Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ?

Số hóa tài liệu tàng trữ là gì ? Ưu điểm và điểm yếu kém của quy trình số hóa ? Quy trình số hóa tài liệu tàng trữ ?

Các thiết chế văn hóa truyền thống như kho lưu trữ bảo tàng, thư viện, cơ quan tàng trữ và xã hội lịch sử dân tộc là nơi lưu giữ những bộ sưu tập hiện vật văn hóa truyền thống đáng chú ý quan tâm. Các nhân viên cấp dưới thao tác cho những tổ chức triển khai đó có nghĩa vụ và trách nhiệm dữ gìn và bảo vệ, bảo vệ và phân phối sự quản trị có nghĩa vụ và trách nhiệm so với những tài liệu, và với năng lực tốt nhất của họ, phân phối năng lực tiếp cận lâu bền hơn liên tục. Những tân tiến trong công nghệ tiên tiến được cho phép những tổ chức triển khai phân phối năng lực tiếp cận và giáo dục lan rộng ra ; tuy nhiên, có những ưu tiên quan trọng phải được xử lý trước khi bắt tay vào dự án Bất Động Sản quy đổi kỹ thuật số. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung ứng thông tin về số hóa tài liệu tàng trữ.

Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa trong môi trường tự nhiên tàng trữ gồm có việc lấy một đối tượng người tiêu dùng vật lý hoặc mục tựa như, ví dụ điển hình như một đối tượng người dùng nghệ thuật và thẩm mỹ, băng ghi âm, map hoặc thư từ, từ một bộ sưu tập hiếm hoặc duy nhất, thường là cực kỳ mỏng dính và chụp ảnh của mục đó, và chuyển ảnh sang phương tiện kỹ thuật số. Các bản in hoặc âm bản được quét sang định dạng kỹ thuật số ví dụ điển hình như JPEG ( 1.400 pixel ) và thậm chí còn lớn hơn, tệp TIFF ( Định dạng tệp hình ảnh được gắn thẻ, 2000 px ). Các tệp kỹ thuật số được nhập vào và quản trị bằng cách sử dụng những chương trình ứng dụng. Các tệp kỹ thuật số hoàn toàn có thể được đọc, nén, chuyển và truy xuất qua mạng máy tính, sau đó hoàn toàn có thể truy vấn và xem trên màn hình hiển thị máy tính. Sản phẩm sau cuối được xác lập bởi những tính năng này được thực thi tốt như thế nào. Các cơ quan chính phủ nước nhà, những tổ chức triển khai giáo dục ĐH, và những ngành thương mại và vui chơi đang tăng trưởng nhanh gọn hạ tầng công nghệ tiên tiến để phân phối nhu yếu truy vấn thiết yếu trên Internet. Internet sẽ trở thành môi trường tự nhiên nghiên cứu và điều tra, giảng dạy, diễn đạt, xuất bản và tiếp xúc ”. Nhiều người, đặc biệt quan trọng là thế hệ trẻ, tìm hiểu thêm thư viện và kho tàng trữ như một phương sách ở đầu cuối. Điều này phải đổi khác nếu những thư viện và kho tàng trữ muốn liên tục với tư cách là nhà phân phối thông tin chính. Các tổ chức triển khai văn hóa truyền thống đang góp vốn đầu tư vào những dự án Bất Động Sản kỹ thuật số vì một số ít nguyên do gồm có ; để phân phối quyền truy vấn, giảm việc giải quyết và xử lý quá mức tài liệu để dữ gìn và bảo vệ nó, và “ quan hệ công chúng ” để tương hỗ việc tiếp thị những bộ sưu tập và tổ chức triển khai. Bằng cách tạo ra những đại diện thay mặt kỹ thuật số cho những bộ sưu tập của họ, những tổ chức triển khai liên tục ủng hộ quan điểm rằng có giá trị trong những tài liệu mà họ lưu giữ.

2. Ưu điểm và nhược điểm của quá trình số hóa

* Ưu điểm của số hóa

Các dự án Bất Động Sản hình ảnh kỹ thuật số cung ứng những lợi thế độc lạ. Thông tin và nội dung hoàn toàn có thể được chuyển trực tiếp đến người dùng cuối và hoàn toàn có thể được truy xuất từ ​ ​ xa. Chất lượng hình ảnh hoàn toàn có thể khá tốt và thường được nâng cao, với năng lực liên tục được cải tổ. Có thêm lợi thế với năng lực tìm kiếm toàn văn, lập chỉ mục tập hợp chéo và giao diện người dùng được phong cách thiết kế mới được cho phép sử dụng tài liệu và nội dung mới. Tính linh động của vật tư kỹ thuật số là một lợi thế khác. Vì dữ liệu không “ cố định và thắt chặt ”, như với giấy hoặc văn bản in, nên thuận tiện định dạng lại, chỉnh sửa và in. Hơn nữa, năng lực phân phối cho một số lượng lớn người dùng quyền truy vấn vào tài liệu của bộ sưu tập độc lạ hoặc đặc biệt quan trọng ( thường chỉ được xem tại chỗ ) hoàn toàn có thể là tính năng mê hoặc nhất của những dự án Bất Động Sản quy đổi kỹ thuật số. Các nguồn tài nguyên trực tuyến Giao hàng nhu yếu địa phương, vương quốc và quốc tế. Tăng cường truy vấn bằng bất kể phương tiện đi lại nào, đặc biệt quan trọng là từ xa, làm cho việc điều tra và nghiên cứu lịch sử dân tộc hoặc văn học thuận tiện hơn nhiều. Việc được cho phép nhiều đối tượng người dùng hơn xem những đại diện thay mặt kỹ thuật số của tài liệu chính cung cấp một dịch vụ tuyệt vời và tăng tiện ích cho bộ sưu tập. Không có ngân sách đi lại tương quan và sự tương tác này hoàn toàn có thể được cho phép tạo ra kiến ​ ​ thức mới. Cung cấp quyền truy vấn vào tài liệu chính hoàn toàn có thể giúp “ công khai minh bạch ” tài liệu đó cho những phòng ban và đồng nghiệp khác, đồng thời chứng tỏ tầm quan trọng của những bộ sưu tập. Các bộ phận của Bộ sưu tập Đặc biệt hoàn toàn có thể ra mắt “ đồ trang sức đẹp trên vương miện ” từ thư viện nghiên cứu và điều tra .

Xem thêm: Lưu trữ đám mây là gì? Đặc điểm, ưu điểm và nhược điểm

Những đổi khác thâm thúy về thái độ nghề nghiệp, hỗ trợ vốn tư nhân và công, sự sẵn có của những bản sao chép hình ảnh, và công nghệ tiên tiến truyền thông điện tử đã dẫn đến việc những kho lưu trữ bảo tàng và cơ quan tàng trữ nhìn nhận lại đối tượng người tiêu dùng tiềm năng của họ. Thị trường giáo dục phổ thông là đối tượng người tiêu dùng tiềm năng mới, và giải pháp mới để phân phối thông tin là trải qua những phương tiện đi lại điện tử, thường là trải qua World Wide Web. Các dự án Bất Động Sản số hóa cho phép Phục hồi tài liệu lan rộng ra, được cho phép học bổng mà trước đây không hề thực thi được với tài liệu tương tự như. Các nâng cấp cải tiến của máy tính, ví dụ điển hình như nhận dạng ký tự quang học nâng cao ( OCR ), được cho phép nghiên cứu và phân tích sâu hơn. Nhưng những tổ chức triển khai cần nhận ra rằng tài nguyên kỹ thuật số là gia tài thể chế theo đúng nghĩa của chúng, và không chỉ đơn thuần là đại diện thay mặt của một đối tượng người dùng tương tự như ; chúng phải được quản trị, dữ gìn và bảo vệ và chuyển dời theo thời hạn. Tham gia vào những dự án Bất Động Sản số hóa, được cho phép tăng trưởng trình độ khi nhân viên cấp dưới đạt được những kiến thức và kỹ năng, kiến ​ ​ thức và trình độ mới trong khi triển khai xong dự án Bất Động Sản. Một tổ chức triển khai và nhân viên cấp dưới của nó cũng trở thành “ gia tài ” và hoàn toàn có thể san sẻ kiến ​ ​ thức trình độ và bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề với những tổ chức triển khai khác. Số hóa không chỉ cung ứng “ giá trị ngày càng tăng ” cho những nguồn tài nguyên ; nó cũng hoàn toàn có thể thổi luồng sinh khí mới vào những tổ chức triển khai cũ hơn. Một ưu điểm khác của việc tạo vật sửa chữa thay thế kỹ thuật số là, việc sử dụng vật thay thế sửa chữa làm giảm việc giải quyết và xử lý vật tư cũ hoặc dễ vỡ, kỳ vọng lê dài tuổi thọ của vật tư gốc.

* Nhược điểm của số hóa

Nhân viên trình độ được nhu yếu và những nguồn lực bổ trợ thường là ngân sách lớn nhất trong những dự án Bất Động Sản số hóa. Không chỉ cần phân chia ngân sách lớn để hỗ trợ vốn cho điều tra và nghiên cứu và lựa chọn trí tuệ, mà còn phải dành thời hạn cho việc nhìn nhận tính khả thi, giảng dạy và sắp xếp thứ tự ưu tiên có chiêu thức cho những mục hoặc bộ sưu tập được số hóa. Những nhu yếu này kéo nhân viên cấp dưới ra khỏi khối lượng việc làm liên tục của họ. Lập hạng mục tài liệu mới bổ trợ thêm ngân sách cơ bản cho ngân sách. Các dự án Bất Động Sản quy đổi kỹ thuật số nhu yếu những mức việc làm bổ trợ không thiết yếu trong những dự án Bất Động Sản định dạng lại truyền thống lịch sử. Nhiều tổ chức triển khai thiếu trình độ và việc sẵn sàng chuẩn bị phải được lên kế hoạch tốt. Chuyển đổi kỹ thuật số vẫn chưa phải là một hình thức bảo tồn ; dựa vào phương tiện đi lại lâu dài hơn, không thay đổi, điều không hề mong đợi với công nghệ tiên tiến ngày này. Phương tiện dữ gìn và bảo vệ dài hạn duy nhất được gật đầu là giấy bền không chứa axit hoặc vi phim dữ gìn và bảo vệ. Việc tiếp cận những đại diện thay mặt kỹ thuật số thành công xuất sắc thường khuyến khích mọi người muốn tìm hiểu thêm tài liệu gốc. Điều này tác động ảnh hưởng đến nhân viên cấp dưới theo những cách khác với nhiều cuộc gọi, thư từ và nhu yếu xuất bản hoặc sao chép những tài liệu và dịch vụ tìm hiểu thêm bổ trợ là thiết yếu. Các mẫu sản phẩm thay thế sửa chữa chất lượng cao phải được tạo ra để cung ứng nhu yếu của người dùng hoặc họ sẽ cần quay lại và tìm hiểu thêm bản gốc .

Xem thêm: Chế độ quản lý hồ sơ và lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp

giá thành kinh tế tài chính rất cao và những tổ chức triển khai văn hóa truyền thống thường hoạt động giải trí với ngân sách phẳng phiu hoặc tăng nhẹ. Môi trường hoạt động giải trí phải có hoạt động giải trí gây quỹ và nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo giải trình. Với ngân sách lớn về thời hạn và kinh phí đầu tư của nhân viên cấp dưới như vậy, “ rủi ro đáng tiếc mất mát ” là rất cao. Một điểm yếu kém khác của việc tạo đại diện thay mặt kỹ thuật số là người dùng trọn vẹn phụ thuộc vào vào máy tính và liên kết Internet không thay đổi để xem và truy xuất thông tin kỹ thuật số. Tùy thuộc vào năng lực phần cứng và ứng dụng của người dùng, quyền truy vấn hoàn toàn có thể gây không dễ chịu vì có rất nhiều kiểu máy tính, nền tảng, ứng dụng và phần cứng trên khắp quốc tế. Việc thuận tiện tiếp cận bộ sưu tập kỹ thuật số dẫn đến kỳ vọng cao của người dùng cuối. Có khuynh hướng tin rằng mọi thứ đều có sẵn trên mạng, rằng mọi thông tin đều đúng và đúng mực, và mọi thứ trực tuyến đều không lấy phí. Hiếm khi người dùng hiểu hoặc nhìn nhận cao khoanh vùng phạm vi của bộ sưu tập và mối quan hệ của nó với những phần khác của bộ sưu tập. .

3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Có nhiều bước cũng như phương pháp khác nhau để số hóa tài liệu tàng trữ. Dưới đây là một số ít bước hay được vận dụng cho việc số hóa tài liệu :

* Đề cử một bộ sưu tập – Chọn tài liệu lưu trữ để số hóa

Khi chọn tài liệu để số hóa, cần vấn đáp những câu hỏi sau : – Tại sao bộ sưu tập này lại quan trọng ? – Ai sẽ sử dụng bộ sưu tập này sau khi số hóa ?

Xem thêm: Tài liệu tham khảo là gì? Cách trích dẫn danh mục tài liệu tham khảo chuẩn?

– Định dạng của bộ sưu tập này có tương thích với màn hình hiển thị kỹ thuật số không ? – Điểm mạnh và điểm yếu của bộ sưu tập này theo điểm nhìn nhận của Dịch Vụ Thương Mại tàng trữ và Sáng kiến kỹ thuật số là gì ? – Gửi biểu mẫu đề cử

* Lên lịch thực hiện số hóa

* Chọn vật liệu được quét

– Thư viện của bạn có chiếm hữu những tài liệu này không ? – Tình trạng bản quyền của những tài liệu này là gì ? – Có bất kỳ tài liệu nào tương quan đến quyền riêng tư hoặc những hạn chế pháp lý không ?

Xem thêm: Những lưu ý khi xếp, lưu kho hàng nguy hiểm trên đường sắt

– Các tài liệu có bất kể yếu tố dữ gìn và bảo vệ nào không ?

* Quét

– Ai nên làm việc làm chẩn đoán hình ảnh ? – Ngân sách chi tiêu cho việc làm chẩn đoán hình ảnh là bao nhiêu ? – Hình ảnh sẽ mất bao lâu ? – Định dạng đầu ra mong ước là gì ? – Định dạng phái sinh mong ước là gì ?

* Tạo siêu dữ liệu

Xem thêm: Tài liệu là gì? Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan quản lý?

– Ai nên tạo ( những ) bản ghi siêu dữ liệu ? – Dịch Vụ Thương Mại Lưu trữ và Sáng kiến Kỹ thuật số – Ngân sách chi tiêu tạo siêu dữ liệu sẽ là bao nhiêu ? – Quá trình tạo siêu dữ liệu sẽ mất bao lâu ? – Có bất kể thông tin hiện có nào về bộ sưu tập, ví dụ điển hình như một bản ghi mua, bản ghi hạng mục, tìm kiếm viện trợ, chỉ mục hoặc phiên âm không ? – Có cần phải có bất kể siêu dữ liệu nào ngoài Dublin Core Đủ điều kiện kèm theo để diễn đạt, sử dụng hoặc dữ gìn và bảo vệ mặt hàng không ?

* Nhập vào DLG

– Tất cả những tệp hình ảnh hoàn toàn có thể được tương ứng với một bản ghi siêu dữ liệu không ? – DLG có tàng trữ hình ảnh và siêu dữ liệu không ? – DLG sẽ dữ gìn và bảo vệ những tệp toàn diện và tổng thể tàng trữ chứ ? – Bao nhiêu dung tích sẽ được nhu yếu để tàng trữ / tàng trữ tệp ? – giá thành tàng trữ / tàng trữ sẽ là bao nhiêu ?

* Thu hoạch bởi DPLA

Tất cả những bộ sưu tập Dịch Vụ Thương Mại tàng trữ và Sáng kiến ​ ​ kỹ thuật số đều do DPLA tích lũy

*  Tạo quyền truy cập công cộng trực tuyến

– Nếu bộ sưu tập đang được lưu trữ bởi DLG, nó có thể xuất hiện trực tuyến bất cứ khi nào quá trình nhập hoàn tất.

– Nếu bộ sưu tập đang được tàng trữ bởi một người nào đó không phải DLG, thì cần triển khai những bước nào để bộ sưu tập có sẵn trực tuyến ?

* Lưu trữ tệp chính và tệp phái sinh

– Nếu DLG đang tàng trữ những tệp. Nếu tệp đang được tàng trữ ở nơi khác, những bước nào được nhu yếu để bảo vệ việc dữ gìn và bảo vệ và truy vấn chúng ?

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang