Số hóa dữ liệu lưu trữ | Giải pháp văn phòng số thông minh
Mục Lục
SỐ HÓA DỮ LIỆU
Số hóa dữ liệu tàng trữ là giải pháp tối ưu, với số hóa dữ liệu giúp xử lý việc tàng trữ, truy xuất, san sẻ hay tìm kiếm thông tin rất là thuận tiện. Cắt giảm ngân sách tối đa cho việc quản trị và khoảng trống tàng trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp tất cả chúng ta hoàn toàn có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh động trong việc quy đổi sang những dạng tài liệu số khác nhau .
I. Số hóa là gì ?
Số hóa là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu dạng giấy với nhiều khổ cỡ, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.
Nói một cách đơn giản: Số hóa là việc nhập các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.
II. Lợi ích của số hóa
| Trong hoạt động giải trí kinh doanh thương mại | Trong công tác làm việc hành chính |
| – Tối giản hóa và giảm ngân sách quản trị, quản lý và vận hành- Cải thiện kế hoạch người mua- Xác định đúng chuẩn phân khúc thị trường và người mua tiềm năng- Cập nhật nhanh gọn và đúng mực nhờ mạng lưới hệ thống thông tin, báo cáo giải trình thông suốt, kịp thời .- Tạo ra nhiều loại sản phẩm, dịch vụ mới .- Trải nghiệm người mua toàn thế giới- Nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí và tính cạnh tranh đối đầu của doanh nghiệp- Tăng sự nhanh gọn và thay đổi | – Giảm khoảng trống lưu– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quy trình tàng trữ– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu – Chia sẻ thông tin nhanh gọn– Tăng cường năng lực bảo mật thông tin thông tin– Nâng cao hiệu suất cao việc làm do tập hợp những thông tin đưa đến một cách nhanh gọn và kịp thời .– Chi tiêu quản lý và vận hành và quản trị thấp và hiệu suất cao . |
III.Các dạng số hóa dữ liệu
Có rất nhiều dạng lưu trữ dữ liệu trong số hóa, có thể lưu trữ văn bản, hồ sơ, lưu theo dạng hộp, dạng kệ, dạng kho. Tại sao phải đa dạng các hình thức lưu trữ tài liệu? Căn bản việc đa dạng hình thức lưu trữ sẽ giúp phân biệt các loại tài liệu, dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khi cần sẽ vô cùng dễ dàng.
Số hóa tài liệu giúp việc dữ gìn và bảo vệ, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống cuội nguồn được lâu hơn. Việc số hóa tài liệu sẽ thuận tiện lan rộng ra khoanh vùng phạm vi hội đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kể đâu vào bất kể thời gian nào một cách nhanh gọn, thuận tiện .
IV.Những quan tâm khi số hóa dữ liệu
Đã đến lúc doanh nghiệp nên triển khai số hóa tài liệu từ dạng truyền thống cuội nguồn sang dạng số. Tiết kiệm khoảng trống quản trị và ngân sách dữ gìn và bảo vệ. Bạn cần hiểu rõ việc số hóa cần những nhu yếu gì ?– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì ?– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng chừng thời hạn bao lâu .– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì ? ( truy vấn, quản lý và vận hành hiệu suất cao, tăng lệch giá … )– Kích thước tài liệu bạn muốn scan ?– Bạn cần chất lượng scan ? ( độ phân giải ?, 1 mặt hay 2 mặt ? … )
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Chi tiêu để triển khai số hóa dữ liệu ?Nguồn : sưu tầm
Có thể bạn quan tâm:
Source: https://dvn.com.vn
Category: Cảm Nang
