Số hóa dữ liệu – Con đường ngắn nhất để phát triển, thành công
Số hóa dữ liệu – Nhân tố quan trọng trong công tác làm việc quản trị, quản lý
Để vận hành mô hình này đạt hiệu quả, chất lượng cao hơn thì việc ra đời các giải pháp về số hoá dữ liệu khoa học, đồng bộ, thống nhất luôn là điều cần thiết. Vì mục tiêu đó, với tư cách là công ty có hơn 10 năm kinh nghiệm trên lĩnh vực CNTT, công ty CP Đầu tư Thương mại & Phát triển Công nghệ FSI, vừa cho ra đời giải pháp số hóa tài liệu.
Đây được coi là một giải pháp trên nghành nghề dịch vụ quy đổi số mang tên thương hiệu ” Make in Nước Ta “, góp thêm phần giúp những tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, Doanh Nghiệp hoạt động giải trí tiết kiệm chi phí được ngân sách quản lý tài liệu, giảm thiểu diện tích quy hoạnh, khoảng trống lưu giữ tài liệu, dữ gìn và bảo vệ, duy trì thông tin, dữ liệu được lâu hơn. Đồng thời, giúp nâng cao hiệu suất cao việc làm – năng lượng cạnh tranh đối đầu của Doanh Nghiệp và dễ truy xuất, tìm kiếm, san sẻ thông tin ở bất kể đâu vào bất kể thời gian nào nhanh gọn, thuận tiện. Quan trọng hơn số hoá dữ liệu tàng trữ hàng loạt dữ liệu truyền thống lịch sử trước đây thành dữ liệu điện tử bảo vệ tính tập trung chuyên sâu, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin .
Giải pháp số chuyên nghiệp
Số hóa tài liệu là một hình thức quy đổi những dữ liệu truyền thống lịch sử bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính hoàn toàn có thể hiểu được. Thông thường, những dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh … sử dụng trên máy tính và được máy tính phân biệt đúng định dạng, được gọi chung là dữ liệu số .Theo FSI, để cấu thành mạng lưới hệ thống số hóa tài liệu gồm có ba tác nhân chính : thiết bị, ứng dụng, dịch vụ số hóa. Trong đó, thiết bị là : mạng lưới hệ thống những máy quét, những thiết bị hạ tầng CNTT ; ứng dụng : mạng lưới hệ thống quản trị hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới những dạng text, word, excel, pdf, báo cáo giải trình thống kê … ; dịch vụ số hóa : những thiết bị hạ tầng CNTT, cung ứng, cho thuê máy quét ( scanner ), dịch vụ nhập liệu ( Data entry ) và quy đổi dữ liệu ( Data conversion ), dịch vụ BPO .
Quy trình số hoá dữ liệu gồm 07 bước, với trình tự: Thu thập tài liệu giấy; sắp xếp, phân loại chỉnh lý tài liệu; quét tài liệu; kiểm tra file đầu ra; nhập liệu, nhận dạng ký tự (OCR); kiểm tra dữ liệu nhập liệu; kết xuất và lưu trữ thông tin.
Cụ thể, việc thu thập tài liệu giấy được hiện ngay khi được giao từ khách hàng hoặc đến các địa điểm khách hàng chỉ định để thu thập tài liệu, sau đó được ký biên bản bàn giao, xác nhận số lượng, tình trạng tài liệu.
Việc sắp xếp, phân loại chỉnh lý tài liệu được triển khai kiểm tra, tích lũy, phân loại theo nhu yếu số hóa và phân chia đến những trạm quét tài liệu .Đối với việc quét tài liệu cũng được thực thi nhanh gọn trên máy quét tự động hóa. Trường hợp so với những tài liệu mỏng dính, giấy rách nát có năng lực hư hỏng thì sẽ thực thi quét trên máy quét phẳng hoặc máy quét chuyên sử dụng .Đặc biệt so với bước kiểm tra tệp ( file ) đầu ra và kiểm tra dữ liệu nhập liệu sẽ được triển khai qua 2 lần gồm : kiểm tra 100 % file đầu ra và kiểm tra Phần Trăm 30 % file đầu ra .Việc nhập liệu, nhận dạng ký tự ( OCR ) được vận dụng qua hai giải pháp tự động hóa hoặc thủ công bằng tay. Trong đó, tự động hóa sử dụng công nghệ OCR ( nhận dạng ký tự quang học ) để bóc tách thông tin và nhập tự động hóa vào những trường thông tin nhu yếu. Thủ công nhập bằng tay với những tài liệu bản gốc có chất lượng thấp, tài liệu cũ, khó nhận dạng. Sau khi nhập liệu xong, những tài liệu sẽ được tàng trữ trong file CSDL, được link với những file ảnh .Bước sau cuối kết xuất và tàng trữ thông tin, được tàng trữ vào mạng lưới hệ thống tàng trữ của người mua ( sever, thiết bị tàng trữ, … ) và những CSDL sẽ được tích hợp trên mạng lưới hệ thống tàng trữ, ứng dụng nhiệm vụ .
Bốn sản phẩm số chủ lực số hóa, chuyển đổi số
Theo thống kê từ FSI, tại Việt Nam hiện nay có khoảng 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Với hình thức lưu trữ này, đồng nghĩa với việc tồn còn nhiều hạn chế như: một nhân viên có thể tốn 30-40% thời gian để tìm thông tin (thời gian trung bình để tìm kiếm 1 tài liệu là 18 phút), 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu và 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng hoặc thất lạc.
Qua cuộc khảo sát trên khoanh vùng phạm vi mở, thu được tác dụng trong số 8.093 DN vấn đáp khảo sát, có tới 23 % cho biết họ phải dành hơn 10 % quỹ thời hạn để tìm hiểu và khám phá và triển khai những pháp luật pháp lý của Nhà nước. Gần 30 % Doanh Nghiệp cho biết họ vẫn phải đi lại nhiều lần để lấy dấu và chữ ký, và vẫn có khoảng chừng 38 % Doanh Nghiệp không chấp thuận đồng ý với đánh giá và nhận định rằng, thủ tục sách vở đã đơn thuần hơn .
4 loại sản phẩm nòng cốt số hóa, quy đổi số FSI
Như một giải pháp hỗ trợ giải quyết các vẫn tồn tại trên, FSI đã cho ra đời, vận hành 04 sản phẩm chủ lực gồm: Hệ thống số hóa D-IONE, Phần mềm quản lý tài liệu DocEye, phần mềm nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE và phần mềm chuyển đổi số của doanh nghiệp L-IONE.
D-IONE là nền tảng giải pháp số hóa tài liệu thông minh được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu về: Ứng dụng CNTT vào xử lý dữ liệu chất lượng cao; quản lý thông tin, số liệu hiệu quả; cung cấp thông tin nhanh chóng và bảo mật; tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả công việc. Nền tảng này đã đạt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013, tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2015 và giải Ba Nhân tài Đất Việt 2019
Phần mềm quản lý tài liệu DocEye, một giải pháp cho văn phòng điện tử, giúp Doanh Nghiệp tiết kiệm chi phí ngân sách quản trị, in ấn, quản lý và vận hành, nhân sự, giúp chỉ huy thuận tiện quản trị, theo dõi tài liệu theo bảng thống kê. Doceye hoạt động giải trí hiệu suất cao với hai phân hệ tính năng là : thu nhận và quản trị thông tin tài liệu được cho phép người dùng hoàn toàn có thể phân loại, tìm kiếm. kiểm tra, chỉnh sửa, nhận dạng tài liệu thuận tiện. Điểm ưu việt của DocEye hoàn toàn có thể tương hỗ việc sao lưu và backup dữ liệu theo lịch trình định sẵn và hoàn toàn có thể thống kê, cụ thể tài liệu theo số lượng việc làm, thậm chí còn theo từng người dùng .Sản phẩm DocEye đã được ứng dụng tiến hành trên nhiều người mua lớn : Honda, Pepsi, Tập đoàn Hoàng Quân, Cititcom, … và đạt nhiều phần thưởng uy tín như : Sao Khuê năm nay, 2017, 2018, Trao Giải quy đổi số 2019, …
Công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động hóa IONE hoàn toàn có thể bóc tách dữ liệu tự động hóa, không nhờ vào mẫu tài liệu
Công nghệ nhận dạng và trích xuất thông tin tự động IONE, cho phép dữ liệu đầu vào bằng ảnh qua các module, API của công nghệ và cho dữ liệu đầu ra bằng văn bản, metadata để lưu trữ hoặc tích hợp vào các hệ thống khác. Ưu điểm của hệ thống này giúp nhận dạng tiếng Việt chính xác đến 98%, số hóa giản đồ, hình ảnh đạt độ chính xác trên 90%, xử lý song song, đạt hiệu suất 6s/trang và bóc tách dữ liệu tự động, không phụ thuộc mẫu tài liệu.
Cuối cùng, ứng dụng quy đổi số của Doanh Nghiệp L-IONE. Đây không chỉ là một mạng lưới hệ thống số quản trị tự động hóa, mà còn phân phối cả một môi trường tự nhiên thao tác trực tuyến trên Internet. Ứng dụng phân phối cho người dùng nhiều ứng dụng tiện ích, tương hỗ doanh nghiệp quản trị kinh doanh thương mại, quản trị nhân sự, những nhiệm vụ hành chính, … giúp Doanh Nghiệp nâng cao hiệu suất việc làm của toàn bộ những phòng ban, quản trị tổng lực theo một quy trình khép kín giúp quản trị việc làm .
Điểm nổi bật của L-IONE được tích hợp các công nghệ nhận dạng, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, xử lý dữ liệu lớn với độ chính xác tới 98% giúp tối ưu thời gian tìm kiếm thông tin và tạo lập CSDL hoạt động cho khách hàng.
Hệ thống tự động hóa DN L-IONE giúp quản trị Doanh Nghiệp theo quy trình khép kín và nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí của Doanh Nghiệp
Đánh giá về những kết quả, sự cần thiết trong việc số hóa tài liệu, bà Phương Mai – Phó chủ tịch Hội Quốc tế ngữ Việt Nam cho biết: “Giải pháp số hóa tài liệu của FSI giúp các tài liệu lịch sử quý giá của Hội được lưu trữ bảo tồn một cách tốt nhất. Đồng thời, nhờ số hóa, các tài liệu lịch sử quý cũng được khai thác thuận tiện hơn nhiều. Trước đây, để chia sẻ tài liệu chúng tôi phải chuyển bản cứng cho người đọc mất rất nhiều thời gian, chi phí và tiếp cận được ít người. Nhưng nhờ số hóa quá trình chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn, tạo cơ hội cho các giá trị lịch sử này đến với tay nhiều người đọc hơn nữa”.
Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang
