuyến. Đây là quy trình chuyển những dạng tài liệu của doanh nghiệp từ dạng bản viết tay, đánh máy, hình ảnh, … thành những dạng tài liệu sử dụng được trên máy tính. Sau đó, những tài liệu này được tàng trữ và sử dụng trực tiếp trong những chương trình giảng dạy trực tuyến .

Số hóa tài liệu cho đào tạo và giảng dạy nội bộ trong doanh nghiệp
Ngày nay, cùng với sự tăng trưởng can đảm và mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hình thức đào tạo và giảng dạy nội bộ trực tuyến cho doanh nghiệp cũng được nhiều đơn vị chức năng vận dụng. Hình thức này cũng tạo ra những dịch chuyển, tạo nên mô hình tàng trữ tài liệu số mới. Đây là kho tàng trữ toàn bộ những tại liệu giảng dạy trực tuyến của doanh nghiệp .

Vai trò của số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không chỉ là hoạt động giải trí để đào tạo và giảng dạy trực tuyến hoàn toàn có thể tiến hành một cách trơn tru mà còn tương hỗ doanh nghiệp trong tàng trữ và quản trị .
– Số hóa tài liệu giúp giảm diện tích quy hoạnh, khoảng trống tàng trữ
– Số hóa tài liệu giúp dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ lâu bền hơn, duy trì tuổi thọ của tài liệu .
– Hỗ trợ doanh nghiệp lan rộng ra khoanh vùng phạm vi đối tượng người tiêu dùng người sử dụng, cấp quyền người sử dụng một cách đúng mực .
– Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất, bổ trợ, update những thông tin về tài liệu thuận tiện, ở bất kể nơi nào .
– Thuận lợi trong việc san sẻ nguồn thông tin, sửa đổi tài liệu .

–          Quản lý thời gian tối ưu và nhân sự trong việc quản lý nguồn tài liệu lớn.

Với những doanh nghiệp đang tiến hành những chương trình đào tạo và giảng dạy nội bộ trực tuyến, những hoạt động giải trí số hóa tài liệu đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Đây là điều kiện kèm theo cần để doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành những chương trình huấn luyện và đào tạo nội bộ cho mình .

Những điều cần quan tâm trong quy trình số hóa tài liệu đào tạo và giảng dạy

Để có kho tài liệu số hóa chất lượng, doanh nghiệp cần quan tâm một vài điều trong quy trình triển khai số hóa .

·Xác định tiềm năng số hóa tài liệu :

Đây là điều tiên phong cần làm trước khi doanh nghiệp tiến hành số hóa tài liệu. Doanh nghiệp thực thi với mục tiêu gì ? Số hóa tài liệu dành cho ai ?

·Lựa chọn những ứng dụng là công cụ số hóa cẩn trọng

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu dưới các dạng phù hợp để đào tạo trực tuyến. Bao gồm: dạng tài liệu ( .doc, .txt), dạng hình ảnh ( jpg, PDF) hoặc dưới dạng video (giảng viên trực tiếp đứng giảng, slideshow, animation).

Doanh nghiệp dựa trên tiềm năng số hóa sẽ lựa chọn những công cụ tương hỗ quy trình số hóa của mình diễn ra nhanh và hiệu suất cao nhất. Với mỗi dạng tài liệu, doanh nghiệp sẽ cần phải lựa chọn công cụ tương thích nhất với ngân sách, kỹ thuật cũng như chất lượng tài liệu sau khi số hóa .

Những điều cần quan tâm trong số hóa đào tạo và giảng dạy

·Thực hiện quy trình số hóa và xử lý tài liệu ngặt nghèo

Số hóa tài liệu là quy trình rất quan trọng. Để bảo vệ được chất lượng tài liệu, doanh nghiệp cần bảo vệ thực thi khắt khe quy trình thực thi. Hãy lên ngữ cảnh, kế hoạch rõ ràng với mỗi dạng tài liệu, mỗi tệp tài liệu khác nhau. Ngoài những dạng riêng không liên quan gì đến nhau, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể thực thi phối hợp những dạng tài liệu với nhau để đạt được hiệu suất cao truyền đạt thông tin tốt nhất .

·Chuẩn bị tốt về nhân lực cho quy trình số hóa

Không chỉ cần chuẩn bị sẵn sàng nhân lực thực thi quy trình số hóa, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị sẵn sàng cho việc nhân lực trong doanh nghiệp tiếp đón những tài liệu này dưới những hình thức mới lạ hơn. Doanh nghiệp cũng cần phải có lực lượng am hiểu về những dạng tài liệu, làm chủ được quy trình số hóa của mình .

·Chuẩn bị những ngân sách cho số hóa tài liệu

Các hoạt động giải trí số hóa yên cầu doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng một khoản kinh phí đầu tư cho việc sẵn sàng chuẩn bị nhân lực, công cụ quy đổi hoặc chuyên viên tư vấn số hóa. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần sẵn sàng chuẩn bị ngân sách cho việc tàng trữ và quản lý tài liệu .
Số hóa tài liệu là trách nhiệm quan trọng so với doanh nghiệp muốn tiến hành những chương trình đào tạo và giảng dạy nhân sự trực tuyến trong doanh nghiệp. Hi vọng rằng với những thông tin trong bài viết, doanh nghiệp của bạn sẽ hoàn toàn có thể triển khai số hóa tài liệu một cách tiết kiệm chi phí và tối ưu .
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm những tài liệu giảng dạy nhân sự đã được số hóa hoặc những công cụ số hóa tài liệu nội bộ, Acabiz rất sẵn lòng tương hỗ doanh nghiệp của bạn .

Xem thêm những bài viết khác :
>> Quy trình quy đổi số trong doanh nghiệp

>> Yếu tố giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

>> Quy trình kiến thiết xây dựng bài giảng E-learning cho doanh nghiệp

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang