Ý NGHĨA CỦA SỐ HÓA TÀI LIỆU TRONG NGÀNH LƯU TRỮ

__________________
Trong thời đại khoa học và công nghệ tiên tiến, nhất là công nghệ thông tin có những bước tăng trưởng mang tính nâng tầm, việc số hóa tài liệu – “ là việc biến hóa những mô hình thông tin sang thông tin số ” cũng nằm trong quỹ đạo tăng trưởng đó .
Trong thời gian “ giao thời ” khi “ văn thư – tàng trữ truyền thống lịch sử ” vẫn còn hiện hữu như một hình thức hoạt động giải trí chưa ( hoặc không ) thể sửa chữa thay thế, còn “ văn thư – tàng trữ điện tử ” chưa hình thành khung pháp lý mặc dầu đã hiện hữu với khá khá đầy đủ “ hình thái ”. Chính vì thế, số hóa văn bản / tài liệu tàng trữ là cầu nối, là phương tiện đi lại để chuyển hóa, liên kết, tận dụng “ loại sản phẩm ” của “ văn thư – tàng trữ truyền thống cuội nguồn ” trên môi trường tự nhiên mạng, trong những thiên nhiên và môi trường thao tác văn minh như “ văn phòng ảo ”, “ văn phòng điện tử ” – office …

Đặc biệt, với khối lượng lớn, chủ yếu, tài liệu lưu trữ của Lưu trữ lịch sử các cấp, việc số hóa là thực sự cần thiết để góp phần bảo quản và khai thác tài liệu một cách tốt nhất.

Trong bài viết này, chúng tôi xin trình diễn một và suy luận từ trong thực tiễn hoạt động giải trí và tương tác giữa một hình thái xưa cũ : “ công tác làm việc văn thư – tàng trữ truyền thống cuội nguồn ” và hình thái mới : “ văn thư – tàng trữ điện tử ” đã hình thành, đang hiện hữu nhưng thiếu hành lang pháp lý và nhiệm vụ mà hoạt động giải trí số hóa và tài liệu được số hóa là một trong những yếu tố nổi cộm .

Vài yếu tố cần chú ý quan tâm khi số hóa

• Trong công tác làm việc văn thư

Trước hết cần xác lập rõ, hoạt động giải trí của “ văn thư – tàng trữ truyền thống cuội nguồn ” – hình thái sử dụng mô hình ghi tin ( vật mang tin ) là giấy để phát hành công văn sách vở là giấy. Khi hình thái “ văn thư – tàng trữ điện tử ” chưa chính thức sinh ra, từ những năm 90 của thế kỷ trước cho đến nay, máy vi tính với những ứng dụng Eoffice giúp tạo ra văn bản điện tử sửa chữa thay thế cho những trang mẫu sản phẩm giấy của máy đánh chứ cơ, như vậy, tổng thể những loại văn bản này khi phát hành vẫn phải hình thành trên giấy, ký ( tay ), đóng dấu ( dấu pháp nhân ) … – đối tượng người dùng chính khi cần và khi có nhu yếu số hóa .
Như vậy, xét về vị trí của văn bản / tài liệu trong công tác làm việc văn thư, trong quá trình khởi đầu của vòng đời tài liệu, mô hình tài liệu cần số hoátrong công tác làm việc văn thư chỉ Open từ khi có nhu yếu và khi mạng diện rộng có tiện ích chuyển giao văn bản qua mạng ( có ứng dụng chuyên được dùng hoặc qua email ). Tài liệu hầu hết là những loại công văn sách vở – văn bản hành chính ( trừ văn bản có độ mật ) mà cơ quan, tổ chức triển khai đã phát hành trong quy trình hoạt động giải trí của mình, được số hóa. Chính vì thế, có 02 cơ sở ( nguyên do ) để xác lập hạng mục văn bản cần số hóa :
Thứ nhất, số hóa văn bản đã phát hành ( đã có chữ ký tay và con dấu ) để chuyển giao văn bản qua mạng diện rộng phân phối những nhu yếu để giải quyết và xử lý việc làm về thởi gian, hạn chế ngân sách, …
Thứ hai, thực thi nhu yếu của cải cách hành chính theo lộ trình cơ quan chính phủ điện tử trong việc lập và nộp hồ sơ điện tử trình lên cấp có thẩm quyền ( bằng tay thủ công hoặc qua phần mền quản trị việc làm trên mạng diện rộng ) .

Từ những lý do trên, ở thì hiện tại, văn bản số hóa bao gồm toàn bộ văn bản hành chính của cơ qua, tổ chức được phép ban hành để phục vụ hoạt động của mình. Và văn bản số hóa đã trở thành một hình thức, một loại hình ghi tin – phương tiên hoạt động, giao tiếp không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên máy tính và trong môi trường mạng.

Việc xác lập nguồn tài liệu số hóa là cơ sở có đặc thù tiền đề cho những hoạt động giải trí dữ gìn và bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu một cách hiệu suất cao nhất. Do năng lực về kinh phí đầu tư, năng lượng ( của người quản trị, của cơ sở vật chất và hạ tầnng công nghê thông tin ) ; từ nhu yếu quản trị và sử dụng tài liệu tàng trữ, thứ tự ưu tiên số hóa tài liệu theo quan điểm ( riêng ) của chúng tôi là :

• Ưu tiên số hóa tài liệu quý và hiếm, có giá trị sử liệu cao nhưng cũ nát, có rủi ro tiềm ẩn hư hỏng như một giải pháp bảo hiểm ;
• Ưu tiên số hóa tài liệu có giá trị sử liệu, tần suất khai thác cao để tránh khai thác trực tiếp từ bản gốc .

Sau đó mới là những loại tài liệu khác có nhu yếu và được phép khai thác qua mạng diện rộng như hoạt động giải trí của The Virtual Vietnam Archive – The Vietnam Center anh Archive thuộc Đại học Texas Tech Hoa Kỳ

• Chất lượng và nhu yếu của việc số hóa

• Số hóa “ màu ” hay “ đen trắng ”

Đáp số của những câu hỏi nói trên, theo chúng tôi, ta hoàn toàn có thể tìm được ngay trong trong thực tiễn của mẫu sản phẩm số hóa. Một thực tiễn là : Số hóa xong, tài liệu “ chuẩn ” thành “ không chuẩn ”. Một trong những ví dụ rất đơn cử, rõ ràng là những tìa liệu hành chính, nếu scan màu, chữ kí ( màu xanh hay màu đen ) đều đè lên con dấu mặc dầu bản gốc scan làm đúng : ký rồi mới đóng dấu .
Theo khám phá của chúng tôi, những loại máy scan ( kỹ thuật cũ ) thường quét màu trước, đen trắng sau. Do vậy sẽ có mẫu sản phẩm “ không chuẩn ” sau số hóa .
Do đó, theo chúng tôi, để có hiệu quả số hóa chuẩn, tính năng tốt, không bị sap chép chữ ký và con dấu, nên scan đen trắng và dung tích không nên quá cao ( có đủ rõ chữ trên băn bản ) .

• Dung lượng và kiểu file số hóa
• Kiểu file và độ phân giải ( văn bản hành chính )

Định dạng của sản phẩm số hóa tài liệu lưu trữ (văn bản hành chính) đầu ra là định dạng PDF (Portable Document Format) hoặc JPEG (Joint Photographich Expert Group). Riêng với tài liệu hành chính nên dùng định dạng JPEG sau đó chuyển sang định dạng PDF để vừa có chức năng tìm kiếm trong toàn văn nội dung tài liệu (Searchable fulltext) vừa tránh chuyển thành file text (DOC hay RTF – Rich Text Format).

Một trong những yếu tố cần chú ý quan tâm khi số hóa văn bản / tài liệu tàng trữ với số hóa những loại tài liệu khác ( sách, báo … ) khác nhau. Với tài liệu chính không nên đề nhâtn dạng quang ( Optical Character Recognition – OCR ) nhằm mục đích tránh hoàn toàn có thể biến mẫu sản phẩm số hóa thành dạng TEXT dễ sửa đổi .
Về độ phân giải, khi số hóa, loại sản phẩm phải có dung tích nhỏ nhưng vẫn giữ được độ sắc nét của chữ, hình ảnh trong tài liệu mới đạt nhu yếu. Độ phân giải theo pháp luật so với tài liệu hành chính thường từ 200 – 500 dpi ( viết tắt của thuật ngữ : Dots per Inch, đơn vị chức năng đó lường tỷ lệ những chấm hay còn gọi là điểm ảnh tạo nên file số hóa ). Việc số hóa tài liệu với dung tích cao không nên làm đại trà phổ thông mà chỉ vận dụng với những tài liệu với nhu yếu sử dụng đơn cử .

Khi xác thực cho bản số hóa (tương đương với thủ tục sao y) chỉ cần 01 chữ ký số của đơn vị (nên là chữ ký số của phòng hay bộ phận hành chính) và giao cho nhân viên văn thư – cũng là người quản lý và trực tiếp ký, chịu trách nhiệm như nhiệm vụ quản lý và đóng dấu pháp nhân hoàn tất thủ tục sao y của “văn thư – lưu trữ truyền thống” thực hiện. Nếu được như vật, vừa tiết giảm thao tác nghiệp vụ không cần thiết (dùng 02 chữ ký số), vừa tiết giảm thời gian và công sức của người lao động mà vẫn giám sát và nâng cao được trách nhiệm của công chức, viên chức có liên quan. Để thực hiện như đề nghị trên, chỉ cần có nội dung này quy định trong Quy chế công tácvăn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức (văn bản này các cơ quan đều phải ban hành theo quy định của Thông tư số: 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013)Giá trị và việc khai thác giá trị tài liệu số hóaSố hóa góp phần tạo ra văn bản điện từ/tài liệu lưu trữ điện tử. Tuy nhiên, giá trị sử dụng của văn bản số hóa phải có yếu tố đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực, tính chống chối bỏ. Khi đó, văn bản số hóa đó mới có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành tương đương hình thức bản sap y của “văn thư truyền thống”. Nếu không giải quyết được vấn đề đó, bản số hóa (dù scan màu, có hình dấu đỏ, chữ ký tay của người có thẩm quyền) thì đơn giản chỉ là bản “photo điện tử”.Vấn đề thức hai cần quan tâm về tính liên thông khi sử dụng bản số hóa từ khâu văn thư đến khi nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Nếu bản số hóa có chữ ký số từ khâu văn thư, khi nộp lưu mới đủ “tư cách” để nộp lưu và bản nộp lưu mới có giá trị sử dụng trong hoạt động lưu trữ.

Trong Dự thảo Thông tư lao lý quản trị văn bản và hồ sơ điện tử ( xin gọi tắt là Dự thảo Thông tư ) dự kiến phát hành cuối năm nay ( và đang công bố trên website của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để lấy quan điểm góp ý ), và ngược dòng thời hạn, vào năm 2010, với chuyên đề “ Văn bản điên tử và chữ ký số ” đăng nhiều số trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Nước Ta, yếu tố giá trị pháp lý của văn bản điện tử / số hóa cũng đã đề cập đến : bản số hóa, khi có chữ ký số dạng P. ( tương tự với chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai như pháp luật hiện hành tại Thông tư số : 08/2016 / TT-BQP ) .
Vấn đề đặt ra là, tại sao bản số hóa có chữ ký số không tương tự bản chính mà tương tự bản sao y .
Lý do :

• Nếu theo góc nhìn của công nghệ thông tin, file được tạo lập lần đầu ( created – modified ), những lần sau khi sao nhân ( dù tới n lần ), ngày tạo lập vẫn không biến hóa trừ khi có sử can thiệp làm biến hóa nội dung của file ( edit ) ;
• Theo góc nhìn của “ văn thư – tàng trữ truyền thống cuội nguồn ” phiên ngang, bản số hóa là bản sao lại từ bản gốc hay bản chính ( tương tự như bản photocopy ) như khi làm thủ tục bản sao. Thay vì triển khai ký, đóng dấu khi sao văn bản ( giấy ) thì dùng chữ ký số của cơi quan .

Trong nội dung nói trên, theo Dự thảo Thông tư cũng có pháp luật về yếu tố này, tuy nhiên, theo chúng tôi, Dự thảo pháp luật đó chưa thật sự phát huy được đặc trưng và hiệu quả của những chữ ký số. Việc cần hiểu rõ trong nội dung này là :

• Trên 01 file văn bản, dùng 01 hay n chữ ký số, về góc nhìn mang tính vật lý, những văn bản đó đều công dụng cũng như nhau ( có đủ yếu tố bảo vệ tính toàn vẹn, tính xác nhận và tính chống chối bỏ ). Việc dự thảo lao lý phải 02 chữ ký số ( 01 của người có thẩm quyền ký, 01 của cơ quan, tổ chức triển khai triển khai phát hành bản sao ) thực ra là sự phiên ngang pháp luật, cách hiểu và cách quản trị của “ văn thư – tàng trữ truyền thống lịch sử ”. Trong vẫn đề này xin quan tâm :

Việc thực thi ký số trên văn bản điện tử hay văn bản số hóa đều được theo dõi và quản trị bởi cơ quan cấp chữ ký số ( với cơ quan Nhà nước, theo Thông tư số : 08/2016 / TT-BQP là Cục xác nhận số và Bảo mật thông tn thuộc Ban Cơ yếu nhà nước ). Do vậy, không hề quản trị việc sử dụng chữ ký số như quản trị con dấu pháp nhân ( đóng dấu chỉ người triển khai biết )

Khuyến nghị thay lời kết

Qua những tài liệu thực tiễn và suy luận cá thể ( hoàn toàn có thể không đúng mực ), theo chũng tôi cần có những lao lý, kiểm soát và điều chỉnh về pháp lý và nhiệm vụ của những cơ quan triển khai việc số hóa, những cơ quan có chứ năng quản trị nhà nước và nhiệm vụ như sau :

• Với cơ quan, tổ chức triển khai triển khai số hóa :
• Lựa chon đúng mực hạng mục tài liệu cần số hóa ngay từ khâu văn thư và hoàn hảo những yếu tố bảo vệ tính xác nhận, tính vẹn toàn và tính chống chối bỏ để văn bản số hóa thực sự có giá trị trong sử dụng và tàng trữ về sau ;
• Xác định thứ tự ưu tiên để từng bước số hóa tài liệu tàng trữ nhằm mục đích vừa bảo vệ yếu tố dữ gìn và bảo vệ, bảo hiểm tài liệu tàng trữ vừa là điều kiện kèm theo – cơ sở tài liệu để ra mắt, tạo điều kiện kèm theo khai thác, công bố tài liệu tàng trữ trên mạng diện rộng .
• Với những cơ quan quản trị nhà nước :
• Nhanh chóng có kế hoạch thiết kế xây dựng và phát hành luật / pháp lệnh về công tác làm việc văn bản trong đó có lao lý rõ ràng hình thái “ văn thư – tàng trữ điên tử ”
• Sớm phát hành Thông tư pháp luật quản trị văn bản và hồ sơ điện tử với những pháp luật khai thác và phát huy đặc trưng của văn bản điện tử, số hóa, đặc biệt quan trọng là hiểu đúng, sử dụng hiệu suất cao chữ ký số ( không nên để lao lý như một cách phiên ngang những gì đã có của “ văn thư – tàng trữ truyền thống cuội nguồn ”. / .

( Theo Nguyễn Phương Nam – Văn Thư, Lưu trữ Nước Ta số 09/2017 )

Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang